Модуль «Учет приема и исполнения запросов

Автоматизированная
информационная система
«ЭЛАР-Архив»
Основные области деятельности архивных
учреждений, поддерживаемые АИС ЭЛАР-Архив
Комплектование
• Формирование и ведение реестра организаций источников комплектования
• Обеспечение процесса проведения экспертизы
научной и практической ценности документов
(в т.ч. планирование деятельности ЭПК,
формирование протоколов и пр.)
• Формирование отчетно-статистической
документации по деятельности ЭПК
Хранение
• Обеспечение структуры хранения архивных
документов
• Реализация функции формирования
электронного фонда пользования
• Обеспечение учета выдачи и движения
документов в процессе архивной деятельности
• Обеспечение контроля проведения плановых
работ по обеспечению сохранности архивных
документов
Государственный учет
документов
АИС
ЭЛАР-Архив
• Обеспечение учета ценности документов
• Формирование отчетно-статистической
документации по деятельности архивного
учреждения
• Взаимодействие с ПК «Архивный фонд»
Использование
• Ведение автоматизированного НСА
• Поиск информации по ЕКДИ
• Прием, учет и исполнение обращений граждан и
организаций, в т.ч. в электронной форме
• Обслуживание пользователей читальных залов, в т.ч.
с использованием функций «виртуального
читального зала»
• Регламентация ролевого удаленного доступа
пользователей к НСА и документам
2
Особенности реализации
Единый WEB-интерфейс для всех
 Настраиваемость – различные по
программных модулей
функциональности, взаимодополняющие
программные модули;
состав программных модулей
варьируется в зависимости от
функциональных требований; возможность
создания системы в несколько очередей
 Открытость – использование
промышленных средств разработки и
общесистемного программного
обеспечения
 Совместимость – использование
стандартных форматов данных и
протоколов информационного обмена;
интеграция с другими системами, в т.ч.
ПГУ
 Различные варианты технической
поддержки и сопровождения
внедренных решений
3
Ключевые особенности Системы
Предоставление доступа к Системе
неограниченному числу пользователей
 Управление ролевым доступом к ресурсам и функциям
Системы, автоматизация основных процессов
деятельности архивных учреждений разных уровней
 Специальное программное средство просмотра контента
файлов различных форматов (собственная разработка
ЭЛАР для обеспечения возможности защищенного
просмотра файлов образов документов через сеть
Интернет с учетом ограниченного доступа)
 Использование водяных меток для обеспечения защиты
авторских прав и прав собственности
4
Базовый состав
программных модулей Системы
Модуль «Читальный зал»
Модуль «Учет приема и исполнения
запросов»
Модуль текущего ввода
Модуль «Администрирование»
5
Состав дополнительных программных
модулей Системы
Модуль «Виртуальный
стол справок»
Модуль «Виртуальный
читальный зал»
Модуль «Хранение информации»
Модуль «Интеграция с РПГУ/МФЦ»
Модуль «Протоколы ЭПК»
Модуль «Отчетно-статистическая
документация»
Модуль взаимодействия с
программным комплексом
«Архивный фонд»
6
Модуль «Читальный зал»
Реализация функционала для максимально эффективного
обслуживания пользователей
 Навигация, простой и расширенный
поиск документов по Путеводителям
и тематическим комплексам НСА
 Регламентированный просмотр
электронных копий описей и дел из
состава фонда пользования
сотрудниками государственных
архивов ,пользователями,
работающими в читальном зале, а
также пользователями,
осуществляющими доступ к фонду
пользования через сеть Интернет
7
Модуль «Читальный зал»
Автоматизация процессов учета движения и сохранности
фондов, составление отчетности
 Формирование статистических сведений
о доступе пользователей к
информационному ресурсу архива
 Организация мониторинга дел с
истекающими сроками возврата
 Учет движения единиц хранения,
выдаваемых пользователям и
сотрудникам архива
Расширенные возможности
 Модуль текущего ввода - обеспечение наполнения Системы индексной
информацией и графическими образами. Создание произвольных ТБД
(конструктор)
 Интеграция с Интернет-порталами (ПГУ, РПГУ, сайты архивных учреждений) - для
поддержки процессов оказания услуг через сеть Интернет.
8
Заказ и открытие доступа к электронной копии дела
Пользователь
читального зала
Сотрудник
читального зала
Администратор
Навигация по НСА,
формирование требования,
передача на регистрацию
Регистрация требования,
отправка на исполнение
Работа с электронной
копией в
регламентированные сроки
Закрытие требования
Открытие доступа к
электронной копии дела
Закрытие доступа к
электронной копии дела
*В Системе так же реализован алгоритм обработки заказа документов на традиционном
носителе и уведомление пользователя о статусе заказа
9
Модуль «Учет приема и исполнения запросов»
Эффективная отработка
социально-правовых запросов
 Функции учета поступающих в архив запросов граждан
и организаций
 Возможность прикрепления к электронной карточке
запроса электронного образа обращения пользователя
и электронного образа архивной справки, выписки или
копии, подготовленной архивом
 Поиск и определение статуса запроса, находящегося на
исполнении или исполненного государственным
архивом
 Контроль руководством (начальником
соответствующего профильного отдела) исполнения
пользовательских запросов
10
Модуль «Учет приема и исполнения запросов»
 Функции обеспечения исполнения запросов
 Формирование отчетно-статистической
документации по справочно-информационной
деятельности архива
Расширенные возможности
 Оповещение граждан о ходе исполнения
запроса в личном кабинете на портале РПГУ
или сайте архивного учреждения
 Возможность интеграции в инфраструктуру
Электронного правительства региона для
автоматизации взаимодействия с ОГВ (МФЦ)
11
Пример схемы обработки запроса пользователя
Пользователь АИС
(личный кабинет)
Регистратор
Начальник
Отдела
использования
(стола справок)
Сотрудник отдела
Формирование и
передача запроса
Регистрация запроса
Назначение
исполнителей,
передача на
исполнение
Формирование
ответа на запрос
Получение ответа на
запрос в удобном
для пользователя
виде
Закрытие исполненного
запроса
*Система позволяет оперативно назначать роли пользователям при плановых или временных изменениях
штата сотрудников, обеспечивать поддержку внутренних рутинных процессов деятельности
12
Модуль текущего ввода
 Реализация функций наполнения Системы
индексной информацией и графическими
образами документов силами специалистов
архивных учреждений
13
Модуль «Администрирование»
Позволяет детально регламентировать доступ к
ресурсам, управлять и настраивать роли
пользователей, настраивать маршруты
согласования, шаблоны отчетов и пр.
14
Дополнительные модули
 Модуль «Отчетно-статистическая документация»
Формирование, редактирование и выгрузка данных отчетных
форм «Сведения о направлениях и результатах деятельности
архивных учреждений» и «Сведения о состоянии документов в
организациях-источниках комплектования»
 Модуль «Протоколы ЭПК»
Автоматизированное ведение списков подведомственных
архивных учреждений, организаций-источников комплектования,
с указанием их отраслевой принадлежности и архивного
учреждения, принимающего документы организации на
постоянное хранение.
Автоматизированное формирование сводных и выборочных
выходных форм.
Расширенные возможности построения экранных форм итогов
работы ЭПК в различных разрезах – в целом, по архиву,
в разрезе протокола, нарастающим итогом.
15
Модуль «Интеграция с региональным
порталом государственных услуг»
Модуль интеграции с ПГУ — решение на основе web-сервисов,
построенное в соответствии с
«Методическими рекомендациями по разработке электронных
сервисов и применению технологии электронной подписи при
межведомственном электронном взаимодействии», разработанными
Министерством связи и массовых коммуникаций РФ.
Реализованы механизмы
интеграции в региональную
инфраструктуру электронного
правительства для предоставления
услуг, в том числе на основе
информационного
взаимодействия с МФЦ.
Зарегистрированные
пользователи
Авторизованный
вход
ЕПГУ
Интернет
Шина
АИС
Архив
РПГУ
Web-сервисы
СМЭВ
Ведомств.
орг-ции
МФЦ
МФЦ
МФЦ
МФЦ
МФЦ
Посетители
16
Модуль «Интеграция с региональным
порталом государственных услуг»
Заявитель
Находит
интересующий
архив
Позволяет реализовать на
Едином портале
государственных и
муниципальных услуг функции
подачи запросов в архивное
учреждение, с возможностью
отслеживания статуса и
ознакомления с результатом
исполнения на портале
Просмотр
ответа на запрос
Личный кабинет
в РПГУ
Получение ответа
на запрос
Оформление запроса
Мгновенное
отражение в АИС
Уведомление
о регистрации
и обработки запроса
Сотрудник
архива
Регистрация запроса
Исполнение запроса
17
Типовые комплексы автоматизации с
использованием АИС ЭЛАР-Архив
 Автоматизация государственного архива
Базовое решение для архивных
учреждений, предоставляющих услуги по
обслуживанию граждан и организаций.
 Автоматизация муниципального архива
Гибкость функционала, от минимального
решения до расширенного комплекса, в
зависимости от потребностей и штата
сотрудников Заказчика
 Комплексное решение
Создание единых систем управления
архивным делом на уровне региона и
объединенных архивов
18
Единая информационно – поисковая система на
документы архивного фонда субъекта РФ
Интернет - пользователи
Управление государственной
архивной службы
МФЦ
Модуль «Отчетно-статистическая
документация»
Модуль «Протоколы ЭПК»
Управление доступом
Контроль административных процессов
Муниципальный
архив
Портал госуслуг
Муниципальный
архив
web-интерфейс
АИС ЭЛАР-Архив
Муниципальный
архив
Региональный
сегмент СМЭВ
Муниципальный
архив
Единая система
хранения и управления
объединенным
информационным
ресурсом
……………
Интернет - пользователи
……………
Муниципальный
архив
Архивное
Учреждение #1
Читальный зал
Информационный
ресурс
Архивное
Учреждение #2
Читальный зал
Информационный
ресурс
Архивное
Учреждение #3
Взаимодействие с ПФ
Информационный
ресурс
Архивное
Учреждение #4
Читальный зал
Информационный
ресурс
19
Преимущества внедрения
1
Обеспечение предоставления гражданам и организациям услуг в электронном виде
как посредством Интернет-сайта архивного учреждения, так и с помощью ПГУ.
Обеспечение работы пользователей с электронным фондом пользования
2
Сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций минимум на 1520% за счет автоматизации процессов предоставления доступа к фонду
пользования (по опыту внедрения)
3
Упорядочение процессов комплектования архивов путем автоматизации процессов
деятельности экспертно-проверочных комиссий
4
Повышение эффективности труда специалистов архивного дела за счет
автоматизации рутинных процессов и процедур деятельности
5
Возможность организации защищенного хранилища электронных документов
20
Реализованные проекты на базе АИС ЭЛАР-Архив
Комплексная автоматизация
архивной деятельности на уровне
субъекта Федерации
Внедрение АИС ЭЛАР-Архив
Государственный архив г.Нижний Новгород
Самарская область
Государственный архив Ярославской
области
Хабаровский край
Государственный архив Краснодарского
края
Тюменская область
Государственный архив Мурманской
области, и филиал в г. Кировск
Ямало-Ненецкий АО
Государственный архив Пензенской
области
Ханты-Мансийский АО
Архив Администрации г.Бийска
21
Спасибо за внимание!
Ваши вопросы?
Корпорация ЭЛАР
127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2
Тел.: +7 (495) 792-31-31
office@elar.ru
Факс: +7 (499) 251-36-03
www.elar.ru
22