«Парус-Бюджет 8» Контроль возникновения ошибок при передаче в банк реестров на перечисление зарплаты и заявок на оплату в АЦК Общая схема процесса сейчас Отдел расчета заработной платы Отдел расчета заработной платы Выгрузка реестра в банк (файл) Реестр на перечисление Банк Расчет зарплаты Свод проводок Финансовая группа Ручной ввод заявок в АЦК Варианты Варианты автоматизации с целью исключения ошибок и внештатных ситуаций при перечислении заработной платы Вариант №1 Отдел расчета заработной платы Отдел расчета заработной платы Выгрузка реестра в банк (файл) Реестр на перечисление Банк Расчет зарплаты Свод проводок Финансовая группа Автоматизированная Ручной ввод заявок выгрузка заявок в АЦК в АЦК (файл) Вариант №1 Основные изменения: - Замена ручного ввода заявок в АЦК на автоматизированную выгрузку из системы «Парус» для последующей загрузки в «АЦК» Задачи, решаемые при внедрении Варианта 1: - Устранение риска случайной ошибки при вводе заявки в АЦК по данным свода проводок - Устранение риска неверного ручного подсчета или округления при вводе сумм заявок Вариант №2 Вариант №1: выполняет часть функций, направленных на автоматизацию формирования заявок для передачи в АЦК Вариант №2: Направлен на комплексное решение вопросов при организации процессов перечисления заработной платы и налогов по заработной плате: • Замена ручного ввода заявок в АЦК на автоматизированную выгрузку из системы «Парус» для последующей загрузки в «АЦК» • Изменение ответственных по выгрузке файла с заявками для АЦК из Паруса (т.к. источник данных – модуль расчета заработной платы) • Построение системы контроля соответствия выгружаемых документов • Контроль изменений документов в системе на различных стадиях формирования (до выгрузки, при повторной выгрузки) • Организация взаимодействия между отделами • Контроль выполнения регламента бизнес-процессов при перечислении заработной платы и оплате налогов Вариант №2. Схема Отдел расчета заработной платы Реестра в банк (файл) Реестр на перечисление Единый документ Свод проводок Банк Заявки для АЦК (XML файл) Финансовая группа Загрузка файла в АЦК Вариант №2 Риски возникновения ошибок и внештатных ситуаций, которые контролируются системой при внедрении Варианта №2: • Несоответствие сумм в выгружаемых из системы документах: реестр на оплату и заявок на оплату в АЦК (реестр – несколько заявок) • Отсутствие информации в Финансовом отделе о необходимости повторной выгрузки заявок в АЦК в случае изменения реестра на оплату (для случая, когда заявка сформирована в АЦК, но еще не отправлена) • Отсутствие контроля всего бизнес-процесса перечисления заработной платы с привязкой к регламенту взаимодействия между отделами • Отсутствие информации у руководства (отдела, учреждения) о фактических сроках выполнения той или иной стадии процесса перечисления заработной платы для своевременного принятия решения Вариант №2. Контроль Организация связанного хранения исходных данных для выгрузки реестра на перечисление и заявок на оплату либо создание единого документа, из которого будет происходить выгрузка в банк и в АЦК: Реестр на перечисление Единый документ Свод проводок Результаты: • Контроль соответствия сумм в выгружаемых документах при выгрузке, при переформировании документов • Невозможность бесконтрольно изменить один из документов, не меняя другой Вариант №2. Регламент Организация контроля выполнения регламента документооборота между отделами с помощью системы документооборота и управления процессами: Автоматические уведомления сотрудников смежных отделов при наступлении событий по регламенту Вариант №2. Итоги Результаты внедрения Варианта №2: • Контроль соответствия документов при выгрузке • Контроль регламента документооборота между задействованными отделами при формировании и переформировании документов • Ввод понятия «статус» выгрузки документов. Ограничение повторной выгрузки документов без изменения статуса • Автоматическое информирование сотрудников «Финансового отдела» при смене статуса выгрузки документов • Информирование руководства о текущей стадии формирования и передачи документов, об отклонениях по срокам в контрольных точках