Управление корпоративным контентом с помощью решения Extended ECM от Open Text Павел Завгородний
реклама
Управление корпоративным контентом с помощью решения Extended ECM от Open Text Павел Завгородний менеджер по продаже решений SAP Slide 1 Rev 1.1 02092009 Copyright © Open Text Corporation 2008 - 2009. All rights reserved. Рост доли компании SAP на рынке ECM претенденты лидеры способность к реализации IBM EMC Open Text Oracle Microsoft Open Text 19% нишевые игроки новаторы полнота концепции «Магический квадрант» систем управления корпоративным контентом (EMC), 23 сентября 2008 года. Карен Шегда (Karen Shegda), Тоби Белл (Toby Bell), Кеннет Чин (Kenneth Chin), Марк Р. Гилберт (Mark R. Gilbert) и Мик Маккомашайг (Mick MacComascaigh), Gartner, Inc. Другие 56% IBM 25% Структура мирового рынка решений для управления корпоративным контентом в 2007 году. Том Эйд (Tom Eid) и Бьянка Гранетто (Bianca Granetto), 28 мая 2008 г.Gartner Inc. Ценность ECM-решения становятся неотъемлемой частью ключевых бизнес-процессов Повышение эффективности Сокращение издержек Сокращение рисков несоблюдения нормативных требований Узкоотраслевое решение (специализированные компоненты) Комплекс решений ECM (интегрированное решение) Решения ECM, ориентированные на бизнес-процессы (контент интегрируется в бизнес-процессы) Этап зрелости Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Требуются структурированные данные и неструктурированный контент Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа Ориентация на контент ожидаются Подробности Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление качеством Управление проектами и околопроектное управление Эксплуатация и обслуживание основных средств Обслуживание клиентов Управление поставщиками и снабжение Управление записями Управление строительством ТОРО Управление талантами Управление перепиской Отсутствие связи между людьми, процессами и приложениями Продолжается рост структури-рованного и неструктурированного контента Отсутствует системный подход к управлению записями Контент хранится в разрозненных приложениях Множество подразделений, пользователей и приложений Контент разбросан по приложениям Усложняется совместная работа Бизнес-процессы с поддержкой контента Управление ростом контента и сокращение административных затрат Управление записями интегрируется в бизнес-процессы Интегрированные приложения ускоряют консолидацию ИТландшафта Пространство для совместной работы Согласованное, беспрепятственное и эффективное движение контента в рамках предприятия Контент в бизнес-контексте Решения ECM, ориентированные на бизнес-процессы Open Text Extended ECM для решений SAP Бизнес-процессы с поддержкой контента Транзакции Роли SAP Business Object Данные События Контент Решение Open Text Extended ECM для SAP Встроенные надежные средства доступа для пользователей решений SAP и сторонних разработчиков Комплексная обработка документов и интеграция с Office Автоматизация архивирования и индексирования SAP Business Process Platform Обеспечение эффективной совместной работы внутренних и внешних пользователей из одной группы Системность, четкость и оперативность принятия решений Консолидация управления репозиториями и системами хранения Контроль за ростом контента и сокращение затрат на соблюдение нормативными требованиями Использование платформы SAP для управления бизнес-процессами в целях управления корпоративным контентом Управление документами Комплексная обработка документов и интеграция с Office Платформа SAP для управления бизнеспроцессами Полезные функции Управление версиями Вход/выход Систематизация метаданных Составные документы Журнал аудита Доступ пользователей или групп Независимость от типа контента (SAP BPP) Расширенный поиск Механизмы повышения ценности Сокращение времени на поиск документа – источника единой версии достоверной информации Сокращение затрат на поиск корпоративного контента Минимизация затрат на файл-серверы и устаревшие приложения для управления документами Снижение затрат на печать и копирование Бизнес-процессы Управление изменениями Управление контрактами Особо важные документы Управление качеством Ваш сценарий... Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Требуются структурированные данные и неструктурированный контент Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа Ориентация на контент ожидаются Подробности Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление поставщиками и снабжение Управление проектами и околопроектное управление Управление качеством Управление записями Управление строительством ТОРО Обслуживание клиентов Эксплуатация и обслуживание основных средств Управление талантами Управление перепиской Extended ECM для решения SAP по управлению закупками Проблемы бизнеса Потребность Объединить процессы, относящиеся к транзакциям, совместной работе и контенту Ключевые особенности Папка поставщика: полная прозрачность информации о поставщике для всех пользователей Полный контроль над созданием и распространением контента: создание версий и отслеживание изменений Информация о поставщиках фрагментирована по приложениям Недостаточная прозрачность данных о документах и контрактах, относящихся к одному поставщику Нет связи между данными SAP и средствами управления информацией о поставщике Непрозрачность и запутанность всего процесса закупок Индивидуальное, а не совместное управление перепиской с поставщиком Преимущества решения Сочетание структурированного и неструктурированного контента Рабочее пространство для совместного управления поставщиками Показ контента на основе ролей Полнотекстовый поиск документов Управление записями о основополагающих документах Интеграция с MS Office Интеграция с приложениями Office и электронной почтой Управление неструктурированным контентом с помощью корпоративной программы управления записями Решение SAP для управления закупками 1 2 Оценка поставщика ■ Совместная работа с документами по оценке поставщиков (анкета) ■ Обработка ответов 3 Обсуждение поставщика 4 Управление заявками и заказами 5 Поступления и финансовые расчеты ■ Совместная подготовка заявочных материалов (и их окончательное утверждение) ■ Управление заявками ■ Получение товара ■ Запрос товара ■ Дебиторская задолженность ■ Совместная оценка предложений ■ Управление документацией по заказу ■ Создание заказа Сотрудничество с поставщиками ■ Создание и хранение документов ■ Качество: обработка рекламаций ■ Документировани е решений ■ Создание контрактной документации Направление деятельности Покупатель Покупатель Покупатель Покупатель Решение SAP для управления закупками 1 2 Оценка поставщика Управление конкурсными процедурами ■ Создание запросов на предоставление предложений ■ Создание рабочей области проекта ■ Создание записи о новых поставщиках и метаданных ■ Создание связи между ответами на запросы о предоставлении предложений и поставщиками ■ Хранение переписки с поставщиком 3 Обсуждение поставщика … 4 Управление заявками и заказами Создание контракта ■ Поддержка доку-ментоориентированного создания контрактов ■ Сопоставление утвержденных контрактов с основными данными о поставщике ■ Обеспечение постоянной доступности контракта … 5 Поступления и финансовые расчеты Сотрудничество с поставщиками ■ Создание среды для совместной работы над проектом в реальном времени ■ Связь всей документации с заказом ■ Создание рабочей среды для постоянной связи с поставщиком ■ Поддержка документооборота Сотрудничество поставщиками Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления закупками Управление конкурсными процедурами … Создание контракта … Сотрудничество с поставщиками Назначение поставщика SAP ERP Начало процесса закупок Создание заявок на закупку ■ ■ Ext. ECM Создание рабочей области для проекта закупок ■ Рабочая область проекта с заранее заданной структурой папок создается по стандартному шаблону Рассылка запросов о предоставлении предложений Использование шаблонов и получение метаданных ■ Рабочая область проекта содержит шаблоны документов, используемых в процессе закупок ■ Управление перепиской споставщиком осуществляется с использованием встроенных средств Office Управление записями Создание заказа на поставку Ответы на запросы о предоставлении предложений ■ Ответы на запросы о предоставлении предложений хранятся в рабочей области проекта закупок Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления закупками Управление конкурсными процедурами Создание контракта … … Сотрудничество с поставщиками SAP ERP Сопоставление контракта с основными данными ■ Ext. ECM Создание рабочей области контракта в проекте закупок ■ Рабочая область контракта с заранее заданной структурой папок по стандартному шаблону Управление перепиской Совместное создание контракта Управление версиями ■ Соавторство документов ■ ■ ■ Управление перепиской по контракту Утверждение руководством окончательной версии контракта Управление записями Окончательная версия контракта сопоставляется с основными данными Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления закупками Управление конкурсными процедурами … Создание контракта … Сотрудничество с поставщиками SAP ERP Связь папки поставщика с основными данными (ECM WS) ■ Ext. ECM Создание папки поставщика ■ Папка поставщика как рабочая область с заранее заданной структурой папок создается по стандартному шаблону Доступ к папке поставщика из его основной записи в ERP-системе Совместная работа над проектами в группе Создание проектов ■ Создание совместного проекта, связанного с папкой поставщика по шаблону ■ Выбор участников проектной группы Управление записями Совместное ведение проектов Совместное использование, управление версиями и соавторство документов ■ Управление перепиской и выходными документами ■ Общение с поставщиком ■ Управление перепиской В чем ценность для клиентов? Сокращение цикла закупок Повышение эффективности коммуникаций с поставщиками Предоставление сотрудникам доступа в реальном времени к документации Минимизация отрицательного влияния от внедрения нового решения на сотрудников Минимизация рисков, связанных с юридическими вопросами и соблюдением нормативных требований Extended ECM для решения SAP по управлению закупками Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Требуются структурированные данные и неструктурированный контент Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа Ориентация на контент ожидаются Подробности Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление поставщиками и снабжение Управление проектами и околопроектное управление Управление качеством Управление записями Управление строительством ТОРО Обслуживание клиентов Эксплуатация и обслуживание основных средств Управление талантами Управление перепиской Решение Extended ECM для проектов Например,поддержка околопроектных работ в сфере профессиональных услуг Проблемы бизнеса Фрагментированность проектной документации Противоречивая структура документов и папок Сложность поиска нужных документов и информации об аналогичных проектах Невозможность обмена контентом между участниками проектов Отсутствие связи между проектными данными SAP и относящимся к проекту контентом Безопасное и долгосрочное хранение проектных документов Потребность Полный контроль над проектами путем интеграции структурированного и неструктурированного контента Преимущества решения Информационная панель исполнителя и руководителя обеспечивает согласованное ведение проекта Ключевые особенности Полная прозрачность информации о проекте Интеграция структурированных и неструктурированных данных обеспечивает прослеживаемость и прозрачность проектной документации Область совместной работы для участника проекта и клиента Полная интеграция с приложениями Office и электронной почтой Простые в использовании средства хранения и поиска проектной документации Управление неструктурированным контентом с помощью корпоративной программы управления записями Тесная интеграция между приложениями MS Office и модулями PS, SD решений SAP Использование информации и документов предыдущих проектов Управление проектами и околопроектными услугами 1 Управление конкурсными процедурами и предложениями ■ Оценка возможности ■ Создание коммерческих предложений ■ Расчет стоимости ■ Создание контракта ■ Подписание контракта 2 Создание, планирование , поддержка ■ Создание нового проекта ■ Управление проектной документацией с помощью шаблонов ■ Управление перепиской с клиентами ■ Создание отчетов по проекту ■ Управление ресурсами ■ Отслеживание сроков и расходов 3 Реализация проекта ■ Анализ требований ■ Рабочий проект и рабочая документация ■ Установка ПО 4 Контроль сроков и расходов ■ Отслеживание сроков ■ Отслеживание ■ расходов ■ Отчеты о расходах 5 Фактурирование ■ Сбор данных ■ Составление счетов-фактур ■ Рассылка счетов-фактур ■ Программирование ■ Тестирование + отчеты о тестировании ■ Управление изменениями ■ … ■ … Околопроектный менеджер Руководитель проекта Консультант Консультант Околопроектный менеджер Как Extended ECM облегчает процесс оказания проектных услуг (пример) 1 Управление 2 конкурсными процедурами и предложениями SAP ERP Создание основных данных проекта ■ РП открывает SAP PS ■ Создает новый проект ■ 3 Создание, планирование, поддержка Реализация проекта Вводит метаданные ■ Структура папок создается автоматически ■ Данные передаются в Ext. ECM ■ Рабочая область проекта с заранее заданной структурой папок для управления документами создается автоматически 5 Контроль сроков и расходов Фактурирование Отслеживание сроков и расходов Управление ресурсами Создание рабочей области проекта ■ Управление проектной документацией Ext. ECM 4 Ведение непротиворечивой документации ■ Шаблоны для различных документов предоставляются автоматически РП планирует ресурсы в SAP PS ■ Создание отчетов о статусе проекта Управление перепиской ■ РП добавляет письма клиента в рабочую область проекта и ■ сохраняет в ней вложения Управление записями РП отслеживает сроки и расходы в SAP PS ■ Информационная панель РП обеспечивает обзор проекта и создание отчетов Типовые бизнес-процессы, связанные с управлением контентом Общие свойства всех процессов Поддержка основных бизнес-процессов осуществляется с помощью решений SAP Требуются структурированные данные и неструктурированный контент Для принятия обоснованных бизнес-решений необходима совместная работа Ориентация на контент ожидаются Подробности Относящемуся к транзакции контенту может быть дан корпоративный приоритет, и управление им изменится соответственно Для поддержки бизнес-решений используются физические и электронные документы Несколько примеров ориентированных на контент процессов Управление поставщиками и снабжение Управление проектами и околопроектное управление Управление качеством Управление записями Управление строительством ТОРО Обслуживание клиентов Эксплуатация и обслуживание основных средств Управление талантами Управление перепиской Как Extended ECM добавляет ценность решениям SAP для управления качеством 1 2 Создание основных данных по продукту Проверка продукта SAP ERP Подготовка к проверке Инженер открывает решение SAP «Управление материальными потоками» ■ Создает новый наряд на проверку ■ ■ 3 Повышение качества продукта Решение проблем Отслеживание процесса решения проблем Выполнение проверки Создание уведомления Решение SAP создает объект уведомления ■ Данные передаются в Ext. ECM Техник выполняет задание по проверке и документирует результат ■ Сохраняет документы с результатами ■ ■ ■ Инженер отслеживает статус решения проблем в решении SAP «Управление материальными потоками» Вводит метаданные Добавление рабочей области проверок Ext. ECM 4 ■ Рабочая область проверки с заранее заданной структурой папок создается автоматически Сохранение результатов в рабочей области Создание документов проверки ■ Техник создает документы проверки по шаблонам Управление записями ■ Техник добавляет в рабочую область проверки документы с результатами Open Text – наш премьер-партнер в области ECM, который привносит ключевые продукты в технологический ландшафт SAP ECM Решения Business Suite Корпоративные приложения, например ERP CRM PLM (потребитель услуг ECM) (потребитель услуг ECM) (потребитель услуг ECM) Управление следственными мероприятиями (потребитель услуг ECM) Госзакупки (потребитель услуг ECM) SAP NetWeaver (Portal, CE и т. д.) Уровень сервисов SAP NetWeaver ECM Платформы ECM сторонних поставщиков Комплекс решений Extended ECM от Open Text Базовая ECM компании SAP SAP DMS Управление записями SAP Хранилище контента SAP SAP Netweaver Enterprise Search Extended ECM от OT •Управление документами •Управление записями Управление счетамифактурами от ОТ Оптическое распознавани е символов для IM от OT Доступ к документам/архивирование от ОТ
