Компания - Семінар HR-2012

Профиль должности
(должностные инструкции - ДИ)
Анна Власова
Anna Vlasova, School of HRM
1
Клиенты ДИ и роль ДИ
• Проверяющие органы – типовые,
«государственного» образца ДИ
• Компания – инструмент взаимодействия
(координации деятельности) в компании
• Сотрудник - инструмент ориентации
сотрудника в компании
Anna Vlasova, School of HRM
2
Место ДИ в управлении
компанией
В системе управления компанией ДИ
являются элементом
организационной структуры
управления, с помощью которого за
отдельной должностью закрепляются
ответственность, функции,
полномочия, компетенции
Anna Vlasova, School of HRM
3
Последовательность
разработки ДИ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Миссия – предназначение, или роль, или глобальная цель
должности, из которой вытекают (иногда определяют цели или
роли)
Сферы ответственности и стандарты исполнения (KPI’s ), из
которых вытекают
Функции или процессы, из которых вытекают
Компетенции: знания; навыки; способности; личностные
характеристики
Полномочия, как право принимать управленческие решения в
рамках соответствующей ответственности, из которых вытекают
Права и обязанности, вытекающие из места и роли данной
должности в организационной структуре управления компании
Общие требования к должности (образование, опыт работы,
подчиненность, замещаемость, размер должности: размер бюджета
должности, количество подчиненных, регион обслуживания)
Приложение к ДИ: совместно разработанные формы предоставления
информации смежным структурным подразделениям
(формализованные информационные потоки)
Anna Vlasova, School of HRM
4
Миссия (роль, глобальная
цель) должности
Предназначение должности; то, ради
чего данная должность была создана
и введена в схему организационной
структуры и штатное расписание для
реализации стратегии Компании
Anna Vlasova, School of HRM
5
Примеры миссии (ролей)
•
•
•
•
•
Обеспечивает функционирование складского и
транспортного хозяйства в соответствии с
принятыми нормативами
Обеспечивает таможенное сопровождение
внешнеэкономической деятельности
Обеспечивает компанию лояльным и
квалифицированным персоналом,
предоставляющим лучший уровень сервиса
Развивает сервис-ориентированные ценности и
корпоративную культуру
Повышает результативность, эффективность и
качество персонала
Anna Vlasova, School of HRM
6
Пример ДИ «Логистик»
Сферы
ответственности
Функции
(ключевые процессы)
Доставка заказов
в течении 48
часов при
соблюдении норм
затрат согласно
бюджету
1.1
Определение ключевых показателей (расходы на доставку и ремонт
автотранспорта, доля заказов доставленных с нарушением срока, количество и
сумма заказа на один экипаж…) и контроль за их выполнением
1.2
Оформление лицензий и других разрешительных документов для
беспрепятственной транспортной деятельности
1.3
Разработка оптимальных маршрутов доставки
Обеспечение
уровня сервиса
не ниже 90 %
при соблюдении
норм затрат
согласно бюджету
2.1
Определение ключевых показателей работы складского персонала и контроль за
их исполнением
2.2
Определение ключевых показателей работы специалистов по закупке и контроль
за их исполнением
2.3
Определение ключевых показателей работы отдела обслуживания клиентов и
экспедиторов и контроль за их исполнением
Поддержание
оптимального
уровня и
структуры
складских
запасов
3.1
Определение ключевых показателей (уровень дистрибуции на складах,
оборачиваемость запасов, расходы на содержание запасов…) и контроль за их
выполнением
3.2
Участие в формировании ассортиментной политики компании, логистическая
оценка новых контрактов
3.3
Разработка мероприятий, направленных на снижение затрат на хранение товарных
запасов
Качественное
осуществление
складских
операций
4.1
Определение ключевых показателей (складские расходы, время на исполнение
одной заявки, эффективность использования складских площадей …) и контроль
за их выполнением
4.2
Разработка и утверждение рабочих процедур, инструкции и планов для складского
7
персонала Anna Vlasova, School of HRM
Пример ДИ «Бизнес-контроллер»
Функции
(ключевые процессы)
Сферы
ответственности
Правильность и
своевременность
предоставления
финансовой
отчетности
Выполнение
бюджета
1.1
Составление финансовой отчетности в системе IAS
(конвертация украинских счетов в IAS)
1.2
Составление управленческой отчетности
1.3
Консолидация финансовой отчетности дочерних
предприятий
1.4
Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности
компании
1.5
Предоставление финансовой информации руководству,
всем подразделениям компании и его дочерним
предприятиям
2.1
Разработка и контроль за исполнением бюджета, анализ
отчетов об его исполнении
2.2
Контроль и утверждение счетов
2.3
Ведение регулярного коэффициентного анализа
2.4
Анализ прибыли и убытков компании, анализ финансовых
потоков, составление прогноза прибылей и убытков
компании
Anna Vlasova, School of HRM
8
Key Performance Indicators
KPI’s
Ключевые индикаторы
исполнения - показатели для
оценки результатов работы
сотрудников в соответствии с
поставленными целями и
прописанными компетенциями
Anna Vlasova, School of HRM
9
Примеры КРІ’s:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Рентабельность (%)
Размер бюджета (ден.ед.)
Текучесть кадров по факторам (%)
Заполняемость вакансий (дни)
Оборот, маржа, чистая прибыль, объем продаж
(ден.ед.)
Оборачиваемость активов, ликвидность …
Коэффициент лояльности (%)
Дефектура (упущенные заказы), шт., грн.
Количество ошибок (шт.)
Количество рекламаций, брака (%)
Уровень вовлеченности персонала (%)
Закрытие вакансий за счет внутреннего резерва
(%)
Anna Vlasova, School of HRM
10
Примеры компетенций
– Достижение целей, качество исполнения - в работе соблюдает
стандарты исполнения, обращает достаточно внимания на детали;
задания выполняет на высоком уровне, без напоминаний и в
установленные сроки; стремится оптимизировать затраты по
сравнению с результатами; коллеги и клиенты уверены, что работа
будет выполнена качественно и вовремя
– Ответственность - серьезно относится к исполнению своих
обязанностей; отвечает за свои действия; концентрируется на
важных вопросах, устанавливает приоритеты; работает без
напоминаний; является тем человеком, на которого можно
положиться
– Лидерство - способствует формированию общего видения и
вдохновляет членов команды на будущие достижения; определяет
нормы поведения и правила взаимодействия во вверенной
команде, своим поведением демонстрирует корпоративные
ценности; задает четкое направление и приоритеты, дает импульс
движению; ведет команду к намеченным целям, прежде всего
личным примером; поощряет людей к действиям, доверяет людям
Anna Vlasova, School of HRM
11
ДИ должны быть
• Действенны – содействовать реализации
стратегии
• Согласованы – не содержать противоречий,
соответствовать друг другу и организационной
структуре управления в целом
• Гибкими – легко адаптироваться к изменениям
организационной структуры управления
• Соответствующими - быть едиными по форме и
внутренней структуре, в соответствии с
требованиями системы делопроизводства и
информационной системы, принятыми в компании
Anna Vlasova, School of HRM
12
Альтернативы должностным
инструкциям
Ответственно
сть
Функци
и
Организационная
структура, положения об отделах
+
+
+/-
+
Заявка о подборе
+
+
+
+
Матрица функций
+
+
+
+
+
Техническая карта



Компетенции
Знания
Навыки
Способност
и



Права
Подчиненность
Информационн
ые связи
Проектное задание
+
+
+
Стандарты исполнения
+
+
+
Профиль должности
+
+
Контракт/
Трудовой договор
+
Модель компетенций
+
+
+
+
+
+
И инструкции, технологические,
операционные карты
+
+
+
Бизнес-процесс, стандарты ИСО
+
+
+
Регламенты, стандарты
обслуживания
+
+
Испытательный срок, ориентация и
+
+
Anna
Vlasova,
School
of
HRM
адаптация
+
Описание
+
13