Компьютерные технологии управления проектами Светлов Николай Михайлович ведущий научный сотрудник лаборатории механизмов финансово-промышленной интеграции Центрального экономико-математического института РАН, д.э.н., профессор E-mail: svetlov-nm@ranepa.ru Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 1 Компьютерные технологии в управлении проектами • Цель курса – овладеть теоретическими основами компьютерных технологий в управлении проектами и приобрести базовые практические навыки использования программного обеспечения управления проектами, достаточные для дальнейшего самостоятельного овладения им. Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 2 Изучаемые теоретические вопросы 1. 2. 3. 4. Сущность управления проектами Основы технологии PERT Модель проекта Представление модели проекта в программе Microsoft Project 5. Разработка плана выполнения проекта 6. Мониторинг проекта и корректировка плана Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 3 Сущность управления проектами • Управление проектами – вид управленческой деятельности, состоящий в организационном обеспечении выполнения проектов при условии соблюдения заданных смет и сроков. • Цель управления проектами – рациональное распределение имеющихся ресурсов для выполнения всех работ, предусмотренных проектом, в заданные сроки и без сверхнормативных затрат. Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 4 Сущность управления проектами • Проект (с точки зрения управления проектом) – последовательность работ, реализующая заданную цель в установленные сроки и в рамках заданной сметы. • Сетевой план – документ, устанавливающий время проведения всех работ, необходимых для завершения проекта. • Финансовый план проекта – документ, устанавливающий сроки поступления финансовых ресурсов и финансирования затрат, предусмотренных сметой проекта. Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 5 Сущность управления проектами • Согласованный план – сетевой план, принимаемый за основу для заключения договоров подряда на выполнение работ, аренды ресурсов и контрактов с исполнителями • Оперативный план проекта – сетевой план, учитывающий фактические обстоятельства реализации проекта, основанный на данных мониторинга выполнения проекта и содержащий расписание работ от текущего момента до завершения инвестиционной фазы Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 6 Сущность управления проектами • Работа — технологическая операция или мероприятие, характеризующиеся затратами времени на выполнение, потребностью в ресурсах и условиями, при которых они могут выполняться независимо от других работ. • Ресурсы — работники, специалисты, машины и оборудование, материалы и другие условия, необходимые для выполнения работ и подконтрольные менеджеру проекта. Ресурсы бывают: – складируемые; – нескладируемые Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 7 Фазы управления проектом Планирование Мониторинг Анализ Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 8 Критерии качества управления проектами • • • • • • • • чистая текущая стоимость проекта; срок сдачи проекта в эксплуатацию; затраты на реализацию проекта; своевременность финансирования и поставок; равномерность загрузки ресурсов; соблюдение запланированных сроков выполнения работ; отношения в трудовом коллективе, взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами. Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 9 Факторы, учитываемые менеджером проекта 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Последовательность работ, обусловленная технологией Обеспеченность работ материальными и трудовыми ресурсами Возможность привлечения дополнительных ресурсов Режим работы специалистов, возможность сверхурочной работы и сопряжённые с ней затраты Своевременность финансирования Риски и неопределённости Потери, сопряжённые с отставанием реализации проекта от графика Человеческий фактор Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 10 Развитие технологий управления проектами Простые проекты: один менеджер Метод критического пути (critical path method, CPM) Иерархически организованные проекты: коллектив менеджеров Большие проекты со сложными сетевыми зависимостями: компьютерные технологии Согласованное выполнение множества проектов Оптимальный сетевой план, который очень трудно выполнить Метод PERT (project evaluation and review technique, методика оценки и уточнения проекта) Ежедневное и даже ежечасное уточнение плана действий Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 11 Поиск критического пути 4 9 4 24 5 6 6 0 10 2 4 4 4 3 3 10 4 1 6 4 2 14 5 9 17 7 9 33 4 3 6 8 3 21 7 11 2 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 12 Модель проекта и её компьютерное представление 9 4 5 1. Таблица работ 2. Таблица ресурсов 3. Распределительная таблица 4. Календари 5. Общая информация по проекту 2 4 6 4 4 3 6 8 3 7 6 2 ID 1 2 3 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 5 1 9 4 3 2 4 7 Task Name 31 Oct '05 Work Details S Work Мелиор ативные работы ############ Решение вопросов землеу стройства 94hrs Work S M T W T F S Руководитель 47hrs Work 1 2 3 4 5 Командировочные 47hrs Work 6 7 8 9 10 11 12 Work системы Проведение тр убопр овода 1 779hrs от дренажной 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 13 S Источники данных о работах • Последовательность работ – техническая документация по проекту (технологические карты и т.п.) – внутрифирменные регламенты – опыт специалистов – ранее разработанные модели проектов, содержащие аналогичные последовательности работ Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 14 Источники данных о работах • Продолжительность работ – опыт предшествующих проектов – технологические карты – справочники – нормирование – оценка экспертов В продолжительность работ следует закладывать резерв! Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 15 Источники данных о ресурсах • Потребность в ресурсах для выполнения работ – данные о производительности ресурсов: • техническая документация на ресурсы • справочники • нормирование – опыт предшествующих проектов – технологические карты – оценка экспертов В потребность в ресурсах не следует закладывать резерв! Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 16 Формы представления данных в программе Microsoft Project 2 4 5 6 9 10 11 12 27 28 7 3. График PERT (Network Diagram) 29 30 15 16 22 23 24 25 17 19 20 31 32 1. График Ганта (Gantt Chart) Monday Tuesday 29 Wednesday 30 33 Thursday 31 34 Friday 01 35 36 Saturday 02 Sunday 03 04 Решение в опросов землеу стройств а, 1wk Осв обождение площадки, 2wks Осв обождение помещения, 5wks Соору жение технического в одозабора, 2wks 4. Календарь (Calendar) 05 06 07 08 Решение в опросов землеу стройств а, 1wk 09 10 11 Осв обождение площадки, 1wk 2. Таблица ресурсов (Resource Sheet) Осв обождение площадки, 2wks Осв обождение помещения, 5wks Соору жение технического в одозабора, 2wks Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 12 13 Осв обождение площадки, 1wk 17 14 15 Прокладка траншеи, 2day s 16 17 Укладка тру б, 1wk 18 Таблица работ • • • • • • • • • • порядковый номер работы (ID) наименование работы (Task Name) продолжительность (Duration) список предшествующих работ (Predecessors) список ресурсов, назначенных на данную работу (Resource Names) дата и время начала и завершения (Start, Finish) ограничения на срок выполнения процент завершённости (% Comp.) примечания ……… Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 18 Единицы измерения времени 480мин – 480 рабочих минут 8ч – 8 рабочих часов 1д – 1 рабочий день 0,2н – 0,2 рабочих недели 0,04мес – 0,04 рабочих месяца • 1440амин – 1440 астрономических минут • 24ач – 24 астрономических часа • 1ад – 1 сутки • 0,143ан – 0,143 от 7 суток • 0,033амес – 0,033 от 30 суток Указание продолжительности в единицах рабочего или астрономического времени определяет выбор алгоритма, по которому определяется время начала и завершения работы Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 19 Виды связей между работами • FS (по умолчанию): начало одной работы обусловлено завершением другой • SF: завершение одной работы обусловлено началом другой • SS: начало одной работы обусловлено началом другой • FF: завершение одной работы обусловлено завершением другой ID 5 6 7 8 9 10 11 12 Predecessors 3 3;4 3SF 4FF 5SS 3FS+5h 9FS-3d 5SS+5ed 13 3SS;5SF-1w Комментарий Работа 5 начинается по завершении работы 3 Работа 6 начинается по завершении работ 3 и 4 Работа 7 может завершиться лишь после того, как началась работа 3 Работа 8 может завершиться лишь после завершения работы 4 Работа 9 может начаться после того, как начнётся работа 5 Работа 10 может начаться спустя 10 или более часов после завершения работы 3 Работа 11 может начаться за три рабочих дня до завершения работы 9 или позже Работа 12 может начаться спустя 5 суток после начала работы 5 или позже Работа 13 может начаться не раньше начала работы 3 и должна завершиться не ранее чем за 1 рабочую неделю перед началом работы 5 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 20 Составные работы (группы работ) • Предназначены для: – удобной логической организации данных о работах – абстрагирования от частностей – назначения ресурсов на совокупность работ, продолжительность которой зависит от координации с другими работами • Создаются посредством псевдокнопок панели инструментов Составные работы Продолжительность составных работ не вводится! • По возможности следует группировать работы так, чтобы связей между работами, относящимися к разным составным работам, было как можно меньше Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 21 Таблица ресурсов • • • • • порядковый номер ресурса (ID) наименование ресурса (Resource Name) тип ресурса (складируемый, нескладируемый) (Type); способ начисления затрат (Accrue At); только для складируемых ресурсов: – единица измерения (Material Label) – цена за единицу (Std.Rate) • только для нескладируемых ресурсов: – наименование календаря, назначенного ресурсу (Base Calendar) – повременная плата за использование ресурса (Std.Rate) – плата за привлечение ресурса к данной работе (не зависящая от времени) (Cost/Use) • ……… Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 22 Распределительная таблица • количество единиц каждого ресурса, назначенного на каждую работу • количество ресурсо-часов использования ресурсов на каждой работе • объём сверхурочного использования ресурсов на каждой работе • затраты в связи с использованием ресурсов на каждой работе • ……… ID Task Name 31 Oct '05 1 2 Work Мелиоративные работы ############ Решение вопросов землеу стройства 94hrs Work Руководитель 47hrs Work Командировочные 47hrs Work Work с Проведение трубопровода 1 779hrs от дренажной Освобождение площадки329hrs Work Рабочие 282hrs Work Автомобиль 47hrs Work Прокладка траншеи 128hrs Work Рабочие 96hrs Work Автомобиль 16hrs Work 3 4 5 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 Work 23 Details Планирование: нештатные ситуации Если развязать дефицит ресурсов не удаётся, то мешают: • ограничения на сроки выполнения работ; • календари работ и ресурсов, отличающиеся от базового; • контрольные сроки выполнения (если столбец Крайний срок таблицы работ не пуст); • изменения в графике затрат ресурсо-часов на некоторые работы, внесённые вручную; • количество ресурсов, назначенных на некоторые работы, слишком велико. Если ни одна из этих причин не действует, иногда помогает согласование только для тех работ, которым не хватает ресурсов Процесс планирования завершается сохранением согласованного (базового) плана Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 24 Мониторинг • • Цель мониторинга – – обеспечить наличие оперативного плана на любой момент времени выполнения проекта с учётом реального хода его выполнения Задачи мониторинга – – найти способы устранения допущенного отставания и выхода на – согласованный график выполнения проекта если это невозможно: • • • доказать необходимость перезаключения договоров по поводу ресурсов; доказать необходимость изменения плана финансирования (со всеми вытекающими организационными последствиями и потерями); Предложить обновлённый вариант сетевого плана и плана финансирования, сводящий потери к минимуму Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 25 Мониторинг • Предпосылки мониторинга – Сохранённый согласованный (базовый) план – Систематический ввод данных о ходе фактической реализации проекта работ в столбцы таблицы работ, имена которых начинаются со слова Фактические. • В процессе ввода данных мониторинга проекта: – согласованный вариант плана, хранящийся в столбцах таблицы работ, имена которых начинаются со слова Базовые, не меняется; – оперативный план, отражённый в столбцах Начало, Завершение, Длительность etc., автоматически уточняется (без согласования ресурсов) применительно к ситуации, отражённой данными столбцов Фактические • Автоматический и ручной ввод данных – Можно сочетать Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 26 Мониторинг: нештатные ситуации • Непредумышленный ввод данных мониторинга (в т.ч. процента завершённости работ) может стать: – препятствием согласованию использования ресурсов; – причиной неожиданного поведения модели проекта при составлении оперативного плана. Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 27 Риски Не поддающиеся управлению на фазе реализации проекта Поддающиеся управлению на фазе реализации проекта Технологические Финансовые Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 Кадровые 28 Технологические риски: методы снижения • Риск не завершить работу в течение установленного времени – увеличение установленного времени выполнения работы • Риск выхода из строя ресурса – определение источников привлечения заменяющих ресурсов – составление сетевого плана, не слишком чувствительного к выходу из строя наиболее труднозаменимых ресурсов Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 29 Технологические риски: методы снижения • Риск выполнения работы с ненадлежащим качеством – мониторинг качества – управление качеством – страхование потерь из-за повторного выполнения работ, выполненных с ненадлежащим качеством – составление плана, мало зависящего от работ, риски качества для которых самые высокие Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 30 Финансовые риски: методы снижения • Риск обесценивания активов – диверсификация активов – страхование активов • Риск потери инвестора – страхование проекта – диверсификация инвесторов • Риск возникновения финансовых трудностей у инвестора – то же Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 31 Финансовые риски: методы снижения • Риск недооценки затрат – учёт надбавки на непредвиденные затраты при финансовом планировании – страхование непредвиденных затрат – страхование проекта • Риск недооценки/задержки поступлений – страхование финансовых рисков – создание собственных финансовых резервов – открытые кредитные линии Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 32 Финансовые риски: методы снижения • Риск потерь средств в обороте – страхование потерь в обороте – создание собственных финансовых резервов – открытые кредитные линии • Риск штрафных санкций – страхование ответственности – создание собственных финансовых резервов – открытые кредитные линии Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 33 Кадровые риски: методы снижения • Риск нетрудоспособности – избыточность штатов – страхование проекта • Риск утечки кадров – – – – – – высокая оплата труда неустойки при разрыве трудовых договоров социальный пакет управление социальным климатом в трудовом коллективе повышение квалификации страхование ответственности должностного лица за счёт фирмы • Риски профессиональной непригодности – повышение квалификации Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 34 Прочие виды рисков • Логистические риски – создание материальных запасов – составление плана, мало зависящего от устойчивости наиболее рискованных поставок • Обстоятельства непреодолимой силы – страхование проекта – параллельное выполнение множества проектов, в разной степени зависящих от обстоятельств непреодолимой силы – обеспечение экстренных и аварийно-спасательных мероприятий Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 35 Управление ответственностью, связанной с рисками • Страхование ответственности организации • Страхование ответственности должностного лица • Разделение ответственности согласно должностным инструкциям • Строгое соблюдение правил делопроизводства • Строгое следование нормативно-правовым актам, регламентирующим проектную деятельность организации • Систематическое повышение квалификации Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 36 Внедрение компьютерных методов управления проектами Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 Различия технологий УП Традиционная Компьютерная Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 38 Способы внедрения ИТ Менеджер сам работает со специальной компьютерной программой Менеджер пользуется документами, подготовленными с помощью специальной программы Менеджер слушает доклады подчинённых, пользующихся специальной программой 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 Требуется знать: Какая модель проекта используется в программе Какие аргументы нельзя получить с помощью программы Каковы источники и объём данных для расчётов Сколько рабочего времени нужно для расчётов Возможности программы Что означают показатели, выдаваемые программой Как работать с программой 39 Способы внедрения ИТ Менеджер сам работает со специальной компьютерной программой Менеджер пользуется документами, подготовленными с помощью специальной программы Менеджер слушает доклады подчинённых, пользующихся специальной программой 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Компьютерные технологии управления проектами © Н.М. Светлов, 2010-11 Требуется знать: Какая модель проекта используется в программе Какие аргументы нельзя получить с помощью программы Каковы источники и объём данных для расчётов Сколько рабочего времени нужно для расчётов Возможности программы Что означают показатели, выдаваемые программой Как работать с программой 40 Способы внедрения ИТ Менеджер сам работает со специальной компьютерной программой Менеджер пользуется документами, подготовленными с помощью специальной программы Менеджер слушает доклады подчинённых, пользующихся специальной программой 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Компьютерные технологии управления проектами © Н.М. Светлов, 2010-11 Требуется знать: Какая модель проекта используется в программе Какие аргументы нельзя получить с помощью программы Каковы источники и объём данных для расчётов Сколько рабочего времени нужно для расчётов Возможности программы Что означают показатели, выдаваемые программой Как работать с программой 41 Программное обеспечение управления проектами Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 Типология программных средств для управления проектами Технология PERT ERP и родственные технологии Microsoft Project Primavera P6 Professional Project Management Deltek Open Plan 1С – Рарус OpenProj Лидер Issue tracking Spider project Project Expert Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 43 Microsoft Project 9 4 5 6 2 4 4 4 • • • • 3 CPM-модель проекта Согласование использования ресурсов Мониторинг и уточнение плана (PERT) Интерфейс к серверу проектов, поддержка EPM • Вычисление пользовательских полей по заданным формулам • Поддержка алгоритмического языка VBA • Улучшенная интеграция с MS Office 5 1 9 4 3 2 4 7 6 8 3 7 6 2 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 44 Open Plan 9 4 5 6 2 4 4 4 • • • • • 7 3 2 9 4 3 CPM-модель проекта Согласование использования ресурсов Мониторинг и уточнение плана (PERT) Интерфейс к серверу проектов Вычисление пользовательских полей по заданным формулам • Поддержка встроенного алгоритмического языка • Многопользовательский режим • Улучшенные средства планирования ресурсов и затрат 3 4 5 1 6 8 7 6 2 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 45 OpenProj 9 4 5 6 2 4 4 4 • • • • • 3 7 3 2 9 4 3 CPM-модель проекта Согласование использования ресурсов Мониторинг и уточнение плана (PERT) Интерфейс к серверу проектов Вычисление пользовательских полей по заданным формулам • Поддержка алгоритмического языка VBA • Распространяется бесплатно 4 5 1 6 8 7 6 2 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 46 Spider Project 9 4 5 6 • CPM-модель проекта • Согласование использования ресурсов 2 4 4 4 3 5 1 9 4 3 2 4 7 6 8 3 7 6 2 – один из лучших алгоритмов • Мониторинг и уточнение плана (PERT) • Интерфейс к серверу проектов • Вычисление пользовательских полей по заданным формулам • Поддержка встроенного алгоритмического языка • Отечественная разработка • Анализ рисков методом случайных испытаний Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 47 Project Expert 9 4 5 6 2 4 4 4 3 • • • • • • 2 4 7 5 1 9 4 3 6 8 3 7 Предназначен для бизнес-планирования CPM-модель проекта Согласование использования ресурсов Мониторинг и уточнение плана (PERT) Интерфейс к серверу проектов Вычисление пользовательских полей по заданным формулам • Поддержка алгоритмического языка 6 2 Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 48 Primavera Project Management • • • • • ERP-модель проекта Согласование использования ресурсов Мониторинг и уточнение плана (PERT) Интерфейс к серверу проектов Вычисление пользовательских полей по заданным формулам • Поддержка встроенного алгоритмического языка • Анализ «что, если…?» • Интерфейс к КИС Управление проектами. © Н.М. Светлов, 2005-2016 49