Контракт и приложения Семинар для Крупномасштабных проектов 14-15 мая 2012, Псков Специальные условия Контракт: Специальные условия и Приложения Превалируют над правилами Приложений • Статья 1 – Предмет контракта • Статья 2 – Срок реализации • Статья 3 - Финансирование • Статья 4 – Сроки отчётности и выплат • Статья 5 – Контактные данные • Статья 6 – Приложения • Статья 7 – Другие специальные условия 2 Контракт: Приложения • Приложение I: Описание проекта • Приложение II: Общие условия, применимые к грантам ЕК • Приложение III: Бюджет • Приложение IV: Правила закупок • Приложение V: Запрос на выплату и финансовая идентификационная форма • Приложение VI: Форма общего и финансового отчёта • Приложение VII: Форма отчёта и техническое задание для проверки расходов аудитором • Приложение VIII: Форма финансовой гарантии (если применимо) • Приложение IX : Форма для передачи права владения 3 Общие условия: содержание 4 Срок реализации и действия контракта Специальные условия Общие условия Ст. 2 Срок реализации проекта Ст. 11 Срок реализации проекта, (вступление в силу контракта, начала срока продление, приостановление, реализации, длительность, срок действия форс-мажор, срок окончания контракта) 5 Начало реализации Разграничивать: Вступление контракта в силу = дата последней подписи Начало проекта = устанавливается в Ст. 2.2 Специальных условий: День, слудующий за подписанием обеими сторонами ИЛИ В исключительных случаях дата до подписания контракта, но не ранее даты запроса гранта Бенефициаром; реализация проекта не может начаться ранее подачи Краткой формы заявки 6 Срок реализации проекта Разграничивать: Срок окончания реализации проекта: XX месяцев после даты Начала реалицации (Ст. 2.3 Специальных условий) Окончание срока действия контакта: -Финальная выплата СОУ -В любом случае не позднее 18 месяцев после окончания реализации проекта 7 Срок реализации и действия контракта 8 Начало реализации Затраты приемлимы только после Начала реализации проекта! За исключением затрат связанных с Финальным отчётом, Проверкой расходов и оценке проекта Ст. 7.2.14: понесённые не позднее подачи Финального отчёта Ст. 7.2.14: Затраты понесённые до начала реализации проекта (после подачи Краткой формы заявки) Процедуры закупок, тендеры, могут быть начаты раньше (при соблюдении всех тендерных процедур), но контракты с победителями могут заключаться только после начала реализации проекта 9 Финансирование – Приемлимость расходов Специальные условия Общие условия Ст. 3 Финансирование Ст. 14 Приемлимые расходы -выполнение опред. условий; -Общий бюджет проекта -категории расходов (персонал, -СОУ обязуется профинансировать x % поездки и суточные, покупка и аренда от общих приемлимых расходов оборудования, поставки, услуги, -% непрямых расходов; расходные материалы, субподряд, расходу связанные с контрактом); -непредвиденные расходы; -административные расходы; -неденежный вклад; Приложение I: Описание проекта -неприемлимые расходы. Приложение III: Бюджет 10 Финансирование Бюджет включает все расходы софинансирование программы проекта, не только Двойной потолок для финансирований СОУ (Ст. 3.2 Специальных условий), например: Бюджет проекта 277,778 € Расходы проекта (пример 1) 321,436 € (аддендум) Расходы проекта (пример 2) 242,371 € Грант (90%) 250,000 € Грант 250,000 € Грант 218,134 € (=242,371*90%) 11 Отчётность и выплаты Специальные условия Общие условия Ст. 4 Описательный и финансовый отчёт, выплаты -Подаются с каждым запросом на выплату -авансовый платёж и последующие префинансирования Ст. 2 Обязательство предоставлять информацию и описательные и финансовые отчёты -промежуточные и финансовые отчёты (описательная и финансовая часть)- Приложение VI; -График предоставления Ст. 15 Выплаты и проценты за просрочки -схемы выплат; -сроки одобрения отчётов, выплат; -Проценты за опоздание выплат -Отказ от выплат, приостановление, возврат финансирования; -Отчёт о проверке расходов (15.6) -Финансовая гарантия; -Курс обмена и используемая валюта -Проценты; 12 Выплаты Ст. 7.2.16 Опция 1: • Аванс: 90% от финансирования программы на первые 12 месяцев • Возмещение расходов до подписания контракта • Последующие выплаты • Финальная выплата Опция 2: •Финальная выплата Последующее пре-финансирование может быть предоставлено в полном объёме только если затраты предыдущей выплаты программы превышают 70% и 100% любой более ранней выплаты Общее префинансирование не может превышать 90% 13 14 Отчётность Ст. 7.2.5 СУ Опция выплат 1 • Отчёт о реализации – Каждые 6 месяцев • Промежуточный отчёт – Сопровождает каждый запрос на выплату – Если совпадает с Отчётом о реализации – только Промежуточный • Финальный отчёт – Не позже 3-х месяцев после окончания срока реализации Опция выплат 2 • Финальный отчёт – Не позже 3-х месяцев после окончания срока реализации Валюта и курс обмена Ст. 15.8 ОУ: -КО осуществляет выплаты в Евро -Перевод национальной валюты в евро осуществляется по среднему курсу за отчётный период, курс публикуется на сайте InforEuro: -http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en 15 Проверка расходов Специальные условия Ст. 7.2.17 – изменения в Ст. 15.6 ОУ: Общие условия Ст. 15.6 Отчёт о проверке расходов предоставляется одобренным аудитором в соответствии с условиями ТЗ (Приложение VII) предоставляется с запросом на выплату в предусмотренных случаях Ст. 16 Счета, техническая и финансовая проверка -Аккуратное и регулярное ведение счетов проекта, использование подходящей системы счетов двойной записи; -Финансовая отчётность согласовывается с бухгалтерией Бенефициара 16 Проверка расходов Ст. 7.2.17 СУ Предоставляется: С каждым запросом на последующую выплату С запросом на финальную выплату Отчёт о проверке расходов для финальной выплаты покрывает все расходы не отражённые в предыдущих отчётах 17 Возврат средств Ст. 7.2.20 СУ – Ст. 18.1 изменена: • Бенефициар и партнёры приемлимость расходов финансово ответственны за • В случае возврата – СУО отправляет запрос Бенефициару, которые перенаправляет его партнёру Ст 7.2.21 – Ст. 18.2 изменена: • В случае невозмещения в установленные сроки – проценты Ст. 7.2.22 – Ст. 18.3 изменена: • Суммы возврата могут быть компенсированы из выплат в проект 18 Оборудование и права на результаты Ст. 7.2.8 СУ – Ст. 7.1 ОУ изменена: • Оборудование и права на любые другие результаты проекта должны принадлежать Бенефициару или партнёрам по совместному соглашению • Передача оборудования и машин стоимостью более 5.000 евро документируется и подаётся с Финальным отчётом 19 Другие важные изменения Ст. 7.2.1, Ст. 1.3. Общих условий изменена В обоснованных случаях ограничения по субподряду не применяются к инфраструктурным и инвестиционным проектам Специальные процедуры закупок Ст. 7.2.7, Ст. 6 ОУ дополнена 6.5: Бенефициар информирует СОУ и СТС об основных событиях и закупках в проекте до их реализации Ст. 7.2.18, Ст. 15.9 ОУ изменена: Любые проценты, (не только больше 250.000 €) с префинансирования должны быть внесены в бюджет проекта и вычтены из финальной выплаты (не применяется к Странамчленам ЕС) 20 Изменения контракта Общие условия, Ст. 9.1 • Любые изменения – АДДЕНДУМ (за искл. Ст. 9.2) • Только в период действия контракта! • Не ретроактивно! • Запрос предоставляется за месяц до запрашиваемых изменений (кроме исключительных случаев согласованных с СОУ) Максимальный размер гранта (Ст. 3.2. Специальных условий) не может увеличиваться (ни сумма ни %!) Изменения контракта СУ, Ст. 7.2.12, аддендумом утверждаются: • Продление или раннее завершение контракта • Значительные изменения в действиях • Движения между бюджетными разделами >15% контракта (или аддендума) каждого из этих разделов • Добавление нового существующего бюджетного раздела или • Изменение аудитора • Изменение партнёров (выход, добавление или замена) • Использование резерва суммы удаление Изменения контракта ОУ, Ст. 9.2; СУ, Ст. 7.2.13 • Не требуется аддендума: • Если это касается движения между бюджетными линиями в одном разделе (включая введение новой или исключение линии) • Если это касается движения между бюджетными разделами <15% суммы контракта (или аддендума) каждого из этих разделов • Замена персонала • Увеличение или уменьшение количества или цены закупаемого оборудования без значительного изменения требований к нему и общей суммы бюджетной линии • Не должны менять предмет проекта • Не применяется к Непредвиденным и Административным расходам • Обязательное уведомление СУО/СТС Изменения контракта Общие условия, Ст. 9.2 Бенефициар уведомляет СОУ: Если меняется адрес Если меняется банковский счёт СОУ также имеет право настаивать на смене аудитора, указанного в Ст. 5.2 Специальных условий, если появляются дополнительные сведения, ставящие под сомнение независимость или профессиональные стандарты аудитора 24