Презентация Алкександра Товба и Григория Ципеса

ИНФОРМАЦИОННЫЕ БИЗНЕС СИСТЕМЫ
Метод и опыт создания стандарта
предприятия по управлению
ИТ-проектами
А. С. Товб, Г.Л. Ципес
Управление проектами - процедуры
и документы
Руководство
Компании
Принятие решения
о начале проекта
Команда проекта
Account manager
Обоснование
открытия проекта
Служба администрирования
проектов
Системный
архитектор
Project manager
Определение потребности в проекте
Служба
управления
проектами
Заявка на Project Manager’а
Принятие решения
о назначении PM
Решение об открытии
проекта
Назначение
Project Manager’а
Определение проекта
Формирование заявки на регистрацию проекта
Технологические подразделения
Служба
автоматизации
Заявка на Системного
архитектора
Назначение Системного архитектора
Project Manager, Системный архитектор
Заявка на регистрацию проекта
Регистрация
проекта
Уведомление о назначении Project Manager’а
Детализация требований Заказчика
Устав проекта
Номер проекта
Определение персонального состава команды проекта
Заявка на управленческий персонал
Заявка на технический персонал
Оформление
заявок на персонал
Выделение
ресурсов
Решение о
привлечении
дополнительног
о персонала
Формирование положения о рабочей группе
Положение о рабочей
группе
Выделение
ресурсов
Управленческий и технический персонал
Заявка на установку оборудования, программ, на выделение информационного пространства
Определение инфраструктуры проекта
План работ, ресурсов, первичный
бюджет
Оборудование, программы, информационное пространство
План работ
Планирование маркетинговой
стадии проекта
Формирование инфраструктуры проекта
Первичное
планирование
План финансирования работ
Уточнение требований Заказчика
Решение о привлечении субподрядчиков
Положительное заключение
Предварительный выбор субподрядчиков
Уточненные требования Заказчика
Определение содержания, оценка стоимости и
сроков выполнения работ коммерческой стадии
Замечания к
контракту
Контроль хода
работ
Согласование ТКМ
с Заказчиком
ТКМ
Утверждение
контракта
Стоимость, длительность и трудозатраты
по работам
Предварительный технический план, план-график,
ресурсный план, предварительный бюджет
Мониторинг
проекта
Формирование проектов планов и бюджета
Проект контракта
Контракт
Подготовка
контракта
Утвержденный контракт
Закрытие маркетинговой стадии
Отчет о проекте
Освобождение из
проекта PM и СА
Исполнение
работ
Технический план, план-график, ресурсный план, предварительный бюджет
Согласование контракта с Заказчиком
Утвержденный контракт
Оценка
работ
Технико-коммерческие материалы
Формирование проектов планов, содержательной
части контракта и бюджета коммерческой стадии
Определение
цены продажи
Согласованный
контракт
Техническое
руководство
Организация технической экспертизы ТКМ
ТКМ
Замечания к
контракту
Список субподрядчиков
Мониторинг
проекта
Технический отчет
Сводный отчет о маркетинговой стадии
Регистрация контракта
Административное
закрытие
Сообщение о закрытии
маркетинговой стадии
Освобождение
ресурсов
Аудит проекта
Сообщение о закрытии
маркетинговой стадии
Освобождение
ресурсов
Сообщение о закрытии
маркетинговой стадии
Освобождение
ресурсов
Принципы построения стандарта
Специализация
- включение в стандарт предприятия тех и только тех
положений, которые имеют отношение к проектной
деятельности именно на этом предприятии и в привязке к
реалиям этого предприятия
Детализация
- степень подробности объяснений или предписаний как, в
какой последовательности, в какие сроки, с
использованием каких шаблонов нужно выполнять те или
иные действия в процессе управления проектами
Принцип специализации на примере
процессов управления проектами
Функции управления
Контроль
качества
проектирования
и т.д.
Контракты
Изменения
Инициализация
Планирование
Выполнение
Контроль
Закрытие
Фазы управления
Удаление системы
Коммуникации
Концепция
Персонал
Сопровождение
Риски
Внедрение, обучение
Качество
Реализация
Планирование
рисков на стадии
внедрения
системы
Проектирование
Время
Стоимость
Техническое задание
Содержание и границы
Стадии жизненного
цикла проекта
Принцип специализации на примере
процессов управления проектами
Этап
Техническое задание
ЖЦП
Стадия
управления
Функция управления
Управление временем
Управление стоимостью
Управление качеством
Управление персоналом
Инициал
изация
Определение общих сроков разработки ТЗ[Г1]
Определение бюджета этапа ТЗ (в
том числе, работ
соисполнителей)
Определение нормативных документов
Определение команды разработки
ТЗ (состав рабочей
группы)
Планирование
Формирование и
согласование с
исполнителями
детального календарного плана работ этапа
Определение и
согласование
стоимостей детализированных работ ТЗ (в том числе работ соисполнителей)
Формирование и
согласование планов контроля качества работ
Выполнение
Контроль сроков
исполнения работ
Учет реальной
стоимости (затрат)
выполненных работ
Сравнение реальной стоимости (затрат) выполненных
работ с плановой
стоимостью
Изменение статуса
работ этапа
Контроль
Сравнение директивного графика и
реального состояния статусов работ
Инициация необходимых изменений в
календарных планах
Закрытие
Формирование акта
завершения работ
этапа ТЗ
Закрытие этапа ТЗ
Формирование
счета к оплате завершенных работ
Управление контрактами
Управление изменениями
Сбор и анализ необходимой исходной информации,
анализ регламентов взаимодействия
Определение перечня контрактной
документации договоров, актов и
т.д.
Разработка стратегии создания ТЗ и
вариантов реагирования на возможные изменения
Согласование [Г2]
детального календарного плана разработки ТЗ по ресурсам исполнителей
Согласование сроков, форм и способов передачи
информации и
представления
результатов
Определение и
согласование,
шаблонов контрактной документации закрытия
этапа ТЗ
Определение границ допустимых
отклонений по видам ресурсов и
промежуточных
результатов
Внутреннее согласование варианта
ТЗ всеми исполнителями
Координация работ
команды этапа
проекта. Оформление документов
проектного учета
Предоставление
необходимой исходной информации для разработки
ТЗ исполнителям
Внутреннее подписание (визирование) варианта ТЗ
всеми исполнителями подэтапов.
Формирование
информационных
отчетов о ходе
выполнения детального календарного плана
Организация
"внешней" экспертизы
Получение отчетности и контроль
привлечения ресурсов (в том числе
и по соисполнителям)
Рассылка копий ТЗ
"внешним" Экспертам
Принятие решения
о доработках и
согласование возможных изменений
условий контрактов
с субподрядчиками
и представителями
Заказчика
Анализ и контроль
изменений в процессе получения
версий (вариантов)
ТЗ
Закрытие (подписание Timesheet)
Создание архивной
копии
Утверждение результатов Заказчиком и закрытие
этапа ТЗ
Согласование и
подписание ТЗ с
заказчиком (с учетом фиксации возможных изменений)
Принятие решения
о доработках ТЗ
или отправке его
Заказчику
Согласование и
подписание ТЗ
Принятие решения
о создании архивной копии
Управление коммуникациями
Принятие решения
и отправка заключительного варианта ТЗ Заказчику
Согласование изменений с Заказчиком
Принцип детализации на примере
документов стандарта
Политика компании по
управлению проектами
Процедуры управления
проектом
Детальные инструкции по
исполнению процедур
Шаблоны документов
Структура документации технологии УП
Процедура Пр.33
Управление проектами
Рабочая
инструкция
Рабочая
инструкция
Ри.51
Ри.55
Формирование
организационной
структуры
проекта
Планирование
бюджета
коммерческого
проекта
Рабочая
инструкция
Ри.56
Рабочая
инструкция
Ри.60
Рабочая
инструкция
Ри.59
Рабочая
инструкция
Ри.58
Рабочая
инструкция
Ри.57
Определение
проекта
Планирование коммерческого
проекта
Управление
рисками
Управление
проблемами
Управление
изменениями
Форма
Форма
Внутренняя
спецификация
Ф.63_01
План управления
проектом
Рабочая
инструкция
Ри.61
Формирование
отчетности по
проекту
Форма Ф.23_01
Форма
Форма
Форма
Форма
План-график
работ по
проекту
Ф.58_01
Карта
риска
Ф.60_01
Карта
проблемы
Ф.62_01
Карта
запроса на
изменение
Ф.27_01
Отчет о
состоянии
проекта
Форма
Ф.61_01
Журнал
изменений
Форма
(Календарный
план проекта и
Ресурсный
план проекта в
MS Project )
Форма
Форма
Ф.57_01
Журнал
рисков
Ф.59_01
Журнал
проблем
Ф.26_01
Протокол
совещания
Форма
Форма
Ф.27_01_2
Ф.29_01
Отчет о состоянии
проекта поставки
Отчет о
выполненном
проекте
Рабочая
инструкция
Контроль
исполнения
бюджета.
Форма
Отчет по
бюджету
проекта
(из R3)
Рабочая
инструкция
Ри.52
Создание и
сопровождение
папки проекта
От классификации проектов к Плану
управления проектами
План управления проектом
Содержание и границы проекта
Ключевые вехи проекта
Плановый бюджет проекта
Требования и стандарты
Организационная структура
Управление документацией
Управление отклонениями
Обеспечение качества
Контроль и отчетность
По Форме учета и
оплаты работ
По масштабности
проекта
Шаблон Плана (макрошаблон)
получается как простая сбора
микрошаблонов
По предметной
области проекта
Классификация проектов
«Таблицы решений» - матрица степени
угрозы риска
Вероятность события
Влияние на проект
Слабое
Низкая
Средняя
Высокая
менее 20%
от 20 до 60%
более 60%
Низкая
Средняя
Средняя
Низкая
Высокая
Высокая
Средняя
Высокая
Критическая
Возможно появление вопросов или проблем в проекте,
но вряд ли приведет к нарушению календарного
графика, бюджета или ухудшению качества продукта
Среднее
Возможно нарушение графика, увеличение стоимости
или ухудшение качества продукта
Сильное
Возможно значительное нарушение графика,
увеличение стоимости или ухудшение качества продукта
«Таблицы решений» - матрица
приоритетов решения проблем
Срочность
Несрочная
Первоочере
дная
Неотложная
Несуществен
ная
Незначител
ьная
Важная
Незначитель
ная
Важная
Особо
важная
Важная
Особо
важная
Особо
важная
Влияние на проект
Слабое
Вряд ли приведет к нарушению календарного плана,
бюджета или ухудшению качества продукта
Среднее
Возможно нарушение календарного плана, увеличение
стоимости или ухудшение качества продукта
Сильное
Возможно значительное нарушение календарного
плана, увеличение стоимости или ухудшение качества
продукта
Особо важные проблемы - требуют немедленного решения с привлечением всех необходимых ресурсов.
Важные проблемы - требуют срочного решения с привлечением всех доступных ресурсов.
Незначительные проблемы - требуют решения в рамках имеющихся ресурсов без ущерба для остальных работ по
проекту.
Несущественные проблемы - никакие действия по решению проблемы не предпринимаются до изменения ее
приоритета.
«Таблицы решений» - диаграммы
стратегий изменений
Ресурсы
Область недопустимых
потерь
Желаемая стратегия
Возможные стратегии
Область нежелательных
потерь
Область приемлемых
потерь
Область плановых
потерь
Время
Продукты
Организационные структуры в проектах
Служба управления
проектами
Системноаналитический
отдел
Отдел
технических
средств
Отдел
разработки
программного
обеспечения
Команда проекта
Руководитель проекта
Системный архитектор
Системотехники
Программисты
Администратор проекта
Аналитики
Тестировщики
Секретарь проекта
Управленческий и
административный персонал
Финансовый
департамент
Технические писатели
Технический персонал
Плановоэкономический
департамент
Служба логистики
Включение специалистов в команду проекта
Взаимодействие команды проекта со смежными службами
Обеспечения качества управления
проектами - организационные структуры
Генеральный директор
Зам.Генерального
директора
Зам.Генерального
директора
Служба управления качеством
Служба управления проектами
• Методология обеспечения качества
• Контроль качества
• Аудит проектов
• Методология управления проектами
• Мониторинг и экспертиза проектов
• Управление проектами
• Техническая поддержка управления
проектами
Обеспечения качества управления
проектами - отчет о статусе
Управление коммуникациями
Управление рисками
Управление содержанием и границами
Проектное планирование
Управление качеством
Финансовое и контрактное управление
Управление ресурсами
Управление изменениями
ИНТЕГРАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ПО ПРОЕКТУ
1
3
5
Требует немедленного
вмешательства
7
9
Держать на
контроле
11
13
15
Не требует специального
внимания
Система управления проектами: стандарт
плюс автоматизированный комплекс
Единое информационное
пространство
Межсистемные
пользовательские
интерфейсы
Система финансового
планирования
Система календарно-ресурсного
планирования
Информационноаналитическая
система
Система управления
документами
Система управления
персоналом
Система управления
деловыми процессами
ERP система
Система управления проектами - этапы
создания
Стандарт управления проектами
Концепция системы
управления проектами
Корпоративная методика
управления проектами
Операционный стандарт
управления проектами
• Основные параметры и
результаты
• Укрупненные процедуры
управления проектами
• Детальные процедуры
управления проектами
• Стратегия реализации и развития
• Технологии и методологии
• Объем и средства автоматизации
• Перечень управленческих
документов
• Должностные и
технологические инструкции
• Структура стандарта
• Шаблоны управленческих
документов
Автоматизированный комплекс управления проектами
Система календарноресурсного планирования
Система управления
документами
Система управления
деловыми процессами
• Формирование структуры
декомпозиции работ проекта
• Хранение и коллективное
использование документов
• Проектирование маршрутов
движения документов
• Определение сроков выполнения
работ и исполнителей
• Поиск документов - контекстный и
по атрибутам
• Организация движения
документов по маршрутам
• Планирование бюджет проекта
• Контроль доступа к документам и
изменений
• Мониторинг процессов и
истории подготовки и
согласования документов
• Поддержка шаблонов документов
Метод и опыт создания стандарта предприятия
по управлению ИТ-проектами
Благодарим за внимание
Связаться с нами можно по электронной почте:
atovb@yandex.ru
gtsipes@ibs.ru