Лекция № 5 "Деловое общение"

План:
1. Канцелярский подстиль: докладная,
объяснительная записка, счет, автобиография,
резюме;
2. Служебная корреспонденция: деловые письма,
информационное письмо, письмо-просьба,
сопроводительное письмо, письмо-ответ,
рекламация
3. Производственная документация: приказ,
контракт, договор;
4. Понятие документооборота и его этапы
7.Список вопросов на семинар
8.Темы рефератов
Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его
реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления
документа. К основным (обязательным) реквизитам документа
относятся наименование автора документа, наименование адресата,
подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать.
Совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке
составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован
стандартами, принятыми в той или иной стране. Например:
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ «МАМИ»
Адрес: Б. Семеновская ул., д. 38, Москва, 107023
Телефон: (495) 369-91-03. Факс
E-mail: Kane@mami.ru
ОКПО 2068692 ИНН/КПП 77190114460/771901001
Докладная
записка
содержит
описание
какого-либо
производственного вопроса и предложения адресанта. Она всегда
предполагает анализ какой-то производственной деятельности,
иногда в схемах, таблицах, цифрах, которые прилагаются к
документу; в ней всегда представлено конкретное предложение и
описываются возможные пути его реализации.
Например:
Заведующему кафедрой
русского языка
проф. Васильеву В.В.
от лаборанта кафедры
Прохоровой Анастасии
Ивановны
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Мною была проведена проверка книжного фонда кафедры. На
23.09.2007г. в библиотеке насчитывается 545 книг. В число этих книг в
входит ряд устаревших пособий. Предлагаю списать устаревшие
издания.
24.09.2012г.
(подпись)
Объяснительная записка - краткое письменное изложение факта
и причин, его вызвавших.
Заместителю директора
Политехнического музея
Васильеву И.П.
От Смирновой А.П.,
Смотрительницы музея
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
16 июня 2007 г. в зале №3 посетителями был сломан макет
исторического здания, инвентарный номер 3445. Поломка была
совершена в мое отсутствие, так как с 6 июня 2007 г. я нахожусь в
очередном отпуске.
20 июня 2007 г.
(подпись)
Счет – документ, предъявляемый учреждению или лицу, с указанием
причитающихся денег за отпущенный товар, выполненную работу. В счете
указываются объем товаров и услуг и их перечень.
При оформлении счета следует указать:
1) кому адресуется счет (учреждение или физическое лицо);
2) сумма, подлежащая выплате (количество указывается цифрой, сумма прописью);
3) дата, подпись должностного лица, печать организации.
Директору клуба №18
Сидорову А.С.
От Иванова Петра Петровича,
мастера участка,
Проживающего по адресу:
г. Москва, улица Строителей, 1, кв. 6;
Паспорт 40 02 № 567436
СЧЕТ
Прошу оплатить мне проделанную работу по ремонту актового
зала согласно заключенному договору от 13 мая 2012 г.
1. Ремонт сцены: 20 000 руб.
2. Замена электрооборудования: 14 500 руб.
3. Всего на сумму 34 500 руб. (тридцать четыре тысячи пятьсот
рублей).
23 июня 2012г.
(подпись)
Автобиография
Это документ, в котором излагается биография (греч. auto –
«сам», bios – «жизнь», grapho – «пишу»), или жизнеописание,
человека (лица), написанное им самим.
Основные требования к написанию автобиографии:
1. Автобиография составляется в произвольной форме от первого
лица и начинается словами: Я (фамилия, имя, отчество) родился
… (обязательно указываются полностью дата и место рождения);
2. указывается, какое получил образование, какие учебные
заведения, где и когда окончил;
3.Указывается место работы в настоящее время, в какой
должности работает;
4. Указываются семейное положение и адрес места жительства в
настоящее время;
5. Иногда требуется указать сведения о родителях, жене (муже) и
других ближайших родственниках: фамилию, имя, отчество, год и
место рождения, адрес места проживания;
6. Дата в конце документа ставится слева, подпись – справа.
Автобиография
Я, Синьков Денис Сергеевич, родился 2 августа 1987
года в городе Мурманске. Получил полное среднее
образование в гимназии №14 г. Санкт-Петербурга, окончил
в 2005 году. В настоящее время являюсь студентом первого
курса математико-механического факультета СПбГУ.
Холост. Проживаю по адресу: г. Санкт-Петербург, ул.
Ботаническая, д. 70/3, общежитие №22, комната №24.
Ближайшие родственники:
Отец, Синьков Сергей Валерьевич, 1956 года
рождения, проживающий по адресу: г. Мурманск, ул.
Воронцова, д. 56, кв. 45. Главный механик на АКХП.
Мать, Синькова Мария Владимировна, 1955 года
рождения, проживающая по тому же адресу. Ведущий
специалист РКО на СМП.
15 ноября 2012 г.
(подпись)
Я, Александров Юрий Петрович, гражданин РФ, родился 12 августа
1990 г. в г. Новочеркасске Ростовской области.
Отец, Александров Петр Дмитриевич, 1962 г. рождения, - старший
научный сотрудник, зав. лабораторией НИИЯФ г. Москвы. Мать,
Александрова Елена Васильевна, 1965 г. рождения, - главный бухгалтер
ООО «Альянс» г. Москвы. Брат, Александров Олег Петрович, 1992 г.
рождения, - учащийся экономической гимназии № 1518 г. Москвы.
С 1997 по 2000 г. обучался в средней школе №3 г. Новочеркасска. С
2000 по 2007 г. обучался в средней школе № 1045 г. Москвы. Имею
аттестат о полном среднем образовании и серебряную медаль.
В 2007 г. поступил в Российскую таможенную академию. В
настоящее время являюсь студентом II курса экономического
факультета.
10.11.2007 г.
Ю.П. Александров
Языковые правила оформления в автобиографии места рождения
При написании автобиографии мы неизбежно сталкиваемся с
вопросом о том, как правильно написать: родился в городе Москва или в
городе Москве? В городе Нижний Новгород или в городе Нижнем
Новгороде?
В русской грамматической традиции существуют следующие правила.
1.
Названия городов, сел, деревень, поселков, выраженные склоняемым
существительным, как правило, согласуются в падеже с определяемым
словом, например: в городе Москве, в городе Смоленске, в городе
Саратове, в деревне Ивановке и т.д.
2.
Не согласуются вышеперечисленные названия, если они выражены:
1) словосочетанием: в городе Кривой Рог, в селе Чистый Ключ, в городе
Нижний Новгород;
2) формой множественного числа: в городе Мытищи, в городе
Минеральные Воды;
3) именами собственными на –ово (-ёво), -ыно (ино): в городе Одинцово,
в поселке Пушкино, в районе Свиблово.
Резюме
Резюме – краткая анкета физического лица, так называемая
профессиональная самоаттестация. Резюме представляется работодателю
для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение
вакантной должности.
Текст резюме составляется в произвольной форме, но в нем должны
быть отражены следующие основные сведения:
1. фамилия, имя, отчество;
2. домашний адрес;
3. дата и место рождения;
4. контактная информация: номер телефона, e-mail;
5. гражданство;
6. семейное положение;
7. цель (должность, которую хочет получить соискатель);
8. образование (сведения излагаются в обратном хронологическом
порядке);
9. профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером,
можно перечислить конкретные компьютерные программы, с
которыми приходилось работать);
10. личностные качества (ответственный, доброжелательный);
11. указывается дата составления резюме.
РЕЗЮМЕ
Жуйкова Вероника Петровна
Сведения о себе
Адрес: г. Москва, пр. Маршала Жукова, дом 45/2, кв. 78
Координаты для связи: тел.: 328-14-50
Дата и место рождения: 18.11.1986, г. Москва
Гражданство: РФ
Семейное положение: в браке не состою, детей не имею
Цель: получение работы на телеканале «Россия».
Образование: 2004 г. – СПбТУ, гуманитарный факультет, 2004 г. –
гимназия № 261 с углубленным изучением программирования и
английского языка.
Опыт работы: с апреля 2003 г. – по настоящее время: Невский канал,
телеведущая программы «ТВ-Chat Info».
Рабочие навыки: запись рекламных радиороликов, умение вести
переговоры любого характера; знание английского языка; знание
персонального
компьютера в качестве опытного пользователя
.
(Microsoft Office, CorelDRAW, Photoshop, 3ds max); знание языков
программирования Pascal, С++, C-Builder).
РЕЗЮМЕ
Иванова Валентина Петровна
Адрес: Россия, Москва, 129323, Пр. Руканова, д. 11, кв. 8
Тел.: (095) 180-84-39 (дом.), 796-21-03 (моб.)
Личные данные: Гражданка Российской Федерации, родилась 18
апреля 1983 г. в г. Москве. Замужем.
Цель: Получение должности управляющего финансовой компанией.
Образование: 07/1999 – 08/2000 Курсы секретарей-референтов
(ведение переговоров, делопроизводство, ПК, машинопись). 09/1994 –
06/1999 Коломенский государственный педагогический институт,
факультет иностранных языков.
Опыт работы: 11/2002 – по настоящее время – «Дизайн-салон».
Менеджер по работе с клиентами: индивидуальные консультации,
составление договоров и предложение нового продукта/услуг
клиентам; прямые и опосредствованные продажи, ведение
переговоров, проведение презентаций, маркетинговые исследования.
Профессиональные навыки: свободное владение английским и
французским языками, опытный пользователь ПК (Word, Excel,
CorelDraw, PowerPoint).
Личные качества: Способна работать автономно и в коллективе,
ответственна, организованна, легко обучаема, коммуникабельна.
21 декабря 2012г.
1. В ряде случаев следует привести краткое
описание работы и достижений. Не
рассказывайте в резюме всю правду о себе.
Упоминайте только ту информацию, которая
поможет вам получить желаемое место
работы.
2. Резюме должно быть составлено кратко (лучше на одной странице),
четко, без грамматических ошибок. Помните, что резюме – ваша визитная
карточка.
3. Если место прописки и место жительства не совпадают, то в резюме
указывайте тот адрес, который ближе к предполагаемому месту работы.
4. Заполняя графу «Ваши увлечения», будьте искренни, чтобы не
пришлось краснеть при собеседовании.
Следуя нашим рекомендациям, вы получите желаемое место работы.
СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Деловые письма
Деловое письмо – основной документ в группе «служебная
корреспонденция». Обычно такие письма отсылаются на стандартных
бланках, и это упрощает их составление. Искусство делового письма –
в строгой функциональности. Образцом делового письма является
телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью.
По содержанию и назначению письма могут быть следующих
типов:
1. Информационные письма: сообщение, извещение, уведомление,
письмо-подтверждение;
2. Рекомендательное письмо;
3. Гарантийные письма;
4. Письмо-запрос;
5. Письмо-ответ на запрос;
6. Письмо-просьба;
7. Письмо-предложение;
8. Письмо-приглашение;
9. Письмо-претензия;
10. Письмо-благодарность;
11. Рекламация.
Структурные части делового письма:
1. Наименование учреждения-отправителя (дается в полном и
сокращенном виде): официальное название, адрес и телефон, дата
отправления, исходящий номер. Дата является обязательным
реквизитом письма. Оформляется цифровым способом: 25.02.12 или
25.02.2012;
2. Наименование учреждения-получателя: официальное наименование,
местонахождение, должность того, кому адресуется;
3. Основание письма иди ссылка на номер запроса (на № 456 от
09.12.2012 …);
4. Текст;
5. Перечень прилагаемых документов;
6. Должность, подпись составителя письма;
Реквизиты отправителя
Реквизиты адресата
Резолюция руководителя
ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ
(предлог о + сущ. в предложном падеже)
или (по вопросу о + сущ. в предложном падеже)
Например, О поставке оборудования или По вопросу о поставке
оборудования.
ТЕКСТ ПИСЬМА
Составители письма
(подпись)
Письмо-приглашение
–
письменное
приглашение
адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они
могут адресоваться как конкретным лицам, так и коллективам
и организациям или массовому адресату. Например:
Уважаемый коллега!
Филологический
факультет
Московского
государственного областного университета приглашает
Вас принять участие в Международной научной
конференции «Язык и культура», которая состоится 5-7
мая 2013 года.
Программа
конференции
предусматривает:
пленарные заседания, работу секций.
Рабочие языки конференции - украинский, русский,
английский.
Оргкомитет конференции:
тел.: 238-64-47, Москва, ул. Радио, д.10а.
ПРОИЗВОДСТЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа
государственного
управления.
Он
относится
к
самым
распространенным видам управленческой и организационнораспорядительной документации. Приказ издается по вопросам
внутреннего распорядка предприятия, учреждения, организации, по
вопросам создания, ликвидации учреждения, по кадровым вопросам
приема или увольнения сотрудников и др. Например:
ПРИКАЗ
От 14.08.12 № 3881/1
О продлении обучения иностранному гражданину
ПРИКАЗЫВАЮ:
По факультету прикладной математики и процессов
управления Чжао Шаньшань, гражданину КНР, продлить
обучение на 1-м курсе дневного отделения бакалавриата по
направлению 010400 «Информационные технологии».
Проректор СПбГУ (подпись)
Вопросы и задания для самостоятельной подготовки
1. Как отличаются письменная и устная формы деловой речи в
отношении использования устойчивых средств русского языка? Для
всех ли подстилей деловой речи характерно использование клише?
2. Охарактеризуйте понятие «документ».
3. Перечислите общие требования к тексту-документу.
4. Какие типы деловых бумаг вы можете назвать?
5. Что такое реквизиты и формуляр документа?
6. Охарактеризуйте понятия «документооборот» и «система
документов», перечислите основные группы документов
организаций.
7. Перечислите основные правила ведения деловой переписки.
Темы рефератов, сообщений:
1.Новые тенденции в практике делового письма.
2.Интернациональные свойства официально-деловой письменной
речи.
Практические задания
1. Расшифруйте следующие аббревиатуры
МГУ, ООН, МВФ, РАН, ОРД, ЧП, СП, КБ
2. Напишите резюме, деловое письмо.
3. Составьте текст заявления с просьбой о предоставлении вам отпуска,
используя языковые клише:
А) выражающие просьбу: прошу предоставить, прошу Вашего разрешения
(согласия) + на что?
Б) вводящие аргументацию: ввиду того, что; в связи с тем, что и др.
4. Напишите объяснительную записку на имя декана факультета с
указанием причины, почему вы длительное время не посещали занятия.
Напишите автобиографию, разделив текст на абзацы в соответствии с
логикой изложения информации.
5. Напишите заявление в милицию с просьбой выдать вам новый паспорт
взамен утерянного.
6. Составьте доверенность на получение вашей стипендии одним из
сокурсников.