Комплексная автоматизация электронного документооборота и бизнес-процессов охраны труда, промышленной безопасности и

Комплексная автоматизация электронного документооборота и
бизнес-процессов охраны труда, промышленной безопасности и
охраны окружающей среды в ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг» при помощи
системы 1С Документооборот КОРП
Панкратов Евгений Геннадьевич, Начальник отдела АСУ,
ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг»
ЗАО «ГЕОТЕК Холдинг»
«ГЕОТЕК Холдинг» - крупнейшая в России и один из
мировых лидеров среди геологоразведочных компаний.
В компанию входят юридические лица и филиалы,
расположенные в РФ (Москва, Тюмень и Тюменская
область, Ханты-Мансийск, Новосибирск, Усть-Кут, Богучаны,
Красноярск и Красноярский край, Томская область, НарьянМар, Ухта, Усинск, Астрахань, Оренбург, Санкт-Петербург) и
в Казахстане.
Особенностью компании является наличие не только
стационарных офисов, но и множества удаленных
подразделений (геологических партий) работающих «в
поле» на территории Российской Федерации
(преимущественно в труднодоступных регионах,
удаленных от любых коммуникаций) и за рубежом (Йемен,
Мавритания, Куба, Узбекистан, Азербайджан, Индия,
Казахстан и т.д.).
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
2
Проблемы на момент начала проекта
•
Потери времени при согласовании внутренней документации
из-за удаленности подразделений друг от друга
•
Отсутствие возможности контроля исполнения поручений,
приказов и регламентов
•
Отсутствие единого хранилища документации по всем
юридическим лицам Холдинга
•
Необходимость создания единого информационного
пространства организации
•
Необходимость унификации процессов документооборота в
различных филиалах и подразделениях компании
•
Необходимость создания инструмента оповещения о
несчастных случаях на производстве и контроля расследования
происшествий
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
3
Цели проекта
• Создать единый центр хранения, обработки и управления
внутренними документами группы компаний, предоставляющий
возможность работы с более чем 50 видами документов такими
как: заявки на закупку и технические задания к ним, договоры и
приложения, спецификации, счета, доверенности, приказы,
распоряжения, служебные записки, и т.д.
• Автоматизировать и регламентировать бизнес-процессы
согласования, обработки и исполнения внутренних документов
организации
• Автоматизировать документооборот компании в части выполнения
внутренних бизнес-процессов, в том числе: реализация
инвестиционной программы и действующих закупочных процедур;
прием/увольнение/кадровые перемещения сотрудников группы
компаний; контроль исполнения организационнораспорядительской документации; судебное делопроизводство и
т.д.
• Автоматизировать процессы оповещения о несчастных случаях на
производстве, контроля хода расследования происшествий в
области охраны труда, промышленной безопасности и охраны
окружающей среды (ОТ, ПБ и ООС); проведение аудитов
производственных подразделений на предмет соответствия нормам
ОТ, ПБ и ООС; контроль выполнения мероприятий по ОТ, ПБ и ООС в
производственных подразделениях организации.
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
4
Критерии выбора ECM системы
Учитывая особенности компании и цели проекта
при выборе программного продукта мы
руководствовались следующими критериями:
•
•
•
•
•
•
Возможность удаленной работы по
низкоскоростным каналам связи с
существенной задержкой сигнала (наличие
тонкого либо веб-клиента)
Возможность быстрого внедрения системы с
минимумом доработок и настроек,
максимально используя типовой функционал
Наличие специалистов по системе на
открытом рынке, стоимость поддержки и
развития
Совместимость с учетными системами и ИТинфраструктурой Холдинга
Стоимость лицензий
Поддержка системой более 200
одновременно работающих пользователей в
единой информационной базе
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
5
Используемый типовой функционал
С минимальными доработками системы были
автоматизированы процессы:
• Согласования внутренней документации
• Контроль выполнения приказов, поручений и
распоряжений
• Архив договоров, допсоглашений и прочей
юридической документации
• Архив судебных дел
• Тендерные процедуры (выбор поставщиков,
контроль закупки, заявочные компании)
• Архив кадровых документов
• Цифровое хранилище проектной документации
• Входящая\исходящая корреспонденция
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
6
Функционал подсистемы ОТ, ПБ и ООС
Оперативное оповещение:
1.
2.
3.
4.
Руководство ГХ
Департамент ОТ, ПБ и ООС ГХ
Руководство Обществ
Уполномоченные госорганы
Расследование происшествий :
1.
2.
3.
4.
Контроль расследования происшествий
Корректирующие мероприятия по
результатам расследования
Распространение извлеченных уроков
Статистический анализ происшествий
Подсистема обеспечивает:
1. Интеграцию с системой
электронного документооборота
компании
2. Интеграция с электронной
почтой, оперативное оповещение
сотрудников
3. Единая корпоративная база
данных по происшествиям и
опасностям
4. Консолидацию и прозрачность
статистической отчетности
Журнал корректирующих мероприятия:
1.
2.
3.
4.
5.
Регистрация корректирующих мероприятий
по результатам расследования
Регистрация сообщений об опасностях
Обмен информацией об опасностях
Контроль выполнения корректирующих
мероприятий
Планирование мероприятий
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
7
Цикл управления рисками ОТ, ПБ и ООС
Сообщения о происшествиях
Управляющая компания
Информация об опасностях (аудиты,
проверки, сообщения персонала)
Расследование происшествий
Анализ информации об опасностях
Полевые партии
Офисы в дочерних
компаниях
Единое информационное пространство HSE ERM, интеграция с системой
электронного документооборота компании
Мониторинг опасных условий
Извлеченные уроки
Исполнение плана корректирующих
мероприятий
План корректирующих мероприятий
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
8
Разработанная подсистема
Внесенные доработки:
• Новые формы элемента справочника «Внутренние документы»
• Отчеты по статистике ОТ, ПБ и ООС
• Автоматическое оповещение о происшествиях ответственных лиц по различным каналам связи
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
9
Создание сообщения о происшествии
Разработанные
формы:
• Сообщение о
происшествии
• Отчет о
расследовании
• Опасное
условие\действие
• Мероприятия по
ОТ, ПБ и ООС
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
10
Преимущества создания подсистемы на основе 1С Документооборот КОРП
•
•
•
•
•
Минимальные затраты на интеграцию с прочими
информационными системами компании на базе
1С
Сложные бизнес-процессы охраны труда удалось
свести к комбинации типовых процессов, уже
существующих в системе (поручения,
ознакомления, согласования, исполнения и т.д.)
Высокая скорость создания подсистемы на базе
типовой конфигурации (от момента написания ТЗ
до ввода в эксплуатацию – 1,5 месяца)
Крайне низкие затраты на внедрение (для
сравнения -лицензия и затраты на внедрение
аналогичной подсистемы от западного вендора от 10 миллионов рублей)
Возможность создания дружественного
интерфейса и повышения юзабилити –
немаловажный аспект при работе в системе
специалистов из полевых партий
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
11
Особенности процесса внедрения
•
•
•
Обучение более 1000 пользователей из различных
регионов страны (из них только порядка 100 в
Москве, остальные разбросаны по всей стране)
Затраты на обучение удалось значительно
сократить используя вебинары, удаленное
обучение, специально разработанные видеокурсы
Огромную роль играют подробные разработанные
инструкции (на данный момент более 400 страниц
текста с иллюстрациями)
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
12
Итоги внедрения
• На данный момент в системе более
1000 пользователей, в пике
рабочего дня до 250
одновременных подключений
• Объем базы составляет порядка
200 Гб
• В систему введены более 45 000
внутренних документов
• Средние сроки согласования
внутренней документации
сократились в 2-2,5 раза
• Ежедневно в системе появляется
около 1200 новых задач
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
13
Оценки проекта
Проект признан лучшим ECM-решением в 2013 году по версии портала GLOBAL CIO,
согласно голосованию ИТ-директоров РФ и СНГ
Один из самых крупных проектов внедрения 1С:Документооборот КОРП
по числу пользователей
www.geotechcom.ru
Integrated Geophysics Worldwide
14
НАЗВАНИЕ
Благодарю
ПРЕЗЕНТАЦИИ
за внимание
Панкратов Евгений Геннадьевич
Начальник отдела АСУ
119435, Россия, Москва, Б. Саввинский пер., 11, 9-й этаж
тел.: +7 (495) 580 7882, доб. 258
факс: +7 (495) 580 7883
e-mail: e.pankratov@geotechcom.ru
www.geotechcom.ru