Классификация персонала

Организация работы
с документами
Входящие документы
? В каком документе отражены термины и
определения по делопроизводству?
ГОСТ Р 51141-98 Государственный Стандарт РФ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения
Дата введения 01.01.1999, Переиздание - апрель 2003 г.
? Дайте определение термину ДОКУМЕНТ
ДОКУМЕНТ;
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать
?В каком документе отражены требования к
оформлению документов?
ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационнораспорядительной документации.
Требования к оформлению документов.
?Какие функции выполняет документ
•
•
•
•
•
информационную
организационную
коммуникативную
юридическую
воспитательную
?Как классифицируются документы по
месту составления
• входящие
• исходящие
• внутренние
Схема организации работы с ВХОДЯЩИМИ документами
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Предварительное рассмотрение документов (сортировка,
разметка)
Внесение данных из резолюции в регистрационные формы
Исполнение документов
Регистрация
Передача документов исполнителю
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
Подшивка документа в дело
Передача в архив
Контроль исполнения
Передача документов на исполнение в структурные
подразделения
Использование документа в информационно-справочной
работе
Уничтожение
Прием конвертов, проверка правильности их адресования и
комплектности
Определение сроков хранения
Передача писем с пометкой «лично», «конфиденциально»
Схема организации работы с ВХОДЯЩИМИ документами
Прием конвертов, проверка
правильности их адресования и
комплектности
Обратная отправка ошибочно
доставленной корреспонденции
Передача по назначению документов
не подлежащих регистрации:
поздравительные телеграммы,
приглашения, программы совещаний,
статистические сводки и т.д.
Передача писем с пометкой «лично»,
«конфиденциально»
Обратная отправка корреспонденции
с недостающими вложениями
Схема организации работы с ВХОДЯЩИМИ документами
Прием конвертов, проверка
правильности их адресования
и комплектности
Передача документов на
исполнение в структурные
подразделения
Предварительное рассмотрение
документов (сортировка, разметка)
Регистрация
Рассмотрение документов
руководителем (резолюция)
Внесение данных из резолюции в
регистрационные формы
Исполнение документов
Контроль исполнения
Передача документов
исполнителю
Подшивка документа в дело
Определение сроков хранения
Передача в архив
Уничтожение
Использование документа в
информационно-справочной
работе
 Регистрация документа
это фиксация факта создания или поступления
документа путем проставления на нем индекса и
даты с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных
формах.
? Где проставляется регистрационный штамп?
На нижнем поле в правом углу первой страницы
документа
Регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях.
Вх. №
От
Регистрация осуществляется в 3 формах:
• журнальной,
• карточной,
• компьютерной.
На выбор формы регистрации оказывают
влияние:
• количество документов;
• наличие документов, требующих строгого
учета;
• принятая в организации система
делопроизводства;
• возможность использования компьютерных
технологий обработки документов
Регистрация входящих документов
ЖУРНАЛЬНАЯ форма
№ Дата
п/п получения,
регистрац.
номер
1
Авторотправитель
Наименование,
заголовок
Исходя- Резолющие дата, ция
номер
Срок
исполнения
Отметка об Примечаисполнение
нии
Дело №
11.10.2012
№ 05/10-ИК
Регистрационно-контрольная карточка
Корреспондент
Дата получения
Входящий №
Дата документа
№ документа
Наименование, заголовок
Резолюция
Дата передачи Исполнитель, Дата возврата,
№ дела, где хранится
на исполнение роспись
роспись принявшего или отметка об
документ
уничтожении
Принципы регистрации документов
• раздельной регистрации;
• однократности регистрации;
• индексации.
Системы регистрации
• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.
Документы подлежащие контролю за
исполнением
• документы директивных и вышестоящих
органов
• распорядительные документы самого
учреждения
• документы с указанными конкретными
сроками;
• специфические документы, свойственные
данной системе управления.
Контроль за исполнением документа
1 этап – постановка документа на контроль
• Проставление отметки о контроле
Отметка о контроле (реквизит № 19) размещается в правом верхнем
углу документа (в области верхнего поля) и оформляется:
―
―
―
буквой К,
написанным от руки словом Контроль
или штампом со словом Контроль.
• Внесение информации в регистрационные
формы (с документа, из резолюции)
Контроль за исполнением документа
2 этап – ведение контроля
• своевременное доведение документа до
исполнителя
• напоминание исполнителям об истечении
срока исполнения
• регулярное информирование руководителя
о ходе исполнения документов
• внесение в регистрационную форму отметок
об изменении срока исполнения
• выдача оперативной поисковой и
справочной информации о контролируемых
документах
Контроль за исполнением документа
3 этап – исполнение документа
• составление проекта документа;
• изготовление документа (ответного письма,
программы, отчета, справки и т.д.)
4 этап – снятие документа с контроля
• принятие руководителем решения о снятии
документа с контроля;
• внесении отметки об исполнении документа
и номере дела , в котором будет храниться
документ, в регистрационно-контрольную
карточку.
Организация работы
с документами
Исходящие и внутренние
документы
Схема организации работы с ИСХОДЯЩИМИ документами
Составление проекта исходящего документа
Согласование проекта документа
Проверка правильности оформления документа
Подписание руководителем
Регистрация документа. Внесение документа
в справочно-информационную картотеку
Проверка правильности адресования
Отправка документа адресату
Подшивка второго экземпляра (копии) в дело
Внутренние документы составляются, оформляются,
исполняются и хранятся внутри организации.
Порядок работы с внутренними документами
1. На этапе подготовки и оформления
• составление проекта документа;
• проверка правильности оформления;
• согласование с соответствующими структурными
подразделениями и юридической службой;
• подписание документа руководителем;
• регистрация (в день подписания);
2. На этапе исполнения происходит:
• передача документа исполнителю;
• контроль исполнения (срок исполнения внутренних
документов исчисляется в календарных днях с даты
подписания);
• исполнение;
• снятие с контроля, проставление отметки об исполнении;
• внесение РКК в справочно-информационные картотеки;
• подшивка исполненного документа в дело.