ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ От чего зависит обработка конкретного входящего документа? • • • • способ доставки корреспонденции; содержание документа; автор документа; установленные сроки исполнения документа. Способ доставки корреспонденции • Курьерская служба • Почтовое отправление через ФГУП «Почта России» • По электронной почте • По факсу Доставка корреспонденции из почтового отделения • Документы могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. • Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт. Доставка корреспонденции из почтового отделения • Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. • «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно». Содержание документа • письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений; • письма-ответы на направленные вами инициативные документы; • справочно-информационные письма. Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией • • • • • • • • прием; сортировка; регистрация корреспонденции; направление документов адресатам для принятия управленческого решения; направление документов на исполнение; исполнение документов; организация контроля исполнения документов; формирование исполненных документов в дела. Первичная обработка входящих документов • Проверяется правильность доставки писем. • Вскрываются все конверты, за исключением с пометкой «лично». • Проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. Сортировка … • … проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. • Допускается передавать напрямую письма, адресованные конкретному сотруднику. Сортировка • Выделите документы, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. • Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен какимлибо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня. Необязательно регистрировать … • ГОСТы, ОСТы, ТУ. • Графики, наряды, заявки, разнарядки. • Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация. • Корреспонденция с пометкой «Лично». • Научные работы. • Нормы и нормативы расхода материалов. • Печатные издания (журналы, книги, бюллетени). Необязательно регистрировать … • • • • • Поздравительные письма, телеграммы. Пригласительные билеты. Прейскуранты. Программы конференций, совещаний. Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения). • Учебные планы, программы. • Формы и бланки (кроме строгой отчетности). При регистрации все документы делятся на … • • • • • входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; коммерческие контракты; документы, имеющие гриф «Конфиденциально». Существуют три основных вида регистрации документов: 1) карточная система регистрации документа; 2) журнальная система регистрации документа; 3) компьютерная система регистрации документа. Карточная система регистрации документов Журнальная система регистрации документа • Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500– 600 документов в год. Журнал регистрации входящих документов Журналы оформляются следующим образом: • в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; • в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала. • все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Регистрация документов на компьютере позволяет: • одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; • организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе данных; • организовать автоматизированный контроль за исполнением документов. Регистрация документов • На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. • Отметка должна содержать наименование организации, дату поступления и учетный номер. Регистрация документов • Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. • В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. • вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А; Регистрация документов • Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, • вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу; • вх. № 124-ЭП – документ поступил по электронной почте; Если на письме нет исходящего номера … • Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. • В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера. Регистрация документов • Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. • вх. № 2-125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел. Регистрация документов • Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. • Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД). Основная информация, вносимая в регистрационную форму: • дата поступления документа; • индекс и дата, указанные на документе отправителем; • наименование корреспондента; • вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.); • краткое содержание. Передача на рассмотрение • Зарегистрированную документацию вновь сортируют по тематике. • Раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Передача на рассмотрение • Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение. Передача на рассмотрение • Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы. • При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов. Результатом рассмотрения является … • … резолюция, которую руководитель накладывает на документ. • В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов. Оформление резолюции • Руководитель может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). • Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Оформление резолюции на отдельном листе ОАО «РОМАШКА» ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ. Семенов Е.Е. Семенов К вх. № 159 от 30.03.2012 Передача на исполнение • После рассмотрения руководителем документ вновь возвращается к секретарю. • Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). Передача на исполнение • Документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения. • Факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии). Передача на исполнение • Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. • Содержание резолюции излагается дословно, без искажения. • Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года. Передача на исполнение • Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Исполнение документа • Как правило, итогом исполнения документа является ответ. • Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Сроки исполнения документов … • … могут быть типовыми и индивидуальными. • Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. • Типовой срок исполнения документа не может быть изменен. «Перечень типовых сроков исполнения документов» • для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней; • для писем предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней. Индивидуальные сроки … • … указываются в тексте документа или резолюции руководителя. • Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Сроки исполнения документов … … исчисляются в календарных днях: • внутренних – с даты подписания (утверждения) документа; • поступивших из других организаций – с даты их поступления; • обращений граждан – с даты регистрации обращения. Сроки исполнения документов • Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 … • … выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа. Контроль за исполнением документа • … относится к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения. Регламентация контроля исполнения документов • Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). Отметка об исполнении документа • Информацию об исполнении вносят в журнал учета входящих документов. • Если в процессе прохождения документа возникли осложнения, фиксируйте эти факты в журнале учета. Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации № п/п Дата поступления № и дата документа Корреспондент 10 01.03.2012 54-12/4 от 25.02.2012 ОАО «Ромашка» О нарушениях сроков поставки ОАО «Гвоздика» О ремонте арендованного автомобиля 11 02.03.2012 б/н от 20.02.2012 12-ф 02.03.2012 125 от 22.02.2012 Краткое содержание Администрация Об участии в г. Москвы субботнике Исполнитель А.А.Петров Отметка об исполнении Примечание Акт проверки 44 от 03.03.2012. Дан ответ 12-2/71 от 05.03.2012 Ответ передан на почту 10.03.2012 В.В.Сидоров Ответ 12-3/77 от 04.03.2012 П.П.Кузнецов Издан приказ 34 от 05.03.2012 См. также вх. 35 от 10.04.2012 Исполнение документа • Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: • составление проекта исходящего документа; • согласование проекта документа; • проверка правильности оформления проекта документа секретарем; • регистрация документа; • проверка правильности адресования; • отправка документа адресату; • подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Проект исходящего документа … • … составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления. • Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа … • … передается на подпись руководителю. • После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. • Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: • индекс документа, включающий номер дела; • дата документа; • адресат; • краткое содержание или заголовок; • отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); • исполнитель; • примечание. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов