Event Management - Институт развития образования

Event Management
Эвент/ивент-менеджмент
событийный менеджмент
Гайнутдинов Р.М.
доцент кафедры менеджмента
ГОАУ ЯО ИРО, к. пс. наук
Как мы традиционно управляем
проведением мероприятий
• Что такое мероприятие?
• Как мы обычно управляем мероприятием?
• + и – традиционного подхода к проведению
мероприятий
Мероприятия – это, что отличается от
обычной жизни
(Роберт Ф.Джани один из руководителей парка
развлечений У. Диснея)
Еvent management (от англ. event
- «событие») • это полный комплекс мероприятий по созданию
корпоративных и массовых событий.
• Причем если первые направлены в основном на
укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые
оказывают мощную поддержку рекламным и PRкампаниям.
• В целом же задача событийного менеджмента сделать из банального мероприятия настоящее
событие, которое будут вспоминать и после его
окончания (со-бытие – совместное бытиё, совместное
проживание и переживание жизни)
Сегодня профессионалы PR-бизнеса
выделяют несколько направлений EM
• Первое - это организация корпоративных мероприятий,
направленных на укрепление командного духа (team
building), объединяющей корпоративной культуры (КК).
• Второе - массовые акции, создающие информационные
поводы для участников и формирующие тем самым их
паблисити - это более сложное направление событийного
менеджмента.
• Т.к. у нас эта тема в курсе технологий ПП, мы в основном
будем говорить о втором направлении, но учитывать, что
формирование командного духа (КК) – мощное средство
формирования привлекательного образа ОО
Связи с общественностью, пиар
• англ. Public Relations — связи с общественностью,
отношения с общественностью, общественные связи,
общественное взаимодействие; сокращённо: PR — пи-ар;
• «Паблик рилейшнз — это управленческая деятельность,
направленная на установление взаимовыгодных,
гармоничных отношений между организацией и
общественностью, от которой зависит успех
функционирования этой организации».
• «ПР — это формирование общественного мнения о
товаре, человеке, компании, событии»,
• «ПР -информировать, образовывать, вызывать доверие»
История эвент/ивент-индустрии
• С формальной точки зрения индустрия родилась
в 1800-х годах, когда началась продажа билетов
на профессиональные спортивные мероприятия,
и позднее постепенно трансформировалась.
• Считается, что профессия сформировалась в
1950-х годах, а началось все с открытия первый из
тематических парков Уолта Диснея 17 июля 1955
года, т.е. в этом году будет 60 лет.
• 20 лет назад было положено начало образования
в области организации мероприятий
В зависимости от целей и характера
• можно выделить следующие виды акций:
соревнования; семинары, курсы повышения
квалификации; фандрайзинг - мероприятия по
сбору средств на различные цели; встречи,
заседания, годовщины; особые мероприятия;
церемонии, поздравления, открытия, торжества;
спортивные мероприятия; музыкальные
выступления и концерты; массовые гуляния.
• Главное - правильно использовать каждый повод
и организовать праздник с максимальной пользой
для организации, её имиджа, её ключевых
потребителей и партнеров.
При организации мероприятий
(Event Management), в т.ч корпоративных
• Фокус на участниках мероприятия
• Фокус на идеях
• Фокус на организации
• Фокус на партнерах
Цели участников мероприятия
• Организаторы преследуют свои цели
(например продажа услуг), а участники –
свои (например хотят хорошо провести
время, познакомиться с новыми людьми,
встретиться с друзьями).
• Организация мероприятий в настоящее
время входит в тройку самых
востребованных инструментов маркетинга
• Важно, чтобы ожидания каждой группы
участников оправдались.
Почему мы любим мероприятия?
Почему мы не любим мероприятия?
•
•
•
•
•
•
•
Это главные моменты жизни;
Ключевые моменты карьеры;
Волнительные и важные встречи;
Самые яркие впечатления;
Это момент напряжения всех сил;
Это переживания и надежды;
Это максимум творчества и
ответственности;
С чего следует начинать?
• Для начала нужно определить цели, которые
организация планирует достичь, и заложить
способы оценки эффективности ивента.
• Цель – это стратегическое направление,
измеряемое достижение.
• Дальше вы определяете ресурсы, которые можете
потратить для достижения своих целей.
• Смотрите, что можете сделать самостоятельно, а
что нужно доверить специалистам.
• Неплохо устроить мозговой штурм: как достигнуть
нужных целей, какие варианты существуют
Мотивация:
• Поймите, зачем Вы делаете мероприятие –
определите прежде всего свои цели;
• Поймите, зачем люди придут на
мероприятие – найдите мотивы участников
( Дайте им причину прийти. Они придут,
когда поймут зачем)
Зачем люди (родители, партнеры) участвуют в
мероприятии ОО (и их альтернативы)
• Развлечение, отдых
• Обмен новостями,
идеями
• Желание научиться
• Знакомства, общение
• Удовлетворение
личных амбиций
• Азарт
• Так надо/положено
• Из уважения к
учителю
• Кино, театр
• Интернет, СМИ, слухи
• Книги, учебники
• Интернет, СС, личные встречи
• Появление в СМИ
• Специализированные
заведения, спорт
• ?
Мотивы
•
•
•
•
•
Первичные
Вторичные
Корпоративные
Личные
Должны быть известны всем и могут быть
названы
• Не могут быть названы, но д.б. учитываемы
Мероприятия как инструмент УП
• Корпоративные ивенты, а особенно
праздники для руководителя ОО – мощный
инструмент эмоционального воздействия
на сотрудников, формирования
сплоченности, единения.
• Остальные инструменты, такие как
зарплата, мотивация, - функциональные
Как можно измерить эффективность ивента?
• Шкалу измерений надо создавать еще во
время подготовки мероприятия.
• Измерить можно качество выполнения ивента
то, насколько хорошо мероприятие выполнило
поставленные цели, удовлетворенность
участников.
• Отдачу от проведения праздников вообще
сложно оценить. Как вы измерите эффект от
проведения Новогодних елок?
• Кроме того, иногда должно пройти два-три
месяца, прежде чем эффект от праздника
начинает чувствоваться.
Результаты для участников и организаторов
Тип мероприятия
Результаты для
участников
Результаты для
организаторов
Деловые:
Презентации ОО;
новых программ, ОУ
Мероприятия с
партнерами
Образовательные:
Ученические форумы
Учительские
конференции,
Семинары
Тренинги
Установление новых
контактов
Повышение лояльности
существующих клиентов
и партнеров
Привлечение новых
клиентов и партнеров
Поиск новых идей
Привлечение инвестиций
Повышение
эффективности работы
Сплоченность
коллектива
Укрепление имиджа ОО
Появление новых идей,
подходов, обмен опытом
Обмен идеями
Обучение новым
навыкам
Обучение поведению в
новых ситуациях
Повышение
квалификации
Потребности по А.Маслоу
Проявление их в ходе мероприятий
Самовыражение,
самореализация
Выступление, публичное отстаивание своих
идей. Потребность в передаче знаний.
Благотворительность и поддержка социально
значимых проектов.
Социальные
потребности (власти,
уважения,
принадлежности…)
Безопасности
Удовлетворение потребности в общении, в
«поглаживаниях»; подтверждение
авторитета, статуса. Сравнение своих
достижений с другими. Формирование
командного духа, чувства «Мы»
Физиологические
потребности
Еда и напитки на фуршете, развлекательная
программа, удобство места проведения,
чувство комфорта.
Повышение квалификации и собственной
ценности (гарантии проф. аттестации).
Привлечение новых клиентов, партнеров.
Развитие и подтверждение существующих
отношений.
Мероприятие
доп. привилегии VIP
реклама
повод
PR
промоушн
осведомленность новые технологии, услуги
Традиции мероприятий
•
•
•
•
•
•
Подарки
Благодарности
Отчеты
Отзывы
Памятные фото, сувениры
Сделайте еще что-то: благодарственные
письма; фотоотчеты; обратная связь.
У клиента уже есть:
• Ожидания
• Страхи
• Стереотипы
Основные страхи
• Бесполезно
• Потеря времени, затянутость мероприятия
• Плохой сервис (раздевалка не справляется, грязь на
входе, в зале, места неудобные, ничего не видно и не
слышно и т.д. и т.п.)
• Технические проблемы, накладки
• Скучный сценарий
• Пошлый сценарий
• Несогласованность действий, плохая организация
• Неловкость, дискомфорт и т.п.
• Дети брошены,
• Участники (в т.ч. дети) голодные, уставшие,
неудовлетворенные…
Основные ожидания
•
•
•
•
•
Внимание, внимание, внимание
Быстрое реагирование
Предвосхищение запросов
Отсутствие накладок
Адекватность и прозрачность целей
мероприятия
• Соответствие формы содержанию, зрителю
• Продуманная концепция, интересный
сценарий
• Четкое выполнение обещанного/заявленного
Как узнать об ожиданиях клиента
Анкетирование
• Интервью
• Фокус-группы
• Человек – «монитор»
• Экспертное мнение
• Внешнее исследование
• Сайт с каналом обратной связи
• Социальные сети
• Конкуренты
Начало
•
•
•
•
Лицо мероприятия – встречающие
Приветствие
Роль модератора/ведущего
«Стол решения проблем» - в стороне от
регистрации;
Мероприятия в мероприятиях
• Программы для партнеров
• Программа для VIP
• Программы для детей, которых привели
родители/зрители
• Фильмы
• Конкурсы
• Экскурсии
Фокус на идеях:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Цели (глобальные достижения):
В меру благородны,
Правдивы
Реалистичны
Могут быть озвучены;
Задачи (конкретные достижения)
Привязаны к специфике
Амбициозны
Измеряемы
Достижимы
Не обязательно д.б. всем известны
Что не м.б. целью
• Провести мероприятие, которое когда-то
вписали в план – ради «галочки» в отчете
• Заработать деньги
• Просто традиция, так у нас принято
• Занять персонал
Корпоративный праздник
(основные сюжеты)
• Стилизация традиций разных народностей
или путешествий
• Популярные сюжеты (характерные
сюжетные ходы, сценки, стилизация
оформления, выражения или афоризмы);
• Организации (традиционная форма
одежды, ритуалы, отношения, слэнг)
Основные сюжеты корпоративных
праздников
• Спорт (форма, разделение на команды,
соревновательный дух, фиксированный результат,
награды, церемонии,…)
• Армия (форма, присяга, чины, награды, победа,
строгая иерархия, экстремальные условия, маршбросок, песни…)
• Религия (святыни, ритуалы, амулеты, обереги,
песни, танцы, памятные документы…)
Расписание и атмосфера
• Формула соотношения сценария и импровизации:
¾к¼
• Атмосфера: что вы хотите?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
развлекать,
сплотить,
заинтриговать,
спровоцировать,
пообщаться,
убедить,
сообщить,
напомнить,
поддержать,
научить,
объяснить,
что-то другое?
Учитывайте воздействие на все
органы чувств
•
•
•
•
•
•
Зрение
Слух
Осязание
Обоняние
Вкус
И еще кое-что…
Фокус на организации
•
•
•
•
Техническое,
Физическое
Интеллектуальное
Управленческое участие
План-график
• Не менее четко, чем вопрос денег, нужно решить вопрос
со сроками как самого события, так и всех этапов его
подготовки.
• Кадровое обеспечение
• Сколько человек понадобится, чтобы организовать
праздник? Сколько сотрудников и обучающихся будет
работать на мероприятии?
• Кто будет отвечать за установку и работу оборудования,
подготовку площадки, вести переговоры с партнерами?
Обеспечивать порядок в фойе, раздевалке, за кулисами и
т.п.
• Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем
механизм подготовки придет в действие.
Коммуникации и привлечение внимания
общественности
• Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач
event management - получить необходимый
общественный резонанс.
• Поэтому, планируя акцию, нужно точно
представлять, от кого, в каких объемах и какой
именно отклик на событие вы хотели бы
получить;
• Что необходимо сделать на этапе подготовки, в
период проведения и после завершения
мероприятия, а также, кто этим будет заниматься,
какими полномочиями и ресурсами он наделен;
Те же правила что и в управлении
проектами
• В т.ч. управление рисками:
1. анализ возможных угроз (внутренних и
внешних), вероятность их возникновения и
степень тяжести для планируемого
мероприятия;
2. План действий для предотвращения их
возникновения и уменьшения их влияния
в случае наступления события
Фокус на партнерах
• Это также м.б. отнесено к управлению
проектами:
• Управление заинтересованными лицами и
выбор партнеров
Основные заповеди событийного менеджера:
• Начинайте планирование и подготовку мероприятия
заблаговременно (1 месяц).
• Всегда начинайте с малого. Не берите на себя больше
того, с чем вы сможете справиться.
• Привлекайте, по возможности, партнеров и спонсорскую
поддержку.
• Заранее определитесь, какие ТС будут задействованы.
Выясните, сколько это Вам будет стоить.
• При организации фуршета выясните, кто обеспечит Вас
всем необходимым и сколько это будет стоить.
• Не забудьте о парковке, входе, раздевалке и туалетах;
• Проверьте прогр.-техническое обеспечение мероприятия;
• Позаботьтесь об адекватном освещении события в СМИ,
Интернете, социальных сетях.
• В заключение хотелось бы сказать, что
проведение мероприятия любой степени
сложности требует профессионализма,
гибкости в принятии решений, умения
прогнозировать непредвиденные
обстоятельства и быстро ориентироваться
в новых условиях.
• Кто это делает лучше и учитывает
возможности маркетинга событий тот
существенно влияет на повышение
привлекательности своей организации
Маркетинг событий
(event-marketing)
• Это система коммуникационных мероприятий,
направленная на то, чтобы связать организацию
(или торговую марку) с некоторым социальным
событием, явлением или его аспектом.
• Специальные события – это мероприятия,
проводимые в целях формирования позитивного
имиджа организации и привлечения внимания
общественности к самой компании, её
деятельности и продуктам.
«Зоны внимания» которые надо
держать под контролем:
•
•
•
•
•
•
«Золотое правило четырех Р и одного F»:
P – Place (место, где проходит мероприятие)
P – Promotion (реклама, информирование)
P – presentation (ход мероприятия)
P – Personnel (персонал)
F – Follow-UP (действия после мероприятия)
Всем успехов в проведении
полезных и интересных
Со-Бытий и повышения
привлекательности своего ОУ!
До новых встреч!