Автоматизация документооборота в ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» Наталия Бурцева, исполнительный директор «1С-КПД»

Корпоративные порталы и документооборот
Автоматизация
документооборота в
ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР»
Наталия Бурцева, исполнительный директор «1С-КПД»
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
ЗАО «Экспоцентр»
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Цели ЗАО «Экспоцентр»
•
Повышение эффективности корпоративных методов работы с
документами и перевод последних в систему электронного
документооборота.
•
Обеспечение эффективного контроля исполнения приказов,
распоряжений, поручений по документам на каждом уровне исполнения.
•
Повышение сохранности документов за счет создания единого
электронного архива документов.
•
В ходе проекта планировалось запустить в работу 150 пользователей
системы. Область автоматизации включает все подразделения ЗАО
«ЭКСПОЦЕНТР».
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Функциональные границы проекта
Регистрация и обработка исполнения входящих/исходящих документов
Создание и обработка исполнения внутренних документов:
•Приказы
•Распоряжения
•Служебные записки
•Заявки
•Договоры
•Организационно-правовые документы
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Функциональные границы проекта
Контроль исполнительской дисциплины
Автоматизация процессов организации выставочных и вневыставочных (таких
как конгрессы, презентации и другие) мероприятий
Поддержка бумажного документооборота:
Номенклатура дел
Журнал передачи
Передача дел в архив
Уничтожение дел
Интеграция СЭД с подсистемой «ЗУП» АИС «1С» ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» (в части
информации о подразделениях и сотрудниках ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР»), и
подсистемой «УД» АИС «1С» (обмен контрагентов)
Разграничение прав доступа
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Команда проекта
Бурцева Наталия Юрьевна
В профессии с 2005 года
Проекты: АКБ Ил, Всероссийский Заочно-Финансовый Институт, Группа компаний
«Интеллект», «Дельта-Системы», «КапиталСтрой», «УСК Мост», и др.
1С:Профессионал по 1С:Документооборот 8, 1С:Управление торговлей, 1С:МСФО
Алалыкин Сергей Аркадьевич, руководитель проекта
В профессии с 2006 года
Проекты: «Экспоцентр», «Интеллект хаус монтаж», «Диарси Центр», «Комплексная
Инновационная платформа «СТАРК»
1С:Профессионал по 1С:Платформа 8, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей
Мосолова Лидия Федоровна, консультант-аналитик
В профессии с 2005 г.
Проекты: АКБ ИЛ, ФГУП РОСРАО, ВЗФЭИ, НББД, Эргорусь, Дельта-Системы, УСК Мост
Семенов Сергей Анатольевич, консультант-аналитик
В профессии с 2009 г.
Проекты: АКБ ИЛ, ВЗЭФИ, Группа Компаний Черкизово, Компания «Интеллект»
Беляев Иван Владимирович, консультант
1С:Профессионал по 1С:Документооборот 8
Ведущие программисты: Смирнов Алексей Юрьевич, Мастрюков Дмитрий Александрович
+7 (495) 640-00-93
6
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
План-график проекта
Наименование этапа
№
1
Предпроектное обследование
2
Определение требований
3
Разработка и тестирование
4
Поставка и установка ПО
5
Запуск в эксплуатацию
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Определение требований к системе
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Внутренние документы
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Договоры
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Маркетинговые документы
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Документы мероприятий
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Маршруты процессов. Отчет подразделений
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Маршруты процессов. Исходящий документ
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Требования к интеграции с другими ИС
Интеграция с другими учетными системами на платформе «1С:Предприятие»:
•
Загрузка данных об организационной структуре и сотрудниках в СЭД
•
Реализация контроля над отсутствующими сотрудниками
–
Заказчик хочет иметь возможность уведомить автора задачи/письма, о том, что сотрудник,
которому планируется поставить задачу/отправить письмо, отсутствует на рабочем месте
•
Загрузка данных о контрагентах и банковских счетах
•
Реализация учета мероприятий (выставочные, вневыставочные) в СЭД
•
Просмотр текста договора из «1С:Бухгалтерия предприятия»
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Архив финансовых документов







Входящие и исходящие накладные и акты
Входящие счета-фактуры
Договоры
Дополнительные соглашения
Платёжные поручения
Акты сверки
И другие…
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Создание документа в учетной системе
Сформированный в
учетной системе
документ
автоматически
мигрирует в систему
1С:Документооборот
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Автоматическое создание документа в ДО
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Автораспознавание сканированного документа
При сканировании
система распознает
штрих-код и
автоматически
прикрепляет скан
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Общие требования
•
Более 30 видов входящих и исходящих документов
•
Более 100 видов внутренних документов: ОРД, Договоры, Служебные записки,
Обращения граждан, Графики, Документы по мероприятиям
•
52 маршрута бизнес-процессов. Определены маршруты прохождения вх., исх.
документов, поручений, приказов, договорной и тендерной документации,
служебных записок, бюджетов мероприятий, обращений граждан и т.д.
•
6 маршрутов организации мероприятий
•
Номенклатура дел
•
Права доступа к системе
•
Интеграция с другими учетными системами
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Результаты
Система передана в промышленную эксплуатацию
Сопровождение системы ведется силами ИТ-службы «Экспоцентр»
Произведены настройки по ТЗ
Выполнена настройка нормативно-справочной информации
Выполнена первоначальное наполнение СЭД из учетных систем
Заказчика:
• 1С:Бухгалтерия предприятия
• 1С:Зарплата и управление персоналом
Реализованы плановые доработки системы
Осуществлен перевод СЭД на последнюю версию «1С:Документооборот»
Обучены сотрудники
Разработаны пользовательские инструкции
Изменились процедуры
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Дополнительная информация
Общая численность компании (включая филиалы): 1000
Внедрение: Москва, Январь 2014
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 500
Параметры:
Количество видов документов - 106 шт.
Количество вводимых документов в день - 85 шт.
Объем информационной базы - 13000 МБ.
Ведение мероприятий Экспоцентра в рамках 1С:Документооборот реализовано
через функционал проектов, который позволяет:
- отслеживать задачи и документы по проекту
- формировать рабочую группу по проекту
- задавать параметры мероприятий (помещения, сроки проведения)
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Благодарности
Начальник отдела телекоммуникаций
Любашевский Михаил Матвеевич
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Благодарности
Заместитель генерального директора
Садовничая Анна Викторовна
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
1С-КПД: сплошные плюсы!
 1С-КПД – дочернее предприятие Фирмы «1С»
 1 место в рейтинге ЦКД
 Авторский курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для
организации электронного документооборота»
 Авторский курс «Технология внедрения "1С:Документооборот»
 Электронный курс «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8»
 iPad клиент для «1С:Документооборот»
 Разрабатываем полезные приложения для 1С:Документооборот Docstore
 Более 100обучающих видеороликов на YouTube (более 70 000 просмотров)
 Более 3000 автоматизированных рабочих мест c положительными отзывами клиентов
 Служба технической поддержки
+7 (495) 640-00-93
www.1c-kpd.ru
Корпоративные порталы и документооборот
Спасибо за внимание
Наталия Бурцева
Исполнительный директор 1С-КПД
burtseva@1c-kpd.ru
+7 (495) 640-00-93
+7 (495) 640 00 93
info@1c-kpd.ru
www.1c-kpd.ru