Бюджетные процессы

Семинар-тренинг 5-8 октября 2014 года
Примеры построения бюджетных моделей
Наумов Сергей, 1С
Задачи бюджетирования на
современном предприятии





Разработать прогноз финансово-экономических
показателей деятельности предприятия
Смоделировать разные сценарии событий, влияющих
на финансово-экономические показатели предприятия
Помощь в принятии решений на этапах анализа
отклонений
Определить ответственных за результаты финансовоэкономической деятельности
Определить систему контроля за результатами
финансово-экономической деятельности
2
Уровни планирования на предприятии
№
1
Уровень
планирования
Стратегия
предприятия
Характеристика
Определение целей в долгосрочной перспективе на основании внешних возможностей и
угроз; внутренних сильных и слабых сторон.


2
3
4
5
6
Стратегическое
планирование
Среднесрочное
Краткосрочное
Оперативное
(объемнокалендарное)
Операционное
Горизонт планирования 5-10 лет
Выражение стратегических решений и инициатив в финансовых и нефинансовых
показателях деятельности.


Планирование сводное без детализации.

Горизонт планирования 5-10 лет

Горизонт планирования 1-3 года.

Планирование сводное без детализации.

Планы скользящие с ежегодной актуализацией

Горизонт планирования квартал-год.

Поддержка ликвидности предприятия.

Принимаются как «указание к выполнению»

Укрупненное планирование по товарным категориям.

Детализация до номенклатуры.

Горизонт планирования Неделя-Квартал, реже – до года

Совокупность конкретных заданий исполнителям.

Определены конкретные даты выполнения операций
3
Инструменты планирования в 1С:ERP 2.0
№
Уровень
планирования
1
Стратегия
предприятия
2
Стратегическое
планирование
3
Среднесрочное
Характеристика

Разрабатывается вне системы

Подсистема «Бюджетирование»
 Сводные бюджеты без детализации до всех аналитик

Подсистема «Бюджетирование»
 Сводные бюджеты без детализации до всех аналитик
4
5
6
Краткосрочное
Оперативное
(объемнокалендарное)
Операционное

Подсистема «Бюджетирование».

Мониторинг целевых показателей

Мониторинг целевых показателей.
Документы планов: «План продаж по категориям», «План продаж по номенклатуре»,
«План закупок», «План производства», «План сборки/разборки»

Заказы: «Заказ покупателя», «Заказ на производство», «Заказ поставщикам», «Заказы
на перемещение», «Заказы на ремонт»

4
Цели




Решение прикладных задач
Удобный инструмент с минимальным
«переучиванием»
Легкое построение и перестроение бюджетных
моделей
Адаптируемость под любое предприятие
5
Бюджетирование

Бюджет – финансовый план, охватывающий
определенную сторону деятельности предприятия и
позволяющий дать оценку доходов и расходов в
заданном периоде
Бюджет
производства
Бюджет
продаж
Бюджет
налогов
План
проекта
6
Основные объекты
Вид
бюджета
Документ
«Экземпляр
бюджета»
Документ строится на
основании настроенной
структуры
Бюджетный
отчет
Отчет по одному
сценарию
7
Основные объекты
Вид бюджета
Вид бюджета
(для ввода)
(план/факт)
Документ
«Экземпляр
бюджета»
Бюджетный
отчет
Шаг бюджетного
процесса
«Ввод данных»
Шаг бюджетного
процесса
«Утверждение»
8
Статья бюджетов

Статья бюджета – часть бюджета, характеризующая
однородные оборотные показатели
 «Продажи»
 «Поступление ДС»


Данные вводятся всегда по статьям
бюджетирования
Статья бюджета может иметь дополнительные
аналитические разрезы
9
Показатели бюджетов
Загрузка остатков на
начало периода
Время
ПЛАН
ФАКТ
Остаток ПЛАН = <Остаток на начало факт> + <ПЛАН>
Остаток ФАКТ = <Остаток на начало факт> + <ФАКТ>
Новый цикл планирования
10
Нефинансовые показатели

Нефинансовые показатели – показатели,
характеризующие нормативы, коэффициенты, другие
нефинансовые показатели
 «Численность персонала»
 «Количество магазинов»
 «Удовлетворенность клиентов»
 «Ставка рефинансирования»
 «Цены»
11
Дополнительные элементы
бюджета

Элементы для оформления
Заголовок

Нередактируемый
текст
Структура бюджета
Таблица
Группировка
таблицы (измерения)
12
Дополнительные элементы
бюджета

Итоги по строкам бюджета
Итог
по группе элементов

Группа элементов
Формулы и вспомогательные значения из базы данных
Производный
показатель
13
План без анализа никому не нужен…

Фактические данные в 1С:ERP 2.0
 Данные регламентированного учета
 Данные управленческого учета
 МСФО


В статьях бюджета – правила получения оборотов
В показателях бюджета – правила получения
начальных остатков
Данные
регламентированного
учета
Документы
Статьи
Управленческого
баланса
Данные первичной
документации
Бюджетирование
Данные учета по
международным
стандартам
14
Количественный и
валютный учет
15
Валютный учет. Проблемы



Как сравнивать между собой сценарии в
разных валютах?
Как сделать удобный для пользователя ввод
в привычных ему терминах (в валюте
договора, в валюте банковского счета)?
В какой валюте агрегировать разновалютные
операции?
16
Валютный учет. Решения

В бюджетировании суммы
могут быть:
 В валюте операции
 В валюте сценария
 В валюте управленческого
учета
 В валюте
регламентированного
учета
Валюта операции
Валюта операции:
определяется на
• Указана явно
основании
• Валюта сценария
реквизита аналитики
17
Валютный учет. Пример

Для лучшего понимания принципов валютного учета – рассмотрим
упрощенную бюджетную модель
Продажи по договорам
в валюте
Валюта определяется
банковским счетом
Валюта
определяется
договором
Остатки ДС по
банковским
счетам
Планирование ведется в USD
18
Валютный учет. Пример
19
Валютный учет. Пример
В строках
договоры и
оценка
остатков ДС
Валюту для
удобства
разместим в
колонках
20
Валютный учет. Пример
Сумма в EUR
(на основании
колонки)
Сумма в USD на
основании
сценария
21
Валютный учет. Пример

Бюджетный отчет может быть построен:
 Если в бюджете один сценарий или валюты сценариев
одинаковые – то в валюте регл.учета, упр.учета, валюте
сценария
 Если бюджет строится по сценариям в разных валютах – то
сценарии можно сравнить только в валюте регл.учета,
упр.учета
22
Основные задачи количественного
учета


Исключить
суммирование литров с
тоннами и т.д.
Реализовать схему
«Цена»*«Количество» = Сумма
Будут просуммированы
количественные
значения
Будут суммироваться
только статьи
с одинаковыми
по аналитикам,
если
единица
единицами
измерения
измерения
вида номенклатуры
совпадает
23
Пересчеты относительно цены при
вводе

Рассмотрим на примере:
 Сводный бюджет продаж строится по видам номенклатуры

Составляется бюджет по следующему алгоритму:
 Количество заполняется по предыдущим периодам
 Сумма рассчитывается от средней цены по группе
24
25
Формулы для
связи ячеек можно
настраивать
только в сложной
таблице
Элемент таблицы
предназначен для создания
произвольных строк и
колонок таблиц
Состав колонок
формируется так же на
основании структуры вида
бюджета
Скользящее
планирование
48
Проблемы периодического
бюджетирования

Внешние условия быстро меняются, а бюджеты - нет

Подгонка «затрат», иначе больше недадут

Проблема последних месяцев

Слабая обратная связь со средним уровнем управления
49
Скользящее планирование
Февраль,
март
– уточняются
С
января по
март
Апрель - планируется
Январь
Февраль
Март
Апрель
Планирование
на 3 месяца
Май
Июнь
50
Демопример

Планирование выполнения проектов
 Ближайший год по кварталам
 Последующие сводно



По проектам планируются доходы и расходы
На ближайший год планируются проекты по заключенным
договорам
На последующие годы – проекты в стадии переговоров, либо
запланированные проекты
51
Реализация
Вид бюджета
«Финансовый
план проекта»
Вид бюджета
«Анализ
проектов»
Вид бюджета
«Сводный
финансовый
план проектов»
52
Все хорошо, но
итогов не хватает
Реализация
Вид бюджета
«Финансовый
план проекта»
Вид бюджета
«Анализ
проектов»
Вид бюджета
«Сводный
финансовый
план проектов»
67
Реализация
Вид бюджета
«Финансовый
план проекта»
Вид бюджета
«Анализ
проектов»
Вид бюджета
«Сводный
финансовый
план проектов»
74
Бюджетный процесс
85
Бюджетные процессы



Бюджетный процесс настраивается в
Сценарий
рамках модели бюджетирования оптимистичный
Шаг бюджетного процесса определяет
выполняемое действие и требуемые
настройки
Действием в рамках шага может быть:

Ввод экземпляра бюджета

Утверждение экземпляра бюджета
Вид бюджета 1
Сценарий
пессимистичный
Вид бюджета 2
Шаг процесса 1
Шаг процесса 2
Бюджет 1
оптимистичный
Бюджет 2
пессмистичный
Правила
заполнения
Шаг процесса 3


Ввод документа плана
Бюджет
реалистичный
Факт
Установка лимитов расхода
денежных средств
Шаг процесса 4

Прочее действие
План-фактный
анализ
86
Бюджетные процессы

Настройка шагов бюджетных процессов
вызывается из формы модели бюджетирования
Группа шагов
Шаги процесса
87
Бюджетные процессы
88
Как визуализация бюджетного
процесса помогает им управлять?



Вы знаете, из чего
сложилось
отставание
Видно, когда
бюджетный процесс
завершится
Прогноз завершения
бюджетного процесса
89
Бюджетные процессы
Кликом на гиперссылку
можно создать
экземпляр бюджета
90
Подходы к организации
планирования на предприятии

Сверху вниз
 Целевые показатели устанавливаются руководством
 На местах целевые показатели детализируются и уточняются

Снизу вверх
 Бюджеты собираются в подразделениях
 Руководство утверждает сводные значения
91
Снизу вверх

Планирование снизу вверх предполагает:
 Подготовку бюджетов подчиненными
 Утверждение руководством
Подготовка
Бюджета 1
Бюджет 1
Подготовка
Бюджета 2
Бюджет 2
Утверждение
сводного бюджета
….
...
Сводный бюджет
Подготовка
Бюджета N
Бюджет N
92
Снизу вверх

Рассмотрим пример
93
Планирование снизу-вверх

Ввод бюджетов:
94
Планирование снизу-вверх

Утверждение бюджетов:
95
Планирование сверху-вниз

Планирование сверху-вниз предполагает:
 Постановку сводных целей руководством
 Уточнение сотрудниками

В системе для уточнения значений по аналитике
предусмотрены 2 варианта:
 Ручное уточнение пользователем
 Автоматическое распределение по коэффициентам
96
Планирование сверху-вниз

Для примера организуем следующий процесс:
 Постановку сводного плана продаж руководством и
уточнение по видам номенклатуры в подразделении
Данные вводим
Всводно
формуле
выводим
по статье
данные за товара»
прошлый
«Продажи
год
97
Планирование сверху-вниз

Ввод плановых данных:
Сразу при вводе
видим данные за
прошлый год
98
Как в ERP 2.0 построить
прогнозный баланс?
99
Прогнозный баланс

Основа прогнозного баланса:
 Показатели бюджетов

Если нужен план счетов бюджетирования – его нужно
ввести в справочник показателей бюджетов
 Статья бюджетов в таком случае будет соответствовать
понятию «корреспондирующий оборот»

Для проверки настроенной модели есть специальные
отчеты:
 Для проверки соблюдения баланса
 Правильности связей статей и показателей
100
Прогнозный баланс
101
Прогнозный баланс


Прогнозный баланс – так же вид бюджета
В виде бюджета указываются необходимые
показатели и их группировка
102
Прогнозный баланс

Так выглядит прогнозный баланс на
основании приведенного примера
103
Прогнозный баланс

Более сложные варианты прогнозного
баланса реализуются с помощью «сложных
таблиц»
104
Когда наступило время перемен…

Настроили систему бюджетов и планов, и тут:
 Пришла новая управленческая команда?
 Компания выросла?
 Изменилась география компании?
 Просто решили все поменять?
105
Когда наступило время перемен..

С ERP 2.0 легко перестроить систему
планирования и бюджетирования
с помощью механизмов «Моделей
бюджетирования»:
 Показатели старой и новой модели будут
сопоставимы, т. к. статьи – одни.
 Можно строить новые планы от планов
из старой модели бюджетов.
 Легкий переход на новую модель с любого
момента.
106
Семинар-тренинг 5-8 октября 2014 года
Спасибо за внимание!