СОЦИОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ Презентация учебного курса

СОЦИОЛОГИЯ
УПРАВЛЕНИЯ
Презентация учебного курса
Управленческая информация
По предназначению управленческая
информация может быть:
открытой;
для служебного пользования;
секретной;
совершенно секретной;
совершенно секретной особой
важности.
Управленческая информация
 Средства передачи и получения управленческой
информации на современных предприятиях самые
разнообразные. Выбор средств зависит от характера
информации, ее вида, возможностей, которыми
располагают отправитель и получатель информации.
 В современный период все большее применение
находят технические средства передачи и получения
информации - радио, телефон, факс. Огромные
возможности для получения и хранения информации
имеют современные компьютеры.
 Наметились тенденции к сокращению письменной
информации, но полностью избежать этого способа
передачи и хранения информации нельзя.
Управленческая информация
 Управленческая информация выполняет в
организации следующие задачи:
 обслуживает функции управления - от
подготовки и принятия решения до
подведения результатов его выполнения;
 связывает подразделения организации и
обеспечивает контакты с внешней средой;
 обеспечивает движение к заданной цели,
позволяя выбрать определенную линию
поведения.
 Буквально все организации перерабатывают,
используют информацию.
Управленческая информация
 Когда происходит соединение определенным образом
участников коммуникационного процесса с помощью
информационных потоков, это называется
коммуникационная сеть. Понятие
«коммуникационная сеть» является очень важным в
вопросе коммуникаций.
 Если в коммуникации участвуют более двух человек, то
способов коммуникаций между ними может быть
достаточно много.
 Выбор подходящего для данной организации способа
связи участников коммуникационного процесса
учитывает следующие обстоятельства:
 время;
 надежность;
 отношение членов организации к принятой в ней
коммуникационной схеме.
Управленческая информация
 Это значит, что для нормальной жизни
организации и решения ею своих проблем
информация от руководителя к
непосредственному исполнителю и обратно не
должна «застревать» на промежуточных
уровнях управления!
 Вся информация должна доходить по
назначению, а любая ошибка в работе
обнаруживаться быстро, тогда не придется
переделывать работу всей группы.
 Люди должны быть удовлетворены
существующими коммуникациями.
Управленческая информация
 Коммуникации в организации делятся на
формальные (официальные) и неформальные.
 Формальные коммуникации определяются
политикой, правилами, должностными
инструкциями данной организации и
осуществляются по формальным каналам.
 Среди формальных коммуникаций выделяют:
Вертикальные - когда информация перемещается с
одного уровня иерархии на другой;
Горизонтальные - между различными
подразделениями, предназначающиеся для
координации деятельности различных
подразделений.
Управленческая информация
 Вертикальные коммуникации, в свою
очередь, подразделяются на:
 восходящие, когда информация передается
снизу вверх (с низших уровней на высшие).
Этот тип коммуникаций содержит
информацию, необходимую менеджерам для
оценки той сферы деятельности, за которую
они несут ответственность;
 нисходящие, осуществляемые сверху вниз.
Этот тип коммуникаций непосредственно
связан с руководством и контролем за
работниками.
Управленческая информация
 Неформальные коммуникации не следуют общим
правилам данной организации и осуществляются по
неформальным каналам, которые существуют в силу
личных отношений между членами организации.
 С существованием неформальных коммуникаций
связана проблема слухов в организации.
 Слухами называется любая информация, которая
получена по неофициальным каналам
коммуникации. Слухи возникают, если сотрудники
испытывают недостаток информации,
предоставляемой по каналам формальных
коммуникаций, если информация поставляется
нерегулярно, с запаздыванием.
Управленческая информация
 Типичная информация, передаваемая по
каналам неформальных коммуникаций:
предстоящие сокращения работников;
новые меры по наказаниям за опоздание;
изменения в структуре организации;
грядущие перемещения и повышения;
подробное изложение спора двух
руководителей на последнем совещании;
кто кому назначает свидания после работы и
т. д.
Управленческая информация
 Существуют две точки зрения, каким образом свести
к минимуму эти слухи:
 распространение максимально возможной информации
через каналы формальной коммуникации;
 поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение
менеджеров в эти сети для обратной связи.
 Таким образом, что эффективность
коммуникационных сетей организации, как
формальных, так и неформальных, определяется
тем, как быстро доходит управленческая
информация до адресата, и насколько она
сохраняет свою адекватность, пройдя по
коммуникационным каналам.
Управленческая информация
 Пути улучшения системы коммуникаций в современной
организации
 В организации существуют многообразные
коммуникации между уровнями управления
(вертикальные коммуникации), между различными
подразделениями (горизонтальные коммуникации),
между руководителем и рабочей группой,
руководителем и подчиненным, а также
неформальные коммуникации.
 При движении информации внутри организации
смысл сообщений может искажаться в силу
различных причин объективного или субъективного
плана. К ним относятся:
Управленческая информация
 непреднамеренное искажение - может происходить в
силу затруднений в межличностных контактах;
 сознательное искажение, когда отправитель
сообщения модифицирует его смысл в своих
интересах;
 фильтрация, когда для ускорения движения
информации сведения приходится суммировать;
 несовпадение статусов уровней организации, в силу
чего возникает тенденция снабжать руководителя
только положительной информацией;
 страх перед наказанием.
Управленческая информация
 Помимо искажения сообщений возникают и другие
трудности в развитии коммуникаций. Так, менеджер
сталкивается в работе с большим объемом
информации и не в состоянии реагировать на всю
информацию. Он вынужден отсеивать менее важную
и оставлять ту, которая кажется ему наиболее
важной.
 Другая трудность может быть связана с
недостаточной продуманностью структуры
организации. В организации с многочисленными
уровнями управления каждый последующий уровень
может корректировать и отфильтровывать
сообщения, поэтому вероятность информационных
искажений растет.
Управленческая информация
 Для того чтобы улучшить систему коммуникаций,
в современной фирме используется следующее:
 управленческое регулирование. Менеджеры на
всех уровнях организации должны иметь
представление о своих собственных потребностях в
информации, а также своих начальников, коллег и
подчиненных. Менеджер может практиковать
короткие или периодические встречи с одним или
несколькими подчиненными, обсуждать и прояснять
новые планы, цели, контролировать ход работ с
отчетами по результатам контроля;
Управленческая информация
 системы обратной связи. Один из вариантов такой
системы - это опрос работников.
 Опросы позволяют выяснить у подчиненных, четко ли
доведены до них цели их деятельности, с какими
потенциальными или реальными проблемами они
сталкиваются, получают ли они точную и
своевременную информацию, необходимую им для
работы, информированы ли они о грядущих
переменах, которые отразятся на их работе;
Управленческая информация
 системы сбора предложений. Они разрабатываются
для того, чтобы облегчить поступление информации
наверх, снизить тенденцию фильтрации или
игнорирования идей на пути снизу вверх. Все
работники получают возможность генерировать идеи,
касающиеся совершенствования любого аспекта
деятельности организации;
 издание ежемесячных бюллетеней, содержащих
информацию для всех работников (обзор
предложений по поводу управления, нового контракта,
нового вида продукции; ответы руководства на
вопросы сотрудников);
 использование электронной почты для письменных
сообщений, проведение видеоконференций.