ЕВФРАТ-Документооборот

Задачи, решаемые системой
ЕВФРАТ-Документооборот
 Регистрация любых видов документов в соответствии с
утвержденными в организации номенклатурой и регламентом
 Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка
процедур согласования и утверждения
 Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения
работ по документу
 Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и
электронных документов
 Поиск документов по содержанию и реквизитам
 Формирование журналов по учету документов и отчетов по
исполнительской дисциплине
 Обеспечение безопасности работы
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Для кого предназначена система?
 Делопроизводитель (персональное рабочее место)
 Малые и средние компании
 Подразделения крупных государственных или
коммерческих организаций
 Территориально распределенные организации и
подразделения
 Базовое (прототип) решение для крупных
государственных или коммерческих компаний
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Регистрация документа
 Поддержка принятой в организации
номенклатуры дел
 Автоматизация заполнения РКК:
 автоматическая генерация номеров;
 подстановка текущей даты, календарь;
использование технологий drag&drop и
drag&recog;
 настраиваемые словари и справочники
 Контроль заполнения обязательных полей
 Присоединение файлов документов:
 любого типа;
 в любом количестве;
 встроенное сканирование;
 встроенный вьюер;
 экспорт во внешнее приложение;
 печать
 Перекрестные ссылки между документами
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Рассылка документов и сообщений
Рассылка документов и
отправка сообщений по
внутренней почте
Встроенная настраиваемая
адресная книга
пользователей и списки
рассылки
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Контрольные задания,
согласование и утверждение
 Назначение контролера по документу
 Назначение срока исполнения документа и отдельных задач
 Назначение ответственных исполнителей и соисполнителей
поручений, а также согласующих по документу
 Задание маршрута исполнения поручений или согласований:
 последовательные задания;
 параллельные задания;
 подпоручения
 Автоматическая генерация и рассылка участникам бизнеспроцесса уведомлений и напоминаний
 Согласование с использованием ЭЦП
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Создание маршрута движения
документа или маршрута
согласования
Графический редактор для создания типовых маршрутов
В узлах маршрута
задаются:
- исполнители;
- задачи;
- срок выполнения;
- условия дальнейшего
движения документа
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Создание маршрута движения
документа или маршрута согласования
Свободное задание маршрута
Задание маршрута
осуществляется на рабочем
месте пользователя
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
АРМ Пользователя
Папка, в которую
поступают поручения
для пользователя
Папка, в которую поступают
контролируемые пользователем
поручения
Текст соответствующего
поручения, уведомления,
напоминания, сообщения,
отчета
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Поручения, уведомления,
напоминания, сообщения,
отчеты
Поиск документов
Поиск документов по полям
регистрационной карточки
документа
Общий поиск по
всем документам
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Расширенный поиск документов
Возможность гибкого
задания условий для поиска
по всему объему
накопленных документов
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Поиск контрольных
поручений и документов
Задание условий
поиска контрольных
поручений и
документов
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Отчеты и журналы
Формирование отчетов
и журналов как по всей
базе документов так и
по отдельной выборке
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Безопасность и надежность
 Парольная идентификация каждого пользователя
 Распределение прав доступа пользователей
 Гибкие настройки прав доступа: роли, временные права
 Протоколирование действий пользователей
 Передача данных в зашифрованном виде
 Использование сертифицированных средств
криптозащиты и ЭЦП
 Хранение всех данных на сервере
 Средства резервного копирования и восстановления баз
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
«Тонкий» клиент
 Защищенный
режим доступа к БД
документооборота
через Интернет
Поиск и просмотр:
 документов;
 сообщений;
 напоминаний и
уведомлений
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Архивариус
 Сопровождение
процессов работы с
архивными
документами:
 списание;
 хранение;
 сопровождение;
 уничтожение;
 Поддержка
принятой в
организации
номенклатуры дел
 Связь с
оперативными
документами
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Дизайнер форм
Создание новых
потоков документов
со своими
регистрационными
карточками
Редактирование
заложенных в
базовой поставке
регистрационных
карточек
Логическое описание
типов и свойств
реквизитов
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Менеджер журналов и отчетов
Создание новых
шаблонов отчетов
Редактирование
заложенных в
базовой поставке
шаблонов отчетов
Логическое
описание
шаблонов
Единое хранилище
шаблонов
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
ЕВФРАТДокументооборот v.12
Новые возможности
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Поддержка территориально
распределенных организаций
 Организация взаимодействия
удаленных серверов ЕВФРАТДокументооборот:
Центральный
офис
 обмен адресными книгами
пользователей между
серверами
 автоматическая установка
соединения между серверами
Офис 1
 Единое пространство
управления территориальнораспределенной организацией:
 отправка сообщений и
документов в филиалы
 выдача заданий филиалам и
сквозной контроль за
исполнением заданий
 получение отчетов от
филиалов
Офис 2
Офис 3
Интеграция с электронной почтой
Регистрация письма из электронной почты
 Загрузка писем из папки «Входящие»
внешнего почтового клиента:
 MS Outlook Express
 MS Outlook
 The Bat!
 Загрузка писем с почтового сервера
 Просмотр текста письма и
присоединенных файлов
 Выбор писем для регистрации
 Регистрация каждого письма как
отдельного документа с
присоединенными файлами:
 тело письма в формате *.txt
 присоединенные файлы в
исходных форматах
Интеграция с электронной почтой
Отправка документа по электронной почте
 Выбор информации для
отправки:
 регистрационная информация
 контрольная информация
 файлы документов
 Использование адресных книг:
 MS Outlook Express
 MS Outlook
 The Bat!
 Отправка писем напрямую через
почтовый сервер
Регистрация документов
 Автоматическая проверка наличия
дублей документов
 пользовательские настройки
критериев проверки
 «Клонирование» документов
 только карточка или с
присоединенными файлами
 Поддержка потокового
сканирования
Повышение эффективности
контроля исполнения
 Расширение списка напоминаний для контролирующего
напоминаниями о приближении и наступлении срока исполнения
каждого контролируемого задания
 Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение
или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего
уведомления контролирующему
 Расширение возможностей построения отчетов по
исполнительской дисциплине:
 построение отчетов по результатам поиска контрольных
документов и поручений
 возможность использования при построении отчетов данных о
ходе исполнения каждого поручения
Новые возможности
администрирования
 Иерархические словари
 Запуск Сервера ЕВФРАТ-Документооборот как сервиса при
перезагрузке сервера пользователя
 Организация резервного копирования информационной базы
данных по расписанию
 Экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов,
шаблонов отчетов
 Новый генератор отчетов:
 возможность построения в отчетах диаграмм
 возможность экспорта отчетов в:
 MS Word
 MS Excel
 MS Internet Explorer
Новые инструменты
для разработчиков
 Расширение
возможностей
ЕВФРАТ-Документооборот API для
организации экспорта/импорта
информации
 Автоматический импорт данных,
представленных в формате XFF
(разработан на основе XML)
Пользователи системы
ЕВФРАТ-Документооборот
Сегодня система
успешно работает более чем
в
650 организациях
Каждый месяц
пользователями системы
30
становится около
новых организаций
Среди пользователей системы
Аппарат Президента и Правительства Чеченской
республики
Департамент консульской службы МИД РФ
ТФОМС по Тюменской обл.
Хабаровское отделение Дальневосточного тамож. упр.
МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска»
Центральный банк РФ
Центросоюз РФ
ОАО «РГС-Столица»
ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога»
Курская АЭС
ЗАО «Дикая Орхидея»
ЗАО «Юниверсал-Мьюзик»
ОАО «ДЕКРА-Групп»
ОАО «Ижевский подшипниковый завод»
ОАО «Лебединский ГОК»
ОАО «Центрсибнефтепровод»
ОАО «Уральский электрохимический комбинат»
Челябинский юридический институт МВД России
МГИМО-Университет
и многие другие…
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Преимущества системы
Простота внедрения
ЕВФРАТ-Документооборот
 Наличие развитого
инструментария позволяет
осуществлять настройку и
внедрение системы без
привлечения специалистов
разработчика:
-Дизайнер форм;
Иные системы электронного
документооборота
-Генератор отчетов;
-ЕВФРАТ-Документооборот
API
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
 Настройки и внедрение чаще всего
осуществляются разработчиком
систем
Преимущества системы
Независимость
ЕВФРАТ-Документооборот
 Независимость от программных
продуктов других разработчиков.
Все, что необходимо для работы и
внедрения системы, включая
СУБД, входит в комплект поставки
Иные системы электронного
документооборота
 Практически всегда требуется
какой-либо сторонний
программный продукт, например,
MS SQL, MS Exchange, Oracle,
Lotus Notes, OCR и др.
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Преимущества системы
Использование собственных
разработок
ЕВФРАТ-Документооборот
 Все технологические и
функциональные компоненты
собственной разработки:
-СУБД НИКА;
-Сканирование и
распознавание;
-Drag&Recog;
Иные системы электронного
-Полнотекстовая индексация;
документооборота
-Морфологический анализ
текста;
-Поиск;
 Ограничены возможностями
-Встроенный вьюер;
базового ПО разработки или
-Встроенная почтовая служба;
дополнительных модулей,
-Средства разработки и
анализа;
поставляемых сторонними
-Средства администрирования
разработчиками
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Преимущества системы
Полнота базовой поставки
ЕВФРАТ-Документооборот
 Все компоненты системы входят в
комплект поставки
Иные системы электронного
документооборота
 Практически всегда базовая
поставка систем имеет ограничения
по функциональным возможностям.
Для их расширения необходимо
приобрести дополнительные модули
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Преимущества системы
Привлекательная стоимость внедрения
ЕВФРАТ-Документооборот
 Использование только
собственных технологий
позволило существенно сократить
стоимость конечного продукта при
Иные системы электронного
обеспечении высокого качества
документооборота
 Стоимость складывается из
стоимости базовых модулей,
дополнительных модулей, ПО
сторонних разработчиков, услуг по
внедрению
 2005 Cognitive Technologies Ltd.
Если у Вас есть вопросы по
системе
 Заказать демонстрационную версию
 michael@cognitive.ru
 Заказать бесплатную презентацию в Москве
 vera_ch@cognitive.ru
 Уточнить стоимость проекта по внедрению
 michael@cognitive.ru
 Обновить старую версию системы
 support@cognitive.ru
Задать технические вопросы в процессе тестирования
 support@cognitve.ru
Или по телефонам (495) 956-9006, 135-5510
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Cognitive Technologies Ltd.
Офис компании
Cognitive Technologies
Москва, проспект 60-летия Октября, 9
тел. (495) 956-9006, 135-5510
www.cognitive.ru
www.evfrat.ru
 2005 Cognitive Technologies Ltd.