т6_л1_Информационные технологии в делопроизводстве

Информационные технологии в
делопроизводстве
Лекция 2
Техническое обеспечение
Компьютер:

системная плата



устройства хранения информации





Процессор
Оперативная память
Винчестер (жесткий диск)
Дискета
Диск (CD/DVD)
USB брелки, флэш карты памяти
устройства ввода/вывода


Клавиатура, мышь, сканер
Монитор, принтер
Средства организационной техники
Средства связи:


телефонная связь, радиосвязь, телевизионная связь
телеграфная связь, факсимильная связь
Средства создания документов:



компьютер
сканер
цифровой фотоаппарат
Средства тиражирования документов:



принтеры (лазерные, струйные, матричные)
копировальные аппараты (ксерокс)
ризографы
Системное и сервисное программное
обеспечение
Операционные системы и программные оболочки
Операционная система (ОС) – это комплекс программных средств,
предназначенных для управления загрузкой, запуском и выполнением
других программ, а также для планирования и управления
вычислительными ресурсами компьютера.
По числу выполняемых одновременно задач:

однозадачные – MS-DOS

многозадачные – Windows 95 и выше, UNIX
По числу одновременно работающих пользователей:

однопользовательские: MS-DOS, Win 3x, 9x, XP

многопользовательские: UNIX, Windows NT
Служебные программы
Служебные программы – это программы, предназначенные
для выполнения различных сервисных задача по управлению
компьютером и не входящие в состав операционной системы:



Форматирование дисков
Проверка диска на наличие ошибок
Архивация данных – WinZip, WinRar
Компьютерные сети
Компьютерная, или вычислительная, сеть – система
взаимосвязанных программных и аппаратных компонентов.
Цель – совместное использование аппаратных, программных и
информационных ресурсов.
Компоненты сети:

сервер

рабочая станция

кабельные системы

мосты

маршрутизаторы
Сервер
маршрутизатор
Станция
Станция
Станция
Глобальные компьютерные сети
FIDO – некоммерческая компьютерная сеть
SWIFT – международная система банковских расчетов
Интернет – глобальная компьютерная сеть
Универсальные офисные программы
Лидер офисных программ – пакет Microsoft Office, созданные для
работы в средах Windows и Apple Macintosh
Строка заголовка
Зона управления
Рабочее поле
Справочная зона
Структура экранного интерфейса Windows-приложения
Состав Microsoft Office XP
Название
Основные функции
Word
Текстовый редактор, печать и публикация текстовых документов
Excel
Создание, обработка, анализ, совместное использование и
отображение информации в виде электронных таблиц
PowerPoint
Создание профессиональных презентаций
FrontPage
Создание, поддержка и развитие веб-сайтов
Outlook
Планирование встреч и собраний, управление контактами и
задачами, организация общего доступа к информации, совместное
создание документов
Publisher
Настольная издательская система для бизнес-пользователей
Visio
Создание разнообразных диаграмм и схем
Access
Настольная система управления базами данных, интеграция с вебсистемами, расширенные возможности анализа данных
Состав и набор программ MS Office зависит от его
редакции (Standard, Professional, Developer и др.)
Обработка текстовых документов
Текстовые редакторы:


Notepad
WordPad
Текстовые процессоры:


Microsoft Word
Word Perfect
Текстовый процессор MS Word







Создание различных документов (приказов, писем и др.) с
использованием шаблонов и глоссария штампов деловой
переписки
Создание шаблона бланка предприятия с графической
эмблемой
Оформление информационного стенда, указателей и
надписей
Подготовка конвертов и наклеек
Оформление визиток
Оформление отчетов и формулами, таблицами, схемами и
диаграммами
Автоматическое создание оглавления документа
Пользовательский интерфейс MS Word
Главное меню
Панель инструментов
Форматирование
текста
Текстовое окно
Создание таблиц
Вставка рисунков
Строка состояния
Экранный интерфейс MS Word
Табличные процессоры
Электронные таблицы позволяют:




Автоматизировать различные вычисления над таблицами
данных;
Хранить, упорядочивать и оформлять финансовую и
экономическую информацию;
Строить различного рода диаграммы для визуального
анализа данных;
Осуществлять статистическую обработку данных.
Пользовательский интерфейс MS Excel
Главное меню
Панель инструментов
Форматирование
таблиц
Окно документа
Построение
диаграмм
Строка состояния
Экранный интерфейс MS Excel
Электронная презентация
Электронная презентация – это демонстрационные
материалы, используемые при публичных докладах, на
лекциях и выступлениях.
Преимущества:





оперативность в подготовке материалов
использование возможностей компьютерной графики и
анимации, и звуковых эффектов
наглядность презентационной информации
простота демонстрации с помощью проекционного
оборудования
возможность записи звукового сопровождения
Пользовательский интерфейс MS PowerPoint
Главное меню
Панель инструментов
Создание и
редактирование
очередного
слайда
Сортировщик слайдов
Строка состояния
Экранный интерфейс MS PowerPoint
«Электронный секретарь»
MS Outlook реализует следующие функции:






электронная почта;
персональный календарь и групповое планирование;
персональная информация (книга контактов и список
заданий);
журнал выполненных и планируемых действий;
просмотр и совместное использование документов, файлов и
общих папок;
приложения коллективной работы.
Пользовательский интерфейс MS Outlook
Главное меню
Панель инструментов
Создание и
изменение
объектов
Панель основных
объектов
Строка состояния
Экранный интерфейс MS Outlook
Специализированные офисные программы

Электронные словари (Lingvo, Сократ, МультиЛекс);

Системы компьютерного перевода (PROMT);

Системы распознавания текста (ABBYY FineReader);

Справочно-правовые системы (Консультан-Плюс, Гарант).
Лекция окончена, спасибо за внимание.