делопроизводство на фармацевтических предприятиях

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
НА ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ
ПРЕДПРИЯТИЯХ


Носителями информации являются: документы,
дискеты, диски, графики, перфоленты,
перфокарты, магнитофонные ленты, плакаты,
схемы и т.п.
Документация - это предоставление с помощью
определенных носителей информации о фактах,
событии, явлении объективной действительности
и умственной деятельности человека, носителем
которой она является.
Документацию можно классифицировать за
разнообразными признаками. Они разрешают
разграничить информационные потоки и
систематизировать документы.





Процесс, связанный со складыванием документов, их
обработкой, прохождением, сохранением и т.п.,
называется делопроизводством.
Делопроизводство призвано выполнять
определенные функции:
Предыдущее рассмотрение и учет документов.
Справочно-информационное обслуживание.
Контроль за выполнением.
Усовершенствование (рационализация)
документооборота.
Экспедиционная обработка и транспортирование
документов.
Выделяют такие системы
делопроизводства:
1.
2.
3.
централизованную, когда вся документация
направляется в определенный единый центр
организации (например, в канцелярию);
децентрализованную, при которой документы
поступают по назначению в отделы,
подразделы и т.п.;
смешанную, когда одна часть операций
движения документации (например, прием и
отправка) осуществляется централизованно,
а другая (складывания и оформления,
регистрация, формирования у дела)
выполняется как в канцелярии, так и в
отделах, подразделах организации.
Организация документооборота на
фармацевтических предприятиях


Целенаправленное движение документов в организации с
момента их получения или создания к завершению
выполнения, отправки или сдачи к делам называется
документооборотом.
Рациональная организация документооборота основывается на
продвижении документов беспрерывным потоком без задержек
и накоплений на рабочих местах. При этом важно добиваться
сокращения количества рабочих мест, которые проходит тот
или другой документ. Для этого в организации следует
проектировать маршруты продвижения документов,
устанавливать конкретные сроки пребывания документов у
каждого исполнителя, а также контролировать прохождение
документов через все рабочие места.
Документооборот делится на такие
документопотоки:



Входной, который состоит из документов вышестоящих
органов, органов власти и управления, подведомственных
организаций, неподчиненных организаций (организаций,
которые существуют во внешней среде параллельно),
контролируемых организаций, граждан.
Исходный, который состоит из информации, которая
направляется организациям во внешней среде.
Внутренний, что состоит из документов, которые
циркулируют между подразделами и отдельными
исполнителями внутри организации.
Документооборот входных документов имеет семь
основных этапов


Прием и первичная обработка документов состоит в проверке правильности
доставки, фиксации факта поступления документа к организации и
подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Не распечатываются
и передаются в нераскрытом виде адресату конверты с отметкой "Лично" или
адресованные общественным организациям. Если в конверте с отметкой
"Лично" находится служебный документ, то после прочтения адресатом он
подлежит регистрации.
Неправильно адресованные или по ошибке вложенные документы передаются
по назначению или возвращаются отправителю. При необходимости
сохранения конверта он причитается к документу и вместе с ним поступает в
дело.


С целью распределения документов на те,
которые требуют обязательного рассмотрения
руководством, и те, которые направляются
непосредственно в структурные подразделение
и ответственным исполнителям, лицам,
ответственным за делопроизводство,
проводится предыдущее их рассмотрение.
Предварительно рассматриваются документы,
адресованные руководству организации, а
также документы без указания конкретного
должностного лица и структурного
подразделение. Без предыдущего
рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственным
структурным подразделам или должностным
лицам.


В процессе предыдущего рассмотрения документов
определяют, нет ли в оформлении документа ошибок,
которые выключают возможность его выполнения:
отсутствие подписи, печати, грифа утверждения и т.п. В
этом случае документ возвращается отправителю с
указанием причин, из-за которых его не приняли к
выполнению.
При предыдущем рассмотрении документов
устанавливают необходимость их регистрации, то есть
записи сведений о документах с дальнейшим их
индексированием и проставлением дат регистрации.
Проводится она с целью учета, контроля и поиска
документа. Каждый входной документ регистрируется
лишь один раз — в день поступления.


Отдельные документы, которые
поступают и создаются в аптечных
предприятиях, не регистрируются.
К ним принадлежат документы
материального и статистического
учета и отчетности, первичные
документы бухгалтерского учета и
отчетности, прейскуранты,
проспекты, нормы расходования
товарно-материальных ценностей,
малозначущая переписка из
кадровых, административнохозяйственных и других вопросов.



Не подлежит регистрации большая
часть переписки, которая не
требует выполнения, рекламные
сообщения, плакаты, программы
совещаний и конференций,
информация известная,
приветственные письма и
приглашения, печатные издания
(газеты, журналы, бюллетени) и
т.п..
Для регистрации документов
применяют единую
регистрационную карточку, ее
заполняют машинописным или
рукописным способом.
В организациях с небольшим
документооборотом все документы
регистрируются в специальном
журнале. На документе при его
поступлении ставят
регистрационный штамп (на
нижнем поле первого листа с
правой стороны).


После предыдущего рассмотрения документы
передаются руководителю организации и
руководителям структурных подразделов, а
также ответственным исполнителям для
изучения по сути помещенных в них вопросов.
Обработка и передача документов
исполнителям может осуществляться в день их
поступления в организацию или в первый
рабочий день при поступлении документов в
нерабочее время.


Результаты рассмотрения документов руководителем
отображаются в резолюции, которая может содержать
ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере
выполнения документа. Резолюция должна быть
датированная, подписана и может обязательно вмещать
фамилию исполнителя или наименования (номер)
структурного подразделения, которому поручается
выполнения, содержание действия, порядок и срок
выполнения, личная подпись руководителя и дата
резолюции.
С резолюцией руководителя документ передается
ответственному исполнителю. При наличии в резолюции
двух или больше исполнителей документ передается
каждому из них поочередно или все одновременно в
копиях. Оригинал документа направляют ответственному
исполнителю. Им является лицо, указанное в резолюции
первым. Ответственный исполнитель наделяется правом
созыва соисполнителей. Вместе с тем соисполнители в
равной мере несут ответственность за своевременную и
качественную подготовку проектов документов.
Исполнитель обрабатывает документы согласно с своими функциями, принятой в
организации технологией, соответствующей инструкцией и другими
инструктивно-методическими положениями. Когда работа над инициативным
документом завершается, на нем делается отметка о выполнении документа и
направлении его к делу.
Она включает такие данные:

короткие сведения о выполнении или, при наличии определенного документа,

ссылка на его дату и номер; слова "К делу",

номер дела, в которой будет находиться документ;

дату,

подпись исполнителя или руководителя структурного подраздела, в котором
выполнен документ.
Оформленный таким образом документ и все материалы, которые к нему
относятся, подшивают к делу.


Контроль за выполнением документов и принятых
решений является необходимым элементом организации
управленческой деятельности и важной составной частью
процесса делопроизводства.
Главная задача контроля состоит в обеспечении
своевременного и качественного выполнения документов,
а также получении информации, необходимой для оценки
деятельности подразделов и исполнителей.




Контроль за выполнением документов включает
постановку его на контроль, проверку своевременного
доведения документа к исполнителю, предыдущую
проверку и регулирование хода выполнения, учет и
обобщение результатов контроля выполнения
документов, информирование руководителя.
Его следует вести на карточках соответственно
количеству исполнителей или сроков выполнения.
На карточке указывается дата, к которой документ
может быть выполнен.
Документ считается выполненным лишь в том случае,
если решены поставленные в нем вопросы и
корреспонденту дан ответ относительно сути.




Выходной документооборот
Он начинается со складывания проекта документа, на
основе которого изготовляется сам документ.
Изготовленный документ передают на подпись
руководителю организации или структурного
подразделение. К передаче на подпись исполнитель
проверяет правильность содержания и оформления
документа, наличие виз и прибавлений, а также
материалов, на основе которых он готовился. Эти
материалы передают руководителю вместе с оригиналом
документа или они находятся у исполнителя и
передаются руководителю на его требование.
Ряд документов, которые создаются в аптечных
учреждениях, не регистрируются. Перечень таких
документов утверждается руководителем организации.
В этот перечень могут быть включены: сообщения о
заседании, собрании, конференции, их программы и
повестка дня, приглашения; письма, сведения, справки,
информации, доклады, рекламные сообщения,
проспекты, каталоги выставок и осмотров, плакать;
графики, наряды, заказ, разнарядки; приветственные
письма, телеграммы.


В перечень регистрированных документов
включают также документы, которые подлежат
оперативному учету в специальных формах в
разнообразных структурных подразделениях.
Так, бухгалтерские документы первичного
учета регистрируют в бухгалтерии, документы
относительно личного состава - в отделе
кадров, документы с статистической
отчетности - в плановом отделе и т.п.
Создаваемые в организации документы
регистрируются лишь один раз - в день
подписания или утверждения. После
регистрации подписанные руководителем
документы передаются в экспедицию или
делопроизводителю для отправки.


При подготовке к отправке проверяется правильность
оформления документов и наличие адреса, даты и номера
документа, ссылка на дату и номер в письмах-ответах,
наличие и правильность оформления прибавлений,
подписей руководителя организации, печати (если она
нужна), соответствие количества экземпляров
численности адресатов. Неоформленные или неправильно
оформленные документы подлежат возвращению
исполнителю на доработку.
Документы, которые поступают для отправки, должны
обрабатываться и отсылаться в тот же день или не позднее
следующего дня.
Систематизация документов






Дело представляет собой совокупность документов, которые
принадлежат к определенному вопросу или участку
деятельности организации, и подшитые в отдельную папку или
вложенные в отдельную папку.
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел,
которая представляет собой систематизированный перечень
наименований дел, которые заводятся в организации, с
указанием сроков их сохраняемости, оформленный в
установленном порядке.
Различают три вида номенклатуры: индивидуальная,
образцовая и типичная.
Индивидуальная номенклатура отображает документы
конкретного фармацевтического предприятия.
Образцовая номенклатура дел устанавливает приблизительный
состав дел для организаций, однородных за характером
деятельности, но разных за структурой, с указанием их
индекса, и носит рекомендательный характер.
Типичная номенклатура складывается для однородных за
характером деятельности и структурой организаций. Она
устанавливает типичный состав дел с единой системой
индексации в области и является нормативным документом.
Каждое дело в номенклатуре имеет свой определенный индекс
(номер). На каждое пересчитанное в номенклатуре дело к
началу года заводится папка, на обложке которой отмечается
наименование учреждения, его структурный подразделение,
заголовок, индекс и сроки сохраняемости.
К папке вкладываются документы на протяжении года, то есть
идет процесс формирования дел. Если появляются новые
документы, не предусмотренные номенклатурой, то для них
необходимо завести самостоятельные дела, а их название
внести в номенклатуру дополнительно.

При формировании дел руководствуются такими правилами:

документы вкладываются в дело лишь в одном экземпляре
(оригинал);

группируются документы только за один календарный год
(исключением являются переходные, служебные и личные
дела);

документы внутри дела размещаются в порядке решения
вопросов, хронологии, алфавита, и т.п.;

документы постоянного и временного сроков сохраняемости
группируются в отдельные дела;

каждое дело должно вмещать не больше 250 листов;

если же их свыше 250, их следует начинать формировать
частями.




На месте формирования дела
сохраняются к передаче их к архиву
учреждения. В зависимости от сроков
сохраняемости различают дела:
постоянного сохранения;
продолжительного сохранения (свыше
10 лет);
временного сохранения (до 10 лет
включительно).





Под экспертизой понимается работа
относительно изучения документа с целью
определения его дальнейшей судьбы.
Для организации и проведения на
фармацевтическом предприятии работы по
экспертизе ценности документов приказом
руководителя создается экспертная
комиссия.
Количество членов комиссии должно быть
не меньше трех, в ее состав обязательно
должно входить лицо, ответственное за
работу с документами.
Председателем комиссии назначается один
из руководителей организации.
В процессе экспертизы ценности
документов выделяют отдельные группы
дел: постоянного сохранения; те, которые
подлежат потом передачи к
государственному архиву;
продолжительного сохранения, а также те,
которые подлежат уничтожению в связи с
окончанием сроков сохраняемости.
Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб




Регистрация жалоб и заявлений осуществляется
за журнальной или карточной формой.
Регистрационный номер и дата поступления
документа проставляется на оригинале
документа.
После регистрации письмо передается
руководителю, который назначает исполнителя.
Полученные вследствие проверки данные
обобщаются и принимается решения, которое
должно полностью решить все вопросы,
поставленные в письме. Ответ заявителю должен
быть четким, из него может вытекать,
подтвердились или не подтвердились факты.
Заявителю присылается копия решения.
Заявления и жалобы рассматриваются в срок до
одного месяца, а те, что не требуют
дополнительного изучения и проверки, немедленно и не позднее 15 суток от дня их
Спасибо за внимание!