Компьютерные технологии в экономике (ERP-системы), менеджменте и образовании Бесстрашнова Янина Константиновна Поддержка курса 1. 2. на портале дистанционного обучения: http://dl.avalon.ru Доступ: зарегистрироваться; записаться на курс в течение периода изучения: Второе высшее образование / Экономика / Компьютерные технологии в экономике (ERP-системы), менеджменте и образовании 2 Обзор лекции Принятие решения о внедрении ERP-системы Проектирование (конфигурирование) системы: изменение существующих бизнес-процессов или программного обеспечения. Процесс внедрения ERР-системы Выбор метода внедрения системы. Классическая схема внедрения. Использование ГОСТов при заключении договора на приобретение и сопровождение ERP-системы. Оценка проекта внедрения системы. Обучение персонала. Риски, связанные с ERP-системами Модель распределения рисков на протяжении жизненного цикла. 3 Выбор системы: альтернативы Разработка и внедрение собственной системы (разработанной сотрудниками фирмы). Внедрение готовой системы, разработанной внешней фирмой: приобретение системы самой фирмой; приобретение системы внешней фирмой, обрабатывающей данные по схеме аутсорсинга. 4 Выбор системы: методы анализ требований; анализ несоответствий. Наилучшая ERP-система – та, которая удовлетворяет большему числу требований. 5 Параметры оценки программного обеспечения Не только ERP-систем! функциональность; интеграция с другими системами; поддержка системы; гибкость; надежность; пользовательский интерфейс; перспективы развития системы. 6 Конфигурирование системы Ни одна система не отвечает всем потребностям фирмы! Возможные действия: решение о значительной переделке программного обеспечения под сложившиеся бизнес-процессы; решение об изменении существующих бизнес-процессов для приведения их в соответствие со стандартами и «лучшими практиками». 7 Конфигурирование системы высокая Степень изменения бизнеспроцессов Риск изменения неудачного изменения бизнеспроцессов (37%) низкая Наиболее высокий риск внедрения Наиболее высокая вероятность успешного внедрения Риск некорректных технологических изменений в программном коде (41%) низкая высокая Степень изменения программного кода 8 Конфигурирование системы http://www.interface.ru/home.asp?artId=24018 Исследование компании Panorama Consulting Group Уровень настройки ERP-систем: Без настройки 28,3%; Незначительная настройка 47,85%; Значительная настройка 19,4%; Полная настройка 4,4%. 9 Методы внедрения ERP-систем «сразу»; поэтапный; смешанные методы. Часто применяются смешанные методы. 10 Методы внедрения: «сразу» Рекомендуется для фирм с несложной иерархией и нежестким стилем руководства. Одновременное внедрение всех модулей во всех подразделениях. Основные этапы: конфигурирование значимых объектов, моделей и процессов; тестирование модулей системы; переход к использованию новой системы и внесение незначительных изменений. 11 Методы внедрения: «сразу» Преимущества: Нет временных интерфейсов. Нет затрат на обслуживание старых систем. Легче координировать работу команды. Период внедрения короче. Стоимость проекта внедрения меньше. Недостатки: «Пиковые» нагрузки. Высокий риск «полного провала». Много новых знаний за короткий период времени. 12 Методы внедрения: поэтапный Рекомендуется для фирм со сложной иерархией и жестким стилем руководства. Последовательное внедрение – один модуль в одном подразделении. Взаимодействие старых и новой систем. Этапы повторяются для каждого модуля и подразделения: конфигурирование значимых объектов, моделей и процессов для подразделения; тестирование модуля; переход к использованию нового модуля в подразделении и внесение незначительных изменений. 13 Методы внедрения: поэтапный Преимущества: Требования к ресурсам ниже. Дополнительные ресурсы для конкретного модуля/подразделения. Низкий риск «полного провала». Постепенное получение новых знаний. Демонстрация работающей системы раньше. Недостатки: Разработка временных интерфейсов. Затраты на обслуживание старых систем. Дольше период внедрения. Стоимость проекта внедрения выше. 14 Методы внедрения: смешанные Волнообразный – новые функции реализуются в разных подразделениях. Ускоренный поэтапный – несколько модулей в одном подразделении либо один модуль в нескольких подразделениях. Параллельное функционирование – в течение некоторого периода используется старая и новая системы (1 мес. – 1 кв.). Пилот – в обособленном подразделении (филиале) система внедряется полностью. 15 Классическая схема внедрения Питеркин С.В., Оладов Н.А., Исаев Д.В. Точно вовремя для России. Практика применения ERPсистем. 2-е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2010. – 368 с. Все этапы выполняются от начала до конца. ERP-систему внедряет сама фирма. На проект внедрения должны выделяться соответствующие ресурсы. 16 Классическая схема внедрения: график Этапы 1 кв. 2 кв. 3 кв. 4 кв. 5 кв. 6 кв. 1 Подготовит. работы 2 Обучение 3 Бизнесмоделирование 4 Пилот 5 Запуск 6 Аудит после запуска 17 Классическая схема внедрения: Этап 1 – Подготовительные работы Задачи: Формирование группы внедрения и координационного комитета. Подготовка технических ресурсов. Обследование фирмы. Закупка и конфигурирование системы. Разработка и утверждение детального плана проекта. Обучение администрированию системы. 18 Классическая схема внедрения: Этап 1 – Подготовительные работы Ответственные: руководство фирмы, внешние консультанты. Результаты: Группа внедрения сформирована и понимает свои обязанности. План проекта утвержден. Система готова к работе. 19 Классическая схема внедрения: Этап 2 – Обучение группы внедрения Задачи: Обучение группы внедрения и координационного комитета концепциям управления, теории управления проектами. Обучение базовым основам работы с ERPсистемой. 20 Классическая схема внедрения: Этап 2 – Обучение группы внедрения Ответственные: внешние консультанты. Результаты: Проведено обучение. Участники группы внедрения усвоили материал (тестирование). Проведено дополнительное обучение при необходимости. 21 Классическая схема внедрения: Этапы 3, 4 – Бизнес-моделирование и пилот Задачи: Построение модели фирмы с использованием системы. Определение необходимости временных интерфейсов, их разработка. Тестирование системы группой внедрения. 22 Классическая схема внедрения: Этап 3, 4 – Бизнес-моделирование и пилот Ответственные: группа внедрения, внешние консультанты (необязательно). Результаты: Описанная и протестированная модель фирмы. Разработаны формы документов, описаны бизнес-процессы. 23 Классическая схема внедрения: Этап 5 – Подготовка к запуску и запуск Задачи: Разработка плана запуска системы. Подготовка технических ресурсов к запуску. Обучение остальных пользователей. Заключительное тестирование системы. Запуск. 24 Классическая схема внедрения: Этап 5 – Подготовка к запуску и запуск Ответственные: группа внедрения, внешние консультанты (необязательно). Результаты: Готовность к эксплуатации соответствующих модулей системы. Проведено обучение пользователей. Составлены инструкции. Переход на работу с новой системой. 25 Классическая схема внедрения: Этап 6 – Аудит после запуска Задачи: Сравнение показателей работы фирмы. Определение проблем, связанных с эксплуатацией системы. Разработка рекомендаций по повышению эффективности работы. Через год после запуска системы рекомендуется проведение 2-го аудита. 26 Классическая схема внедрения: Этап 6 – Аудит после запуска Ответственные: группа внедрения, внешние консультанты. Результаты: Отчет, содержащий сравнение показателей работы фирмы до и после внедрения системы, сравнение с целевыми показателями, рекомендации по повышению эффективности работы системы. 27 ГОСТы для заключения договоров внедрения/сопровождения ГОСТ 34.201-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем». ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания». ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы». ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем». 28 Экономическая оценка проекта внедрения На этапе принятия решения о внедрении ERP-системы - метод расчета чистой приведенной стоимости (NPV). Если NPV > 0, то проект эффективен. Трудности: расчет экономии по видам затрат; выбор ставки дисконтирования. На этапе аудита – сравнение фактических (учетных, расчетных) и целевых показателей. 29 Вопросы, связанные с обучением персонала Когда должно быть проведено обучение пользователей? В каком объеме должно проводиться обучение? Как компенсировать затраты времени на обучение? Как должно проводиться обучение? 30 Вопросы, связанные с обучением персонала Как сделать так, чтобы работники проходили обучение? Обучать информационной технологии или деятельности? Какие материалы использовать при обучении? 31 Обучение персонала: когда? Рано – забудется. Поздно – не сформирован навык. Рекомендуется: за 3-4 месяца до запуска в эксплуатацию. 32 Обучение персонала: объем? Обычные пользователи - необходимые модули системы. Главные пользователи – все модули системы, элементы администрирования. Координационный комитет – общее представление, отчеты и контроль. 33 Обучение персонала: время? В рабочее время. Дополнительное время – дополнительная оплата. Временный персонал. 34 Обучение персонала: как? Курсы с отрывом от работы – для главных пользователей. Обучение на рабочем месте – для всех пользователей. Альтернативы: курсы, самообразование. 35 Обучение персонала: научились? В рабочее время. Тестирование. «Кнут и пряник». Временный персонал. 36 Обучение персонала: чему обучать? Технологии работы в системе. Методам самоконтроля (отчеты, итоги, двойная запись). Изменениям в бизнес-процессах. 37 Обучение персонала: материалы? Индивидуальные конспекты + распечатки. Подсказки в системе. Документация. Типовые задачи. 38 Риски, связанные с ERP-системами: виды технические (связаны с технологией обработки информации); бизнес-риски (связаны с выбором набора моделей, объектов и процессов); организационные (связаны со структурой фирмы и персоналом). 39 Риски, связанные с ERP-системами: уровни По мнению экспертов: самые высокие риски – организационные, cредние – бизнес-риски, самые низкие – технические риски. Риски могут оцениваться: в баллах (например, 0-10), в долях (0-1), вербально (низкий, средний, высокий). 40 Риски, связанные с ERP-системами: модель распределения рисков Матрица оценки рисков сочетание этапов жизненного цикла системы (или проекта внедрения) и видов рисков. В ней указываются: уровни рисков, мероприятия по их предупреждению, дополнительные затраты при наступлении нежелательных событий. 41 Риски, связанные с ERP-системами: матрица оценки рисков Виды рисков Этапы жизненного цикла технические бизнесриски организационные Принятие решения о внедрении системы Выбор системы Конфигурирование системы Внедрение системы Обучение персонала Эксплуатация системы 42 Благодарю за внимание! 43