EOS for SharePoint

Новое решение компании ЭОС
Enterprise Office Solution
for SharePoint
система электронного документооборота
и управления контентом
Новое решение
компании ЭОС:
1. Подходы к созданию решения
2. Функциональные возможности
3. Структура
4. Бизнес-процессы
документооборота
5. Эффективность
6. Направления развития
ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ
Принципы разработки решения:
•
Максимальное использование базовых
функциональных возможностей платформы;
•
Использование интеграционных возможностей
SharePoint;
•
Приоритет доработок, обеспечивающих
наиболее важную и востребованную
функциональность;
•
Использование опыта компании «ЭОС» в
области автоматизации процессов
документооборота;
•
Сочетание «стандартных» и «универсальных»
механизмов автоматизации;
•
Возможность дальнейшего наращивания
функциональных возможностей продукта
ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ
Контур безопасности
Поисковая система
Портал
ECM-контур
Платформа
Управление
Microsoft
Office
бизнес-процессами
Корпоративная
система
SharePoint
управления
контентом и
Электронное
хранилище
Server
2007
документооборотом
организации
Интеграционная
платформа
Решение
EOS for
SharePoint
Политики
разграничения
Поисковые формы для
документов и поручений
доступа к документам и
поручениям
Функции автоматизации
Функции
документооборота
и
контроля
исполнения
автоматизации
документооборота
Структура
хранения
и контроля
документов и поручений
исполнения
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Управление жизненным циклом
документов:
 Создание распределенной системы хранения
документов;
 Полный цикл работы с документами – ввод,
хранение, совместная работа и уничтожение;
 Персональное рабочее место для работы
пользователей с документами и поручениями;
 Настройка любых метаданных и регистрационных
форм (включая работу со сложными
регистрационными карточками);
 Использование справочников для ввода данных;
 Отслеживание истории работы с документом;
 Настраиваемый механизм оповещений об
изменении важной информации.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Документооборот и бизнес-процессы:

Регистрация документов с автоматической
нумерацией;

Автоматическая регистрация документа на
основе проекта;
 Инструменты совместного редактирования с контролем версий;
 Организация движения документов (с автоматическим ведением
журнала пересылки);
 Настраиваемые процессы согласования и утверждения документов
(как параллельного, так и последовательного);
 Автоматизированная обработка форм;
 Настройка индивидуальных рабочих процессов
(средствами SharePoint Designer)
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Контроль исполнения документов
и поручений:
 Создание поручений:
•
выданных по документу;
•
самостоятельных;
•
сложных поручений
(содержащих набор задач);
 Автоматическое создание на основе
поручения персональных задач для
исполнителей и контролеров;
 Автоматическая рассылка задач на
персональные рабочие места;
 Мониторинг хода исполнения поручений и
задач на рабочих местах
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Обеспечение комплексной
безопасности информации:
 Единая политика управления правами доступа к
документам, проектам и поручениям:
(автоматическое разграничение прав)
•
на уровне групп документов;
•
по «фигурантам» поручений и проектов
документов
А также – использование возможностей SharePoint:
 аутентификации пользователей;
 управления целевыми аудиториями;
 аудита событий и действий в системе
СТРУКТУРА РЕШЕНИЯ
Главная
страница
Справочники
Узел
подразделения
Картотека
документов
Личный узел
пользователя
«Рабочий
стол»
Картотека
проектов
док-в
Личный узел
пользователя
«Рабочий
стол»
Поручения
Задачи на
исполнение
Личный узел
пользователя
«Рабочий
стол»
Задачи на
утверждение
Личный узел
пользователя
«Рабочий
стол»
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Решение EOS for SharePoint предназначено
для автоматизации ключевых бизнес-процессов:
 Организации централизованного хранения электронных документов;
 Классического документооборота (обработки входящих, исходящих
и внутренних документов);
 Подготовки проектов документов, включая процессы согласования,
визирования и утверждения документов;
 Специфических для отдельного предприятия процессов обработки
документов и форм;
 Контроля и мониторинга исполнения поручений и документов;
 Повседневной работы сотрудников с документами и задачами.
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Контроль исполнения
поручений:
Автоматическое
создание и рассылка
персональных задач
по поручению
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Работа с входящими документами:
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Работа с исходящими и
внутренними документами:
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Автоматизация других процессов
работы с документами:

Обработка запросов, выдача
справок;

Обслуживание клиентов;

Работа с обращениями граждан;

Ознакомление с нормативноправовыми актами;

Работа с персоналом (досье
кандидатов, документы по
личному составу);

Участие в тендерах;

Согласование заявок;

Бронирование переговорных, заказ билетов и т.п.
ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ
Эффективность работы каждого сотрудника:
Включение каждого сотрудника
в единое информационное
пространство организации:

Персональное рабочее место
для хранения любого контента;

Инструменты взаимодействия с
коллегами;

Полноценная работа с документами и
поручениями;

Быстрый и удобный доступ к любой информации, включая
удаленный и мобильный доступ;

Удобный и функциональный веб-интерфейс;

Привычная пользовательская среда, работа с документами и
поручениями из клиентских приложений MS Office
ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ
Эффективность всей организации:
Электронное
хранилище
Эффективное управление жизненным циклом
информации
• Объединение официального и неофициального контента:
централизованное управление всеми корпоративными
информационными ресурсами
СЭД +
Workflow
Эффективное управление бизнес-процессами
• Организация документооборота в соответствии с
российской практикой;
• Универсальная технология контроля и мониторинга
исполнения поручений (документов);
• Автоматизация типовых процессов и обработки форм;
• Вовлечение всех сотрудников организации в бизнеспроцессы и обеспечение единого порядка работы с
документами
ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ
Эффективность всей организации:
Эффективное управление коммуникациями
Портал
• Создание единого информационного пространства;
• Удаленный и мобильный доступ к данным, решение
проблем территориальной распределенности;
• Организация on-line взаимодействия с сотрудниками,
клиентами, партнерами, населением;
• Новый уровень корпоративной культуры персонала
Поисковая
система
Эффективное управление использованием
информации
• «Единая точка поиска» по всем информационным
ресурсам;
• Общий доступ к обновляемым отчетам;
• Возможности «управления знаниями» сотрудников
ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ
Эффективность всей организации:
Платформа
интеграции
Эффективное управление интеграцией приложений
• Универсальность и многофункциональность решения;
• Интеграция данных из различных систем;
• Построение единой ИТ-инфраструктуры на основе
технологий Microsoft
Контур
безопасности
Эффективное управление безопасностью
информации
• Защита корпоративной информации от
несанкционированного доступа;
• Возможность организации юридически значимого
электронного документооборота
ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ
Эффективность технолгогических решений:
• Платформа Microsoft;
• Веб-технологии (все преимущества Web 2.0);
• Преднастроенные типовые рабочие процессы и
шаблоны, богатый реквизитный состав ;
• Настраиваемость и расширяемость платформы,
возможность адаптации под конкретные
требования;
• Масштабируемость решения;
• Гарантированное развитие продукта в будущем:
M i c r o s o f t – поддержка и развитие платформы;
Э О С – поддержка и развитие решения
НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ
Дополнительные функции:

Работа с иерархическими поручениями;

Печать регистрационных форм;

Поточное сканирование документов;

Формирование отчетных форм по документам
и поручениям;

Перенос документов в архивное хранилище;

Автоматизация процессов архивного хранения
Защита информации:

Дополнительные возможности разграничения прав доступа;

Делегирование прав;

Применение ЭЦП для подписания карточек и файлов;

Шифрование документов, пересылаемых по электронной почте
НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ
Автоматизация сложных бизнес-процессов:
 Настраиваемые шаблоны рабочих процессов
(типовые маршруты обработки документов и поручений)
Удобство настройки и работы с системой:
 Дополнительные возможности пользовательского интерфейса;
 Гибко настраиваемые механизмы регистрации, пересылки и
согласования документов;
 Удобные механизмы настройки отдельных параметров системы;
 Функциональный интерфейс поиска по реквизитам;
 Дополнительная интеграция с клиентскими приложениями
Microsoft Office
Создание тиражируемых решений:
 Создание стандартных решений для специфических видов
документации (кадровой, договорной, конкурсной и пр.)
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ
WWW.EOS.RU
Телефон для контактов: (495) 580-75-15
E-mail: volodin@eos.ru
• Служба маркетинга: market@eos.ru
• Служба поддержки: support@eos.ru
• WebMaster: webmaster@eos.ru
Москва, Электрозаводская, 52