МЕНЕДЖМЕНТ ДОБРОВОЛЬЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬЕНОСТИ Серия лекционных занятий для
реклама
Серия лекционных занятий для общественных лидеров и координаторов добровольческих программ МЕНЕДЖМЕНТ ДОБРОВОЛЬЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬЕНОСТИ Невский Ангел 1 Назовите основные проблемы, с которыми Вы сталкиваетесь при привлечении добровольцев и организации добровольческой деятельности Проблема Решение Невский Ангел Обсудим? Добровольчество должно быть эффективным? Что такое эффективное добровольчество? Невский Ангел Три основные задачи добровольческих организаций и групп: 1. Привлечь нужных добровольцев. 2. Сделать работу добровольцев максимально полезной для клиентов организации и объектов ее работы. 3. Сделать работу добровольцев максимально комфортной и позитивной для них самих. Невский Ангел Организованное добровольчество – это, прежде всего, хорошо спланированный и управляемый процесс. Невский Ангел Три основные раздела менеджмента добровольческих программ 1. Методы привлечения добровольцев. 2. Методы подготовки добровольцев к работе. 3. Методы сопровождения работы добровольцев. Невский Ангел Методы привлечения добровольцев Планирование добровольческих работ. Формирование добровольческих вакансий. Поиск и набор добровольцев. Выявление мотиваций и отбор добровольцев. Информирование и ориентирование добровольцев. Невский Ангел ПЛАНИРОВАНИЕ ДОБРОВОЛЬЧЕСКИХ РАБОТ Прежде всего, решите: Для чего Вашей организации или группе нужны добровольцы, и нужны ли они в принципе? Что они будут делать? Вы рассчитываете, что работа добровольцев увеличит возможности Вашей организации или группы, укрепит ее имидж, расширит спектр действий, услуг клиентам? Кто из Вашей команды может посвятить свое время тем добровольцам, которые придут к Вам? Как Вы будете фиксировать их ответственность перед Вашей организацией или группой? Сколько будет стоить организация добровольной работы людей и работа с добровольцами? Невский Ангел При планировании добровольческих работ и вакансий лидерам необходимо увидеть и определить: области деятельности организации, которые необходимо развивать с помощью добровольцев, программы, проекты, акции, мероприятия, которые впрямую решают поставленные организацией задачи, но не имеют достаточных человеческих ресурсов, общие виды работ, которые не требуют постоянной занятости, полноценной нагрузки, повседневной занятости, но обременительны для имеющегося персонала, услуги и виды работ для клиентов, которые необходимо расширять, и которые могут выполнять добровольцы при определенной подготовке и обучении. Невский Ангел ПОИСК И НАБОР ДОБРОВОЛЬЦЕВ Привлекая добровольцев, целесообразно определить, на каком этапе привлечения организация или группа находится. Невский Ангел Этапы привлечения добровольческих ресурсов: I. НАБОР - Формирование добровольческих ресурсов II. ВОСПОЛНЕНИЕ - Сохранение стабильности добровольческих ресурсов III. РАЗВИТИЕ - Увеличение добровольческих ресурсов Невский Ангел Формы набора и методы поиска добровольцев Невский Ангел Широкое привлечение Распространение брошюр и плакатов Объявления в СМИ Информация в сети Интернет Взаимодействие с НКО/НГО Специальные акции Объявления на мероприятиях НКО/НГО Выступления и презентации добровольческих программ в учебных заведениях, бизнес кампаниях Участие в ярмарках вакансий Для набора добровольцев любого возраста, пола, с различными интересами. Для выполнения любых добровольческих работ. Для набора добровольцев на разовые акции. Для привлечения добровольцев в Добровольческие Центры, Агентства, службы и т.д. Невский Ангел Целенаправленный набор Все те же методы. Но важно указывать, для каких работ требуются добровольцы и, каковы критерии их отбора (например: только юноши 18-25-ти лет, со специальным образованием, владеющие компьютером; женщины после 55-ти лет, имеющие опыт ухода за лежачими больными) Для набора добровольцев на подготовленные вакансии, с определенными обязанностями. Для набора добровольцев по конкурсу в целевые проекты и службы. Для набора добровольцев в профильные учреждения и центры. Невский Ангел Набор по принципу «концентрических колец» Информация в уже действующих добровольческих группах Мероприятия для причастных и друзей организации «Сарафанное радио» Социальные сети Для набора добровольцев на особо ответственные вакансии. Для особых поручений, которые не афишируют. Невский Ангел Привлечение из ближайшего окружения Индивидуальные предложения Обучение ценностям группы Разработка и поддержка философии привлечения Равнение на авторитеты Для «замкнутых» групп: община, школа, специальное учреждение (Хоспис). Там, где важна идентификация и духовная, философская, моральная, идейная связанность. Невский Ангел Кампания по набору добровольцев - это ответственное событие Основные шаги: Планирование добровольческих работ и вакансий Изложение призыва (ключевое послание) Поиск и набор добровольцев Отбор добровольцев Обеспечение гарантий работы добровольцев весь период проекта Невский Ангел Изложение призыва (ключевое послание) Четко и кратко изложите: В чем смысл добровольной работы в Вашей организации в целом и участия добровольцев в конкретном проекте? Каковы цели добровольной работы в Вашей организации, цели добровольческого проекта? В чем привлекательность Вашего проекта для добровольцев? Что будут делать добровольцы? Кому поможет то, что будут делать добровольцы? Что изменится в результате этих действий жизни людей, в обществе, в Вашей организации? Что может измениться в жизни добровольцев, если они будут работать в Вашей организации, примут участие в проекте? Что Ваша организация может предложить добровольцам, какие возможности? Невский Ангел ВЫЯВЛЕНИЕ МОТИВАЦИЙ И ОТБОР ДОБРОВОЛЬЦЕВ Почему добровольцы работают в НКО? Почему они пришли именно в Вашу организацию? Каковы их мотивы участия в этой деятельности? Почему они готовы работать бесплатно? Невский Ангел Во-первых, независимо от возраста, пола и профессии, социального статуса и личных качеств, люди хотят быть полезными, а значит, могут стать добровольцами. Во-вторых, каждый человек имеет личные потребности и социальные мотивы, удовлетворения которых он ищет где угодно, пока не находит. Невский Ангел Мотивы связаны с конкретной ситуацией и зависят от нее. У разных людей разное соотношение устойчивых и изменчивых мотивов. Развитие мотивационной сферы происходит по принципу "напластывания" одних мотивов на другие. Динамичным является уровень осознания различных потребностей, лежащим в основе мотивов. Невский Ангел Мотивы можно разделить на "короткие" и "дальние" и сгруппировать в 4 группы: 1. Ситуационные (обусловленные конкретной обстановкой); 2. Связанные с той или иной деятельностью; 3. Связанные с жизнью в коллективе; 4. Связанные с обществом в целом. А также на: связанные с индивидуальными и социальными потребностями человека. Не преуменьшайте значение групповых мотивов, особенно среди молодежи! Невский Ангел Каковы мотивы молодых добровольцев? См. файл «Мотивы добровольцев» Невский Ангел Способами выявления мотиваций могут быть: Беседы с сотрудниками и добровольцами организации. Анкетирование и опросы. Тестирование. Экспертиза специалистов (например, психологов, социальных работников и педагогов). Определяйте способы выявления мотиваций людей, приемлемые для Вашей организации. Выявляя мотивации, Вы сможете более уверенно осуществлять отбор и, впоследствии, выстраивать взаимоотношения с добровольцами и достигать большей результативности в работе. Невский Ангел Любой человек может стать добровольцем. Важно найти нужного добровольца для конкретной работы и нужную работу для конкретного добровольца. Поэтому необходимо формировать точные или примерные критерии отбора добровольцев. Если человек не будет востребован в Вашей организации, предложите ему познакомиться с другой организацией, направьте его в Добровольческий Центр/Агентство. Невский Ангел ИНФОРМИРОВАНИЕ И ОРИЕНТИРОВАНИЕ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Что необходимо узнать новому добровольцу о Вашей организации? Как помочь добровольцу разобраться в целях, задачах и методах, в программах и проектах Вашей организации, в ее правилах и стандартах работы, в том, кто за что отвечает? При этом и Вам и добровольцу необходимо выбрать наиболее подходящую для него сферу активности. Невский Ангел Какую информацию предоставлять добровольцам Как недостаточность информации, так и информационный шквал могут оттолкнуть нового добровольца. Как определить, что необходимо в первую очередь, а что может подождать? Разным группам добровольцев требуется различный объем и содержание информации. При этом должна существовать базовая информация, которая необходима всем группам добровольцев, например, Миссия организации. Целесообразно формировать специальные пакеты информации, ориентированной на различные группы добровольцев. Невский Ангел Методы ориентирования добровольцев: Представление сотрудникам или членам группы Беседы с сотрудниками или членами группы Беседы с действующими добровольцами Ознакомление со специальной литературой и информационными материалами Вводный курс/ознакомительный тренинг Обучение и повышение квалификации Привлечение к участию в мероприятиях, в т.ч. неформальных Работа в качестве дублера, стажера Традиционный акт «принятия в добровольцы» Невский Ангел Значительную роль в процессе привлечения добровольцев в организацию играет организатор/координатор добровольной работы. Он обязательно должен обладать определенными личностными качествами и получить соответствующую квалификацию. Невский Ангел Методы организации работы добровольцев в НКО: подготовка Первичное мотивирование добровольцев. Определение и закрепление прав и ответственности добровольцев. Обучение добровольцев. Определение обязанностей добровольцев. Делегирование полномочий добровольцам. Невский Ангел ПЕРВИЧНОЕ МОТИВИРОВАНИЕ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Несколько советов: Организаторам добровольной работы следует помнить, что мотивации человека могут изменяться через какой-то срок после его первого прихода в организацию. Возможно, что появление добровольца было вызвано потребностью нового круга общения. Через какое-то время, обретя этот круг, его мотивации изменятся и он захочет реализовать себя в самостоятельном проекте. Поэтому необходимо учитывать динамику изменения мотиваций к добровольческому труду и постоянно взаимодействовать с добровольцами. Невский Ангел Формами мотивирования могут быть: мотивирующие беседы с сотрудниками, координатором, опытными добровольцами; мотивирование в ходе обучения; мотивирование в ходе работы; мотивирующее наставничество; другие формы. Процесс мотивирования не всегда требует специальных форм и мероприятий. Если организация заинтересована в долгосрочной работе нужных ей добровольцев, то вопросы мотивирования учитываются в любых аспектах взаимодействия с добровольцами. Невский Ангел Как мы отвечаем на мотивы и потребности наших добровольцев? См. файл «Методы мотивирования добровольцев» Невский Ангел ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ЗАКРЕПЛЕНИЕ ПРАВ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ Право каждого обеспечивается чьей-то ответственностью. В организации, где работают добровольцы, обязательно должны определяться и закрепляться взаимные права и ответственность добровольца и организации. Невский Ангел Договор с добровольцем Определенной гарантией соблюдения прав и ответственности может служить «Соглашение» или «Договор». Именно этот документ должен отражать правило: права организации – ответственность добровольца, а права добровольца – ответственность организации. Невский Ангел Что должно быть в тексте договора с добровольцем? См. файлы: - Форма договора с добровольцем для НКО - Форма договора с добровольцем для ГУ Невский Ангел ОБУЧЕНИЕ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Большинство людей, придя в общественную или некоммерческую организацию для добровольной работы, нуждаются в дополнительных знаниях и навыках. Обычно, человек, предлагающий себя в качестве добровольца, ищет новизну: новую область активности, новую среду общения, новое применение своих способностей и талантов, новые впечатления. Для адаптации в «новом» ему необходимо и «новое знание». Невский Ангел Помощь организации добровольцу состоит в том, чтобы дать ему такие новые знания, которые будут полезны и добровольцу и организации. Ваша организация или группа должна быть способна быстро и гибко создавать малые и большие, индивидуальные и групповые программы подготовки и обучения. Невский Ангел Обучение добровольца подразумевает такие социальные аспекты, как: расширение кругозора, знакомство с добровольчеством, как социальным явлением, знакомство с новыми людьми и расширение контактов, полезных для работы, развитие позитивных отношений с сотрудниками и добровольцами, разрешение проблем в работе и своих собственных, навыки снятия усталости, избавления от страхов, обретения уверенности. Невский Ангел Вводный курс затрагивает аспекты: 1.Передача информации и знаний, которые относятся к сфере задач добровольца 2.Обучение навыкам, необходимым для выполнения этих задач 3.Стимулирование размышления о личном отношении к добровольческой деятельности и осознания ее ценностей. Невский Ангел Кроме вводных курсов и внутриорганизационных тренингов, волонтерам предлагается обучение и повышение квалификации вне организации - курсы, семинары, мастерские и другие образовательные мероприятия. Невский Ангел ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ ДОБРОВОЛЬЦАМ Прежде чем определять обязанности отобранных добровольцев (это вторичное определение, или корректировка относительно определенных вакансиями), дайте им понимание обязанностей людей, уже работающих в организации. Что должны знать сотрудники и добровольцы друг о друге? Невский Ангел Климат и эффективность добровольческой организации во многом зависит от знания сотрудниками и добровольцами того, кто, что может и должен делать, кто поможет в экстремальной ситуации, с кем можно посоветоваться, у кого поучиться, кто принимает решения и т.д. Невский Ангел Практическими методами взаимного узнавания являются: наглядная информация о структуре организации, персонале и ответственности, общие собрания, наличие анкет добровольцев, неформальные встречи, общие действия. Невский Ангел Должностная инструкция добровольца, как правило, содержит следующие разделы: название должности добровольца сфера деятельности конкретные задачи конкретные обязанности цели и результаты, которые должны быть достигнуты требования, навыки, знания и/или квалификация часы работы и общее время работы в организации участие мероприятиях организации учет и отчетность, методы оценки выполненных добровольцем работ Невский Ангел Испытательный срок При определении задач и обязанностей добровольца в этот период не забывайте определять и обсуждать вместе с ним ожидаемые результаты. После исполнения работ (этапа работы), фиксируйте достижения, даже если результаты достигнуты не в полной мере. Невский Ангел Методы организации работы добровольцев в НКО: сопровождение Поддержка работы добровольцев. Мониторинг и оценка работы добровольцев. Удержание добровольцев. Поощрение добровольцев. Продвижение добровольцев. Невский Ангел Поддержка работы добровольцев Работать с постоянно меняющейся группой людей необыкновенно сложно. Все мы стремимся к тому, чтобы добровольцы работали в наших организациях как можно дольше. Особенно, когда мы уже много вложили сил и средств в их подготовку и обучение. Что нужно сделать, чтобы сопровождать работу добровольцев в Вашей организации? Какая поддержка им необходима? Невский Ангел Для каждой организации важно, чтобы люди, работающие в ней, двигались к общей цели, а не в разные стороны … Для каждого человека важно, чтобы его работу замечали Работа добровольцев должна постоянно контролироваться Каждой добровольческой организации необходимо разработать свою систему наблюдения, контроля и оценки работы добровольцев Невский Ангел МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА РАБОТЫ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Доволен ли доброволец своей работой? Довольны ли клиенты организации работой добровольца? Что изменилось в организации в связи с работой добровольца? Как зависит решение задач организации от работы добровольца? На пользу организации работает доброволец, или во вред? Доброволец исполняет порученные ему обязанности, или действует по своему усмотрению? Как Вы узнаете об этом? Невский Ангел Основные шаги наблюдения Назначайте координаторов по работе с добровольцами второго уровня. Их может быть несколько, в т.ч. из числа добровольцев, особенно если добровольная работа носит групповой характер. Проводите опросы и анкетирование Ваших добровольцев. Не забывайте анкетировать и Ваших клиентов, узнавая у них о работе добровольцев. Для осуществления мониторинга потребуются не столько финансовые затраты, сколько временные и организационные. Предусмотрите это при планировании. Невский Ангел Основные методы мониторинга: работа с документами; медиаразведка; опросы и анкетирование; Фокус - группы; наблюдение; интервью. Невский Ангел Оценка работы добровольцев подразумевает определение степени участия добровольца в процессе реализации программы, проекта выявление проблем и конфликтных ситуаций, реагирование на них, нахождение способов их решения способов профилактики определение достижений добровольца, позитивного влияния его деятельности на деятельность организации В ходе оценки анализируется, как работа самого добровольца, так и работа организации с добровольцами в лице координатора/организатора добровольной работы и других лиц, ответственных за организацию добровольной работы. Невский Ангел УДЕРЖАНИЕ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Почему добровольцы уходят из организации? Почему они остаются? Как их удержать? Стоит ли их удерживать? Высокая текучесть добровольцев всегда невыгодна для организации и для ее клиентов. Поэтому следует понимать и устранять причины, которые вынуждают людей отказаться от добровольческой деятельности. Невский Ангел В качестве причин прекращения работы, добровольцы обычно указывают следующие: работа в организации могла бы быть организована лучше, от них слишком многого ожидали, добровольная работа занимала слишком много времени, они остались наедине с возникшими проблемами и не получали ожидаемой поддержки, они чувствовали себя под давлением из-за социальных обязанностей, им казалось, что их "используют". Невский Ангел Чаще всего, указывается на то, что усилия добровольцев не всегда были оценены, или были оценены не объективно. Что можно сделать, чтобы предотвратить подобные ситуации? Как можно способствовать долгосрочной работе добровольца? Невский Ангел Добровольцы остаются, если: удовлетворяются их личные и социальные потребности, оправдываются их ожидания, открываются новые перспектив, возникают новые стимулы. Невский Ангел Основные причины необходимости дополнительного мотивирования Неадекватная оценка своих возможностей Нерешенность собственных проблем При оказании помощи другим, слабое включение компонента «помощи себе самому» Недостаточное внимание и признание достижений Усталость, синдром сгорания, болезнь Страхи, депрессия Непонимание близких и друзей Конфликты с коллегами, клиентами Недостаточность опыта Недостаточность знаний, квалификации Изменение/ослабление первоначальной мотивации Невский Ангел ПРИЗНАНИЕ И ПООЩРЕНИЕ ДОБРОВОЛЬЦЕВ Признание и поощрение добровольцев – обязанность организации, в которой они работают. Как Ваша организация исполняет эту обязанность? Какие особые формы признания добровольной работы приняты у Вас? Как поощряют добровольцев в Вашей организации сегодня? Как Вы хотели бы поощрять добровольцев в будущем? Что для этого необходимо? Невский Ангел Поощрение – важный аспект в работе с добровольцами Не обязательно поощрение должно выражаться в материальных предметах, ценных подарках и т.д. Гораздо важнее человеческое и общественное признание. Проявите творческий подход и найдите свою особую форму поощрения добровольцев, подходящую именно в Вашей организации. Невский Ангел Правила поощрения Выбирайте виды и способы поощрений, но обязательно поощряйте! Поощряйте добровольцев часто и периодически. Делайте это по-разному. Делайте это с уважением. Отмечайте личность, а не работу. Поощряйте соответственно значению достижения. Поощряйте одинаково за одинаковые достижения. Используйте индивидуальные подходы. Невский Ангел Продвижение добровольцев Если вы замечаете, что доброволец готов взять на себя дополнительную ответственность, или реализовать собственную идею, проект, программу, что он готов провести исследования, что он лидер, -продвигайте его, назначайте на новую вакансию, или создайте ее для него. Продвижение – это одна из форм признания и поощрения. Невский Ангел Продвижение добровольца – это: Новая должность Ответственность более высокого уровня Делегирование больших полномочий, в т.ч. участие в принятии решений более высокого уровня Возможность передавать опыт и обучать Рекомендации для профессионального и карьерного роста Представительство от организации на конференциях, семинарах и т.д. Включение в состав штатного персонала Выдвижение в состав руководящих органов организации Невский Ангел Роль организатора добровольной работы Главная задача координатора работы добровольцев состоит в планировании, координации и совершенствовании процесса менеджмента добровольческих программ. Невский Ангел Координатор должен и может: Выявлять опасения персонала и обеспечивать профилактику конфликтов. Обучать персонал для работы с добровольцами. Находить сильные позитивные аргументы в пользу участия добровольцев. Разработать систему взаимных прав и ответственности. Привлекать персонал к отбору и собеседованию с добровольцами. Обучать добровольцев и организовывать их обучение. Стимулировать добровольческие программы и акции и поощрять добровольцев. Стимулировать совместные неформальные встречи и мероприятия персонала и добровольцев. Организовать обмен информацией о делах и достижениях персонала и добровольцев. Поощрять сотрудников, эффективно работающих с добровольцами. Создавать благоприятный климат в организации для добровольцев. Невский Ангел Портрет идеального координатора добровольцев Понимает и разделяет Миссию, цели, ценности и культуру своей организации. Имеет собственные жизненные цели и ценности. Знает, понимает и верит в дело, которому служит. Общителен и коммуникабелен. Умеет владеть собой и преодолевать страхи, имеет силу воли и терпение. Спокойно реагирует на возникающие проблемы и трудности. Способен брать на себя инициативу и работать самостоятельно. Способен активизировать других и работать в коллективе. Имеет административные способности. Ориентируется на качественное обслуживание подопечных/клиентов. Умеет решать собственные проблемы. Имеет знания и навыки для разрешения конфликтов между людьми и группами. Невский Ангел Немного об этике и культуре … Соблюдение принципов добровольчества необходимо. Принуждение к добровольчеству недопустимо. Важно: Учитывать возрастные особенности добровольцев. Не искажать социальную реальность. Не изменять представления человека о самом себе. Создавать условия для проявления добровольцем лучших человеческих качеств и возможности для роста. Невский Ангел Принципы добровольчества свободный выбор и добрая воля человека проявлять свою личную активность в форме добровольческой деятельности и добровольного труда; личное ответственное участие в организованных действиях группы/организации на основе доверия, солидарности и сотрудничества; определяемая польза от добровольческой деятельности и/или добровольного труда для других людей и общества в целом; ненасильственный, гуманитарный характер добровольческой деятельности и добровольного труда; отсутствие материальной компенсации за добровольческую деятельность и добровольный труд. Невский Ангел Формирование системы стимулирования, поддержки и развития социального добровольчества в Санкт-Петербурге строится на следующих принципах: доступность участия и равенство граждан, представляющих все слои населения в процессе развития социального добровольчества (информационное, организационное, территориальное и др.); гарантированность участия граждан в добровольческой деятельности в социальной сфере без ущерба для физического, психического здоровья и материального положения; ответственность некоммерческих и государственных организаций социальной сферы за организацию квалифицированного управления и обеспечение адекватных условий для добровольной работы граждан. Невский Ангел Формируйте, укрепляйте и берегите традиции и культуру своей организации! Успешное мероприятие, акция, ситуация может стать в коллективе Вашей организации приятной традицией. Люди будут ожидать ее повторения и радостью готовиться принять участие. Традиционные мероприятия, праздники, встречи создают атмосферу общности и привлекательное индивидуальное лицо Вашей организации. В такой организации добровольцы чувствуют себя ее частью и остаются надолго. Невский Ангел Информационнометодический портал Сети специалистов в области добровольчества www.kdobru.ru Благодарю за внимание! Светлана Ростиславовна Михайлова исп. директор СПб ОО «Благотворительное общество «Невский Ангел», методист межрегиональной программы «Вектор добровольчества» msr47@yandex.ru www.kdobru.ru (консультации) Невский Ангел
