3. Семинар по написанию и руководству проектов

ГРАЖДАНСКОЕ ОБЩЕСТВО В ЭСТОНИИ
CIVIL SOCIETY IN ESTONIA
Преподаватель: Василий Голиков, MA
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Написание проектов и их руководство
(Теория и практика)
ПРОГРАММА СЕМИНАРА
 1. Проекты, программы и проектное ходатайство (понятия)
 2. С чего начинается хорошее проектное ходатайство?
 3. Описание проблемы
 4. Определение целевой группы и бенефициариев






(выгодоприобретателей)
5. Составление программы деятельности
6. Планирование структуры руководства проекта
7. Составление бюджета проекта
8. Описание ожидаемых результатов проекта
9. Определение возможных индикаторов оценки
результатов проекта
10. Опасные ошибки при составлении ходатайства проекта,
и какие проекты не финансируются
 Проект – что это такое?
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Понятие проекта
 Новый
 Одноразовый
 Временное ограничение
 Нужда в необходимых ресурсах
 Интердисциплинарный
 Сложно планировать
 Сложно руководить
 Опасность риска
 Конфликтность
 Значимость
 Временное одноразовое задание, в котором чётко обозначены
конечные цели, затраты и время проведения
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Проект - понятие
Проект - (в случае проекта некоммерческого/общественного
сектора) документ, который рассматривает следующие темы:
ходатайствующий, цель, целевая группа, причина, связь с
программами развития, описание действий, метод,
устойчивость, бюджет, партнёрство, приграничное
сотрудничество, структура управления,
технические/технологические аспекты, юридическое
основание, гласность/открытость, риски (SWOT), оценивание и
т.д.
По объёму проект обычно несколько десятков страниц.
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Понятие программы
 Программа это
– сборников проектов, которые связаны одной
общей стратегической целью.
Или
– одна или несколько сильных ясно
различаемых тем (общая технология, ресурсная
или клиентская база), которая требует
совместную структуру управления.
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Понятие программы
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Понятие ходатайства проекта
 Независимо от финансирующего института
ходатайство проекта включает в себя всегда
следующее:
 Описание проблемы или ситуации в данный
момент
 Цели
 Программу деятельности
 Бюджет
 Описание команды проекта и системы
управления
 Описание ожидаемых результатов
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Почему, Как и Когда надо писать
проекты?
 Почему? – Проект это реальная деятельность,
целью которой является решение/изменение
ситуации.
 Как? – Написание проекта зависит от условий,
которые предусмотрены конкурсом/программой.
 Когда? – Желательно писать проект за 1 месяц до
окончания срока, в случае большого проекта
желательно начинать за 6/12 месяцев до
окончания срока.
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Для совершенствования планирования
проекта:
 P.A.R.C
 Planning – Планирование
 Action – Деятельность
 Reflection – Рефлекция/обратная связь
 Celebration – Празднование
 S.M.A.R.T.
 Specific – Специфические
 Measurable – Измеримые
 Achievable – Досягаемые
 Realistic – Реалистичные
 Time – bound – Придерживаются временных рамок
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Управление проектом
Руководство проектом это использование знаний,
умений, средств и техники так, чтобы было
возможным осуществить необходимые
действия для достижения проектных целей.
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
10 основных принципов управления
проектом










Оценивание нужды
Приоритизация нужды
Сбор команды и обзор умений её членов
Мозговой штурм и выбор проекта
Составление бюджета и программы, а также обзор
денежных источников
Построение партнёрских отношений – выбор
руководителя проекта
Сбор финансовых средств и ресурсов
Реализация проекта – управление проектом =
руководство персоналом, временем, деньгами, и
эффективное руководство
Внешний мониторинг проекта и его оценивание
Составление отчёта должно быть обдуманным,
просмотренным, а также должна быть оценка
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
S.M.E.A.C.
 Situation – опиши специфические нужды




своей общины
Mission – что мы должны делать, чтобы
исполнить нужды
Execution – как вы реализуете проект (Когда?
Где? Как? Какие материалы? и т.д.?)
Administration – кто что делает? Роль каждого
члена команды?
Communication – как доставить информацию
о проекте в общество
СТРУКТУРА ХОРОШЕГО ПРОЕКТА
Составление описания проблемы
 Всё равно, с какой стороны мы это сделаем, в
любом случае тут должно выясниться то,
почему этот проект нужно проводить
 Чем больше можно принести цифровых
обозначений в необходимости проекта, тем
лучше
 Если необходимость основывается на каком-
нибудь исследовании, то это будет очень
сильным аргументом и этот пункт проекта
будет высоко оценён
 NB! Все утверждения должны быть правдивы и
доказаны
Определение целевой группы и
бенефициариев
 Бенефициарии
Учреждение, организация или группа людей, в
чьих интересах проект проводится или кто
получает пользу от результатов проекта
 Целевая группа
Целевой группой являются те учреждения,
организации или ЛЮДИ, кто будет использовать
продукцию проекта
Владелец
финансов
Владелец
проблемы
Заказчик
Бенефициарий
Лицо,
предлагающее
решение
Исполнитель
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Основные стороны проекта
Заказчик
Исполнитель
ИНФОРМАЦИЯ
Владелец проблемы
Владелец финансов
• Результат
• Время
• Цена
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Лицо,
предлагающее
решение
Бенефициарии и целевые группы
 Кто инициировал проект?
 На кого направлен проект?
 Заинтересована ли целевая группа проекта в самом проекте?
 Кто бенефициарий?
 Дойдёт ли польза до целевой группы?
 Является ли партнёр бенефициарием? и т.д.
Один из важнейших пунктов при оценивании
 NB! Кто делает проект и для кого?
 Кто получит пользу – ходатайствующий, партнёры, целевая
группа или общество?
 Связывающие группы
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Составление программы
деятельности
 Программа действий это А и Б проекта
 Программа действий должна быть понятной,
конкретной и объединённой с другими частями
проекта, включая бюджет!
 Программу действий можно представить в виде
таблицы
 При составлении программы укажи время
проведения, лиц, которые отвечают/проводят
до цели
 Действия ведут к целям
Структура руководства проекта
 Член группы проекта
 Лицо, которое выбрано командой проекта из-за
своих профессиональных умений, а также в
обязательства которого входит выполнение
конкретных задач в ходе проекта
 Структура руководства проекта
 Показывает то, как члены группы проекта
сгруппированы, какие сферы ответственности у
них и какая субординация
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Руководитель
проекта
Ассистент
Бухгалтер
Координатор
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Руководитель
по
коммуникациям
Структура руководства проекта
 От руководителя зависит успех проекта, ищи
опытных людей!
 Руководитель проекта должен быть
причастен к разработке бюджета и самого
проекта
 Не делай руководство проектом сложным и
громоздким, эксперт должен тоже понимать
ваши мысли!
 Не переадминистрируй!
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Составление бюджета проекта
 Наличие плана расходов важно для:
 финансирующему проект
 руководству организации
 руководителю проекта
 Планирование расходов даст финансирующему
проект возможность вовремя обеспечить
материальными средствами
 Наличие плана расходов это одно из важнейших
оснований для принятия решений для руководства
организации или финансирующего фонда
 Для руководителя проекта бюджетные расходы это
инструмент контроля и проектного надзора
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Составление бюджета проекта
Каждое действие в проекте может быть
связано:
С зарплатой для исполнителей работы
С расходами на нужные материалы для
исполнения работы
С расходами на средства для проведения
деятельности
С расходами на аутсорсинговые услуги
(субподрядные расходы)
С расходами на капитал и т.д.
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Статьи расходов при составлении
бюджета проекта
 Расходы на рабочую силу
 Заказанные работы и услуги
 Расходы конторы
 Мероприятия
 Транспортные расходы
 Информирование
 Инвестиции
 Другие прямые расходы
 Организационная деятельность и/или расходы
на развитие
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
(форма бюджета KÜSK)
БЮДЖЕТ: прямые и косвенные
расходы
 ПРЯМЫЕ РАСХОДЫ это те расходы,
которые можно документально
доказать, и которые для проведения
проекта напрямую необходимы
 КОСВЕННЫЕ РАСХОДЫ это те расходы,
которые невозможно точно
фиксировать, часто их называют
общими расходами
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Составление бюджета
 Деятельность должна быть связана с бюджетом
 Бюджет должен быть так детализирован, чтобы
его мог понять и обычный человек
 Бюджет должен отвечать следующим
требованиям:
 Расходы, связанные с руководством проекта
 Разрешённые и НЕРАЗРЕШЁННЫЕ расходы
 Доля своего и софинансирования
 Доля денежного и неденежного финансирования
 И другие условия, написанные в руководстве по написанию
проекта
 Стоимость должна быть обоснована/реалистична
 Ценовые предложения должны быть согласованы с бюджетом
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Основные ошибки при составлении
бюджета
 В заработных платах забываются налоги
 Денежную и денежноизмеримую часть
показывают в бюджете неправильно
 В бюджет накачивается «воздух» и ненужные
расходы
 Указываются затраты, что сделаны до
официального начала проекта
 В бюджет записываются затраты, несвязанные
с проектом
 Скупятся
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Составление бюджета проекта
NB! При составлении бюджета проекта:
 Начинай составление бюджета заранее, будь
основателен!
 Принимай предложения, считайся с ними!
 Делай реальный бюджет! Не закачивай «воздух» и
не скупись!
 При долгосрочном проекте считайся с инфляцией!
 Следи за перечнем неподходящих расходы!
 Планируй своё финансирование точно,
соответствуя инструкциям по написанию проекта!
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Описание предполагаемых
результатов
Квантитативные и
(количественные
величины)
 Число участников
 Тираж печатных изданий
 Число страниц
 Килограммы, метры и т.д.
Квалитативные
результаты
(возможно осуществить в
ходе исследований)
 Рост чувства
защищённости
 Увеличение
удовлетворения
 Рост
информированности
 И т.д.
Описание предполагаемых результатов
 В каждом проекте есть квантитативные
результаты и их надо выставлять конкретными
цифрами (участвовало 400 человек, напечатано
500 справочников и т.д.)
 Чем больше их можно выставить, тем лучше.
 При квалитативных результатах надо
предвидеть как в программе проекта, так и в
бюджете исследования до и после проекта.
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Описание предполагаемых результатов
 Оценочная комиссия или эксперт сравнивает
полученный и обещанный результат с формой
ходатайства.
 Ожидаемый результат надо описать. Комиссия
или эксперт не делают сами выводов.
 Результат это не деятельность!
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Распространение результатов
Целью распространения результатов проекта
является:


чтобы результаты могли использовать как можно большее
количество заинтересованных групп, которые получают пользу
от информации, связанной с проектом;
кому могла бы принести какую-нибудь пользу информация,
связанная с проектом;

как эта информация могла бы до них дойти (постер, новостное
письмо, брошюра, веб-страница, инфосеминар и т.д.);

какой должна быть главная идея/смысл, доведённая до
заинтересованных сторон;

Каким было бы лучшее время для доведения главной
мысли/идеи.
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
Устойчивость
 Прямая устойчивость проекта
 после реализации проекта следует описание
организованной/проведённой деятельности со стороны
заявителя и партнёров, планируемая стоимость, источники
финансирования, денежное покрытие расходов (покрытие
текущих расходов после окончания проекта), прямые
доказательства устойчивости
 Косвенная устойчивость проекта
 созданные во время реализации проекта предпосылки для
последующего развития, прогнозы (проект создаст
заявленные предпосылки для частного инвестора,
прогнозируется создание рабочих мест в заявленные
сроки).
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
 Почему пишутся проекты?
 Какие цели у S.M.A.R.T.?
 Кто такой бенефициарий и целевая
группа?
 Какая разница между прямыми и
косвенными расходами?
 Что такое квантитативные и
квалитативные результаты?
Kodanikuühiskond Eestis © SSCW 2012