Технология управления корпоративными

Управление проектами с
максимальной эффективностью и
минимальными потерями
Баев Николай «1С»
План презентации
1. Что такое проект? Определение проекта. Жизненный цикл
2.
3.
4.
5.
проекта.
В чем особенности проектов автоматизации?
Немного об управлении проектами или чем надо управлять в
проекте?
Роль заказчика в проекте.
Как сократить сроки и затраты проекта без ущерба для
результатов?
2
Определение проекта
Проект – это временное предприятие, предназначенное для
создания уникальных продуктов, услуг, результатов.
Временное – в отличие от операционной деятельности, которая
предполагает неограниченную длительность, у проекта есть
четкое начало и окончание. Окончание проекта определяется
достижением намеченных целей (результатов) или моментом,
когда установлена невозможность достижения этих целей, или в
случае отказа от достижения этих целей.
Уникальные продукты – результатом проектной деятельности
является создание единичных, неповторимых продуктов.
Примеры проектов:
Строительство зданий и сооружений;
Разработка нового продукта, например, автомобиля, прибора и т.д.
Реорганизация структуры и бизнес-процессов предприятия
Внедрение автоматизированной информационной системы!
3
Сходства и различия
проектной и операционной деятельности
Что общего между проектами и операционной деятельностью?
И в той и в другой деятельности:
Работают люди,
Ресурсы (материальные, финансовые, временные) ограничены,
Необходимо управление, то есть: планирование, контроль исполнения,
анализ, коррекция планов, регламентов и действий.
В чем самое существенное отличие проектной деятельности от операционной?
Целью операционной деятельности является обеспечение «бесконечно»
длительной и устойчивой работы организации;
Целью проектной деятельности – выполнение конкретной намеченной
цели, достижение конкретного результата. Проект конечен!
Конечность проекта предопределяет то, что проектную деятельность
можно разбить на этапы и фазы развития проекта. При этом каждая
фаза проекта может и должна иметь результат.
4
Жизненный цикл
Работа над проектом включает в себя решение следующих задач:
1. Определить цель проекта, соответственно определить
функциональные области, которые будут перестроены в рамках
проекта.
2. Определить требования к будущему функционалу АС с учетом
ограничений в ресурсах и во времени.
3. Согласовать последовательность реализации по
функциональным областям - определить этапы проекта.
4. Сделать проектную документацию.
5. Разработать и внедрить АС в соответствии с проектной
документацией, отвечающей требованиям заказчика.
Для достижения результата необходимо пройти через все фазы
проекта. Каждая из фаз имеет определенный результат!
Совокупность и последовательность фаз проекта от старта до его
окончания и называется жизненным циклом проекта!
5
Жизненный цикл IT-проекта
Редакция Проект
1С АС 2.х завершен
Рабочий проект
Архитектура
системы
Ввод в
промышленную
эксплуатацию
Редакция
1С АС 1.х
Опытная
эксплуатация
Концепция
системы
Фаза 4
Фаза 5
Фаза 3
Фаза 0
Архитектура
системы
Фаза 1
Ввод в
промышленную
эксплуатацию
Рабочий проект
Итер.
№1
Опытная
эксплуатация
Концептуальное
проектирование
Инициация
проекта
Фаза 2
Фаза 4
Фаза 5
...
Итер.
№N
Фаза 3
Фаза 2
Итер.
№1
...
Итер.
№N
Второй этап
Этап
завершения
проекта
Первый этап
Границы
и рамки
проекта
Цели
проекта
Архитектура
системы
Готовность к
опытной
эксплуатации
Готовность к
Этап
промышленной проекта
эксплуатации
завершен
Проект
завершен
6
Перечень свойств IT-проектов:
Уровень риска
Особенности IT-проектов
«Обратный» (по-умолчанию)
профиль рисков* ИТ-проектов.
Постоянно изменяющиеся внешние
условия.
Сложность автоматизированной
Время
системы.
Каждое предприятие по-своему уникально. Особенно, что касается
управленческого учета и планирования.
Отсутствие очевидного овеществленного результата.
*Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое в
случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие
по меньшей мере на одну из целей проекта: сроки, стоимость,
содержание или качество.
7
Окружение проекта
Организация
Изменения
Риски
Риски
Изменения
Организация
Цели
Время
Задача – привести проект к успеху,
достичь результата в реальных
условиях с учетом окружающей
действительности:
Стоимость
8
Риски и проблемы проектов
Риск
Последствия овеществления риска
Границы и рамки
проекта
определены
неверно.
ИС не будет соответствовать реальным ожиданиям и
потребностям заказчика. Бизнес-цели, ради достижения которых
открывался проект, не будут достигнуты.
Могут потребоваться значительные переделки системы, сроки и
бюджет проекта будут значительно превышены.
Ошибки в
кастомизации
программного
обеспечения 1С
АС.
Увеличение сроков реализации проекта.
Увеличение бюджет проекта. ИС не будет соответствовать
потребностям заказчика в полной мере. Часть целей проекта не
будет достигнута, либо будет достигнута не так, как планировалось.
В некоторых случаях может привести к досрочному
неуспешному завершению проекта.
Недостаточный
уровень
коммуникаций между
участниками проекта
со стороны заказчика
и исполнителя.
1С АС не будет соответствовать потребностям заказчика в
полной мере в силу неверного определения потребностей заказчика.
Принятие решений, которые влияют на ход выполнения работ по
проекту, будет принимать несвоевременно.
Овеществление риска приведет к несоблюдению всех трех
основных параметров проекта.
9
Риски и проблемы проектов
Риск
Последствия овеществления риска
Уровень квалификации
участников команды
проекта не соответствует
поставленным задачам.
Уровень качества выходной продукции по проекту будет ниже
приемлемого, ИС не будет в полной мере соответствовать
потребностям заказчика.
Изначальные сроки, бюджет и объем проекта не будут
выдержаны.
Саботаж со
стороны
персонала
заказчика.
Задержка в сроках ввода ИС в эксплуатацию.
В отдельных случаях может привести к досрочному
неуспешному закрытию проекта.
Несвоевременное
финансирование
проекта
Срыв сроков выполнения работ по проекту.
Штрафные санкции со стороны субподрядчиков и
поставщиков за невыполнение финансовых обязательств.
10
Организация Заказчика
Проекты обычно являются частью организации, которая сама
по себе больше, чем проект (то есть, на проекте «свет клином
не сошелся», что особенно ярко и часто демонстрирует
заказчик). Проект может иметь очень низкий приоритет.
Организационная зрелость (заказчика и исполнителя) – а
именно зрелость:
системы управления проектами
культуры, стиля, организационной структуры
Наличие/отсутствие офиса управления проектам
также могут сильно влиять на проект.
11
Изменения
Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты
редко выполняются строго в соответствии с планом
управления проектом.
Предложенные изменения могут потребовать:
Пересмотра бюджета
Изменения графика работ и их последовательности
Изменения требований к ресурсам
Анализа (и принятия) решений по реагированию на риски.
Бояться изменений нет необходимости и ни в коем случае
нельзя сознательно идти на то, чтобы все входящие
изменения отклонять и стараться сохранять первоначально
определенный объем проекта. НО, в то же время необходимо
иметь процедуры для фиксации и управления изменениями.
12
Немного о грустном…
Практика показывает, что зачастую IT-проекты ведутся без:
формализации бизнес-целей и бизнес-требований;
документирования результатов
управления изменениями;
управления рисками;
формализованного регламента сдачи работ, в том числе без
приемо-сдаточных испытаний;
контроля хода и результатов выполнения работ.
Провал проекта обнаруживается тогда, когда время
упущено и деньги потрачены!
13
Как достичь результата?
Организация
Изменения
Риски
Цели
Время
Стоимость
Проектом надо управлять!
Цели и задачи должны быть
формализованы;
Нужен план-программа работ с определением
задействованных ресурсов, четкими сроками
и обозначенными результатами. Эти работы
должны быть иерархически
структурированы;
Должны быть регламенты выполнения и
сдачи работ;
Результаты должны быть измеримы и
проверяемы.
Планирование, учет и контроль исполнения
и результата!!!
14
Чем управлять в проекте?
Содержанием – составом и иерархической структурой работ
Сроками - расписанием, графиком работ в проекте
Стоимостью – иметь стоимостные оценки работ и бюджет проекта,
обеспечивать контроль бюджета
Ресурсами – подобрать и управлять людьми
Поставками
Рисками – отслеживать, идентифицировать и упреждать риски
Качеством – обеспечивать и контролировать качество, т.е.
соответствие требованиям заказчика
Интеграцией – иметь устав проекта, целостно управлять проектом
Коммуникациями – наладить и контролировать коммуникативное
взаимодействие членов команды проекта, заказчика и исполнителя
15
Успех проекта.
Успех IT-проекта зависит и от Заказчика и от Исполнителя.
Исполнитель должен обладать:
Квалифицированной и работоспособной проектной командой,
во главе с руководителем проекта. (проектом и работами в
проекте надо управлять)
Наличием и умением применять проектную технологию
ведения работ
Нацеленностью на результат, а не на процесс «честного отъема
денег от Заказчика».
16
Успех проекта. Роль Заказчика
Наличие ясного понимания целей и задач проекта. (IT-проект
особенно в части ПО для целей учет, бюджетирования и
планирования связан с консалтингом, с формированием регламентов,
процедур, модели учета и бюджетирования)
Нацеленность на результат
Мотивация участников проекта. (участниками проекта
являются все лица, на которых проект оказывает влияние,
которых он задевает)
Активное участие сотрудников заказчика в проекте.
Формирование единой проектной команды
Четкая организация процедур взаимодействия в проекте, в том
числе работ по согласованию требований и по сдаче-приемке
выполненных работ, по обучению сотрудников.
17
Как сократить сроки и стоимость проекта?
Сократить сроки, следовательно, сократить издержки и не
упустить качества можно, если:
формировать общие рабочие группы, интенсифицировать
коммуникации участников проекта;
Регулярно, еженедельно, проводить совещание УКП, на котором
РП представляет статус-отчет о ходе проекта
Опционально регулировать объем документов в проекте.
Проектная документация должна удовлетворять принципу
разумной достаточности.
Осязаемый и полезный результат, к примеру, сдача методик и
релизов должны в плане-графике работ быть максимально
уплотнены по времени.
Для интенсификации проекта решающим фактором является
соблюдение, а в идеале сокращение времени достижения
реального результата, при условии сохранения должного
качества.
18
п а Оп ы
рт
не т
ро
Партнерам 1С - перейти к активным продажам, повысить
качество взаимодействия с клиентами, сосредоточиться на
индустриальных технологиях и регулярном обслуживании,
сокращать сроки выполнения проектов и не завышать их
стоимость.
Для клиента это возможность с хорошей
регулярностью (например, каждый месяц)
получать результаты, представляющие для
него осязаемую ценность, снизить риски,
повысить эффективность и контролируемость
использования вкладываемых средств
ТБР
е
но
рт ие
да ен
ан др
Ст вне
Такие преимущества 1С:Предприятия 8, как высокая гибкость и
короткие сроки внедрения, да и невысокая цена лицензий могут
быть особо востребованы именно в кризисной ситуации, когда
предприятия ну совсем не могут ждать несколько лет, пока им
построят «идеальную систему» и хотят получить эффект прямо
сейчас – а завтра адаптироваться к очередным изменениям
ситуации.
Чтобы эти преимущества реально задействовать – мы
предлагаем партнерам соответствующие технологии
организации внедрения
«Технология быстрого результата» - это сокращение сроков
выполнения проектов и разумная стоимость
в
Технология быстрого результата
Экстремальное
программирование
19
Методические материалы компании «1С»
База знаний «1С:Профкейс»
Технология управления корпоративными проектами.
Технология стандартного внедрения.
Технология быстрого внедрения.
Описанные технологии содержат рекомендации по
применению, описания, шаблоны документов.
20
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
УСПЕХОВ В ПРОЕКТАХ!
21