Планирование, отчетность и делопроизводство Мастер-класс

Планирование,
отчетность и
делопроизводство
Мастер-класс
Система менеджмента СКГУ им. М. Козыбаева

СМК – совокупность взаимосвязанных элементов для
обеспечения качества деятельности вуза

СМК разрабатывается в соответствии с требованиями
стандарта ИСО 9001:2008

СМК вуза сертифицирована с 2005 года

Ежегодно проводится внешняя проверка со стороны
«Русского Регистра» для подтверждения сертификата
СМК СКГУ им. М. Козыбаева
Элементы
 31 процесс
 Система управления
документацией
 Система планирования и
отчетности
 Система информирования
и обратной связи
 Оценка качества услуг
(анкетирование, опросы,
анализ, решения)
 Внутренние проверки







Документация
Миссия
Стратегия и План развития
Руководство по качеству
Политика и Цели в области
качества
31 процедура
более 60 положений и
регламентов
176 форм документов


Обеспечения
согласованности документов
Управление документами
Процессы

Определены процессы


по управлению
документацией
При описание процесса
применен цикл PDCA:

планирование процесса

осуществление процесса

по ответственности
руководства

по обеспечению ресурсами

контроль за процессом

по жизненному циклу

улучшение процесса

по улучшениям

За каждый процесс
определена
ответственность

Каждый процесс описан
процедурой

Информация о всех
процессах, процедурах,
взаимодействии
процессов отражена в
Руководстве по качеству
Например, ПРО СКГУ 709-14
Разработка нормативной документации











Реестр размещен на сайте вуза
При работе под своим логином, сотрудник видит список
документов с которыми ему необходимо ознакомиться
Факт ознакомления фиксируется в Электронном журнале
Автор  Проект документа по форме
Автор  Предоставление в СМК
СМК  Проверка и присвоение номера
Автор  Согласование и утверждение
Автор  Предоставление в СМК оригинала, электронной версии
и служебной записки
СМК  Приказ на введение в действие и ознакомление
СМК  Размещение в реестре
Руководители  контроль за ознакомлением сотрудников с
приказом
Изменения существующей внутренней
нормативной документации (ВНД)
1. Автор
документа оценивает необходимость внести изменения или издать
новую версию документа
Переиздание
2.
Получить в СМК электронный
вариант документа
3.
Внести изменения: зачеркнуть
ненужное и выделить цветом новый
текст
4.
Предоставить в СМК на проверку
5.
Согласовать и утвердить документ
6.
Предоставить оригинал в СМК со
служебной запиской, в которой
обосновывается причина замены
документа и указывается срок
введения новой версии
7.
СМК формирует приказ на замену
документа и определяет сроки
ознакомления
Изменения
2.
Составить таблицу изменений
Код
документа
и пункт
Старая
формулировка
Новая
формулировка
2.
Оформить служебную записку, в
которой обосновывается причина
изменений и указывается срок
введения изменений
3.
СМК формирует приказ на
изменения документа и определяет
сроки ознакомления
Требования к ВНД



Документ создается на двух языках: за текстом на
казахском языке размещается текст на русском языке
и следует единая подпись автора.
Документ должен включать нормативные ссылки и
порядок внесения изменений и дополнений.
Каждый документ имеет индивидуальный код,
который присваивается СМК.
Планирование работы
Стратегический план развития
Цели СКГУ
Отчеты по улучшениям
Решения ректората и Ученого
совета
Рекомендации по проверкам
Цели подразделения
Первоначальный проект
Целей формирует СМК
Цели должны быть:
• измеримые
• достижимые
• конкретный срок
Планы Ученого совета,
ректората и УМС
Отчет прошлого года
Новые перспективные
направления
Требования потребителей
План работы подразделения
(по форме)
• мероприятия
• ответственные
• сроки
• отметки о выполнении
Цели должны быть отражены в плане работы подразделения
Сроки утверждения планов



Кафедра – до 30 сентября Ф СКГУ 704-05-14
Факультет/Институт – до 10 октября Ф СКГУ 704-08-14
Службы и отделы Ф СКГУ 704-10-14



до 20 сентября – по учебному году
до 20 января – по календарному году
В план работы не включается функции и задачи
подразделения, которые выполняются регулярно
Пример
№
Наименование мероприятия
Срок
выполнения
Ответственный
…
15
Разработать рекламный буклет для Декабрь
распространения в школах
2014г.
Иванов В.Т.
16
Провести рекламную акцию во
всех школах города
Петров А.А.
Январь
2015г.
…
План работы кафедры Индивидуальный план ППС
Отметка о
выполнении
Мониторинг планов




Выполняемые мероприятия должны иметь
подтверждающий документ или факт
По мере выполнения мероприятий в планах
проставляется отметка и свидетельство (протокол,
приказ, методический документ, дату проведения и т.п.)
Свидетельства выполнения плана должны сохранятся
Проверяйте отметки о выполнении перед аудитом и в
конце отчетного периода
Примеры отметок о выполнении





Доклад «Анализ взаимопосещений», протокол заседаний
кафедры №7, дело №07-12-03
Кураторский час, посвященный вопросам этике,
12.10.2014, журналы кураторов
Открытое занятие «Man and Movie» в группе ИЯ 10-1,
бланки оценки, дело №07-20-28
Тест по дисциплине «Физика», 120 вопросов, утв.
протоколом № 4, дело №07-08-06, электронная
библиотека, ID 16512
Тест по дисциплине «Физика», 120 вопросов, №256, база
ОКТ
Требования к отчетам
Отчет о работе должен:
 составляться в каждом подразделении
 составляться в соответствии с планом работы и иметь
похожую структуру
 содержать информацию о достижении поставленных
целей
 содержать ссылку на факты и документы,
подтверждающие выполнения плана
 содержать анализ деятельности и результатов работы, в
том числе и SWOT-анализ
 содержать корректирующие действия
 содержать выводы о результативности работы и
перспективные направления на будущее
 содержать данные и статистику
 Пример
Сроки утверждения отчетов



Кафедра – до 25 июля
Факультет/Институт – до 1 августа
Службы и отделы Ф СКГУ 704-11-14



до 1 июля – по учебному году
до 10 января – по календарному году
Ежегодно в мае формируются Отчеты по улучшениям
SWOT - анализ
S (strength) – сильные стороны
(потенциально позитивные внутренние
факторы)
W (weakness) – слабые стороны
(потенциально негативные внутренние
факторы)
•
•
Ведение реестра нормативной
документации и электронная
система ознакомления
•
•
O (opportunity) – благоприятные
возможности (потенциально
позитивные внешние факторы)
T (threat) – угрозы (потенциально
негативные внешние факторы)
•
•
Внедрение электронного
документооборота
Несвоевременная разработка
внутренних документов
Несогласованность документов
Долгое согласование
•
Частое изменение внешних
нормативных документов
Несогласованность внешних
нормативных документах
Результатом SWOT анализа должны быть цели и задачи на новый период
Внутренний аудит







Внутренний аудит проводится ежегодно в каждом
подразделении
График проверок утверждается и доводятся до
руководителей осенью
Программа (вопросы) проверки предоставляется
руководителю за 2 недели до аудита
Программа составляется для каждого подразделения
индивидуально
Группа аудиторов состоит из 2 экспертов
Накануне даты проведения аудита главный аудитор
договаривается с руководителем о времени проверки
Участия руководителя подразделения обязательно
Внутренний аудит






Основные цели аудита: определить соответствие деятельности
подразделения регламентирующим документам, оценить
выполнение целей и планов, оценить улучшения в работе
По результатам аудита могут быть вынесены несоответствия
Руководитель подразделения с аудиторами разрабатывают
корректирующие мероприятия для устранения
несоответствий и определяют дату их выполнения
Несоответствия и корректирующие действия вносятся в Журнал
несоответствий, который ведется в каждом подразделении
Аудитор проверяет в указанный срок выполнения мер и
закрывает программу аудита
Результаты аудита рассматриваются ежегодно на ректорате
В закрытие программы должен быть заинтересован
руководитель, а не аудитор
Правила делопроизводства

ПРО СКГУ 401-14 Внутренняя нормативная документация




Регламентирует разработку, изменение и отмену
внутренних нормативных документов (положений, ВНД,
правил, требований и т.п.)
ПРО СКГУ 402-14 Организационная документация
Методические рекомендации к разработке и оформлению
должностной инструкции сотрудника СКГУ им.
М.Козыбаева
Методические рекомендации к разработке и оформлению
положения о структурном подразделении СКГУ им.
М.Козыбаева

Регламентирует разработку и управление должностными
инструкциями, положениями о подразделении
Правила делопроизводства

ПРО СКГУ 403-14 Служебная документация


ПРО СКГУ 405-14 Архив


Регламентирует разработку и регистрацию приказов,
распоряжений, протоколов, служебных записок,
официальных писем
Регламентирует управление номенклатурой, хранение дел,
передачу дел в архив
ПРО СКГУ 406-14 Записи по качеству

Регламентирует формирование дел в подразделении

Необходимо добиться от сотрудников, отвечающих за дело
производство, ознакомления с этими основными
нормативными документами
Должностные инструкции и Положения

ДИ и Положение разрабатывает руководитель подразделения
(за исключением ДИ ППС, деканов, зав. кафедрами)








Ф СКГУ 402-02-14 Должностная инструкция
Ф СКГУ 402-03-14 Положение о структурном подразделении
Оригиналы положений и ДИ регистрируются и хранятся в КС
В подразделениях у руководителя хранятся копии ДИ и
Положений, выданные КС
Кадровая служба отвечает за ознакомление с ДИ
Руководитель подразделения отвечает за ознакомление
нового сотрудника с положением
Руководитель обязан ввести нового сотрудника в курс дела, в
том числе ознакомить с положениями, правилами,
документами СМК
В случае изменения названия подразделения руководитель
готовит новые проекты положения и ДИ, подает служебную
записку об изменении организационной структуры
Служебные записки
Регистрация служебных, докладных записок

Исходящий номер определяется по Журналу
регистрации исходящей корреспонденции
подразделения, к которому относится автор записки.
Например: Служебная записка № 02-01-18/278.

После подписания автором записки ответственный за
делопроизводство в подразделении, к которому
относится автор записки, регистрирует ее в Журнале
регистрации исходящей информации (Ф СКГУ 403-09-14)
и передает адресату.
Ответственный за делопроизводство в подразделении
адресата при получении служебной или докладной
записки:
 регистрирует служебную или докладную записку в
Журнале входящей корреспонденции подразделения (Ф
СКГУ 403-10-14)
 в соответствии с записью в Журнале входящей
корреспонденции проставляет на служебной или
докладной записке входящий номер и дату
Например: Вх. № 02-01-19/21 от 04.01.2015;

передает служебную или докладную записку
руководителю подразделения.
Руководитель подразделения рассматривает полученные
служебные или докладные записки в день их
поступления.
После рассмотрения и проставлении соответствующей
резолюции, ответственный за делопроизводство:
 изготавливает копию служебной или докладной записки
с резолюцией и передает в подразделение автора
записки;
 передает служебную или докладную записку
исполнителю решения, указанному в резолюции;
 при необходимости размещает оригинал в
соответствующее дело.
Объяснительная записка регистрации не подлежит.
Хранение документации






Номенклатура утверждается ежегодно в декабре на
календарный год.
(!) Дополнение утверждается руководителем
подразделения. При этом новому делу присваивается
свободный номер.
Хранение документов в «коронах» только текущего или
учебного года в делах (бывают исключения).
Устаревшие документы сдаются в архив или храниться не
более трех лет на кафедре (в картонном скоросшивателе).
Далее в соответствии со сроком хранения.
Если дело «до минование надобности», то руководитель
подразделения самостоятельно принимает решение об его
уничтожении по окончании года.
Документы сдаются в архив по графику.



Подшиваются в Дела только выполненные, правильно
оформленные документы.
Описи составляются отдельно на дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
а также на документы строгой отчетности.
Опись не составляется:
 для протоколов, т.к. есть Журнал протоколов
 для дел с перепиской, т.к. есть Журнал входящей и
исходящей документации
 для выписок из приказов
Рекомендации



Существуют формы документов и формы журналов.
Берите актуальные формы с сайта.
Проверяйте колонтитулы всех документов.
Календарь исполнителя
Официальный сайт университета

На сайте размещаются новости, объявления, а также
предстоящие события в Календаре событий




Необходимо ежедневно просматривать новостные ленты на
сайте вуза, чтобы не пропустить объявлений
Содержание сайта отличатся при просмотре с внешних
компьютеров и с внутренней сети
При входе с внутренней сети сайт определяет ваш логин и
подстраивает информационные системы Электронного
ректората в соответствии с вашими правами
Все подразделения имеют возможность размещать
новости , объявления и вести свой раздел, сайт или блок

Если у Вас есть особые права для размещения информации на
сайте необходимо осуществить «вход» на сайт через кнопку




Руководители подразделения в соответствии с
Положением о сайте несут ответственность за
информацию о своих подразделениях
Для размещения информации на сайте необходимо
предоставить проверенный текст за подписью автора
или в форме служебной записки.
Если вы хотите вести раздел самостоятельно
необходимо предоставить служебную записку с
указанием фамилии и логина ответственного лица и
пройти инструктаж в СМК.
Правила размещения портфолио