информационным обеспечением

Теория экономических
информационных систем
Информационное обеспечение
Структура информационного
обеспечения
 Под информационным обеспечением принято
рассматривать методы и способы представления
экономической информации, характеризующей
состояние управляемой системы.
 При этом информационное обеспечение включает
в себя:




систему показателей данной предметной области;
системы классификации и кодирования;
документацию;
структуру информационных потоков — варианты
организации документооборота;
структуру информационных массивов различной
степени организации на машинных носителей.
Системы классификации и кодирования
экономической информации
 Для размещения информации в АИС необходимо данные
упорядочить (выполнить классификацию), а затем
формализовать (закодировать) с использованием
специальных справочников — классификаторов данных.
 Классификатор — документ, с помощью которого
осуществляется формализованное описание экономической
информации, содержащий наименование
классификационных группировок данных и их кодовое
обозначение.
 Основными объектами классификация являются
справочные реквизиты-признаки, например, наименования
материальных, трудовых, финансовых ресурсов, основных
средств, товаров и т.п. К объектам классификации относят
также другие виды информационного обеспечения,
например, наименования показателей и документов.
Классификаторы экономической
информации
 Цель создания классификаторов —
установление соответствия между значениями
справочных и описательных признаков и
значениями группировочных признаков
(закодированных аналогов справочных признаков,
предназначенных для логической обработки
данных на компьютере).
 Процесс классификации — процесс
распределения объектов заданного множества по
описанному множеству признаков.
 Система классификации – совокупность правил
распределения объектов множества на отдельные
подмножества (классы).
Типы систем классификации
 Существует две основных системы
классификации:


Иерархическая
Фасетная:
Иерархическая система
классификации
 Иерархическая система — между
классификационными группировками
устанавливаются отношения подчинения,
последовательной детализации свойств типа:
класс–группа–вид и т.д.
 При использовании данной системы каждый
объект попадает только в одну
классификационную группу. Объединение
классификационных группировок на каждом
уровне должно составлять исходное множество
объектов.
 Классификация на каждой ступени выполняется
по единственному признаку. Глубина иерархии
определяется классификационными правилами.
Фасетная система классификации
 Фасетная (многоаспектная) система —
система классификации, основанная на
параллельном использовании нескольких
независимых признаков.
 Фасет — набор значений одного признака
классификации. Каждый объект может входить
одновременно в разные классификационные
группировки.
 Система устанавливает порядок следования
фасетов и количество классификационных
группировок. Внутри фасета значения признаков
могут перечисляться по порядку или
образовывать иерархическую структуру, при
наличии соподчиненности выбранных признаков.
Типы классификаторов
 По охвату области применения классификаторы делятся на:



общегосударственные классификаторы — разрабатываемые
централизовано и являющиеся едиными для всей страны.
Например, различные классификаторы статистической отчетности:
общегосударственный классификатор предприятий и организаций
(ОКПО), общегосударственный классификатор отраслей народного
хозяйства (ОКОНХ);
отраслевые классификаторы — разрабатываемые для
классификации объектов в отдельных отраслях. Примером может
служить план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и
удержаний, виды операций движения средств;
локальные классификаторы — разрабатываемые для
обозначения номенклатуры объектов, характерных для
конкретного предприятия, организации, банка (коды
подразделений, клиентов, внутренних документов и т.п.).
 Для обеспечения единого подхода к классификации экономической
информации используют целый ряд классификаторов входящих в
Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).
Кодирование информации
 Кодирование — процесс условного буквенно



числового обозначения объектам и их группам по
соответствующей системе кодирования.
Система кодирования — совокупность правил
присвоения условного обозначения объектов с
использованием кода.
Код (условное обозначение объекта) базируется
на определенном алфавите (множестве знаков).
Число знаков алфавита называется основанием
кода.
Код характеризуется рядом дополнительных
признаков: длина кода, основание кода, структура
кода (распределение знаков по признакам и
объектам классификации).
Системы кодирования
 Системы кодирования можно разбить на
два больших подмножества:


Регистрационные
Классификационные
Регистрационные системы
кодирования
 Регистрационные системы кодирования
независимы от применяемой системы
классификации объектов.
 Такие коды используются для
идентификации объекта при вводе и
передаче информации.
 К регистрационным относятся порядковая
и серийная системы кодирования.
Регистрационные системы
кодирования


Порядковая система — состоит в последовательном
присвоении каждому новому объекту в системе его
порядкового номера. Как правило, данная система
используется для простых, устоявшихся множеств
объектов, включающих небольшое количество элементов.
Серийная (серийно-порядковая) — отличается от
порядковой предварительным разбиением номенклатуры
кодируемых объектов по одному признаку, и для каждой
группы должна быть введена серия кодовых обозначений,
в пределах которой выполняется порядковое присвоение
кода. Серии обозначений для каждой группы должны быть
таковы, чтобы оставались свободные номера для
включения новых объектов.
Классификационные системы
кодирования
 Классификационные системы кодирования
применяются для отражения взаимосвязей
объектов и групп. Применяются
классификационные коды для логической
обработке данных на ЭВМ, что требует
однозначности при отображении взаимосвязей
объектов в соответствии с квалификационными
признаками. В качестве квалификационных
систем используются:


Разрядная;
Комбинированная.
Классификационная система
кодирования



Разрядная (позиционная) система используется
для кодирования объектов, определяемых
несколькими связанными признаками.
Кодируемые объекты систематизируются по
признакам на каждом уровне классификации,
каждому признаку выделяется фиксированное
число разрядов, в пределах которых
кодирование начинается с единицы.
При разрядной кодировке классификационные
группировки по младшим признакам, кодируются
в зависимости от старшего признака.
Код объекта, построенный по данной системе,
включает столько количество позиций, сколько
было учтено классификационных признаков.
Классификационные системы
кодирования
 Комбинированная система применяется
для кодирования больших номенклатур
объектов.
 Такие объекты, как правило, включают
множество связанных и независимых
признаков.
 Система кодирования основана на
сочетании принципов разрядной,
порядковой и серийной систем
кодирования.
Штрих-коды
 Для автоматизации ввода значений числового




кода в информационную систему получили
широкое распространение системы штрихового
кодирования.
В данном методе применяется принцип двоичного
кодирования информации с помощью 0 и 1.
Штрих-код представляет собой набор
чередующихся черных и белых полос. Широким
полосам присваивается значение 1, узким — 0.
Для считывания значения кода используются
оптические сканирующие устройства.
Для возможностей ручного ввода кода в
информационную систему штрих-коды
сопровождаются числовым значением кода.
Области применения штрих-кодов
 Основными областями применения штрих-кодов
являются розничная и оптовая торговля,
логистика, складской учет и другие области,
связанные с движением товаров.
 Цель использования штрих-кодов — это
отражение характерных свойств товаров
позволяющую проследить за их движением от
поставщика к потребителю.
 Использование штриховых кодов позволяет
автоматизировать процесс ввода необходимой
информации, унифицировать движение
информации на всех участках пути от поставщика
к потребителю.
Системы штрихового кодирования


Система штрихового кодирования — совокупность вида
штрихового кода, технических и программных средств
нанесения кода на поверхность, считывания кода,
верификации предварительной обработки данных.
Для унификации штриховых кодов используются
унифицированные системы кодирования:

UPC — универсальный торговый код, разработан и
применяется в США и ряде стран Америки;

EAN — товарный код, разработан в Европе;

UCC/EAN — единый стандартизованный штриховой
код; создан объединенными усилиями организаций
США и Канады (Uniform Code Council) и Европейской
ассоциацией товарной нумерации (EAN International).
Документация
 Документом называется совокупность сведений,
используемая при решении экономической задачи
или задачи управления, расположенная на
материальном носителе в соответствии с
установленной формой.
 Документы являются основным средством для
учета, хранения и представления информации.
 Документируемая информация должна
обеспечить приведение множества экономических
показателей в единую систему, позволяющую
использовать единую терминологию, проводит
анализ состояния объекта управления.
Классификация документов
 Классификация документов может быть
выполнена по ряду признаков:






по области применения — плановые,
статистические, банковские, бухгалтерские и др.;
по содержанию хозяйственных операций —
материальные, денежные, расчетные;
по назначению — распорядительные,
исполнительные, комбинированные;
по виду отражаемых операций — единичные и
сводные;
по периодичности — годовые, квартальные,
месячные и т.д.;
по способу заполнения — ручные или машинные.
Унификация документов



Унификация документов и их форм выполняется путем
отбора видов документов, используемых в
информационной системе, и введение для них единых
форм:
Унифицированная система документации (УСД) —
рациональным образом организованный комплекс
документов, отвечающий единым правилам и требованиям
и содержащий необходимую информацию для
оптимального управления некоторым экономическим
объектом.
Примером унифицированной системы документации
может служить унифицированные формы документов
определенные в соответствии с общероссийским
классификатором управленческой документации (ОКУД).
Процесс разработки первичных
(входных) документов
 Процесс разработки первичных (входных) документов
включает последовательность:
 определение реквизитного состава документа;
 классификация реквизитов: однозначные и
многозначные; признаки и основания; справочные и
группировочные;
 определение иерархии соответствия между реквизитами;
 выбор определенной формы документа;
 выполнение расчета размера документа и выбор
формата бумажного носителя;
 построение эскиза документа соответствующей формы;
 редактирование заголовочной части документа (шапки) в
соответствии со словарем-тезаурусом.
Структура первичных документов
 Для первичных документов применяют
комбинированную форму, состоящую из трех зон:



заголовочная зона — предназначена для
размещения справочных признаков (наименование
объекта управления, номер и название документа и
т.п.).
содержательная зона — включает многозначные
реквизиты, группировочные признаки и признакиоснования.
оформляющая зона — располагаются подписи
должностных лиц и другие признаки,
устанавливающие юридическую силу документа.
Структура выходных документов
 При построении форм выходных документов с
результирующей информацией используют
следующие принципы:





выделение трех зон в документе;
разделение реквизитов на однозначные, т.е.
принимающие одно значение в документе и
многозначные, принимающие несколько значений;
выделение группировочных реквизитов и
размещение этих реквизитов в порядке убывания
старшинства признака группировки;
выделение признаков-оснований и размещение их
в таблице, в порядке соответствующем порядку
группировочных реквизитов;
выделение строк с подведением итогов по группам.
Информационные потоки
 При проектировании информационной системы
существенное значение имеет изучение
информационных потоков, сложившихся в
экономической системе.
 Правильная организация движения информации
позволяет повысить эффективность управления,
расширить области автоматизации. Напротив,
отсутствие четкого представления об источниках
информации и движении данных приводит к
невозможности выполнения проектирования
системы на предприятии.
 При рассмотрении информационных потоков в
экономической системе особое значение имеет
документооборот.
Документооборот


Документооборот — последовательность прохождения
документа от момента создания до сдачи его в архив. Сложность
описания документооборота определяется, во многом,
следующими причинами. Процесс обработки информации в
экономической системе начинается с определенных первичных
документов, проходящих различные стадии предварительной
обработки. Документ отражает выполнение каких-либо
хозяйственных операций и, в процессе его обработки, могут
принимать участие несколько специалистов из различных
подразделений.
Электронный документооборот — документооборот,
основанный на автоматизации процессов создания, хранения и
движения документов. Основой систем электронного
документооборота являются вычислительные машины и
коммуникационные сети. Системы управления
документооборотом предназначены для автоматизации
движения документов на предприятии, их обработки и хранения.
Внутримашинное информационное
обеспечение
 В состав внутримашинного информационного
обеспечения включают файлы, базы и банки
данных, базы знаний и т.п.
 Данные записываются на различных машинных
носителях (магнитные диски, компакт-диски,
магнитная лента и др.).
 Требования, предъявляемые к данному виду
информационного обеспечения, — быстрота и
надежность при выполнении операций по поиску,
обработке и представлению данных для
пользователя.
 Содержание включает в себя фактические
сведения, относящиеся к выбранной предметной
области.
Информационная база
 Основной частью внутримашинного
обеспечения является информационная
база — специальным образом
организованная совокупность данных,
хранимая в памяти ЭВМ в виде файлов.
 Файл — совокупность однородных по
структуре записей, предназначенное для
решения экономической задачи. Запись —
набор полей заданного формата.
Организация доступа к данным
 Для организации доступа к данным
существуют следующие способы
организации информационных баз:


Совокупность локальных файлов,
поддерживаемых функциональными
пакетами прикладных программ;
Интегрированная база данных, основанная
на использовании универсальных
программных средств загрузки, поиска и
обработки данных, т.н. системы управления
базами данных (СУБД).
Базы и банки данных


Банк данных — система специальным образом организованной
информации — баз данных, а также программных, технических,
языковых, организационно-методических средств,
предназначенных для обеспечения централизованного
накопления и коллективного использования данных.
В отличие от локально организованных массивов информации
банки данных являются интегрированной информационной
системой, решающей следующие задачи:







сокращение избыточности в хранения информации;
устранение противоречивости в данных;
совместное использование информации в решении большого
круга задач;
удобства организации доступа к данным;
обеспечение безопасности хранения данных;
снижение затрат на хранение данных и поддержание в
актуальном состоянии;
обеспечение независимости данных от изменяющихся внешних
условий.
База данных
 Ядром БнД является информационная
компонента — база данных.
 База данных (БД) — именованная совокупность
данных, отражающая состояние объектов и их
отношений в рассматриваемой предметной
области. В общем случае данные в базе данных
являются интегрированными и общими.
 Под понятием интегрированные данные
подразумевается возможность представить БД как
совокупность нескольких отдельных файлов
данных, полностью или частично не
перекрывающихся.
Состав БД
 В состав базы данных входит также метаинформация (т.е.
информация об информации), включающая описание базы данных
(схема БД), информацию о предметной области, необходимую для
проектирования системы, о пользователях БнД, о проектных
решениях и др.
 Программные средства БнД представляют собой комплекс
программ и программных модулей, обеспечивающий
взаимодействие всех частей информационной системы при ее
функционировании. Приложения базы данных — программы и
программные модули, с помощью которых пользователь
выполняет операции с БД. Основу программных средств БнД
представляет СУБД.
 Система управления базами данных (СУБД) — совокупность
языковых и программных средств, предназначенных для создания,
ведения и совместного использования БД многими
пользователями. Основная функция, выполняемая СУБД —
предоставление пользователю базы данных возможности работать
с ней, не вникая в детали на уровне аппаратного обеспечения.
Структура СУБД
 В СУБД можно выделить ядро СУБД, обеспечивающее
организацию ввода, обработки и хранения данных, а также
средства тестирования и утилиты, обеспечивающие выполнение
вспомогательных функций. Важной компонентой СУБД являются
трансляторы или компиляторы для используемых ею языковых
средств.
 Подавляющее большинство СУБД работает в среде
универсальных операционных систем и взаимодействует с
операционными системами при обработке обращений к БнД.
Поэтому часто рассматривают операционную систему как часть
БнД.
 Для обработки запросов по поиску и обработке информации в БД
разрабатываются соответствующие программы, которые
представляют прикладное программное обеспечение БнД.
 Языковые средства должны обеспечить интерфейс пользователей
и прикладных приложений разных категорий с банком данных.
Языковые средства большинства СУБД относятся к так
называемым языкам четвертого поколения.
Средства СУБД




В качестве технических средств БнД чаще всего используются
универсальные ЭВМ, периферийные устройства для вывода информации в
базу данных и отображения выводимой информации. Последнее время
наметился переход от больших ЭВМ к открытым распределенным
системам на компьютерах различной архитектуры.
Организационно-методические средства представляют собой различные
инструкции, методические и регламентирующие материалы,
предназначенные для пользователей разных категорий,
взаимодействующих с банком данных.
Администратор БнД — лицо, определяющее правила манипулирования
данными в БД, устанавливает доступ различных пользователей к
различным участках информационной базы. В задачи администратора
входит определение общих правил работы с информацией в базе данных,
выполнение установочных и регламентных работ по обеспечению
сохранности информации.
Пользователь БнД — лицо, выполняющее операции по вводу информации
в БД, запуск различных модулей обработки данных, вывода информации в
электронном виде или на бумажных носителях. Права пользователей
устанавливаются администратором системы и определяются
организационной схемой управления предприятием.