Аннотация 2 этап - Федеральная целевая программа развития

АННОТАЦИЯ ОТЧЕТА
о результатах выполнения
Государственного контракта №13.Р20.11.0003
от “03” октября 2011 г.
«Разработка методических рекомендаций и типовых решений для
создания 56 центров обучения и консультирования работников сферы
образования по вопросам энергосбережения и энергетической
эффективности»
Этап № II
«Создание демонстрационных комнат (аудиторий) по энергосбережению
в 40 образовательных учреждениях Российской Федерации»
Москва, 2012 г.
Во исполнение Государственного контракта №13.P20.11.0003 от «03»
октября 2011 г. на II этапе Исполнителем были достигнуты следующие
результаты:
1) Осуществлена
консультационная
поддержка
организаторов
демонстрационных комнат (аудиторий) энергоэффективности в 40
высших учебных заведений Российской Федерации - в соответствии с
требованиями п. II.1.1. Технического Задания на выполнение работ
(оказание услуг) (Приложение №1 к Государственному контракту).
2) Осуществлено организационно-методическое сопровождение создания
демонстрационных
комнат
(аудиторий)
энергоэффективности
в
регионах Российской Федерации – в соответствии с требованиями
п.II.1.2.Технического Задания на выполнение работ (оказание услуг)
(Приложение №1 к Государственному контракту).
Исполнителем
консультационная
демонстрационных
была
и
обеспечена
методическая
комнат
постоянная
поддержка
(аудиторий)
информационная,
организаторов
40
энергосбережения
и
энергоэффективности по вопросам организации, создания, размещения,
введения в действие, эксплуатации и функционированию демонстрационных
комнат.
По результатам разосланного 22.11.11. руководителям вузов письма
Минобрнауки о создании демонстрационных аудиторий энергосбережения к
25 января 2012 года были получены ответы от 108 учреждений высшего
профессионального
образования.
Все
они
были
проанализированы
Исполнителем.
Руководители 40 вузов отказались участвовать в проекте, мотивируя
это решение отсутствием свободных площадей, финансовых средств и
соответствующих специалистов.
2
В 68 письмах руководители вузов выражали свою готовность принять
участие в проекте, однако, при этом интересовались источниками его
финансирования.
Исполнитель связался со всеми 68 вузами, выразившими свое желание
принять участие в проекте, сформировав соответствующую контактную базу
данных, и направил им индивидуальные письменные разъяснения об
источниках финансирования проекта, требованиях к помещениям демо аудиторий, порядке присоединения к проекту и получения консультационно
– методической поддержки.
Кроме того, Исполнитель разместил на специализированном сайте
проекта «56-да-энергоэффективности.рф» полный комплект концептуальных
и методических материалов по созданию демо-аудитории, разработанных
Исполнителем и утвержденных Заказчиком в ходе I этапа работ по
Государственному контракту.
Часть вузов, изначально выражавших свое намерение создать демо аудиторию энергосбережения, после ознакомления с типовыми документами,
требованиями к демо-аудитории и
получения разъяснений финансовых
аспектов проекта отказались от участия в нем.
В связи с этим Исполнитель направил письма – приглашения принять
участие в проекте «56 ДА Энергоэффективности» еще в 30 вузов, 10 из
которых заинтересовались данным проектом.
Работа по
выявлению интереса руководства высших
учебных
заведений к участию в проекте «56 ДА энергоэффективности», а также по
формированию этого интереса проводилась Исполнителем в течение всего
отчетного периода.
3
Из 75 вузов, с которыми в течение отчетного периода работал
Исполнитель, решение о создании демо-аудитории энергосбережения и
энергоэффективности приняли 40 вузов, которые:
1.
Приняли положительное решение об участии в проекте «56 ДА
энергоэффективности», подтвердили его соответствующим письмом и
приказом руководителя ВУЗа о создании демонстрационной аудитории
энергосбережения и энергоэффективности, о выделении для этих целей
соответствующих требованиям помещений, а также о сроках проведения
работ по их оборудованию, наполнению и вводу в эксплуатацию.
2.
Письменно проинформировали Исполнителя о положительном
решении по созданию демо - аудиторию ЭЭ, определили контактное лицо,
ответственное за ее создание, приступили к адаптации концептуальных
документов, но отложили официальное оформление приказа за пределы
срока представления отчета по II этапу работ, в связи с необходимостью
проработки вопросов финансирования и размещения демо-аудитории.
Из 40 ВУЗов, принявших решение о создании демо-аудитории, 28
вузов представили копии приказов о создании ДА.
Еще 12 организаторов ДА подтвердили решение вузов об участии в
проекте «56 ДА энергоэффективности», но пошли по иному алгоритму
взаимодействия с Исполнителем. По решению ректоров вузов, они должны
сначала провести работу по адаптации типовых концептуальных и
методических документов, технических и дизайн – решений, подготовить
бюджеты создания демо - аудиторий, провести фандрайзинг, и лишь затем, в
конце 2012 года - начале 2013 года, представить ректорам документы для
издания соответствующих приказов.
Работа по консультированию организаторов демо - аудиторий при
подготовке приказов и других распорядительных документов о создании в
4
вузах ЭЭДА продолжается, также как и выявление еще 16 вузов, готовых
присоединиться к программе в 2013 году.
16 вузов из 40, приступивших к созданию демо-аудитории, прислали
письменные заявки на получение консультаций при адаптации материалов.
Еще 24 организатора демо – аудиторий сообщили о своем желании
получать консультационную поддержку путем устных консультаций по
«горячей линии».
Несмотря на отсутствие письменных заявок с их стороны, Исполнитель
обеспечил каждому из 40 вузов, приступивших к созданию демо-аудитории,
полную возможность получения оговоренной условиями Госконтракта
оперативной, всесторонней и качественной консультационной поддержки.
Таким образом, в отношении всех 40 образовательных учреждений
высшего профессионального образования Исполнителем была проведена
работа по обеспечению постоянной информационной, консультационной и
методической поддержкой процесса создания
ими демонстрационных
комнат (аудиторий) энергосбережения и энергоэффективности.
Исполнитель
также
обеспечил
представителей
ВУЗов
консультационной и методической поддержкой и при организации процесса
адаптации организаторами демонстрационных аудиторий энергосбережения
и энергоэффективности типовых методических материалов, типовых дизайн
– решений, а также технических решений типового содержательного
наполнения и типового расположения экспозиций.
Все 40 организаторов демо - аудиторий ВУЗов - участников проекта
«56 ДА энергоэффективности»
получили доступ к комплекту типовых
материалов, технических и дизайн - решений, а также
возможность
получения индивидуальной консультационной помощи при их адаптации и
5
приступили в той или иной степени к адаптации типовых концептуальных и
методических документов.
В связи с тем, что окончательный результат этого процесса поставлен в
зависимость от интенсивности работы сотрудников вузов, от их желания
применять типовые документы и пользоваться консультационными услугами
Исполнителя, а у Исполнителя отсутствуют какие-либо инструменты
влияния на ход принятия решений и прохождение согласований в каждом
конкретном вузе, адаптация
документов в разных вузах проходит в
различном темпе.
Большинство
участников
финансово-технические
проекта,
возможности
и
проанализировав
перспективы,
имеющиеся
запланировали
основную деятельность по созданию демо - аудиторий по энергосбережению
на 2013-2014 гг. Таким образом, их активность по адаптации типовых
материалов прямо соотносится с текущим состоянием ресурсной базы
каждого вуза, а также с предполагаемыми сроками ввода демо - аудиторий в
эксплуатацию.
При этом Исполнителем, в полном соответствии с установленными
Госконтрактом сроками
консультационная
выполнения второго этапа работ, осуществлены
поддержка
и
организационно-методическое
сопровождение создания 40 демонстрационных аудиторий.
На момент предоставления настоящего Отчета организаторы демо аудиторий из 31 вуза разработали и представили как минимум один
адаптированный ими документ из числа входящих в «стартовый пакет» или
«базовый комплект» концептуальных и методических материалов, дизайн решений и технических решений.
Всего вузами представлено 172 документа, входящих в стартовый и
базовый комплект адаптированных концептуальных документов, общим
объемом 581 стр.
6
В 9 вузах организаторы демо – аудиторий, получив все необходимые
разъяснения и консультации Исполнителя, на данный момент не представили
ни одного проекта адаптированных документов.
Всего
организаторами
демо-аудитории
7
на
данный
момент
представлены 15 проектов адаптированных концептуально – методических
документов,
входящих
в
«базовый
комплект»,
которые
были
проанализированы Исполнителем.
Исполнителем отмечено, что в целом, присланные вузами материалы
соответствуют целям и задачам проекта, однако в некоторых из них
выявлены
значимые
недочеты.
По
всем
комплектам
полученных
адаптированных материалов Исполнителем был сформирован перечень задач
по
дальнейшей
адаптации
и
перечислены
методы
и
мероприятия,
необходимые для устранения допущенных недочетов.
На
основании
присланных
организаторами
демо
-
аудиторий
материалов, а также произведенного Исполнителем анализа, Исполнителем
был разработан план–график адаптации материалов, в котором по каждой из
40 демо - аудиторий указан перечень работ, которые необходимо провести по
адаптации концептуальных документов, перечень материалов (документов),
подлежащих корректировке, а также ориентировочные сроки (даты)
их
завершения.
Все 40 вузов - участников проекта «56 ДА энергоэффективности»
сгруппированы в зависимости от степени их готовности к проведению
адаптации концептуальных документов. В первую группу вошли 7 вузов,
организаторы которых полностью, либо частично осуществили адаптацию
«базового комплекта» типовых материалов.
Вторую
группу
составили
24
участника
проекта
«56
ДА
энергоэффективности», организаторы которых изучают комплект типовых
материалов, подлежащих адаптации, проводят согласование концептуальных
7
решений и планируют завершить эту работу до 30.12.2012 г. Исполнитель
находится
в
постоянном
контакте
с
ними
и
обеспечивает
их
консультационную и методическую поддержку.
К третьей группе были отнесены 9 вузов, где еще не завершено
согласование
расположения
демо
-
аудиторий
и
источников
финансирования их создания. Адаптацию документов и методических
материалов они рассчитывают завершить не ранее 2013 года.
По
тем
проектам
адаптированных
материалов,
которые
были
представлены Исполнителю организаторами 7 демо – аудиторий, и которые
требовали корректировки, Исполнителем авторам были даны развернутые
письменные консультации.
В рамках соответствующей консультации Исполнитель предоставил
каждому организатору демо - аудитории свой вариант документа с
необходимыми
на
его
взгляд
изменениями
и
дополнениями
в
представленный проект.
Всего Исполнителем организаторам 40 демо – аудиторий было
предоставлено 216 письменных развернутых консультаций, общим объемом
989 страниц (41,2 п.л.).
Для осуществления качественной и оперативной консультационной
поддержки
участников
проекта
и
организационно-методического
сопровождения создания демо-аудиторий Исполнителем была разработана,
отлажена, регламентирована и внедрена комплексная коммуникационнотехнологическая система, включающая следующие элементы:
I.
Call-центр (телефонная «горячая линия») с прямым номером (495)
614-09-73, работающая по будним дням с 9.00 до 18.00 (мск), в остальное
время работающая в пассивном режиме автоответчика.
На основании
8
созданной
Исполнителем
Концепции
call-центра
были
разработаны,
протестированы и внедрены следующие документы:
 Методика пополнения базы данных.
 Методика получения обратной связи.
 Алгоритм работы с поступающими звонками.
 Система контроля, автоматического и ручного учета поступающих
обращений, предусматривающая обеспечение аудиозаписи, архивирование и
доступ к записям разговоров операторов с абонентами.
Кроме того, в рамках работы по созданию call-центра Исполнителем
была разработана, протестирована и внедрена методика обучения персонала
и KPI.
Всего за период с января 2012 года по август 2012 года было
зарегистрировано 147 обращений на телефонную «горячую линию».
II.
Электронный консультационный пункт (ЭКП), включающий
электронную почту (ask@56-da-energoeffectivnosti.ru) , Skype (аккаунт Da-56Russia), а также форум сайта проекта (http://56-da-energoeffectivnosti.ru/). Для
обеспечения работы ЭКП Исполнителем были сформулированы требования
к ЭКП, создана Концепция ЭКП, методика пополнения базы данных
«Вопросов-ответов), алгоритм работы с поступающими обращениями,
методика получения обратной связи, порядок проведения контроля работы
сотрудников, формы учета запросов и внесения в них структурных
изменений. Кроме того, была разработана, протестирована и внедрена
методика обучения персонала и KPI.
Всего за отчетный период на сайт проекта было осуществлено 129
заходов, посетители оставили там 66 запросов и обращений.
Подробная информация о качественных и количественных показателях
деятельности call-центра и ЭКП проекта за отчетный период содержится в
соответствующих Приложениях к Отчету о выполнении работ по II этапу.
9
В целях обеспечения непрерывного взаимодействия с организаторами
демонстрационных аудиторий, Исполнитель вел форум на сайте, разослал во
все 40 вузов 9 инструктивно-методических писем, организовал видео конференц связь, а также провел 2 методических семинара, в которых
приняли участие представители 21 вуза.
Решая задачу осуществления консультирования организаторов по
необходимому оснащению демо-аудиторий информационными материалами,
выставочным
оборудованием
и
специализированной
литературой,
Исполнитель создал матричную структуру курирования каждой ДА
сотрудниками, разработал индивидуальные планы их создания и оснащения,
сформировал
матричную
структуру
связи
специально
выделенного
сотрудника с каждым партнером проекта, обеспечил получение ежедневной
обратной связи по различным коммуникационным каналам.
Всего за отчетный период сотрудники Исполнителя, используя
различные
каналы
связи,
раз
686
вступали
во
взаимодействие
с
представителями вузов – организаторами демо - аудиторий.
От организаторов демо – аудиторий по различным каналам связи,
письменно и устно в консультационно – методический центр поступило 203
обращения – запроса. Все они были рассмотрены и удовлетворены.
Исполнитель
экспозиционного
подготовил
Каталог
оборудования,
демонстрационных
материалов,
выставочных
стендов,
образцов,
фирменных рекламно-информационных материалов и литературы, которые
могут быть приобретены любой ДА и оперативно доставлены к месту ее
расположения с помощью консультантов проекта.
В целях организации информационного сопровождения мероприятий
по
запуску
демо-аудиторий
в
эксплуатацию
Исполнителем
были
разработаны: типовая концепция коммуникационного проекта по запуску ДА
в эксплуатацию, набор шаблонов пресс-релизов для распространения в
регионах месторасположения ДА, сценарии типового мероприятия открытия
10
ДА, комплект раздаточных материалов и набор тезисов для выступающих,
перечень возможных вопросов и ответов для представителей СМИ и ряд
других документов, представленных в Приложениях.
Помимо этого, Исполнитель осуществлял подготовку и распространял
в федеральных СМИ пресс-релизы о ходе работы над проектом, а также
размещал информацию о присоединении к проекту новых ВУЗов и
предстоящем открытии на их базе демо-аудиторий на специализированных
ресурсах. Одновременно осуществлялся мониторинг вышедших материалов в
СМИ и на интернет - ресурсах, связанных с темой подготовки и открытия
ДА.
В ходе выполнения работ Исполнитель строго придерживался
Технического Задания и предпринял все меры для его реализации.
Основными проблемами, повлиявшими на результативность работ, стало
отсутствие у Исполнителя финансовых или административных рычагов,
способных
аудиторий
активизировать
в
рамках
работу
разработанных
организаторов
планов
–
демонстрационных
графиков
адаптации
концептуальных документов, а также отсутствие у вузов достаточных
финансовых ресурсов для проведения работ по созданию и наполнению
демонстрационных аудиторий в течение 2012 года.
11