Виктор – руководитель компании

Виктор – руководитель компании-производителя мебели.
Сейчас компания Виктора занимает небольшую долю на рынке, но, конечно, стремится выйти на
новые позиции.
Сегодня воскресенье, поздний вечер. Виктор возвращается из отпуска из Тайланда, где он пробыл
две недели и готовится к началу рабочей недели. Бизнес отстроен, срочных дел нет, поэтому
Виктор спокоен – с завтрашнего утра он начнет проверять, что детально произошло в компании за
время отпуска, а на всю неделю уже составлено расписание…
Внезапно Виктору звонит представитель производителя Константин. Он слету спрашивает – есть
ли у Виктора Шенген? И сообщает, что на конференции-выставке мебели в Милане освободилось
место и сейчас есть уникальная возможность туда полететь. Организаторы выставки оплачивают
дорогу и участие. Виктор планировал участвовать в следующем году, потому что в этом свободных
мест не было. Для Виктора и его компании - это уникальная возможность завести новые контакты
и вывести бизнес на новый уровень.
Одно останавливает Виктора – конференция идет 4 дня, а за две недели отпуска накопилось
много дел. Не решить их = поставить бизнес под угрозу (назначено несколько важных встреч с
ключевыми клиентами). Чтобы успеть, Виктору нужно решить все дела за один день – решить
накопившиеся за отпуск вопросы, переделать расписание на ближайшую неделю и подготовиться
к самой поездке.
Виктор с Константином договорились, что за понедельник Виктор пробует решить все эти три
вопроса – и если у Виктора появится ясность, он должен отправить Кириллу смс с
подтверждением поездки. Сделать это нужно до 18:00 понедельника – иначе он не успеет
сменить ФИО в официальном приглашении на конференцию
Вроде бы ничего страшного, но после ознакомления со списком дел, у Виктора началась паника.
Перепланировать встречи
Перенести переговоры на понедельник или следующую неделю
Провести совещание с отделом продаж по итогам 1 квартала
Проанализировать работу отдела продаж за 1 квартал
Разобрать почту, ответить на письма, которые накопились за две недели
Провести переговоры с заказчиком на его территории
Передать все дела по данному клиенту своим коллегам
Согласовать коммерческое предложение с юротделом и бухгалтерией
Отправить коммерческое предложение клиенту
Подготовить договор для подписания с клиентом
Разработать презентацию для выставки
Договориться о встречах на выставке
Купить авиабилеты, заказать гостиницу
Поставить задачи подчиненным на оставшуюся неделю
Виктор решает успокоиться, лечь спать и с утра приложить все усилия, чтобы попасть на
конференцию.
Проснувшись утром, Виктор открывает свой планировщик, анализирует дела на день и неделю.
Все неотложные встречи, которые должны быть проведены на неделе, Виктор переносит на
понедельник. Встречи, которые можно отложить на неделю, Виктор переносит на следующую
неделю. Все участники встреч получают уведомления в свои планировщики. Так Виктор
перепланировал неделю.
Виктор понимает, что ему нужно потратить час на совещание, но в его условиях нехватки времени
это невозможно. Виктор предлагает коллегам провести совещание удаленно. Виктор и его
коллеги подключаются к совещанию, Виктор, используя беспроводную гарнитуру, общается с
коллегами, пока собирается на работу. Начальник отдела продаж демонстрируется таблицу с
результатами, Виктор просит отправить её почтой, поскольку уже приехал водитель.
Сев в машину и открыв планшет, Виктор приступает к разбору почты, которая накопилась за две
недели. Почты много, поэтому Виктор торопится ответить на письма и понимает, что перепутал
клиентов, которым планировал ответить. У Виктора задержка отправки почты, поэтому он
успевает открыть письмо в исходящих и поменять адрес.
Виктор открывает письмо с шаблоном договора, который нужно подготовить к подписанию. Но
шаблон в формате PDF, а данные в нем устарели, нужно внести изменения.
Следом Виктор открывает письмо с результатами работы отдела продаж. Применив средства
анализа, Виктор понимает, что Excel на планшете недостаточно, требуется большой экран и
решает провести анализ позже. Тем более, он уже приехал к офису клиента.
Виктор бежит к клиенту на переговоры. Поскольку 4 дня с клиентом будут контактировать его
подчиненные, которые не будут участвовать в переговорах, Виктор записывает переговоры на
аудио с прикреплением комментариев.
После переговоров Виктор торопится в офис. Виктору требуется согласовать КП и направить его
клиенту. Сделать нужно обязательно сегодня, но уже 16:00, а согласование занимает время.
Благодаря правильно простроенной работе, КП согласовано за 1 час, доступ к документу Виктор
отправляет клиенту.
Закончив с КП, Виктор открывает документ с результатами продаж на большом экране и проводит
аналитику с привязкой к карте России.
Проанализировав продажи, Виктор дает задачи отделу продаж.
В 17:30 Виктор приступает к работе над презентацией. Времени совсем мало, но маркетолог (она
жена Виктора) до сих пор в Тайланде! Виктор звонит маркетологу, говорит ей срочно выложить на
портал материалы для презентации. Получив на корпоративный портал материалы, Виктор
решает, что уже не успевает сделать презентацию в офисе. До 18:00 остаются считанные минуты.
Купив билеты и забронировав гостиницу, Виктор отправляет смс Константину, что летит в Милан.
Успел. Константин отвечает, что все ок и Виктор может лететь.
Виктор едет в аэропорт. Синхронизировав планшет с корпоративным порталом, Виктор создает
презентацию в самолете. Пока Виктор просматривал презентацию и про себя репетировал,
самолет Виктора сел в Милане.