оплата командировочных расходов

Служебная командировка, суточные, отчеты, оплата,
оформление
Ранее Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от
07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»
руководствовались все работодатели. Она весьма древняя, однако в
соответствии со ст. 423 ТК РФ должна была применяться в части, не
противоречащей Трудовому кодексу РФ (не отменена она и сейчас). В настоящее
время принят новый документ — Положение об особенностях направления
работников
в
служебные
командировки
(утверждено
Постановлением
Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Рассмотрим, что же нового принес
данный нормативный акт работодателям и работникам.
Срок командировки
Ранее срок командировки был ограничен 40 днями, не считая времени
нахождения в пути, теперь такого ограничения нет вообще. В соответствии с п. 4
Положения (оно вступило в силу с 25.10.2008) срок командировки определяется
работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного
поручения.
Решена проблема оплаты командировок, срок которых составляет более 40
дней. Ведь раньше превышение этого срока квалифицировалось как перевод на
другую работу (ст. 72.1 ТК РФ), со всеми вытекающими отсюда налоговыми
последствиями (см., например, Письмо Минфина России от 28.03.2008 № 03-0306/2/30).
Тем не менее отмена максимального срока командирования совсем не
означает, что работников теперь можно ссылать в командировку навечно. Ведь
выполнение служебного поручения (а именно так определяет командировку ст.
166 ТК РФ) не предполагает постоянной работы в месте командирования. Это
может быть проверка, контроль, прием работ и т.п. Следовательно, срок
командировки обусловлен выполнением такого поручения. Если же работник в
месте командирования выполняет постоянные трудовые функции, то это
действительно следует рассматривать как перевод на другую работу.
Часто
у
налогоплательщиков
вызывает
трудности
определение
продолжительности командировки, если время передвижения командированного
на транспортном средстве находится за пределами рабочего дня. Для того чтобы
их ликвидировать, следует обратиться к п. 7 Инструкции о служебных
командировках, согласно которому: - днем выезда в командировку считается день
отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из
места
постоянной
работы
командированного;
- днем приезда из командировки считается день прибытия поезда, самолета,
автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы;
- при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем
отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее –
последующие сутки; Аналогично определяется день приезда работника в место
постоянной работы.
Как видим, для выплаты суточных неважно, в какое именно время работник
отбыл в командировку или прибыл из нее (с утра или около полуночи), главное –
дата на проездном билете.
Обратите внимание: если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой
населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции,
пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место
постоянной работы.
Ни сам Трудовой кодекс РФ, ни Положение не ограничивают
продолжительность командировки. Фактически это означает, что командировка
работника может быть как однодневной, так и длительной.
В командировке можно и поболеть. Ранее согласно п. 16 Инструкции № 62
заболевшему командированному возмещались расходы по найму жилого
помещения (кроме случаев нахождения в стационаре) и выплачивались суточные
в течение всего времени, пока он по состоянию здоровья не имел возможности
приступить к выполнению поручения или вернуться к месту своего постоянного
проживания (но не свыше двух месяцев).
Теперь же данное ограничение снято. Работника не оставят без суточных и
не заставят оплачивать проживание за свой счет в течение всего периода
болезни (п. 25 Положения). Правда, такое возможно только при наличии
больничного листа, оформленного в надлежащем порядке.
Оплата труда в выходные дни
Как следует из п. 5 нового Положения, оплата труда командированного
работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие
праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством
РФ. То есть подразумевается применение общих правил ст. 153 ТК РФ, которые
обязывают работодателя оплачивать работу в такие дни не менее чем в двойном
размере тарифной ставки (оклада) либо (по желанию работника) в одинарном
размере с предоставлением другого дня отдыха.
Таким образом, сформулировано единое правило оплаты работы
командированных в выходные и праздничные дни. Это, с одной стороны,
разрешило проблему, которую рассмотрел Верховный Суд РФ в Решении от
20.06.2002 №ГКПИ 2002-663. Дело в том, что в соответствии с п. 8 Инструкции №
62 в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжал в
командировку в выходной день, ему по возвращении должен был
предоставляться другой день отдыха. Однако возможность двойной оплаты такого
дня не была предусмотрена.
Ведь за время пребывания в командировке за работником согласно ст. 167
ТК РФ сохраняется средний заработок, а Положением об особенностях порядка
исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением
Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, не предусмотрено, чтобы средний
заработок выплачивался работнику в двойном размере.
Верховный Суд РФ тогда разъяснил, что выезд в командировку в выходной
день по желанию работника можно оплачивать в соответствии со ст. 153 ТК РФ
как работу в выходной день в размере двойной ставки.
Теперь эта возможность прямо закреплена в Положении, но уже в обратной
последовательности
—
отныне
работодатель
должен
автоматически
рассчитывать двойную тарифную ставку и может от нее отказаться только по
желанию работника, предоставив ему другой день отдыха. Пришедшийся на
выходные день выполнения задания или выезда (приезда) будет в таком случае
рассчитываться по среднему заработку.
С другой стороны, Положение не содержит прямого указания на то, что же
считать выходным днем командированного работника — выходной по его
обычному графику или выходной по графику места командировки (ранее
Инструкция № 62 закрепляла второй вариант). Представляется, что логично будет
продолжать придерживаться этого правила, благо Инструкция не отменена.
Напомним также, что, по мнению ВС РФ, изложенному в Определении от
27.08.2002 № КАС02-441, такой вывод прямо следует из положений ст. 189 ТК РФ
о дисциплине труда (работник должен подчиняться правилам поведения,
определенным в той организации, где им выполняются трудовые обязанности).
Разумеется, в результате могут возникнуть некоторые проблемы с оплатой
выходных дней. За все рабочие дни по графику основной работы за работником
сохраняется средний заработок (п. 9 Положения, такая норма была и раньше в п.
9 Инструкции). Предположим, что графики по месту основной работы и по месту
командировки не совпадают. Как же оплачивать командированному сотруднику
привлечение к работе в выходной, который по месту основной работы является
рабочим днем? На наш взгляд – платить двойную ставку, а средний заработок за
этот день сохранять уже не нужно. Если же рабочий день по графику места
командировки является выходным по месту основной работы, то такой день, как
представляется, должен оплачиваться в размере среднего заработка.
Видимо, следует применять также старое правило о двойной оплате дня выезда в
командировку, если он приходится на выходной по графику основной работы —
ведь работник фактически этого дня лишается.
Расходы на выплату суточных
Положения Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выплачивать
суточные в трех случаях:
1) при направлении работников в командировку (ст. 168 ТК РФ);
2) служебных поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в
пути, в полевых условиях, имеет разъездной либо экспедиционный характер (ст.
168.1 ТК РФ);
3) направлении работников на повышение квалификации в другую местность.
Заметим, что независимо от основания выплаты под суточными Трудовой
кодекс РФ понимает не что иное, как дополнительные расходы работника,
связанные с проживанием вне места его постоянного жительства. В то же время
указанные виды суточных все-таки различаются.
Так, суточные, выплачиваемые при командировках и поездках для
повышения
квалификации
работников,
определяются
работодателем
самостоятельно и закрепляются либо в коллективном договоре, либо в ином
локальном нормативном акте, например в положении о командировках.
Суточные, выплачиваемые работникам за разъездной характер работы,
работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного
характера (далее — «разъездные» суточные), могут устанавливаться также
трудовым договором.
Отметим, что наличие «разъездных» суточных характерно лишь для
специализированных организаций, а вот суточные, выплачиваемые при
направлении работника в командировку, имеют место в деятельности практически
любой организации, так как командировки работников — явление обычное для
подавляющего числа организаций.
На основании статьи 168 ТК РФ к возмещаемым командировочным
расходам сотрудника относят в том числе суточные. Причем, обязывая
работодателя выплачивать суточные при направлении работника в командировку,
как уже было отмечено выше, Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю
самостоятельно решать вопрос о порядке и размере их выплаты.
Пользуясь данным правом, организация самостоятельно определяет свои
«внутренние» нормы суточных и закрепляет их либо в коллективном договоре,
либо в положении о командировках. При этом к установлению своих «внутренних»
норм суточных организация вправе подойти дифференцированно. Организация
может устанавливать размер суточных в зависимости от места командирования
сотрудника, поскольку понятно, что дополнительные расходы работника,
связанные с командировкой в Москву, будут выше, чем при поездке в российскую
глубинку.
Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах,
предусмотренных НК РФ. С 1 января 2008 года в Налоговом кодексе РФ (далее –
НК РФ) появилась новая норма законодательства, устанавливающая размер
суточных, не облагаемых НДФЛ. Такие изменения в абзац 10 пункта 3 статьи 217
НК РФ с указанной даты внес Федеральный закон от 24 июля 2007 года №216-ФЗ
«О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской
Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации».
Согласно этим изменениям суточные освобождаются от налогообложения
НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на
территории Российской Федерации и 2500 рублей за каждый день нахождения в
заграничной командировке.
Суточные, превышающие законодательно установленную норму, так же
включаются в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ в соответствии со
статьей 224 НК РФ по налоговой ставке 13%.
Для расчета норматива по ЕСН и прибыли ничего пока не изменилось, так
как законодательство не утвердило новые нормативы по командировкам. До сих
пор действует Постановление №729, по которому норматив на командировку
внутри РФ 100 рублей за сутки.
В п. 11 Положения сказано, что суточные возмещаются работнику за
каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие
праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время
вынужденной остановки в пути. В случае вынужденной задержки в пути суточные
за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при
представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за
время пребывания в месте командировки. Причем, как сказано в письме ФНС РФ
от 03.12.2009 № 3-2-09/362 «О порядке учета при исчислении налога на прибыль
суточных в составе командировочных расходов», расходование суточных не
требует документального подтверждения.
Однодневная поездка
Хотя ТК РФ не содержит ограничений по сроку командировки, в настоящее
время действует Инструкция о служебных командировках (в части, не
противоречащей ТК РФ). В п. 15 указанной инструкции сказано, что при
командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность
ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные
(надбавки взамен суточных) не выплачиваются. А вопрос ежедневного возврата
работника из места командировки к месту своего постоянного жительства в
каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом
расстояния, транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также
необходимости создания работнику условий для отдыха.
В п. 11 Положения сказано, что при командировках в местность, откуда
работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой
в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту
постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
В то же время, учитывая право, предоставленное работодателю статьей 168
ТК РФ, организация может предусмотреть в своем коллективном договоре или в
положении о командировках выплату таких суточных.
В силу того, что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при
однодневных командировках, не является урегулированным, организации
придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти
суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет.
Расходы на проезд
Расходы по проезду к месту служебной командировки в пределах
Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы (включая страховой
взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату
услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах
постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов,
подтвержденных проездными документами, но не выше:
железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных
линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории
речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной
переправы;
воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования
(кроме такси).
При отсутствии проездных документов, подтверждающих
расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:
произведенные
железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных
линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории
речного судна всех линий сообщения;
автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.
Такие ограничения по расходам на проезд установлены Постановлением
Правительства РФ от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения
расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской
Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств
Федерального бюджета».
Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения
или пересадок;
расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества
багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта,
которым следует работник);
расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в
пути следования (по установленным нормам).
Указанные расходы возмещаются только при условии представления
подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и другие).
Расходы по найму жилого помещения
Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически
произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день
выезда к месту постоянной работы по представленным документам.
Документами, подтверждающими расходы по найму жилого помещения,
являются:
акт, счет-фактура, приходный кассовый ордер, чек ККТ;
гостиничный счет по форме №3-Г, утвержденный Приказом Минфина России от
13 декабря 1993 года №121.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по
найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от
налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с
действующим законодательством. В настоящее время в соответствии с
Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года
№729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными
командировками на территории Российской Федерации, работникам организации,
финансируемых за счет средств федерального бюджета» такие расходы
возмещаются в размере 12 рублей в сутки.
Прочие командировочные расходы
К прочим расходам при командировках на территории России можно
отнести:
- расходы по оплате услуг связи;
- дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование
номера);
- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
- расходы на получение визы;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную
иностранную валюту;
- другие расходы.
Документы
Документы, которые следует оформлять при командировках, в принципе
остались прежними: командировочное удостоверение, служебное задание,
решение работодателя (приказ), авансовый отчет, отчет о выполненной работе.
Пункт 8 Положения обязывает Минздравсоцразвития России определить
порядок и формы учета работников, выбывающих из командирующей организации
и прибывших в организацию, в которую они командированы. До этого момента,
видимо, придется применять формы журналов прибытия (убытия) в командировку,
утвержденные в качестве приложений к Инструкции № 62.