Утверждено распоряжением Главы города Ханты-Мансийска от 30.03.2012 № 9-о (в редакции распоряжения Главы города Ханты-Мансийска от 25.03.2013 № 10-о) ПОЛОЖЕНИЕ об организационном управлении аппарата Думы города Ханты-Мансийска 1.Общие положения 1.1. Организационное управление аппарата Думы города ХантыМансийска (далее по тексту - Управление) является структурным подразделением аппарата Думы города Ханты-Мансийска (далее по тексту Дума города), осуществляющим организационное и документационное обеспечение комитетов, комиссий Думы города, заседаний Думы города, депутатских фракций, деятельности Думы города, Главы города ХантыМансийска (далее по тексту - Глава города). 1.2. Управление непосредственно подчинено Главе города, курируется заместителем председателя Думы города. 1.3. В своей деятельности Управление руководствуется законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, настоящим Положением. 1.4. Начальник и другие муниципальные служащие Управления назначаются на должность и освобождаются от замещаемых должностей Главой города в соответствии с законодательством Российской Федерации. 1.5. Функциональные обязанности, права, ответственность муниципальных служащих Управления регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Главой города. 1.6. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями аппарата Думы города, с органами Администрации города Ханты-Мансийска (далее по тексту - Администрация города), иными организациями, а также в пределах своей компетенции с органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округаЮгры, органами местного самоуправления. 2 2.Задачи Управления 2.1. Организационное и документационное обеспечение деятельности комитетов, комиссий, заседаний Думы города. 2.2. Обеспечение функционирования системы делопроизводства в Думе города, осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в Думе города. 2.3. Организация делопроизводства по обращениям граждан, поступающим в адрес Главы города, депутатов Думы города. 3.Основные функции Управления 3. Управление осуществляет следующие основные функции: 3.1. Вносит Главе города проекты постановлений, распоряжений Главы города, другие документы, осуществляет согласование проектов муниципальных правовых актов, проектов договоров по вопросам, относящимся к компетенции Управления. 3.2. Обеспечивает исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законодательства Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, Устава города Ханты-Мансийска, решений Думы города, правовых актов по вопросам, относящимся к сфере деятельности Управления. 3.3. Осуществляет организационное обеспечение, своевременную подготовку документов и материалов к заседаниям комитетов, комиссий, заседаний Думы города, электронный документооборот по обеспечению депутатов Думы города материалами и документами. Осуществляет подготовку необходимых материалов и организационное обеспечение мероприятий, проводимых с участием или по поручению Главы города. 3.4. Координирует работу со структурными подразделениями аппарата Думы города, органами Администрации города по вопросам подготовки и проведения заседаний в Думе города в соответствии с Регламентом Думы города в пределах компетенции Управления. 3.5. Осуществляет протоколирование, аудиозапись заседаний, проводимых Думой города, Главой города, ведение и оформление протокола заседаний, формирование проекта повестки заседаний комитетов, комиссий, заседаний Думы города. Комплектует материалы и документы в соответствии с повесткой заседаний Главе города, депутатам Думы города. Осуществляет электронный документооборот по обеспечению депутатов Думы города материалами и документами, а также рассылку материалов и документов к заседаниям приглашенным. Оповещает депутатов, приглашенных о времени и дате проведения заседаний. 3 3.6. Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ к заседаниям комитетов, комиссий заседаний Думы города. 3.7. Осуществляет рассылку принятых решений Думы города на бумажном носителе, в том числе доставляет письма о включении принятых решений в регистр муниципальных нормативных правовых актов ХантыМансийского автономного округа - Югры. 3.8. Принимает участие в оформлении сборника решений Думы города (подготовка документов на бумажном носителе). 3.9. Ведет реестр принятых решений Думы города в пределах созыва, с отметкой даты и источника опубликования, а также с указанием сведений о внесении изменений и дополнений в принятые решения, их отмене и признании утратившими силу. 3.10. Осуществляет организационное обеспечение мероприятий, проводимых депутатами, Думой города, Главой города, массовых городских мероприятий (юбилейные мероприятия Думы города, шествия, демонстрации и т.д.). 3.11. Осуществляет в установленном порядке прием, учет, регистрацию, систематизацию, хранение, информационно-справочную работу, формирование электронной базы входящей, исходящей корреспонденции; отправку исходящей корреспонденции. 3.12. Организует работу по формированию и комплектованию архива Думы города. Ежегодно разрабатывает и корректирует номенклатуру дел Думы города. Составляет описи дел постоянного срока хранения, по личному составу, временного срока хранения. Осуществляет экспертизу научной и практической ценности документов при отборе их на хранение в архив, организует отбор и комплектование документов постоянного срока хранения, по личному составу, временного срока хранения, а также документов к уничтожению с истекшими сроками хранения. Ведет и оформляет протоколы заседаний экспертной комиссии Думы города. Ведет учетную документацию, личное дело архивного фонда Думы города. Организует работу по комплектованию архива Думы города, архивного фонда, обеспечивает сохранность, отбор, подготовку и передачу документов на хранение в архив. 3.13. Обеспечивает издание и рассылку муниципальных правовых актов Главы города, в том числе в соответствии с Законом ХМАО - Югры от 24.11.2008 № 138-оз «О регистре муниципальных нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры». Обеспечивает подготовку и оформление служебных писем и других документов по поручению Главы города, заместителя председателя Думы города, депутатов Думы города, заместителя Главы города и их рассылку. 3.14. Осуществляет машинописные работы. 3.15. Осуществляет разработку нормативных, организационнометодических документов по вопросам организации и ведения 4 делопроизводства и архива в Думе города. При необходимости организует семинары. 3.16. Обеспечивает методическое руководство организацией делопроизводства в Думе города, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив. 3.17. Проводит анализ документооборота, вносит предложения по совершенствованию методов работы с документами. 3.18. Обеспечивает подготовку и издание проектов постановлений, распоряжений Главы города, осуществляет контроль за их исполнением в пределах компетенции Управления. 3.19. Обобщает и готовит ежеквартальную и годовую отчетность о деятельности Думы города Ханты-Мансийска, Управления. 3.20. Осуществляет общий контроль за исполнением: Решений Думы города с контрольными сроками исполнения и Решений Думы города, подлежащих выполнению аппаратом Думы города; поручений Главы города, заместителя председателя Думы города, заместителя Главы города; протокольных поручений комитетов, комиссий, заседаний Думы города; документов, поступающих с контрольными сроками исполнения (органов государственной власти ХМАО - Югры, государственных органов, организаций и других). 3.21. Осуществляет учет и регистрацию обращений граждан, поступающих в адрес Главы города, депутатов Думы города. 3.22. Организует контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, снимает с контроля либо контролирует процедуру продления исполнителем рассмотрения обращений. 3.23. Готовит анализ о количестве и характере обращений граждан, поступивших в адрес Главы города, депутатов Думы города, при необходимости разрабатывает и представляет предложения о принятии дополнительных мер по обеспечению их рассмотрения. 3.24. Обеспечивает проведение личного приема граждан к Главе города, к депутатам Думы города. 3.25. Обеспечивает условия проведения личного приема. 3.26. Обеспечивает информационное наполнение рубрики «Интернетприемная» раздела «Власть» официального информационного портала органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска (анализ обращений, приемные дни Главы города, порядок записи). 3.27. Обеспечивает рассмотрение обращений граждан, поступивших в рубрику «Интернет-приемная» раздела «Власть» официального портала органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска. 3.28. Обеспечивает проведение публичных слушаний по проектам решений Думы города Ханты-Мансийска «О внесении изменений и дополнений в Устав города Ханты-Мансийска. 5 3.29. Осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления города ХантыМансийска. 4.Права Управления 4. В пределах, возложенных на него функций, Управление вправе: 4.1. Запрашивать в структурных подразделениях Думы города, органах Администрации города необходимые документы и материалы к заседаниям Думы, комитетам, комиссиям согласно установленному порядку и срокам в соответствии с Регламентом Думы города. 4.2. Возвращать при необходимости исполнителям документы и требовать их доработки в соответствии с установленными правилами и нормами по оформлению и качеству подготовки документов. 4.3. Обращаться к Главе города, заместителю председателя Думы города по вопросам улучшения деятельности Управления. 4.4. Регулярно повышать квалификацию служащих. 4.5. Требовать надлежащего материально-технического обеспечения деятельности Управления для нормального функционирования Думы города. 5.Организация деятельности Управления 5.1. Управление возглавляет начальник. В период отсутствия начальника его обязанности исполняет начальник отдела Управления в соответствии с распоряжением Главы города. 5.2. Начальник Управления: 5.2.1. Осуществляет руководство деятельностью Управления и организует его работу. 5.2.2. Осуществляет исполнительно-распорядительные функции по руководству Управлением и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление функций. 5.2.3. Подписывает в пределах своей компетенции документы. 5.2.4. Вносит в установленном порядке предложения: - о повышении квалификации работников Управления; - о поощрении и применении дисциплинарных взысканий к работникам Управления; - о структуре и штатном расписании Управления - о внесении изменений и дополнений в настоящее Положение. 5.2.5. Распределяет функциональные обязанности между работниками Управления. 5.3. Для выполнения возложенных на Управление задач в его состав включены: - отдел организационного обеспечения и протокола; - отдел обращений. 6 5.4. Начальники отделов осуществляют непосредственное руководство их работой в пределах своей компетенции. 5.5. Реорганизация и ликвидация Управления осуществляется по решению Думы города в установленном порядке.