Внедрение интегрированной системы управленческого учета

Внедрение интегрированной системы управленческого учета
В настоящее время на предприятиях республики стал внедряться
пакет прикладных программ ERR (Enterprise resources planning –
Планирование
ресурсов
предприятия).
Это
комплект
заранее
спроектированных, взаимосвязанных и готовых к внедрению прикладных
программных модулей, которые обслуживают все деловые функции
предприятия. При этом компоненты, их функциональность легко может быть
сконфигурированы, перенастроены с учетом требований и нужд конкретного
предприятия. Такой пакет программного обеспечения обеспечивает
интегрированную
в
масштабе
всего
предприятия
процессноориентированную работу с потоками информации в режиме реального
времени.
Система ERR способна охватить всю деятельность предприятия и все
же остается достаточно гибкой, потому что в основу такой системы
положено хранилище данных типа CASE (Computer aided software engineering
– Автоматизированная разработка программного обеспечения), которое
содержит детальную информацию обо всех заранее разработанных
приложениях. Эти данные включают в себя все единицы информации,
таблицы и программы, на основе которых работает система.
Пакеты программного обеспечения, производимого на серийной
основе, в особенности такие, как ERR, считались оптимальным решением
для преодоления кризиса информационных технологий в 1980-х годах. Для
этого было несколько причин:
– обеспечение оперативного утверждения и легализации требований
непосредственно самим пользователем;
– гарантия постоянного качества функционирования системы;
– предоставление интегрированной структуры информационной
системы, образующей единое целое;
– обеспечение высокой степени стандартизации;
– обеспечение аккуратного и всеобъемлющего документирования
системы;
– обеспечение высокого качества и результативности при
сопровождении и развитии системы /1/.
Опыт компаний, внедривших ERR свидетельствует о том, что данная
система способствует развитию и достижению успеха в бизнесе.
Суть дела не в том, чтобы только изучить новую технологию,
основная задача – применить эту новую технологию с пользой для дела и
решить проблему инерции, страха перед переменами в масштабе всего
предприятия.
ERR
обладает
большим
потенциалом
для
укрепления
многофункциональности, согласованности работы, организации процессов и
структуры, а главное – для повышения эффективности менеджмента на
практике. Мы считаем, что нужно не сомневаться в необходимости
внедрения ERR, а решать вопрос о том, какой пакет программ выбрать.
Стоимость внедрения ERR на 10-15 % выше, чем у традиционных
систем. Однако внедрение ERR происходит гораздо быстрее. Следовательно,
преимущества, которые дает подобная система, начинают приносить пользу
гораздо раньше.
Впервые в истории информационных технологий ERR-системы
сделали очевидным тот факт, что деловые процессы и операции предприятия
имеют гораздо большее значение, чем данные или информация,
задействованные в разных аспектах деятельности предприятия. ERR-системы
подняли информационные технологии на качественно новый уровень – если
раньше они были простым средством реализации стратегии предприятия, то
сегодня они – значительная часть бизнес-стратегии как таковой.
ERR-системы
положили
конец
многолетнему
статусу
информационных технологий как вспомогательного средства. С другой
стороны, сами информационные системы претерпели значительные
изменения. Внедрение ERR-системы больше не составляет технологической
проблемы, а является вопросом бизнеса.
ERR обладает следующими отличительными характеристиками:
– обеспечение информационной управляемости предприятия;
– восприятие предприятия как глобального;
– отражение и имитация интегрированной природы предприятия;
– фундаментальное моделирование процессно-ориентированных
предприятий;
– управление предприятием в режиме реального времени;
– информационные технологии становятся частью бизнес-стратегии;
– качественно новый подход к улучшению эффективности
производства;
– операционная среда, ориентированная на массовых пользователей.
ERR-система имеет следующие функциональные возможности:
– эффективное использование производственных ресурсов:
а) управление ресурсами;
б) планирование с учетом и без учета мощностей;
в) управление производственными заданиями;
г) планирование заданий и операций;
– кадровый учет:
а) организационная структура управления кадрами;
б) управление квалификацией;
в) подбор персонала;
– планирование и контроль сбыта:
а) введение баз данных потребителей;
б) планирование потребителя;
в) ведение договоров;
д) расчеты с потребителями;
е) отчетность по кредиторской и дебиторской задолженности;
– управление материальными потоками:
а) введение баз данных сырья и поставщиков;
б) планирование потребностей;
в) управление закупками;
г) управление запасами;
д) управление поставками;
е) расчеты с поставщиками;
– бухгалтерский и налоговый учет:
а) введение нормативно-справочных данных контрагентов;
б) расчеты с контрагентами;
в) учет основных средств;
г) планирование и контроль исполнения бюджетов;
– управленческий учет (планирование и управление запасами):
а) контроллинг по центрам ответственности;
б) учет затрат по внутренним заказам/проектам;
в) фактическая калькуляция себестоимости видов деятельности;
г) анализ рентабельности отдельных видов деятельности;
д) планирование себестоимости видов деятельности;
– управление процессами технического обслуживания и ремонта:
а)
построение
системы
управления
ремонтными
и
эксплуатационными
работами;
б) создание справочников оборудования;
в) планирование работ по техническому обслуживанию и ремонту
оборудования;
г) выполнение работ по техническому обслуживанию и ремонту
оборудования;
д) управление затратами;
е) введение истории оборудования /1/.
Перечисленный перечень функций системы ERR позволяет сделать
вывод о том, что данная система вписывается в Стандарт АО «УКАЗ»
«Интегрированная система менеджмента», в частности в раздел данного
стандарта «Маркетинг», поэтому может быть рекомендована к внедрению на
предприятии в рамках комплекса мероприятий по совершенствованию
управления сбытом.
Основной целью внедрения учетных систем класса ERR является
построение единого информационного пространства компании, которое
позволяет отслеживать и учитывать взаимосвязь отдельных процессов и, как
следствие, оптимизировать складские запасы, централизованно управлять
производством и сбытом, контролировать финансовые потоки на каждом
этапе деятельности компании, управлять прямыми и косвенными
внутренними издержками, анализировать и контролировать себестоимость.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что внедрение системы
ERR позволит АО «УКАЗ» повысить эффективность функционирования
предприятия в целом и эффективность системы сбыта в частности.
Использование в процессе ведения проекта методологии ведения
проектных работ предполагает высокую «прозрачность» и контроль за ходом
проекта на всех этапах, позволяет минимизировать сроки внедрения, с
максимальной эффективностью использовать накопленный опыт и рабочие
ресурсы, а также ориентироваться на специфику бизнес-процессов заказчика
системы ERR.
Методология смещает акценты с общих технологических и
функциональных возможностей системы на индивидуальные особенности и
потребности заказчика. Таким образом, в результате реализации проекта
заказчик получает работающее решение для бизнеса с учетом специфики его
деятельности.
Одной из основных целей использования методологии внедрения
проекта является
минимизация рисков на проекте и качественное
выполнение работ в запланированные сроки, в соответствии с проектным
заданием, а также в рамках оговоренного бюджета.
Данная методология включает четыре фазы внедрения ERR (таблица
18).
Международный рынок ERR-систем предлагает множество
продуктов. На казахстанском рынке наиболее широко представлены SAP,
Microsoft Axapta и Microsof Navision.
Автор считает целесообразным в развитие функций ERR-системы
дополнить данную систему подсистемами финансового и маркетингового
анализа деятельности предприятия, что будет способствовать повышению
эффективности системы сбыта на АО «УКАЗ».
Нами определена взаимосвязь экономического анализа с
маркетинговой деятельностью предприятия.
Экономический анализ производственно-хозяйственной деятельности
предприятия подразделяется на финансовый и управленческий анализ.
Финансовый анализ проводится с целью определения финансового
состояния предприятия, то есть оценки его финансовой устойчивости,
платежеспособности, ликвидности и деловой активности, а также в целях
финансового прогнозирования, то есть определения вероятности банкротства
и возможности выхода из финансового кризиса.
Управленческий анализ проводится в целях обоснования
управленческих решений. Одним из разделов данного вида анализа является
анализ маркетинговой деятельности предприятия, который входит в качестве
обязательной составной части в бизнес-планы инвестиционных проектов и
служит основой для разработки стратегии маркетинга.
Таблица 1 – Этапы внедрения ERR
Фазы внедрения
1 Обследование
Этапы внедрения
1.1 Презентация ERRсистемы и проведение
ознакомительных
интервью
1.2 Анализ текущей
Результаты внедрения
Разработка примерного
плана работ.
Предложение на
обследование
предприятия.
Проведение работ по
ситуации.
Автоматизация
предприятия.
2 Подготовка проекта
3 Внедрение решения
4 Поддержание и
развитие проекта
анализу
автоматизированных
систем управления.
Разработка
рекомендаций.
2.1 Разработка
Формирование
стратегии и мастердолгосрочной
плана развертывания
перспективы проекта в
комплексной
соответствии со
информационной
стратегией.
системы (КИС)
Выявление проблем.
2.2 Составление
Определение
технического задания
требований к будущей
КИС. Создание и
обучение команды
консультантов. Выпуск
устава проекта и
ключевых регламентов.
Составление плана
проекта на основе
технического задания.
Точная оценка проекта.
3.1 Концептуальное
Создание
проектирование
концептуального
проекта, как основы
прототипа
системы.
Утверждение
концептуального
проекта «Управляющим
советом».
3.2 Внедрение системы 1 Настройка прототипа.
согласно
2 Обширная программа
концептуальному
тестирования.
проекту
3 Разработка плана
перехода в
промышленную
эксплуатацию.
4 Старт промышленной
эксплуатации.
4.1 Поддержка
Авторский надзор
промышленной
эксплуатации
4.2 Техническая
поддержка
Качественное проведение финансового и маркетингового анализа
является залогом принятия рациональных управленческих решений,
разработки и реализации эффективной стратегии маркетинга.
Финансовая
и
маркетинговая
деятельность
предприятия
взаимосвязаны и взаимозависимы. Для формирования комплекса маркетинга
предприятию необходимы значительные финансовые ресурсы. Эффективная
маркетинговая деятельность позволяет предприятию работать рентабельно,
направляя часть чистого дохода на реализацию маркетинговых программ.
Взаимосвязь маркетинга и финансового анализа схематично
представлена на рисунке 5.
Известно, что процесс управления маркетингом включает в себя
следующие этапы:
– маркетинговые исследования;
– стратегическое планирование маркетинга;
– реализация стратегии маркетинга;
– анализ маркетинговой деятельности.
Стратегическое планирование маркетинга начинается с анализа
внутренней и внешней среды предприятия. При этом каждый из двух видов
анализа, являющихся основой SWOT – анализа, включает в себя в качестве
обязательного компонента финансовый анализ. В первом случае
анализируется финансовое состояние предприятия, во втором – финансовое
состояние данного предприятия сравнивается с финансовым состоянием
конкурентов.
На основе SWOT – анализа предприятие разрабатывает стратегические
маркетинговые альтернативы, из которых осуществляется окончательный
выбор стратегии маркетинга. При этом в качестве критерия принятия
решения может использоваться показатель максимума чистого дохода, а в
качестве ограничений – пороговые значения финансовых коэффициентов.
После завершения реализации стратегии маркетинга ее необходимо
оценить с точки зрения достижения цели и решения стоящих перед
предприятием задач. При этом целесообразно повторить процедуру первого
этапа, а именно: провести анализ внутренней и внешней среды предприятия
(включая финансовый анализ) для того, чтобы определить, улучшилось ли в
результате реализации программы маркетинга финансовое положение
предприятия или нет. В случае получения отрицательного результата в
программу маркетинга необходимо внести корректировки.
В связи с тем, что существующее программное обеспечение позволяет
автоматизировать не только составление отчетности, но и анализ
производственно-хозяйственной деятельности предприятия,
реализация
рекомендуемого нами алгоритма управления маркетингом не потребует
дополнительных затрат, а предприятие будет иметь возможность оперативно
реагировать на изменение во внешней среде, что несомненно окажет влияние
на конкурентоспособность предприятия в реальном секторе экономики.
Проведем оценку эффективности внедрения системы ERR.
На 2006 год запланировано получение дохода от реализации
продукции (работ, услуг) предприятия в размере 1539 млн. тенге.
Согласно усредненным данным по предприятиям нефтегазового
машиностроения в результате внедрения системы ERR доход от реализации
увеличивается на 2-5 %. Приняв за основу минимальное значение прироста
дохода (Дпр), получим:
Дпр = 1539 * 0,02 = 30,78 млн. тенге.
Анализ
внутренней
среды
предприятия
Финансовый
анализ
Управленческий
анализ
SWOT - анализ
Разработка маркетинговых
альтернатив
Сравнительный анализ
стратегических
альтернатив (включая
финансовый анализ)
Анализ внешней
среды предприятия
Исследование
рынка
Сравнительный
финансовый анализ
Окончательный выбор
стратегии маркетинга
Анализ
внутренней
среды
предприятия
Финансовый
анализ
Управленческий анализ
Реализация стратегии
маркетинга
Оценка эффективности
стратегии маркетинга
Корректировка
стратегии маркетинга
(вплоть до полного
пересмотра
стратегического плана
маркетинга)
Анализ внешней среды
предприятия
Мониторинг рынка
Сравнительный
финансовый анализ
Рисунок 1 – Взаимосвязь финансового анализа и маркетинга.
Единовременные затраты на внедрение проекта (К) колеблются (в
зависимости от конфигурации) в диапазоне 30-40 млн. тенге. Приняв
максимальное значение единовременных затрат, получаем: К = 40 млн.
тенге.
Эксплуатационные затраты (З) составляют 600 тыс. тенге в год.
Тогда годовой экономический эффект составит:
Эг = 30,78 – 0,6 = 30,18 млн. тенге.
Срок окупаемости капитальных вложений (Ток) составит:
Ток = К / Эг = 40,0 / 30,18 = 1,33 года.
Таким образом, затраты на внедрение системы ERR окупаются за 1
год и 4 месяца.
1. Шаймухаметов М. Что такое ERR? // Іске сәт, 2006, № 3, С. 4-5.