Организационно – распорядительная документация

Главное управление образования Курганской области
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Шумихинский аграрно - строительный колледж»
УТВЕРЖДАЮ
ВрИО директора ГБПОУ ШАСК
___________________В.А. Еремеева
Конспект учебного занятия
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
по теме: Организационно – распорядительная документация»
для специальности 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Составитель:
преподаватель экономических
дисциплин ГБПОУ ШАСК
Галицкая Д.С.
Шумиха
2014 г.
Тема занятия
Организационно – распорядительная
документация
Цель урока
Образовательная – закрепление
знаний и умений по теме;
развивающая - развитие умений
применять знания на практике;
Методы и методические приемы
Словесный, наглядный, практический
Тип урока
Лекция, отработка полученных
знаний на практических заданиях
Оборудование и основные источники
информации
Доска, ноутбук,раздаточный материал
Литература:
Басаков М.И. Современное
делопроизводство. – Ростов н/Д:
Феникс, 2007. – 480 с.
Мерабян Л.А.Документационное
обеспечение управления.
/Электронный учебник. – Волгоград:
2007. – 63 с.
Опрос (указать вопросы для
фронтального, индивидуального,
устного и письменного опроса)
Устный опрос:
1)Понятие организационной
документации, виды.
2)Понятие распорядительной
документации, виды
Закрепление полученных знаний (вид
Р
самостоятельной деятельности:
фронтальный, дифференцированный,
письменный, решение задач)
письменный, решение теста по теме;
заполнение документа
Система организационно-распорядительной документации
1. Организационная документация
2. Распорядительная документация
1. Организационная документация
Организационная документация – документация, посредством которой
определяется порядок работы предприятия.
К ней относится:
- Положение;
- Устав;
- Инструкции.
Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования,
структуру, функции, права и обязанности организации, структурного
подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами
управления для однотипных предприятий, структурных подразделений,
комиссий (например Типовое положение об отделе кадров);
- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия,
структурного подразделения, комиссии (например Положение о персонале
ЗАО "ЭРА").
Положение составляется на общем бланке организации. Положение должно
иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи составителей;
- печать (при необходимости).
Датой положения является дата его утверждения руководителем или
вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?",
например: "Положение о Государственном реестре... ".
Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру
организации в сфере государственной, коммерческой или общественной
деятельности.
Основными видами уставов являются:
- устав государственной организации - утверждается вышестоящим органом
(министерством, комитетом);
- устав муниципальной организации - утверждается городской или районной
администрацией;
- устав коммерческой организации - утверждается общим собранием
(учредителями,
собственником
государственным органом;
имущества)
и
регистрируется
- устав общественной организации - утверждается общим собранием
(съездом) участников организации.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию
(раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, предмет деятельности.
3. Правовой статус.
4.
Организационная
структура
(органы
управления,
структурные
подразделения и их взаимосвязи).
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и
оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6. Учет и отчетность.
7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников.
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные,
производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций,
предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе
законодательства РФ. Инструкции могут издаваться:
- органом государственного управления;
- отраслевым органом управления;
- муниципальным органом управления;
- руководством организации.
Инструкции бывают двух видов:
- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами
управления для однотипных предприятий, структурных подразделений,
комиссий
(например
"Типовая
инструкция
по
делопроизводству
в
федеральных органах исполнительной власти");
- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия,
структурного
подразделения,
комиссии
(например
"Инструкция
по
делопроизводству ООО "ЛУЧ").
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или
вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и
отвечает, как правило, на вопрос "о чем?" (например: "Инструкция о
государственном регулировании... ").
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые
также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.
Должностная инструкция — нормативный документ, в котором
определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника
предприятия.
Должностная инструкция это один из важных документов, с которым
должны знакомить работника при переходе на другую должность (например,
согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах
государственной
службы
Российской
Федерации"
государственный
служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его
права и обязанности по занимаемой должности).
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой
договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор
используются:
- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
- с целью разделения труда между персоналом;
- для повышения ответственности за порученный участок работы.
2. Распорядительная документация
Распорядительная документация – документы, позволяющие органу
управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним
задач. Указанные документы оформляют административную деятельность
предприятия.
Приказ
- это
нормативный
документ,
издаваемый
директором
предприятия для решения каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансированию,
планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим
производственным
вопросам
относятся
к
приказам
деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
- подготовка проекта приказа;
- согласование проекта;
- подписание руководителем.
по
основной
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке
приказа.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой
приказа является дата его подписания руководителем.
Нумерация приказов производится в валовом порядке с января до
декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части,
констатирующей, указываются основания издания приказа.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова
«ПРИКАЗЫВАЮ»,
пишут
«кому»
(исполнителю
или
структурному
подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого
числа» (сроки ее окончания).
Постановление –
исполнительной
власти
акт,
в
принимаемый
целях
разрешения
высшими
наиболее
органами
важных
и
принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления
стабильных норм и правил.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для
разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:
- информационно-методического характера;
-
повседневной
административной,
производственно-хозяйственной
деятельности;
- связанных с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и
других документов.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам.
Текст
распоряжения
состоит
из
двух
частей:
констатирующей
и
распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания распоряжения.
В распорядительной части указывают:
- "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)";
- "кому" (исполнителю или структурному подразделению);
- "что сделать" (указывают конкретную работу);
- "до какого числа" (сроки ее окончания).
Распоряжения
подписывают
руководитель
или
заместители
руководителя предприятия.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях
разрешения производственных задач, вопросов. Решения могут приниматься
по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных
органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического
совета и др.).
Подготовка решения включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса ответственным исполнителем;
- сбор необходимых сведений;
- обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);
- подготовка проекта решения;
- подписание руководителем и секретарем коллегиального органа (в ряде
случаев всеми участниками обсуждения). Проекты решений готовятся
ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа.
Решения оформляются на общем бланке предприятия.
Датой решения является дата проведения собрания (заседания).
Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в
пределах года (№ 1, № 2 и т. д.) отдельно от других видов документов.
Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей
и распорядительной.
Вопросы для самоконтроля
1.
Понятие
организационной
документации,
ее
характеристика.
2. Строение и характеристика приказов.
3. Характеристика распорядительной документации.
назначение
и
Тест по документационному обеспечению управления на тему
«Организационно - распорядительная документация»
1. В состав организационно – правовых документов входят:
А) приказ, решение, указание;
Б) штатное расписание, должностная инструкция, положение;
В) письмо, трудовой договор, записка
2. Какой документ определяет
сотрудников организации?
функции,
права
и
обязанности
А) должностная инструкция;
Б) правила внутреннего распорядка;
В) трудовой договор
3. Штатное расписание – это документ, который:
А) определяет правовой статус
государственной регистрации;
организации,
необходимый
для
её
Б) устанавливает структуру, состав и численность в организации;
Б) определяет порядок формирования, задачи, обязанности, права и
организацию работы предприятия в целом
4. Соотнесите виды документов:
1) должностная инструкция а) устанавливает структуру, состав и
численность в организации;
2) положение
б) устанавливает для работника организации
конкретные трудовые обязанности;
3) устав
в) излагает правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами;
4) штатное расписание
г) определяет порядок формирования, задачи,
обязанности, права и организацию работы
5. Решения, приказы, указания, распоряжения относятся к:
А) организационно – правовым; Б) информационным; В) распорядительным
6. Правовой акт руководителя органа государственного управления
организации фирмы, содержащий обязательные поручения для
подчиненных организаций, называется:
А) решение;
Б) указание;
7. Соотнесите документы:
В) приказ
1) распоряжение
а) документ по вопросам информационно – методического характера, связанных с исполнение нормативных
актов, инструкций, методик и прочих документов;
2) указание
б) одна из форм распорядительного документа, носящая
характер обязательного поручения работодателя о
необходимости совершения подчиненными организациями определенных действий;
3) постановление
в) правовой акт коллегиального или совещательного
органа федеральных структур исполнительной власти,
властных органов субъектов РФ в целях разрешения
наиболее важных вопросов их деятельности;
4) решение
г) правовой акт, принимаемый высшими федеральными
органами гос. власти в целях разрешения наиболее
важных задач
8. На основании поручения какого органа осуществляется подготовка
постановления?
А) главы администрации области;
Б) руководителя организации;
В) заместителя руководителя организации
9. Что указывается в констатирующей части приказа?
А) слово «Приказываю»;
Б) основания, причины, побудившие руководителя издать приказ;
В) слово «Указываю»
10. На каком бланке оформляется приказ?
А) бланк А5; Б) общем бланке; В) бланк А3
Приложение 1
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
0301001
наименование организации
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
с
по
Принять на работу
Табельный номер
фамилия, имя, отчество
в
структурное подразделение
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)квалификации
условия приема на работу, характер работы
с тарифной ставкой (окладом)
руб.
коп.
руб.
коп.
цифрами
надбавкой
цифрами
с испытанием на срок
Основание:
месяца (ев)
Трудовой договор
от «
»
2014
г. №
Руководитель организации
должность
личная подпись
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
«
личная подпись
расшифровка подписи
»
2014
г.
Приложение 2
Пример должностной инструкции
Должностная инструкция бухгалтера
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов.
1.2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального
директора компании по представлению главного бухгалтера.
1.3. Бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.
1.4. На время отсутствия бухгалтера его права и обязанности переходят к другому
должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность бухгалтера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям:
образование — высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года,
знание компьютерных программ по ведению бухгалтерского учета.
1.7. Бухгалтер должен знать:
- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие,
методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества,
обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
- формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;
- план и корреспонденцию счетов;
- организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
- порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций,
связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных
средств.
1.8. Бухгалтер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими
нормативными актами компании;
- Положением о бухгалтерии организации;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности бухгалтера
Бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных
операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство,
реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с
поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).
2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение
финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
2.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам
бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
2.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных
средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет
источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по
их предупреждению.
2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и
местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды,
платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений,
заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на
материальное стимулирование работников предприятия.
2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности
организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления
внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по
совершенствованию документооборота.
2.8. Участвует в проведении инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных
ценностей, расчетов и платежных обязательств.
2.9. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления
отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с
установленным порядком для передачи в архив.
2.10. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской
информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при
обработке данных.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права бухгалтера
Бухгалтер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для
решения поставленных задач.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о
всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по
их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей
подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения
его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих
должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность бухгалтера
Бухгалтер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных
обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению
коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил
техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в
пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.
4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и
гражданским законодательством Российской Федерации