Отчет о проведенной проверке

ОТЧЕТ
о проведенной проверке ОГКУ «Аппарат Общественной
палаты Иркутской области»
г. Иркутск
7 октября 2014 года
В соответствии с распоряжением аппарата Губернатора Иркутской
области и Правительства Иркутской области от 5 июня 2014 года № 237-ар
«О проведении проверок» комиссией в составе:
Косцова Т.К. -
заместитель начальника управления - начальник
отдела кадровой работы управления Губернатора
Иркутской области и Правительства Иркутской
области по государственной гражданской службе,
кадрам и государственным наградам, председатель
комиссии;
члены комиссии:
Борисова О.Г. -
главный советник отдела кадровой работы
управления Губернатора Иркутской области и
Правительства
Иркутской
области
по
государственной гражданской службе, кадрам и
государственным наградам;
Быкова Ю.С. начальник отдела оплаты труда, государственных
гарантий и охраны труда управления Губернатора
Иркутской области и Правительства Иркутской
области по государственной гражданской службе,
кадрам и государственным наградам
была проведена кадровая проверка в соответствии с предметом,
утвержденным распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и
Правительства Иркутской области от 7 августа 2014 года № 351-ар (член
комиссии Выштыкайлова А.А. находится в очередном отпуске, член
комиссии Степанова А.А. – временно нетрудоспособна).
В ходе проверки было установлено следующее.
Общие вопросы
Штатная численность ОГКУ «Аппарат Общественной палаты
Иркутской области» (далее – Аппарат) составляет 11 штатных единиц, в т .ч.
– 1 шт. ед. директора, 1 шт. ед. заместителя директора, 8 шт. единиц главных
специалистов, 1 штатная единица водителя.
В соответствии с утвержденной в установленном порядке должностной
инструкцией ведение кадрового делопроизводства входит в должностные
обязанности главного специалиста.
2
Наличие должностных инструкций работников, проверка
соответствия их положений законодательству
Трудовой договор является основным юридическим документом,
регулирующим трудовые отношения между работодателем и работником.
Существенным условием трудового договора является трудовая функция
работника, его должностные обязанности (статья 57 Трудового кодекса
Российской Федерации). Современным трудовым законодательством не
предусмотрена обязательность составления должностной инструкции,
предметом которой является также трудовая функция работника, круг его
должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные
требования, предъявляемые к занимаемой должности. Однако, запрета на
существование должностной инструкции как самостоятельного документа
законодательство не содержит, требований к ее оформлению также не
установлено, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить.
Вместе с тем, если работодатель принимает решение о разработке и
использовании
должностных
инструкций
(соответствующее
дело
предусмотрено номенклатурой Института), то их содержание должно
соответствовать трудовому законодательству, а их требования выполняться.
В ходе проверки установлено следующее:
1) комиссии не были предоставлены доказательства ознакомления с
должностными инструкциями главных специалистов Б. и Ш.;
2) отдельные должностные инструкции требуют корректировки в части
используемой терминологии, в частности:
одновременное использование понятий
«работник» и «главный
специалист» в рамках одной должностной инструкции;
использование в должностной инструкции главного бухгалтера
понятия «главный специалист».
Соблюдение порядка оформления, учета, хранения и выдачи при
увольнении трудовых книжек работников
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и
вкладышей в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в
нее ведется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской
Федерации от 16 апреля 2003 года № 225.
Комиссией были выборочно проверены трудовые книжки нескольких
работников. Замечания отсутствуют.
3
Соблюдение порядка формирования и ведения личных дел работников
В Аппарате на всех работников ведутся личные дела. Общее замечание
– отсутствует опись документов, находящихся в личном деле.
Соблюдение порядка оформления и ведения личных карточек
работников (форма Т-2)
Личные карточки формы Т-2 (далее – личные карточки), утвержденной
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты» (далее - Постановление Госкомстата России)
заполнены на всех работников Аппарата в августе 2014 года. До этого
времени они частично велись в электронном виде. В основном, заполнение
всех личных карточек соответствует установленным требованиям.
Имеются отдельные случаи отсутствия в личных карточках подписей
об ознакомлении с записями (причина – личные карточки составлены
недавно, работник находится в отпуске по уходу за ребенком).
Кроме этого, практически во всех личных карточках раздел
«VIII. Отпуск» заполнен простым карандашом, однако для обеспечения
сохранности данных, вносимых в личную карточку работников должны
заполняться чернилами (ручкой).
Проверка наличия утвержденного графика отпусков работников,
обеспечение его соблюдения
График отпусков Аппарата составлен по форме № Т-7, утвержденной
постановлением Госкомстата России. График на 2014 год утвержден
23 декабря 2013 года, следовательно, нарушен срок утверждения графика,
установленный статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации - не
позднее, чем за две недели до наступления календарного года
Фактическое предоставление и перенесение отпусков в графике
отпусков, в соответствии с утвержденной формой, не ведется, поэтому
проверить его соблюдение не представилось возможным. При выборочной
сверке приказов о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых
отпусков с графиком отпусков нарушений в соблюдении графика отпусков не
выявлено. С приказами о предоставлении отпуска знакомятся все работники.
Также проверкой установлено, что работники Аппарата не
ознакомлены с графиком отпусков и не извещаются о времени начала
отпуска.
4
Соблюдение порядка учета рабочего времени, фактически
отработанного каждым работником
Учет использования рабочего времени производится с использованием
формы № Т-13 «Табель учета рабочего времени», утвержденной
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года
N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по
учету труда и его оплаты».
Выборочная проверка соответствия данных в табелях учета
использования рабочего времени с документами по учету труда и его оплаты
не выявила нарушений в ведении учета рабочего времени.
Вместе с тем недостатком при оформлении табелей учета рабочего
времени является отсутствие титульных листов.
Наличие правил внутреннего трудового распорядка
Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового
распорядка (статья 189 Трудового кодекса Российской Федерации), которые
представляют собой локальный нормативный акт, регламентирующий в
соответствии с указанным Кодексом и иными федеральными законами
порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и
ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха,
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные
вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя, в том
числе сроки выплаты заработной платы.
В нарушение указанных требований:
правила внутреннего трудового распорядка Аппарата утверждены не
локальным нормативным актом, а грифом утверждения директора Аппарата
3 марта 2014 года;
установление режима работы, в частности продолжительности рабочей
недели, времени начала и окончания работы, а также времени отдыха
отнесено к полномочиям директора, в то время как в соответствии с
законодательством они должным быть определены непосредственно
правилами внутреннего трудового распорядка
Соблюдение правил оформления документов, связанных с приемом на
работу ( в том числе порядка заключения трудовых договоров с
работниками)
Трудовые договоры с работниками Аппарата в соответствии с
законодательством заключаются в письменном виде, в 2-х экземплярах.
Комиссией были проверены трудовые договоры нескольких
работников.
5
Во всех проверенных трудовых договорах в нарушение статьи 57
Трудового кодекса Российской Федерации отсутствует указание на место
заключения договора, а также не проставляется дата подписания договора
сторонами.
В трудовом договоре Л. указано, что он заключается на срок с
10.09.2009 года по 10.12.2009 года и продлевается в случае положительного
прохождения испытательного срока на неопределенный срок. Таким
образом, при приеме на работу с Лебедевой А.В. фактически был заключен
срочный трудовой договор, который потом был автоматически
трансформирован в иной вид трудового договора – на неопределенный срок.
Между тем, основания для заключения с Л. срочного трудового договора
отсутствовали, положение об установлении ей испытания относится к
условиям трудового договора.
До августа 2014 года в Аппарате неправильно оформлялись тексты
соглашений о внесении изменений в трудовые договора. Необходимо
указывать – «стороны пришли к соглашению о внесении изменений в
трудовой договор от _________№____», в соглашениях указывалось, что
стороны заключили договор о нижеследующем (например, о переводе на
другую работу). В настоящее время данное замечание устранено.
В трудовом договоре Ф. указано, что трудовой договор вступает в силу
с момента подписания сторонами (причем, данный пункт содержится в
трудовом договоре дважды – п.1.7 и п.9), в то же время дата подписания
трудового договора сторонами отсутствует.
По общему правилу трудового законодательства, с приказами
(распоряжениями) работодателя работник должен быть ознакомлен под
роспись.
В ходе выборочной проверки установлено, что в Аппарате имеются
случаи отсутствия письменных доказательств ознакомления работников с
приказами работодателя (приказы от 18.08.2014 № 45-к, от 28.07.2014
№ 41-к, от 13.08.2014 № 44-к, от 04.08.2014 № 43-к, от 28.06.2013 № 28-к). В
отдельных приказах не указана дата ознакомления работников с приказами
работодателя (приказы от 09.07.2014 №№30-к, 32-к, 36-к).
Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение
трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором
работает работник (если структурное подразделение было указано в
трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а
также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия
работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и
третьей статьи 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации.
В ходе проверки установлено, что в Аппарате при переводе работников
на другую работу в отдельных случаях письменное согласие работников не
получалось (приказы от 31.05.2013 №№ 17-к - 22-к).
6
Временное возложение на работника дополнительных обязанностей
возможно с его письменного согласия в порядке статей 60.2 и 151 Трудового
кодекса Российской Федерации. Срок, в течение которого работник будет
выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются
работодателем с письменного согласия работника.
В ходе проверки установлено, что в Аппарате осуществляется
поручение работникам дополнительной работы без получения их
письменного согласия (приказы от 18.08.2014 № 45-к, от 28.07.2014 № 41-к и
иные).
Кроме того, приказ от 18.11.2013 № 36-к о возложении на работника
дополнительных обязанностей представлен в двух различных текстовых
вариантах, ни один из которых не подписан уполномоченным должностным
лицом.
Проверка штатного расписания на соответствие утвержденной
предельной штатной численности работников, а также наименований
должностей работников федеральным правовым актам
Штатное расписание Аппарата введено в действие с 1 августа 2014 года.
Штатная численность, установленная штатным расписанием составляет
11 единиц, что соответствует установленной распоряжением Правительства
Иркутской области от 29 июля 2011 года № 262-рп «О внесении изменения в
пункт 2 распоряжения администрации Иркутской области от
17 октября 2007 года № 435-ра» предельной штатной численности
работников казенного учреждения.
Наименования должностей работников казенного учреждения,
установленные штатным расписанием соответствуют наименованиям
должностей, установленных приказом Минздравсоцразвития РФ от
3 июля 2008 года № 247н «Об утверждении профессиональных
квалификационных групп общеотраслевых должностей руководителей,
специалистов и служащих».
Наличие номенклатуры дел
В соответствии с пунктом 3.4.6 основных правил работы архивов
организации,
одобренных
Решением
Коллегии
Росархива
от
6 февраля 2002 года номенклатура дел организации на предстоящий
календарный год составляется в последнем квартале текущего года. На
настоящий момент приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года
№ 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
7
Действующая в Аппарате на момент проверки номенклатура дел на 2014 год
не соответствует вышеуказанному перечню.
Наличие ведения воинского учета работников
В ходе проверки установлено, что воинский учет в Аппарате не ведется
в виду отсутствия граждан, подлежащих воинскому учету.
Однако, в соответствии с законодательством Российской Федерации,
постановлением
Правительства
Российской
Федерации
от
27 ноября 2006 года № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»
и Методическими рекомендациями Генерального штаба Вооруженных Сил
Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях
2007 года, организации обязаны выполнять работу по воинскому учету и
обеспечивать представление соответствующей отчетности независимо от
наличия либо отсутствия граждан, подлежащих воинскому учету.
Соблюдение требований охраны труда
В соответствии с действующим законодательствам в сфере охраны
труда в учреждении должны быть разработаны локальные акты,
регламентирующие мероприятия по охране труда:
положение об охране труда в организации;
приказ о назначении ответственного лица в организации (при
отсутствии инженера по охране труда);
инструкции по охране труда;
журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;
программы проведения различного вида инструктажей по охране
труда.
В соответствии с действующим законодательством, директором ОГКУ
«Аппарат Общественной палаты Иркутской области» 3 марта 2014 года
утверждено Положение о системе управления охраной труда в ОГКУ
«Аппарат Общественной палаты Иркутской области».
В соответствии с приказом Аппарата от 17 сентября 2014 года № 29
ответственным за организацию и проведение работы по охране труда в
казенном учреждении назначен главный специалист Ф.
Обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда
в ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального
страхования» прошли: директор учреждения; заместитель директора
учреждения; 2 главных специалиста.
В соответствии с действующим законодательством в казенном
учреждении разработаны:
программа для проведения вводного инструктажа;
программа первичного инструктажа на рабочем месте.
8
Кроме того, в Аппарате разработаны следующие инструкции по охране
труда:
инструкция по охране труда при работе на персональном компьютере;
инструкция по охране труда при работе на копировальномножительных аппаратах;
инструкция по проведению инструктажа и присвоению 1 группы по
электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
инструкция по охране труда для административно-управленческого
персонала.
В соответствии с действующим законодательством все принимаемые
на работу лица проходят в установленном порядке вводный инструктаж по
охране труда. Проведение вводного инструктажа регистрируется в
соответствующем журнале проведения инструктажа.
Статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации установлено,
что работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки
условий
труда
в
соответствии
с
Федеральным
законом
от
28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».
Специальная оценка условий труда в Аппарате в 2014 году не
проводилась.
В соответствии со статьей 5.27. Кодекса об административных
правонарушениях Российской Федерации нарушение законодательства о
труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на
должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на
юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или
административное приостановление деятельности на срок до девяноста
суток.
С 1 января 2015 года в соответствии со статьей 5.27.1. Кодекса об
административных правонарушениях Российской Федерации нарушение
работодателем установленного порядка проведения специальной оценки
условий труда на рабочих местах или ее непроведение влечет
предупреждение или наложение административного штрафа на должностных
лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на лиц,
осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования
юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических
лиц от шестидесяти тысяч до восьмидесяти тысяч рублей.
Заключение
Необходимо отметить, что основные нарушения в ведении кадрового
делопроизводства допущены работником, который в настоящее время
уволен.
9