к Регламенту предоставления и контроля использования

Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом НИУ ВШЭ
От 23.08.2013 г. №6.18.1-01/2308-01,
с изменениями, утвержденными
приказом от 09.06.2014 г.
№ 6.18.1-01/0906-02
РЕГЛАМЕНТ
предоставления и контроля использования помещений
Национального исследовательского университета
«Высшая школа экономики»
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент устанавливает единый порядок предоставления
помещений работникам и структурным подразделениям Национального
исследовательского университета «Высшая школа экономики» (далее по тексту Университет), контроля использования помещений в административно-учебных
зданиях/комплексах Университета (далее по тексту - помещения).
1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с законодательством
Российской Федерации и локальными нормативными актами Университета.
1.3. Решение о предоставлении/освобождении помещений работниками и
структурными подразделениями принимается Комиссией по размещению
персонала Университета (далее по тексту – Комиссия), состав которой
утверждается приказом ректора.
1.4. Оформление предоставления помещений и контроль их использования
осуществляется отделом по размещению персонала, контролю и учету помещений
Департамента по эксплуатации учебных и административных зданий Университета
(далее по тексту – Отдел) при координации уполномоченным должностным лицом
в соответствии с установленным в Университете распределением обязанностей
(далее по тексту - координирующий руководитель).
1.5. Настоящий Регламент и изменения в него утверждаются приказом.
2. Порядок предоставления помещений
2.1. Помещения
предоставляются
структурным
подразделениям
Университета для размещения работников подразделения из расчета не менее 5
кв.м./чел. с учетом режима их рабочего времени.
Структурным подразделениям с учетом специфики их работы
(необходимость текущего хранения большого количества документов,
использование крупногабаритного оборудования и т.п.) могут быть предоставлены
помещения большей площади.
2.2. Руководителям
Университета,
руководителям
структурных
2
подразделений Университета предоставляются отдельные помещения по решению
Комиссии.
2.3. Не допускается предоставление помещений лицам, не состоящим в
трудовых отношениях с Университетом.
Временное размещение в помещениях Университета физических лиц,
привлеченных к работе по гражданско-правовым договорам, осуществляется в
исключительных случаях по решению Комиссии на основании заявки
руководителя структурного подразделения с указанием причин и сроков
предоставления помещения.
2.4. Помещения предоставляются по заявке установленной формы
согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.
Форма заявки о предоставлении помещения размещена на странице Отдела
официального сайта Университета.
2.5. Заявка направляется руководителем структурного подразделения
Университета в электронной форме на электронный адрес APU@hse.ru.
В случае необходимости предоставления помещения руководителям по
направлениям деятельности Университета или их заместителям, заявка
оформляется руководителем по направлению деятельности Университета.
2.6. Заявка учитывается Отделом в журнале регистрации заявок о
предоставлении помещений.
2.7. Отдел не позднее одного рабочего дня информирует руководителей,
подавших заявку, по электронной почте о принятии заявки с указанием номера ее
регистрации.
В случае ненадлежащего оформления заявки Отдел возвращает заявку на
доработку с указанием замечаний к оформлению заявки.
2.8. Отдел готовит предложения о предоставлении помещений по
поступившим заявкам и не реже одного раза в неделю представляет предложения в
виде информационной справки координирующему руководителю.
2.9. Координирующий руководитель рассматривает предложения Отдела и
собирает мнения руководителей структурных подразделений о предложенных
вариантах посредством корпоративной электронной почты Университета.
Руководитель структурного подразделения не позднее одного рабочего дня
со дня получения электронного сообщения о предложенном варианте направляет
на имя координирующего руководителя по электронному адресу APU@hse.ru свое
мнение о предложенном варианте, а в случае несогласия - обоснование
объективных причин и мотивов.
2.10. В случае несогласия руководителя структурного подразделения с
предложенным
вариантом
размещения,
координирующий
руководитель
посредством корпоративной электронной почты Университета запрашивает мнение
первого проректора/проректора/директора по направлению деятельности
Университета (далее по тексту – проректор), на которого возложены обязанности
по координации подавшего заявку руководителя структурного подразделения.
3
Проректор, не позднее трех рабочих дней со дня получения электронного
сообщения от координирующего руководителя о предложенном варианте
направляет по электронному адресу APU@hse.ru свое мнение о предложенном
варианте, а в случае несогласия - обоснование объективных причин и мотивов.
2.11. В случае отказа структурного подразделения от размещения,
проректор приглашается на заседание Комиссии для решения спорных вопросов.
2.12. Координирующий руководитель представляет окончательный вариант
по размещению структурных подразделений с приложением мнений подавшего
заявку руководителя и проректора на рассмотрение Комиссии.
2.13. Комиссия собирается по инициативе координирующего руководителя
не реже одного раза в месяц, в зависимости от количества поступивших заявок
структурных подразделений.
2.14. Комиссия может выносить решение вопроса о размещение работников
и структурных подразделений на рассмотрение ректора.
2.15. Решения Комиссии по вопросам размещения работников и
структурных подразделений оформляются протоколами, на основании которых
координирующий руководитель не позднее трех рабочих дней издает приказ о
размещении структурных подразделений Университета.
2.16. В случае невозможности удовлетворения заявки, Отдел не позднее
одного рабочего дня со дня принятия решения Комиссией информирует об этом по
электронной почте руководителя, подавшего заявку, а заявка заносится в лист
ожидания.
2.17. Заявки, занесенные в лист ожидания, рассматриваются в порядке
очередности их поступления при каждом последующем формировании
предложений Отдела по вновь поступившим заявкам.
Лист ожидания прикладывается к окончательному варианту размещения
структурных подразделений, предоставляемому на рассмотрение Комиссии.
2.18. Предоставление и освобождение помещений осуществляется в сроки,
установленные приказом о размещении подразделений Университета.
2.19. Перемещение работников и структурных подразделений (заказ
автотранспорта, подсобных рабочих, перенесение телефонных номеров)
осуществляется по заявкам руководителей перемещаемых структурных
подразделений в соответствии с установленным в Университете порядком.
2.20. Директор
соответствующего
административно-учебного
здания/комплекса информирует начальника Отдела по электронному адресу
APU@hse.ru о ходе исполнения приказа о размещении структурных подразделений.
2.21. Начальник Отдела принимает меры по исполнению приказа, а в
случае ненадлежащего исполнения или неисполнения приказа докладывает об этом
координирующему руководителю.
4
3. Порядок подготовки помещений к размещению работников и
структурных подразделений
3.1. Помещения должны быть готовы к размещению работников и
структурных подразделений: находиться в состоянии, пригодном для их
использования, иметь коммуникационную сеть для подключения к Интернет,
телефонную связь.
3.2. В случае неготовности помещения координирующий руководитель
направляет служебные записки о необходимости подготовки помещения
руководителям Департамента по эксплуатации учебных и административных
зданий, Дирекции по капитальному строительству и ремонту и Дирекции
информационных технологий.
3.3. Руководители
Департамента
по
эксплуатации
учебных
и
административных зданий, Дирекции по капитальному строительству и ремонту и
Дирекции информационных технологий в течение четырех рабочих дней
организуют (при необходимости) обследование помещений и представляют
координирующему руководителю заключение о проведении необходимых работ с
указанием сроков готовности помещения.
3.4. Помещения, не готовые к размещению работников и структурных
подразделений, при рассмотрении заявок не учитываются.
3.5. Отдел совместно с директором соответствующего административноучебного здания/комплекса формируют предложения по нумерации помещений в
зданиях Университета для рассмотрения Комиссией. Нумерация помещений в
зданиях Университета устанавливается решением Комиссии.
4. Порядок контроля использования помещений
4.1. Отдел осуществляет обследование состояния помещений и проверку их
использования при взаимодействии с Управлением персонала, Дирекциями
административно-учебных зданий/комплексов, Дирекцией по земельным
отношениям и управлению недвижимым имуществом.
4.2. Управление персонала по запросам координирующего руководителя
представляет информацию о штатной расстановке структурных подразделений.
4.3. Дирекция по земельным отношениям и управлению недвижимым
имуществом по запросам координирующего руководителя представляет
информацию о помещениях, арендуемых Университетом и предоставляемых
Университетом в аренду, в т.ч. экспликации планов БТИ.
4.4. Дирекция административно-учебного здания/комплекса:
4.4.1. по запросу Отдела проводит мониторинг использования помещений за
указанный Отделом период и направляет по электронному адресу APU@hse.ru
отчет по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту;
4.4.2. информирует Отдел о фактах самовольного размещения, нецелевого и
неэффективного использования помещений (помещение используется не
регулярно, пустует);
5
4.4.3 производит изменение нумерации помещений в здании в соответствии с
решением Комиссии согласно пункту 3.5. настоящего Регламента.
4.5. В целях проверки эффективности использования помещений, Отдел
направляет запрос руководителю структурного подразделения о размещении
работников подразделения согласно приложению 3 к настоящему Регламенту.
4.6. В случае ненадлежащего или неэффективного использования
помещений порядок их перераспределения осуществляется аналогично пунктам
2.8-2.15, 2.18-2.21 настоящего Регламента.
4.7. При выявлении случаев самовольного размещения помещение
опечатывается директором административно-учебного здания/комплекса в
присутствии представителя Отдела.
5. Особенности порядка предоставления помещений в филиалах
5.1. Помещения предоставляются структурным подразделениям Филиала
по заявке установленной формы согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.
Форма заявки о предоставлении помещения размещена на странице Отдела на
официальном сайте Университета.
5.2. Заявка направляется руководителем структурного подразделения
Филиала в электронной форме на электронный адрес заместителя директора
Филиала, координирующего вопросы размещения подразделений (далее по тексту
– координирующий руководитель филиала).
5.3. Координирующий руководитель филиала не позднее одного рабочего
дня информирует руководителя, подавшего заявку, по электронной почте о
принятии заявки с указанием номера ее регистрации. В случае ненадлежащего
оформления заявки координирующий руководитель филиала возвращает заявку на
доработку с указанием замечаний к оформлению заявки.
5.4. Координирующий руководитель филиала рассматривает предложения,
обсуждает обоснование необходимости предоставления помещения (перемещения
подразделения) с заместителем директора, координирующим деятельность данного
подразделения, готовит возможные варианты размещения и докладывает их на
директорате. При необходимости на директорат приглашается руководитель
структурного подразделения, от которого поступила заявка.
5.5. О предоставлении помещения структурному подразделению Филиала
издается приказ директора Филиала.
5.6. Перемещение структурных подразделений (заказ автотранспорта,
подсобных рабочих, перенесение телефонных номеров) осуществляется по заявкам
руководителей перемещаемых структурных подразделений в соответствии с
установленным в Филиале порядком.
5.7. Координирующий руководитель филиала не позднее пяти рабочих
дней с момента издания приказа о закреплении помещения за структурным
подразделением направляет его копию на электронный адрес APU@hse.ru для
учета Отделом.
6
Приложение 1
к Регламенту предоставления и контроля
использования помещений НИУ ВШЭ
Заявка на предоставление помещений НИУ ВШЭ
Размещение подразделения
на момент подачи заявки
Наименование
подразделения
(адрес размещения)
Фактическая
численность
работников (в т.ч.
совместители)
Комната
№
Площадь
комнат
(м2)
Количество человек в
комнате
(ФИО работников)
Требуемая дополнительная
площадь
Кол-во
комнат
Примерная
площадь
(кв. м.)
Предполагаемый
адрес размещения
Краткое обоснование предоставления помещений:
Дополнительная информация:
_________________________________________________
(должность руководителя структурного подразделения)
________________
(подпись)
_______________
(Ф.И.О)
Кол-во чел. в
комнате,
ФИО
работников
7
Приложение 2
к Регламенту предоставления и контроля
использования помещений НИУ ВШЭ
«Форма отчета использования помещений»
Отчет
использования помещений по адресу: _____________________________________
Номер
помещения,
подлежащего
проверке
Время
проверки
Наличие работников
на момент
(равномерно, но не
проверки/помещение
реже трех раз в день)
закрыто
Дата (ДД.ММ.ГГГГ)
ФИО
работников на
момент проверки
Дата (ДД.ММ.ГГГГ)
Директор дирекции
_____________________
________________
(подпись)
___________________
(расшифровка подписи)
8
Приложение 3
к Регламенту предоставления и контроля
использования помещений НИУ ВШЭ
«Форма отчета размещения структурного
подразделения»
Отчет о размещении _____________________________________________________
(название структурного подразделения)
_____________________________________________________________________________
№
п/п
1.
2.
Номер
помещения
Фамилия ИО работника
Должность
Руководитель
_____________________
(должность)
________________
(подпись)
___________________
(расшифровка подписи)