Справка по проверке архива Ирафского района

Справка
о результатах проверки в секторе ЗАГС Ирафского района Управления
ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания
22 мая 2012 год
г. Владикавказ
В соответствии с планом работы Управления записи актов
гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далееУправление ЗАГС) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора
записи актов гражданского состояния Ирафского района Управления ЗАГС
Республики Северная Осетия-Алания (далее- сектор
ЗАГС Ирафского
района).
Комиссия в составе председателя комиссии – заместителя
руководителя Управления ЗАГС РСО-Алания – Г.К. Каргиновой, начальника
отдела организации деятельности по государственной регистрации актов
гражданского состояния Управления ЗАГС - Е.В. Дзидзоевой, специалиста 1
разряда отдела организации деятельности по государственной регистрации
актов гражданского состояния Управления ЗАГС - З.А. Тебиевой.
Комиссией предусматривалась проверка правильности ведения
архивного делопроизводства и формирования архива в период с 01.01.2010
г. по 31.12.2011 г.
Архив изолирован от помещения, в котором осуществляется приём
граждан, оборудован металлическими стеллажами. В целях соблюдения
правил противопожарной безопасности установлены: порошковый
огнетушитель, а также пожарная сигнализация. В последний день месяца
проводится санитарный день.
В результате контрольно-надзорной проверки комиссией изучались
следующие вопросы:
1. Формирование дел в соответствии с номенклатурой
Документация сектора сформирована в соответствии с номенклатурой
от 11.01.2009 г., утверждённой главой АМСУ Ирафского АМСУ Э.К.
Тайсаевым. Документы озаглавлены, указаны сроки хранения и ссылки на
индекс дела. Гербовые бланки свидетельств строгой отчётности, печати,
штампы хранятся в сейфе.
2.Оформление книг записей актов гражданского состояния
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния
хранятся в хронологическом порядке, по видам записей актов. Книги
пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью
руководителя сектора. Переплетены и оформлены книги записей актов о
рождении, смерти, заключении брака до 2010 года включительно, по
перемене имени и расторжению брака до 2006 года, установлению
отцовства до 2009 года, усыновлению(удочерению) до 1996 года. В период с
1996 года по 2011 год актовые записи об усыновлении(удочерении) не
переплетены, ввиду небольшого количества, не достигшего, согласно
«Условиям хранения книг регистрации актов гражданского состояния и
метрических книг в органах ЗАГС» 250-300 листов. Тем не менее, не
переплетённые актовые записи
хранятся в надлежащем виде в
металлической картотеке. На корешках книг указываются вид, нумерация и
год составления записей актов гражданского состояния, а так же номер книги
по порядку в соответствии с описью. Корешки книг оформлены в различной
цветовой гамме. Книг, требующих реставрационных работ, в архиве отдела
нет. При выборочной проверке выявлено, что внесение изменений и
исправлений в записи актов гражданского состояния производится не в
соответствии с
«Правилами заполнения бланков записей актов
гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния» утв. Постановлением
Правительства РФ от 17.04.1999 г. №432. А именно:
- при внесении
изменений и исправлений
в записи актов
гражданского состояния указанные сведения заверяются не подписью
руководителя сектора, а специалистом, осуществляющим внесение
изменений и исправлений (а/з о рождении №99 от 19.08.2004 г., а/з о
рождении № 131 от 11.10.2005 г., а/з о рождении № 109 от 05.09.2006 г., а/з
о рождении № 154 от 24.10.2007 г., а/з о рождении № 131 от 14.10.2010 г.,
а/з о рождении №110 от 03.08.2011 г., а/з о рождении №114 от 23.08.2011 г.,
а/з о рождении № 117 от 23.08.2011 г., а/з о рождении №149 от 25.10.2011 г.,
а/з о рождении №170 от 14.12.2011 г., а/з о рождении №175 от 27.12.2011
г.,);
- внесение изменений и исправлений в запись акта гражданского
состояния выполнены пастой одного и того же цвета ( а/з о рождении № 19
от 21.01.1998 г.);
- внесение изменений и исправлений в запись акта гражданского
состояния не осуществлено (а/з о рождении №12 от 22.01.2009 г.);
- при внесении изменений и исправлений в запись акта гражданского
состояния не указаны сведения и реквизиты документа, на основании
которого они были внесены (а/з о рождении №109 от 05.09.2006 г.).
3. Электронная база
Электронная база данных записей актов гражданского состояния
действует с июля 2008 года, пополняется ежедневно. На 31.12.2011 года
составляет 3541 единицу.
4. Ведение алфавитных книг
Алфавитные книги ведутся : рождение с 1929 года, смерть с 1928 года,
заключение брака с 1935 года, расторжение брака с 1949 года, установление
отцовства с 1969 года, перемена имени с 1967 года, усыновление с 1949
года. Книги пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя
сектора. Содержание соответствует наличию книг записей актов
гражданского состояния.
5. Комплектование архива
В архивном помещении хранятся книги записей актов гражданского
состояния. Архив насчитывает 216 книг записей актов гражданского
состояния. Архивный фонд располагает данными по Ирафскому району с
1926 года по настоящее время.
6. Акты на списание
Документы уничтожаются в соответствии с номенклатурой дел по мере
истечения сроков хранения. Документов, подлежащих уничтожению в
наличии нет. Акты на уничтожение имеются.
7.Журналы входящей и исходящей корреспонденции
Журналы входящей и исходящей корреспонденции пронумерованы,
скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Вся входящая
корреспонденция регистрируется в день поступления.
8. Журнал учёта почтовой оплаты
За проверяемый период журнал учёта почтовой оплаты отсутствует.
9.Ведение расходных журналов
Книги по учёту и расходу бланков свидетельств о регистрации актов
гражданского состояния хранятся в сейфе. Книги прошиты, пронумерованы,
скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Подписи заявителей
имеются. Номера указанных в журнале свидетельств совпадают с номерами
выданных повторных свидетельств, указанных
в актовых записях.
Испорченные свидетельства отражены в расходном журнале. Акты на
испорченные свидетельства имеются.
10. Ведение описи архивного фонда
Опись архивного фонда ведётся. В журналы внесены все книги записей
актов гражданского состояния, хранящиеся в отделе.
11.Состояние дел, находящихся на хранении в архиве
Дела длительного срока хранения находятся на хранении в архивном
помещении. Документы хранятся в скоросшивателях в металлических
картотеках: материалы, связанные с регистрацией установления отцовства
1969-1983г.г.,1985-2011 г.г., материалы, связанные с регистрацией перемены
имени с 1976-2011 г., материалы, связанные с внесением исправлений
(изменений, дополнений) в записи актов гражданского состояния 1963-1995
г.,2000–2011г., материалы, связанные с регистрацией усыновления
(удочерения) 1975-1979 г., 1986- 2002 г., 2004-2011 г., материалы по
восстановлению актовых записей 1963-2011 г., отказные материалы по
внесению исправлений (изменений, дополнений) в записи актов
гражданского состояния
1985-2004 г., отказные материалы по
восстановлению актовых записей – 1985-1987 г.
12. Выдача справок
За проверяемый период заявления и квитанции на выдачу справок из
архива отсутствуют, что не соответствует сведениям, указанным в ф.26
«Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния и
органов, её осуществляющих» (ф.№26 за 2010,2011 прилагаются).
13. Международная правовая помощь
За проверяемый период запросов об оказании международной
правовой помощи не направлялось. Журнал по истребованию документов, а
также журнал регистрации присланных документов из стран СНГ и дальнего
зарубежья отсутствуют. С 11.01.2012г. заведены журналы.
Сектору ЗАГС Ирафского района Управления ЗАГС Республики
Северная Осетия-Алания рекомендовано:
- соблюдать требования ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»;
- соблюдать «Правила заполнения бланков записей актов гражданского
состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов
гражданского состояния» утв. Постановлением Правительства РФ от
17.04.1999 г. №432;
- завести журнал учёта почтовой оплаты;
-выдачу справок из архива осуществлять в соответствии с
требованиями ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния» и ст.333.18
Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 г.
№117-ФЗ.