Инструкция по установке и использованию программы

Инструкция по установке и использованию программы
«Регистрация продаж для ежедневного экспорта»
Содержание
1. Установка программы
2. Использование программы
1) Первоначальная настройка
2) Ввод клиентов
3) Ввод фактур
4) Таблица товаров
5) Загрузка обновления прайс-листа
6) Экспорт данных
1. Установка программы
1) Загрузите установочный файл с сайта Корпорации «Сибирское здоровье».
2) К сожалению, на данный момент переход между версиями (т.е. простое
обновление) невозможен, поэтому если у Вас уже установлена старая версия
программы, то перед установкой новой сделайте экспорт списка клиентов и после
установки импортируйте его.
3) Запустите программу установки (файл InvoiceInput1100.exe)
4) В первом экране программы нажмите «Далее»
5) Во втором экране программа установки предложит Вам выбрать папку для
установки. Если Вы устанавливаете программу на свой компьютер, или точно
знаете, что программу на этом компьютере никто не тронет – то можете оставить
ту папку, которая предлагается по умолчанию. Если же Вы хотите установить
программу на сменный диск (например, на флэш-накопитель), то выберите папку
на этом диске.
6) Для начала установки нажмите «Начать».
7) После завершения установки на рабочем столе появится ярлык к программе.
2. Использование программы
1) Первоначальная настройка
Запустите программу. Выберите в меню главного окна пункт «Файл», потом
«Настройка». Введите коды региона, склада и имя склада. Не забывайте сохранять
изменения после ввода данных.
При первом запуске программы будет показано окно настройки для
заполнения. Обязательно заполните поле «Контракт склада». Впоследствии это
поле нельзя будет изменять – поэтому хорошенько проверьте его. Если Вы все-таки
неправильно его заполнили, то программу придется переустановить.
Параметры «Proxy server», «Proxy port», а также «Период ожидания
передачи данных в секундах» служат для настройки работы программы через
Интернет. Если Вы работаете дома, то оставльте их пустыми, если нет – то
обратитесь к системному администратору для выяснения значений, которые надо в
них поставить.
2) Ввод клиентов
Запустите программу. Нажмите на панели инструментов главного окна
кнопку «Клиенты». Откроется окно клиентов. Для добавления клиента нажмите
кнопку «Добавить» и в строке добавления введите контракт и ФИО клиента. Для
сохранения изменений нажмите кнопку «Сохранить». Для изменения клиента
выберите строку с этим клиентом, измените контракт либо фамилию и нажмите
кнопку «Сохранить». Если Вы передумали и не хотитте сохранять изменения,
нажмите кнопку «Отмена». При необходимости удалить клиента нажмите кнопку
«Удалить» и подтвердите удаление.
Список клиентов также можно импортировать из файла, созданного этой же
программой или программой «Оптовый склад».
3) Ввод фактур
Запустите программу. Нажмите на панели инструментов главного окна
кнопку «Фактуры». Откроется окно фактур.
Для создания новой фактуры нажмите кнопку «Добавить». Откроется окно
редактирования фактуры. В окне редактирования фактуры заполните дату,
клиента, поле «Для кого» (это контракт консультанта, для которого совершена
покупка) и тип фактуры. Номер заполняется автоматически. Нажмите кнопку
«Применить». Для ввода строк фактуры используется таблица с товарами (прайс).
Найдите нужный Вам товар, выделите его и нажмите кнопку «Добавить в фактуру»
(можно также просто нажать кнопку «Enter» на клавиатуре). Появится окно ввода
количества товара. Введите нужное число и нажмите «ОК». После этого в правой
таблице («Товары в фактуре») появится строка с выбранным товаром и
количеством. При необходимости ее можно изменять. После изменения не
забудьте нажать кнопку «Сохранить» на панели над таблицей товаров в фактуре.
Также можно удалять строки из фактуры.
При закрытии окна введенные Вами данные сохраняются автоматически.
Изменение фактуры производится аналогично ее добавлению. Разница
состоит в том, что Вам не нужно нажимать кнопку «Применить», чтобы начать
редактирование строк фактуры.
Удаление фактур внешне производится так же, как и удаление клиентов, но
внутренне оно другое. При удалении фактуры ей присваивается статус «Удалена» и
при экспорте данных создается файл, начинающийся на букву «P» с уведомлением
об удалении фактуры – и те начисления очков, которые были начислены
консультантам по ней, будут отменены. Поэтому удаление фактур стоит
производить только при реальной отменене продажи.
Для удаления старых фактур есть специальный режим «Чистка фактур». Он
вызывается из меню «Данные» - «Чистка таблицы фактур». Фактуры, которые
были изменены либо не экспортированы, удаляться не будут.
4) Таблица товаров
Цены в программе являются чисто справочной информацией и
предназначены только для Вашего удобства. При загрузке фактур в управляющей
компании цены будут автоматически заменены на цены Вашего ценового региона.
5) Загрузка обновления прайс-листа
Для обновления прайс-листа выберите в меню пункт «Обмен данными»,
потом – «Импорт нового прайса». Откроется окно импорта. Введите ценовой
регион, если он не заполнен, выберите источник импорта – сайт корпорации либо
файл, в который вы ранее сохранили прайс-лист. Галочка «Сохранить в файл»
нужна в случае, если Вы пользуетесь несколькими копиями программы и не хотите
загружать прайс через интернет для каждой из них.
6) Экспорт данных
Для экспорта данных выберите в меню главного окна пункт «Обмен
данными», затем – «Экспорт данных». Откроется окно экспорта данных.
Галочками «Экспортировать клиентов» и «Экспортировать фактуры»
выберите данные, которые Вы хотите экспортировать.
Выбор фактур для экспорта осуществляется установкой и снятием галочек в
первом столбце таблицы с фактурами. Те фактуры, которые Вы уже
экспортировали, не помечены галочкой. Если Вам необходимо экспортировать
фактуру еще раз – то просто пометьте ее галочкой. При изменении фактуры
признак необходимости экспорта устанавливается на ней автоматически.
Галочка «Отправить данные автоматически» служит для включения
автоматической посылки данных на сервер корпорации через интернет. В этом
режиме ошибки, которые произошли при экспорте фактур, будут показаны сразу
после экспорта.
Чтобы начать экспорт фактур, нажмите кнопку «Экспорт». Если Вы решили
не производить экспорт, то просто нажмите кнопку «Закрыть».