Приобретение материалов

Целевая аудитория: Бухгалтер бюджетной организации
Вопрос:
Сотрудник бюджетной организации купил материалы за свой счет, можно ли и как оформить
корреспонденции счетов?
Ответ:
В Статье: Расчеты с подотчетными лицами (Сизонова О.) ("Учреждения культуры и
искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 3) {КонсультантПлюс} рассмотрены
основные правила выдачи денежных средств под отчет, особенности оформления и учета расчетов с
подотчетными лицами, а также порядок отражения операций в случае возникновения просроченной
задолженности указанных лиц.
Но законодательством не запрещено возмещать работнику его расходы. Только нужно
понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени,
а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том
случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает
нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.
Соответственно, сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и
приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В
документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если
документы продавцом оформлены на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта
налогообложения по НДФЛ, а у бухгалтера проблем с оформлением.
Хотелось бы отметить, что Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015)
"О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства" {КонсультантПлюс} , равно как и другие нормативные правовые акты, не
предусматривает обязанности по представлению авансового отчета работником учреждения в
случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денег под отчет.
Кроме того, Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для
органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления,
органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук,
государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная Приказом Минфина России от
01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), не устанавливает обязательного требования об
отражении расчетов с работником в таком случае на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами".
Минфин России в Письме от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 указывает, что допускается
отражение принятых обязательств перед работником учреждения как на счете 30200 "Расчеты по
принятым обязательствам", так и на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами", так как
учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на
котором отражаются обязательства учреждения перед работником в случае возмещения
произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет (п. 6
Инструкции N 157н).
Вместе с тем согласно п. 216 Инструкции N 157н сумма превышения принятых к учету
расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода)
отражается на соответствующих счетах счета 20800 "Расчеты с подотчетными лицами" и признается
принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
Исходя из этого, учитывая общие принципы методологии бюджетного учета, изложенные в
Инструкции N 157н, а также принимая во внимание, что получатель бюджетных средств принимает
бюджетные обязательства в пределах доведенных до него лимитов бюджетных обязательств
(бюджетных ассигнований), Минфином России в Письме N 02-06-05/4406 сделан вывод, что более
корректным является принятие к учету денежного обязательства учреждения в сумме
произведенного расхода работником, не получившим предварительно денежных средств под отчет,
с отражением с использованием счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 050200000
"Принятые обязательства".
При этом, как следует из п. 216 Инструкции N 157н, основанием для отражения
произведенных работником расходов на данном счете служит утвержденный руководителем
учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовый отчет с прилагаемыми к нему
документами, подтверждающими произведенные работником расходы.
Таким образом, в случае, когда работник предварительно не получал денежные средства под
отчет на хозяйственные нужды, для возмещения понесенных им с ведома руководителя учреждения
расходов на приобретение материальных запасов следует составить авансовый отчет, на оборотной
стороне которого указать фактические расходы, с приложением подтверждающих документов.
Ссылки на ИБ СПС К+, в которых найден ответ: «Российское законодательство (Версия Проф)»,
«Вопросы-ответы (бюджетные организации)», «Пресса и книги (бюджетные организации)».
Подборка документов:
Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 29.08.2014) "Об утверждении Единого плана
счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов),
органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными
фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и
Инструкции по его применению" {КонсультантПлюс}
Статья: Расчеты с подотчетными лицами (Сизонова О.) ("Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 3) {КонсультантПлюс}
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"
{КонсультантПлюс}
Вопрос: О порядке отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств
кредиторской задолженности перед работником учреждения в сумме осуществленных им
расходов за услуги нотариуса в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных
средств под отчет. (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 N 02-06-05/4406) {КонсультантПлюс}