Регламент государственного реестра уникальных документов

Регламент
государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда
Российской Федерации
(утв. приказом Росархива от 9 октября 2001 г. N 75)
Одобрен
коллегией Федеральной архивной службы России
Протокол N 2 от 27.01.2000
Одобрен
Комиссиями Федеральной архивной службы России
по научно-исследовательской и методической работе,
Центральной экспертно-проверочной, экспертной
по автоматизированным архивным технологиям
Протоколы N 4/4 от 19.09.96,
N 3/4 от 28.04.97,
N 4/2 от 28.05.98
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства
Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах,
Федеральным законом "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Указом Президента
Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552 "Об утверждении Положения об
Архивном фонде Российской Федерации", постановлением Правительства Российской
Федерации от 28 декабря 1998 года N 1562 "Об утверждении Положения о Федеральной
архивной службе России", постановлением Правительства Российской Федерации от 27
апреля 2001 года N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля
за вывозом культурных ценностей".
1.2. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования
Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской
Федерации [1] - общероссийского свода уникальных архивных документов [2].
1.3. Государственный реестр ведется Федеральной архивной службой России
(Росархивом) в целях централизованного государственного учета уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения контроля за их сохранностью,
информирования пользователей.
1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо
от места их хранения и формы собственности.
1.5. Уникальными являются документы, обладающие выдающимися духовными,
эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие как таковые
особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем
роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и
невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности
и/или внешних признаков.
1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем
их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре в
порядке, определенном настоящим Регламентом.
2. Выявление уникальных документов
2.1. Федеральная архивная служба России (Росархив) и органы управления архивным
делом субъектов Российской Федерации организуют работу по выявлению уникальных
документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.
Комментарий ГАРАНТа
См. Административный регламент по исполнению федеральным архивным
агентством государственной функции "ведение государственного реестра
уникальных
документов
архивного
фонда
Российской
Федерации",
утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
РФ от 23 октября 2007 г. N 1296
2.2. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут
государственные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные организации в
оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного
фонда Российской Федерации, а также собственники документов в рамках соглашений
(договоров), заключаемых ими с органами и учреждениями системы Федеральной
архивной службы России (Росархива), либо по собственному желанию.
2.3. Выявление уникальных документов осуществляется также при проведении
экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Российской Федерации в
порядке, определенном постановлением Правительства Российской Федерации от
27.04.2001 N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за
вывозом культурных ценностей" и изданном во исполнение его приказом Федеральной
архивной службы России (Росархива) от 09.07.2001 N 50.
2.4. Выявление уникальных документов производится в соответствии с Методическими
указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в
Государственный реестр.
3. Описание уникальных документов
3.1. Описание уникальных документов производится в соответствии с Правилами
описания уникальных документов для включения в Государственный реестр в листе учета
и описания уникального документа.
3.2. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.
4. Экспертиза ценности уникальных документов
4.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их
включения в Государственный реестр в соответствии с основными критериями
определения уникальных документов (Приложение 1).
4.2. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-проверочными, экспертными
комиссиями архивных органов и учреждений, соответствующими комиссиями других
организаций и представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной
комиссии (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива).
5. Представление предложений о включении документов в Государственный
реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации
5.1. В Федеральную архивную службу России (Росархив) предложения о включении
документа(ов) в Государственный реестр представляют:
- орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации - об уникальных
документах Архивного фонда субъекта Российской Федерации независимо от места их
хранения и формы собственности;
- федеральный архив, музей, библиотека - об уникальных документах Архивного фонда
Российской Федерации, хранящихся в федеральном архиве, музее, библиотеке;
- Архив Российской академии наук - об уникальных документах Архивного фонда
Российской Федерации, хранящихся в организациях системы Российской академии наук;
- отдельные федеральные органы исполнительной власти, хранящие документы
Архивного фонда Российской Федерации, в сроки и на условиях, устанавливаемых в
соглашениях, заключаемых с Федеральной архивной службой России (Росархивом), - об
уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся у них на
хранении.
5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах в соответствии с
требованиями Правил описания уникальных документов для включения в
Государственный реестр (Приложение 3) листов учета и описания уникальных
документов (Приложение 4) с приложением экспертных заключений. Экспертные
заключения должны содержать обоснованные выводы о включении документов в
Государственный реестр.
5.3. Юридические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои
предложения непосредственно в Федеральную архивную службу России (Росархив) в
форме заявления. В этом случае Федеральная архивная служба России (Росархив)
поручает подготовку предложений соответствующему федеральному архиву или
рекомендует провести эту работу органу управления архивным делом субъекта
Российской Федерации.
5.4. В случае, если результаты экспертизы заявленных к вывозу с территории Российской
Федерации документов дают основания для их отнесения к уникальным, документы
включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об
их вывозе.
6. Включение документов в Государственный реестр уникальных
документов Архивного фонда Российской Федерации
6.1. Поступившие предложения рассматривает Центральная экспертно-проверочная
комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы России (Росархива), которая принимает
решение о включении документов в Государственный реестр.
Срок рассмотрения предложений - до 3-х месяцев.
В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности.
6.2. Решение ЦЭПК о включении документа в Государственный реестр передается в
Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России (Росархив).
6.3. Центр информационных технологий Росархива включает информацию об уникальном
документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации" и присваивает уникальному документу
регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер
проставляется на двух экземплярах листа учета и описания уникального документа.
6.4. Первые экземпляры листов учета и описания уникальных документов хранятся
единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному
реестру постоянно.
6.5. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа передаются
организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный
документ, или собственнику документа.
7. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации
7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а
также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена
собственника, проведение реставрации, организация экспонирования и т.д.),
регистрируются в Государственном реестре.
7.2. Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и
описания уникального документа произвольной формы, которые составляются,
подписываются и представляются в Федеральную архивную службу России (Росархив)
собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых
находятся уникальные документы.
7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и
электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного
фонда Российской Федерации" акты формируются в дело и хранятся постоянно.
8. Пользование информацией Государственного реестра уникальных
документов Архивного фонда Российской Федерации
8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Российской Федерации,
включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением
сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного
фонда Российской Федерации, доступ к которой осуществляется с согласия
собственников.
8.2. Центр информационных технологий Росархива обеспечивает исполнение
соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе базы данных
"Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской
Федерации".
8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается Федеральной
архивной службой России (Росархивом).
Примечания:
[1] Далее - Государственный реестр
[2] Далее - уникальный документ