РЕКОМЕНДАЦИИ по организационной структуре комитетов и департаментов по управлению имуществом

РЕКОМЕНДАЦИИ
по организационной структуре комитетов и департаментов по управлению имуществом
в части эксплуатации автоматизированной системы
учета земельных и имущественных отношений SAUMI.
1. Общие положения.
Необходимость разработки настоящей рекомендации встала перед Центром
автоматизации учета имущественных фондов в результате многолетнего мониторинга и
анализа деятельности комитетов и департаментов по управлению имуществом (далее
«КУМИ»), в которых внедрялась автоматизированная система учета земельных и
имущественных отношений SAUMI.
Анализ касался не только использования автоматизированной системы учета, а в
целом деятельности КУМИ, как объекта со сложной структурой информационных потоков
и центров её обработки.
Целью анализа являлся поиск системных подходов к увеличению эффективности
работы КУМИ, в частности:
- повышение качества и уменьшение сроков получения выходной аналитической
информации, необходимой для принятия качественных управленческих
решений;
Аналитические отчеты имеют высокую ценность тогда, когда могут быть
получены в короткие сроки и содержат информацию в виде, который
максимально отвечает потребностям лица, который принимает решения
на основе данного отчета.
- повышение достоверности хранимой информации;
Для принятия решений необходимо полагаться только на достоверную
информацию. Не всегда можно понять, насколько та информация, которая
представлена в отчетаx достоверна; соответственно повышается риск
принятия некачественных решений. С другой стороны, если пользователь
не несет служебной ответственности за достоверность введенной
информации, то с очень большой степенью вероятности он не будет
относиться к информации с должной аккуратностью.
- повышение аналитической ценности информации;
Несистемный подход к вводу и хранению информации приводит к тому,
что, несмотря на то, что в базу данных введено большие объемы
информации, представить эту информацию в виде отчетов практически
невозможно. Под несистемностью здесь понимается ввод информации
пользователями без разработки общих правил, что приводит к ситуации,
когда по смыслу одинаковая информация представлена для разных
пользователей в отличном друг от друга виде.
- исключение противоречивости и рассогласованности информации;
В случае нечеткой определенности в вопросе разделения между
сотрудниками обязанностями и правами по вводу информации зачастую
происходит многократный ввод одной и той же информации. В
совокупности с несистемным подходом факт дублирования информации
бывает даже невозможно определить. Подобное дублирование приводит к
невозможности получить полный отчет в разрезе введенной информации.
(Простой пример: Пользователями добавлены «ул. Зорге» и «ул. Рихарда
Зорге» При всей внешней схожести, указанные улицы для компьютера
будут разными. Аналогично – ООО НПО «Людмила» и Научнопроизводственное объединение «Людмила» ООО)
Противоречивость возникает в случае когда для пользователей не
определена система приоритетов для установления факта достоверности
информации, к примеру информация может быть получена со слов
неофициального лица, со слов официального лица, основываясь на
фактическом положении дел, основываясь на воспоминаниях или
предположениях пользователя ответственного за ввод и т.д. Безусловно, в
ряде случаев информации из гарантированно-достоверного источника
может просто не быть, но тогда должно быть принято решение о хранении
вместе с информацией указания на источник этой информации.
- повышение предсказуемости получения определенного результата
Принятия решений практически всегда основано на оценке информации по
прошедшим периодам. Но зачастую бывает, что нужная информация
просто никогда не вводилась в информационную систему. В большинстве
случаев недостающую информацию хранить не представляло бы никакой
сложности, если бы кто-то заранее предположил то, что она когда-нибудь
понадобится.
2. Новые функции, возникающие у организации, использующей автоматизированную
систему учета.
Для качественной работы с информацией необходимо исходить из того, что
каждый пользователь должен очень четко знать, каким образом он должен распорядиться
информацией, которая через него проходит.
Прежде всего, необходимо разделить функции ввод информации и её
последующую обработку. К обработке информации относится, в том числе, составление
отчетов.
Но ввод одной и той же информации может быть разными людьми произведен поразному. Если однородные данные введены по разному, то и анализировать данные,
введенные разными пользователями, придется по-разному (попытка проанализировать
задолженность по платежам арендуемых объектов предприятием «ООО НПО
«Людмила»» приведет к тому, что система выдаст результат, не включающей в себя
задолженность по объектам, введенным в систему как арендованными предприятием
«Научно-производственное объединение «Людмила» ООО»). В связи с этим необходимо
выделение еще одной функции – определение правил ввода информации.
Определение правила ввода включают в себя разработку соглашений о том, какую
информацию, как и в каком объеме необходимо вводить в систему, а также техническую
подготовку системы (настройки) к такому вводу. В результате анализа требуемых в
перспективе отчетов формируются выводы о том, в каком объеме необходимо
производить учет (учитываемые атрибуты и характеристики).
Но поскольку существуют правила, то существует вероятность того, что
пользователи их будут не соблюдать, причем как умышленно, так и не умышленно. В
любом случае несоблюдение правил ввода информации приводит к снижению ценности
самой информации. Таким образом необходима еще одна функция – контроль
соблюдения правил ввода информации. Часть этих правил может быть проверено
автоматически, но большинство правил – это соглашения уровня предметной области,
которые автоматизировано обработаны быть не могут (по крайней мере при разумных
затратах на реализацию этих проверок, система не в состоянии предположить, что для
«НПО» в вышеприведенном примере указывать недопустимо, а нужно именно в
развернутом виде «Научно-производственное объединение»).
Любая автоматизированная система создает общее информационное поле для
некоторого числа пользователей этой системы. Если автоматизированная система
работает на уровне организации (комитета, управления), то информация, хранящаяся и
обрабатываемая системой так или иначе имеет отношение более чем к одному
пользователю или отделу, она имеет отношение к организации в целом. Соответственно
правила ввода информации должны общими для всей организации.
3. Структура организации.
Поскольку в числе выделенных функций имеются те, которые не относятся к
компетенции функциональных отделов (аренды, муниципальной собственности,
земельный, бухгалтерия и др.), представляется логичным, что эти функции должны
выполняться выделенным отделом.
Отчасти он будет инфраструктурным, поскольку основной целью его деятельности
является обеспечение деятельности самой организации. Но, также этот отдел может
выполнять представительную функцию по отношению к аналогичным отделам других
организациях. Еще одна очень важная смешанная функция этого отдела – реализация
интеграционной политики сформированной вышестоящей структурой (администрацией
города в целом).
Основными функциями этого отдела из числа вышеперчисленных являются:

определение количества и структуры информации как исходящей, так и
циркулирующей в комитете непосредственно;

определение необходимых реквизитов учета и правил ввода информации;

контроль выполнения правил ввода информации;

обработка введенной информации, в т.ч. составление отчетов.
Основными представительными функциями отдела являются:

соглашение о методах и форматах обмена информацией с вышестоящей
организацией (мэрией, администрацией города) и другими организациями
(комитетами).

представление такой информации по запросу.
Таким образом исходя из функций отдела, разумно назвать этот отдел
Информационно-аналитическим. Это название наиболее точно отражает его суть.
Функция технической подготовки (настройки) системы может выполняться как
самим информационно-аналитическим отделом, так и другим Техническим отделом,
находящимся в подчинении информационно-аналитического отдела.
Функции, определенные выше, могут быть
информационно-технические структуры комитета.
возложены
на
существующие
3.1. Информационно-аналитический отдел.
Поскольку данный отдел прежде всего обеспечивает деятельность самой
организации, это должна быть максимально оперативная служба, которая находится в
прямом подчинении руководства организации и которая способна принимать быстрые и
качественные решения в отношении информационной политики. Это делает практически
невозможным либо малоэффективным использование внешних структур в качестве
информационно-аналитический отдела.
3.1.1. Функции отдела
Выше были перечислены обобщенные функции отдела, ниже приведен более
полный и детальных их перечень:


общесистемные функции:
o
разработка политики учета уровня организации;
o
стандартизация и ведение справочников, приведение к широко
используемым
классификаторам,
в
т.ч.
общероссийским,
региональным, городским;
o
определение ограничений по доступу к информации;
аналитические функции:



o
составление отчетов;
o
определение глубины учета (анализ достаточности учитываемых
характеристик);
технические функции:
o
разработка печатных форм;
o
определение перечня необходимых настроек;
o
описание методик расчета обязательств, в т.ч. арендной платы;
учебно-методические функции:
o
обучение новых пользователей;
o
обучение пользователей новым функциональным возможностям;
o
разработка инструкций по вводу данных для пользователей;
ревизионные функции – согласование документов, на основании которых
принимаются решения, касающиеся определения внутренних потоков
информации:
o
обмена информации между отделами, в части:
1.
согласованности;
2.
непротиворечивости политикам безопасности;
3.
исключение избыточности;
4.
исключение дублирования ввода.
o
форм внутренних и исходящих документов, в том числе форм
типовых документов, договоров в части возможности и удобства
автоматизированного их формирования;
o
методики расчета обязательств, в т.ч. арендной платы, в части
достижения детерминированности (однозначности определения
значений), привязки коэффициентов к широко используемым и
стандартным классификаторам.
В любом случае, в функции отдела должно входить принятии решений о полном
жизненном цикле всей информации, поступающей в организацию, хранимой,
обрабатываемой в организации, а также исходящей из организации.
В части составления отчетов, информационно-аналитический отдел вправе
подготовить шаблон, на основании которого будет формироваться некоторый отчет и
передать функцию формирования отчета функциональному отделу.
Существенным будет тот момент, что ответственность за информацию
содержащуюся во всех отчетах несет информационно-аналитический отдел.
Важным является то, что функции отдела имеют постоянный характер, т.е.
недостаточно провести комплекс работ по настройке организационных и технических
процессов, контроля должны быть регулярным. Если своевременно не обратить
внимание на рассогласованность действий пользователей, рассогласованность будет
лавинно увеличиваться, и в дальнейшем может оказаться практически нереальным
устранить рассогласованность кроме как повторным правильным вводом данных.
Учебно-методические функции отдела крайне большое значение имеют в связи с
тем, что в организации функции отдельно-взятых сотрудников могут изменяться
достаточно часто в связи с изменением нормативно-правовой базы, изменением
требований вышестоящих структур и даже в связи с внесением изменений в программное
обеспечение, что может привести к оптимизации некоторых потоков информации, но это
также приведет к изменению некоторых функций сотрудников. Описать сотрудникам как и
какие задачи необходимо выполнять в связи с этими изменениями – задача
информационно-аналитического отдела.
3.1.2. Кадровое обеспечение отдела
Поскольку правила ввода в большинстве случаев касаются соглашений уровня
предметной области, в частности для КУМИ – в вопросах управления имуществом, то
сотрудники
информационно-аналитического
отдела
должна
иметь
хорошее
представление о:

информационных потоках внутри организации;

порядке принятия решений уровня комитета и их выполнения;

предметной области деятельности организации;

широко используемых соглашениях, принятых в предметной области
деятельности организации;

технологии, применяемой
организацией;

возможностях используемой системы автоматизации;

способах настройки используемой системы автоматизации.
в
системе
автоматизации,
используемой
При реорганизации структуры комитета данный отдел разумно комплектовать
путем перевода из других отделов сотрудников, которые являются очень хорошими
пользователями компьютера в целом, значительно легче других сотрудников работают в
программах, которые используются в организации и которым понадобилось меньше
других времени на освоение этих программ. Также желательно, чтобы сотрудники имели
техническое образование и имели опыт аналогичной работы.
Перевод сотрудников не должен привести к общему недостатку кадров в
организации, так как в результате деятельности отдела как правило уменьшается
количество затратной по времени работы в других отделах, хотя и не сразу.
Минимальное количество сотрудников в информационно-аналитическом отделе –
2 человека. В случае, если будет хотя бы 1 человек на решение технических задач, то
технический отдел не требуется.
Точное количество сотрудников в информационно-аналитическом отделе очень
сильно зависит от объема задач, стоящих в конкретной организации. Рассчитать
количество возможно только после проведения соответствующего исследования –
изучение и формализация всех информационных потоков организации и их оптимизации.
3.1.3. Иерархическое положение отдела в организации
Для реализации в полной мере поставленных перед отделом задач необходимо,
чтобы данный отдел имел право принимать решение о порядке и способах обработки
информации.
Функциональные отделы обеспечивают ввод и получение информации из системы
исключительно по тем правилам, которые будут описаны информационно-аналитическим
отделом.
Таким образом данный отдел является ключевым отделом в части обеспечения
корректности, непротиворечивости и достаточности всей информации которая
порождается организацией.
Этим достигается разделение функций отделов, в результате которого:

функциональные отделы организации (отдел аренды, бухгалтерия, отдел
муниципальной собственности) принимают решение о том, как
распорядиться информацией до того, как она попала в информационную
систему и после того как она получена от системы;

информационно-аналитический отдел принимает решения о том, как
информация «живет» в информационной системе.
3.2. Технический отдел
В большинстве случаев в информационно-аналитическом отделе достаточно
иметь одного или нескольких сотрудников, выполняющих функции технического отдела.
Допустимо иметь технический отдел в виде выделенной из организации структуры
("аутсорсинговой") или организации, которая работает по договору. Но в любом случае,
эта выделенная структура напрямую подчиняется информационно-аналитическому
отделу в прямом исполнительском режиме.