«

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ
КОЛЛЕДЖ имени Н. А. ДЕМИДОВА»
Методические рекомендации
по выполнению
контрольных работ
по учебной дисциплине «Организация секретарского
обслуживания»
по специальности 032002 «Документационное
обеспечение управления и архивоведение»
2008
ОДОБРЕНЫ
научно-методическим объединением
протокол № __
«__»__________200__г.
Методические рекомендации составлены в
соответствии
с
Государственными
требованиями к минимуму содержания и
уровню подготовки выпускников по
специальности 032002 «Документационное
обеспечение управления и архивоведение»
Председатель НМО
_________________
Автор: С.Г. Родина
Заместитель директора по
Учебной работе
____________Е.Г.Сафонова
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по выполнению контрольной работы по дисциплине «Организация
секретарского обслуживания для специальности «Документационное
обеспечение управленческой
деятельности»
Цель дисциплины «Организация секретарского обслуживания» - ознакомить студентов с основными принципами организации эффективного секретарского обслуживания и современными технологиями реализации секретарских
функций.
В результате изучения теоретического материала и выполнения контрольной работы по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» студенты должны знать:
нормативно-методические основы секретарской деятельности;
принципы планирования секретарской деятельности и деятельности руководителя;
принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок,
презентаций и других мероприятий;
правила ведения деловых бесед и телефонных переговоров;
основы профессиональной этики секретаря;
современные технические средства управления и программное обеспечение, используемое для оптимизации секретарской деятельности
На основе полученных теоретических знаний и в результате практических
занятий по дисциплине студенты должны уметь:
устанавливать деловые взаимоотношения с различными категориями персонала;
планировать работу секретаря, планировать и рационально организовывать
работу руководителя;
организовывать совещания, презентации, служебные поездки;
вести деловые беседы и телефонные переговоры;
рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание,
искать, систематизировать, хранить, обрабатывать информацию, необходимую для руководителя организации;
рационально организовать рабочее место секретаря и рабочее место руководителя.
В результате выполнения контрольной работы по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» студенты должны получить необходимый
секретарю комплекс знаний и навыков для обеспечения эффективной деятельности руководителя современной организации.
Вариант № 1
1. Планирование рабочего времени секретаря.
2. Организация совещаний.
3. Составить анализ должностной инструкции технического секретаря.
Вариант № 2
1. Организация приема посетителей.
2. Подготовка и проведение презентаций.
3. Составить список справочных изданий, необходимых для работы
секретаря.
Вариант № 3
1. Организация деловых поездок руководителя.
2. Рабочее место секретаря.
3. Составить анализ должностной инструкции секретаря-референта.
Вариант № 4
1. Требования к планированию рабочего времени. График работы.
2. Организации рабочего дня руководителя.
3. Перечислить оборудование приемной.
Вариант № 5
1. Подготовка собраний (конференций).
2. Деловые качества секретаря.
3. На основе плана рабочего дня руководителя составить план рабочего
дня секретаря.
Вариант № 6
1. Правила телефонного обслуживания.
2. Варианты поиска работы. Правила составления резюме.
3. План действий секретаря в случае срочного совещания у
руководителя.
Вариант № 7
1. Личностные качества секретаря.
2. Контроль за сроками исполнения документов и поручений
руководителя.
3. Составить программу-приглашение собрания (конференции).
Вариант № 8
1. Работа с информацией для руководителя. Методика подготовки
докладов, выступлений, справок. Сбор информации.
2. Подготовка поступивших документов к рассмотрению руководителем.
3. Составить программу командировки руководителя.
Вариант № 9
1. Организация рабочего места секретаря - набор оборудования и
справочных изданий.
2. Нормативная регламентация секретарских обязанностей.
3. Составить резюме, рекомендательное письмо.
Вариант № 10
1. Обязанности секретаря по организации работы приемной
руководителя.
2. Подготовка документов к докладу руководителя.
3. Поведение секретаря в конфликтных ситуациях.
Используемая литература
Источники
1. Кодекс законов о труде Российской Федерации (официальный текст по
состоянию на 01.01.1999).
2. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. 1991.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1993.
4. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив,
1986.
5. ГОСТ Р 6.30-2007 Унифицированные система документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов. М., 1997.
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
7. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. М.,1989.
8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Экономические новости, 1999.
9. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические
материалы по их применению. М., 1980.
10.Единые нормы времени выработки на машинописные работы / ЦБНТ
Госкомтруда СССР. М.: Экономика, 1988.
11. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию / ЦБНТ Госкомтруда СССР. М.: Экономика, 1988.
.
Основная
1. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и заседаний: Практическое пособие. М.: Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000.
2. Галахов В.В. Секретарское дело: Учебно-практическое пособие.
М.2004.
3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО Бизнес-школа "Интелсинтез", 1999.
4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО Бизнесшкола "Интел-синтез", 2000.
5. Ришар К. Секретарь учреждения. М.: Экономика, 1985.
6. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. М.: Экономика, 1985.
Дополнительная
1. Веселое П.В. Профессия - секретарь. М.: Маркетинг, 1994.
2. Власов Л.В., Гладков В.Я. Секретарь - помощник руководителя. Л.:
Лениздат, 1989.
3. Глущенко П.П. Актуальные проблемы социально-правовой защиты
женщин. СПб., 1998.
4. Деловой протокол и этикет. М.: Информационный центр "Коринф" при
МВЭС РФ, 1996.
5. Ю.М.Демин, Секретарское дело: Универсальный справочник. БераторПресс.,М,2003.
6. Емышева Е.М. Мосягина О.В. Прием посетителей. Деловой этикет //
Секретарское дело. 2000, № 3.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления). М.: Бизнес-школа "Интел-синтез", 1999.
8. Кук Элизабет Работа с менеджерами. Руководство для секретарей. М.,
1998.
9. Ладанов И.Д., Розанова В.А. Техника быстрого чтения. М.: Бизнесшкола "Интел-синтез", 1998.
Ю.Логинова А.С. Слова и ситуации: некоторые вопросы этикета в работе
секретаря- референта // Секретарское дело. 1997, № 2.
П.СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Оформление управленческих
документов. М., 1998.
12.Сафьянов В.И. Этика общения. Проблема разрешения конфликта. М.,
1997.
13.Стенюков М.В. Секретарское дело: Практические рекомендации. М.:
Приор, 1996.
14.Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм. М.: Бизнес-школа "Интел-синтез",
2000.
15.Справочник по деловой переписке. М.: Межрегионсервис, 1996.
16.Телефонный разговор с иностранным партнером: Справочное пособие
для успешного делового общения / Сост. Г. Першин и др. СПб., 1996.
17Ягер Дж. Деловые подарки и сувениры // Дело. 1997, № 9.
18.Журнал "Секретарское дело" выходит с 1996.
Примерный перечень контрольных вопросов к экзамену
по курсу дисциплины « Организация
секретарского обслуживания»
1. Типовая структура секретариата, распределение обязанностей.
2. Организация рабочего места секретаря - набор оборудования и
справочных изданий.
3. Нормативная регламентация секретарских обязанностей.
4. Обязанности секретаря по организации работы приемной руководителя.
5. Требования к планированию рабочего времени. График работы.
6. Организации рабочего дня руководителя.
7. Подготовка совещаний руководителя.
8. Подготовка собраний (конференций).
9. Документирование совещаний и заседаний.
10. Обязанности секретаря по подготовке командировок руководителя.
11. Отличия в должностных обязанностях секретаря и секретаря-референта.
12. Подготовка поступивших документов к рассмотрению руководителем.
13. Подготовка командировок руководителя.
14. Работа с информацией для руководителя. Методика подготовки
докладов, выступлений, справок. Сбор информации.
15. Правила приема и обработки поступающих документов.
16. Подготовка документов к докладу руководителю.
17. Подготовка документов к отправке.
18. Требования к работе с документами, их составление и
оформление. Контроль за качеством оформления
документов.
19. Регистрация документов.
20.Контроль за сроками исполнения документов и поручений
руководителя.
21.Обслуживающие функции секретаря.
22.Требования к организации хранения документов, их систематизация.
23.Технические функции секретаря.
24.Деловые качества секретаря.
25.Личностные качества секретаря.
26.Правила телефонного обслуживания.
27.Этические основы взаимоотношений секретаря и руководителя.
28.Этические основы взаимоотношений секретаря и сотрудников.
29.Варианты поиска работы. Правила составления резюме.
30.Адаптация к работе.
31.Взаимоотношения с сотрудниками, посетителями, подчиненными.