Утверждено - ОАО Барнаултрансмаш

Приложение № 1 к приказу № ______ от ________ 2013г.
Утверждено
Генеральный директор ОАО
«Барнаултрансмаш»
_____________________В.С. Силивакин
ПОЛОЖЕНИЕ
О работе тендерной и экспертной комиссий ОАО «Барнаултрансмаш»
Раздел I. Тендерная комиссия
1. Общие положения
1.1 Настоящее Положение устанавливает порядок организации и проведения
тендера на закупку материально – производственных запасов (далее – МПЗ) на
сумму свыше 100 тыс. рублей в месяц (или более 350 тыс. рублей в год) (по
конкретному номенклатурному наименованию и/или поставщику) для нужд ОАО
«Барнаултрансмаш» (далее предприятие), на выбор исполнителя услуг, подрядчика
на выполнение работ и прочих тендеров, где предприятие выступает покупателем,
заказчиком или иным образом является плательщиком (в том числе осуществления
работ НИОКР).
1.2 Настоящее Положение является руководящим документом для
работников ОАО «Барнаултрансмаш», занимающихся закупкой МПЗ,
привлеченных к участию в работе тендерной комиссии.
1.3 Рабочим органом организации и проведения тендера является тендерная
комиссия (далее – Комиссия).
1.4 Основными принципами организации проведения тендеров являются
гласность и объективность в принятии решений, создание равных конкурентных
условий для участников тендеров, экономичность тендерных процедур.
1.5 Комиссия в своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом
Российской Федерации, федеральными законами и иными правовыми актами
Российской Федерации, а также настоящим Положением.
1.6 Нормы, указанные в настоящем Положении и Регламенте работы
тендерной комиссии, применяются также при подготовке и проведении тендера на
реализацию ТМЦ (металлолом, неликвидные МПЗ и прочее), в случае, когда
необходимо выявить и установить наиболее высокую цену реализации из
возможных рыночных.
2. Основные задачи Комиссии.
2.1 Основной задачей Комиссии является организация и проведение
тендерных процедур в целях создания условий для гласного, эффективного и
обоснованного выбора поставщика МПЗ для нужд предприятия
2.2 Обеспечение единых подходов и требований при подготовке и
проведении тендерных процедур при организации закупки МПЗ для ОАО
«Барнаултрансмаш»;
2.3 Создание благоприятных условий для наиболее полного материально –
технического обеспечения предприятия;
2.4 Получение экономии денежных средств от закупки МПЗ за счёт
повышения качества конкуренции и фиксации закупочной цены поставщиком на
длительный период.
3.Функции Комиссии.
В процессе своей деятельности Комиссия осуществляет следующие
функции:
3.1 Организация и проведение тендеров;
3.2 Осуществление выбора порядка проведения тендера (запрос
предложений, конкурентные процедуры (открытые, закрытые), безальтернативная
закупка) на закупку МПЗ для обеспечения основного и вспомогательного
производства предприятия;
3.3 Рассмотрение документации, предоставленной участниками тендера;
3.4 Рассмотрение материалов сравнительного анализа, предоставленных на
Комиссию ответственными исполнителями подразделений и служб, на
соответствие заявленным требованиям предприятия;
3.5 Определение победителя тендера (на основе рассмотренной
информации), предложение которого является лучшим на соответствие
требованиям, заявленным по данному тендеру;
3.6 Принятие решений о проведении экспертиз, исследований,
дополнительных переговоров с кандидатами в контрагенты в целях улучшения
условий договора в пользу предприятия;
3.7 Выдача, в соответствии с произведённым выбором, соответствующему
подразделению указаний об осуществлении конкретных действий: заключить
договор (контракт) с определенным контрагентом, принять договор (контракт) без
изменений или внести свои предложения и т.п.;
3.8 Проверка действительности монопольного положения поставщика на
рынке товаров и разрешение на заключение договоров с поставщиками без
проведения тендера;
3.9 Проверка по жалобам поставщиков и принятие по ним решений,
обязательных для исполнения всеми подразделениями предприятия;
3.10 Представление Протокола заседания Комиссии (далее – Протокол) на
утверждение Председателю тендерной комиссии;
3.11 Согласование оформленных службами предприятия конкурентных карт,
писем о безальтернативной закупке, писем об «аварийной закупке»;
3.12 Принятие решения о пролонгации действующих договоров (контрактов)
на приобретение МПЗ с предоставлением исполнителем такого договора
информации об успешном исполнении действующего договора (контракта);
3.13 Контроль исполнения утвержденных решений Тендерной комиссии.
4. Полномочия Комиссии.
4.1 Комиссия имеет право:
4.1.1 Самостоятельно разрабатывать регламент своей работы и определять
сроки для подготовки и проведения процедуры тендера;
4.1.2 Осуществлять оценку и сопоставление всех заявок на участие в тендере
в целях выявления лучших условий исполнения, в соответствии с критериями,
указанными в извещении о проведении тендера и тендерной документации;
4.1.3 На основании оценки и сопоставления тендерных предложений
принимать одно из следующих решений:
- об определении первого, второго и третьего мест среди претендентов;
- о продлении срока тендера (если для анализа и сопоставления предложений
требуется больше времени);
- о делении предмета тендера между двумя и более контрагентами (если ни
одно тендерное предложение не обеспечивает исполнение предмета тендера в
полном объёме на лучших условиях);
- о том, что ни одно из тендерных предложений не является
удовлетворительным заявленным критериям;
- определять победителя тендера на право заключения договора (контракта).
4.2 Члены Комиссии обязаны:
4.2.1 Присутствовать на заседаниях Комиссии. Замещение члена Комиссии
допускается только при его отсутствии по уважительной причине (командировка,
отпуск, больничный лист и др.).
5. Состав Комиссии.
5.1 Персональный состав Комиссии назначается приказом Генерального
директора ОАО «Барнаултрансмаш»:
5.1.1 председатель – Генеральный директор предприятия;
5.1.2 заместитель председателя – Директор по экономике и финансам
предприятия;
5.1.3 члены комиссии:
 Директор по качеству предприятия;
 Директор по защите ресурсов предприятия;
 Начальник Управления по продажам и закупкам;
 Главный бухгалтер;
 Начальник отдела по корпоративным и правовым вопросам
предприятия;
 Начальник ФЭО предприятия;
 Секретарь – ведущий специалист по конкурентным процедурам.
В отсутствие членов Комиссии их обязанности выполняют замещающие
лица.
5.1.4 на заседании Комиссии в обязательном порядке должны
присутствовать: начальник управления и/или начальник отдела (по направлению
закупок) или лица их замещающие, куратор договора (по направлению).
5.2 Зоны ответственности структурных подразделений предприятия
5.2.1 Председатель тендерной комиссии:
 Общее руководство работой тендерной комиссии;
 Результаты принимаемых Комиссией решений и деятельности
тендерной комиссии в целом.
5.2.2 Секретарь Комиссии:
 Подготовительная работа и ведение документооборота;
 Информирует
членов
тендерной
комиссии
относительно
организационных вопросов её деятельности;
 Готовит заседание Комиссии;
 Оформляет: протоколы заседаний Комиссии, тендерные таблицы;
 Обеспечивает учёт и хранение протоколов заседаний Комиссии и иной
документации.
5.2.3 Дирекция по защите ресурсов предприятия
 Проверка надёжности потенциальных поставщиков;
 Экономическая безопасность проведения сделки с потенциальными
поставщиками.
5.2.4 Дирекция по экономике и финансам предприятия:
 Анализ предоставленных участниками тендерных процедур открытых
калькуляций;
 Соответствие динамики рыночных индикативов предлагаемому уровню
цен;
 Контроль правильности формирования тендерной таблицы в части цен
и тарифов, необходимых для расчёта цены;
 Ежемесячное обновление базы рыночных индикативов, влияющих на
стоимость МПЗ;
 Предоставление сведений о динамике рыночных индикативов (в
соответствии с согласованным перечнем МПЗ, а также, при необходимости, по
запросу служб предприятия).
5.2.5 Дирекция по качеству предприятия:
 Своевременное и правильное предоставление информации: по качеству
рассматриваемых на тендере МПЗ, о наличии у поставщиков сертификата качества
по стандартам ISO, о возмещении затрат на ремонт/замену бракованных изделий в
период гарантийной эксплуатации ранее поставляемых МПЗ;
5.2.6 Отдел по корпоративным и правовым вопросам предприятия:
 Своевременное и правильное предоставление информации по
действующим договорам по участникам тендерных процедур.
5.3 На заседание Комиссии могут приглашаться в качестве консультантов
любые должностные лица предприятия, не являющиеся членами Комиссии.
Представители Дирекции по защите ресурсов предприятия имеют право
участвовать в качестве наблюдателей в работе Комиссии на любой стадии
проведения тендера.
6. Подготовка и проведение заседания Комиссии.
6.1 Подготовка материалов для Комиссии.
6.1.1 Структурное подразделение Управления по продажам и закупкам (по
направлению закупок), занимающееся в силу возложенных на него
функциональных обязанностей (далее – подразделение-исполнитель) обеспечением
потребностей предприятия в МПЗ:
 Планирует проведение тендера;
 За 1 месяц до проведения тендера, обращается к ответственному лицу по
вопросу размещения на сайте ОАО «Барнаултрансмаш» извещения о предстоящем
тендере;
 Готовит и осуществляет рассылку адресных приглашений контрагентам о
проведении конкурентных процедур по электронной почте или при помощи иных
средств связи, с указанием последнего срока приёма предложений контрагентов;
 Производит сбор заявок от контрагентов на участие в предварительном
отборе, оценивает полученные документы по формальным критериям;
 Контролирует качество и соблюдение сроков при подготовке материалов к
заседанию Комиссии;
 Проводит предварительный отбор контрагентов: анализирует техническую
часть тендера, которая должна содержать технологические требования к
закупаемым МПЗ; оценивает предложения контрагентов, состоящие из цены товара
и порядка её определения, условий оплаты и поставки, графика платежей,
обеспечивает конфиденциальность информации, содержащейся в заявках
контрагентов; принимает решение о допуске кандидата в контрагенты к
конкурентным процедурам или отказе в получении такого права;
 При наличии сомнений в подлинности сведений и документов,
представленных контрагентами, направляет запрос о дополнительной проверке
подлинности документов в Дирекцию по защите ресурсов предприятия. Проверку
кандидатов в контрагенты ДЗР осуществляет по отдельному регламенту;
 Направляет контрагентам уведомления о допуске их к участию в
конкурентных процедурах или извещение об отклонении их заявки;
 Контрагенту может быть отказано в участии в конкурентных процедурах,
если он: имеет недостаточную квалификацию и опыт работы; признан не
состоятельным в финансовом положении или правовом отношении; не предоставил
в установленные сроки полного перечня документов, выявлены недобросовестные
действия потенциального участника конкурентных процедур, состоит в списке
неблагонадёжных контрагентов, а также контрагенты, которые находятся в
состоянии реорганизации, ликвидации или банкротства;
 На основании принятого решения готовит пакет документов для
рассмотрения на Комиссии. Перечень всех необходимых документов, порядок и
сроки их подготовки указаны в Регламенте тендерной комиссии, являющимся
неотъемлемой частью Положения (Приложение № 2).
 после принятия решения Комиссией, информирует контрагентов о
результатах тендера;
 контролирует подписание договора (приложений к нему) с победителем
тендера;
 контролирует исполнение решений Комиссии.
6.1.2 При малых объёмах и (или) стоимости закупаемой продукции по
коммерческой, технической и иной целесообразности тендер может проводиться
лотами.
6.1.3 Подразделению-исполнителю
(работникам
подразделенияисполнителя) запрещается:
 Координировать деятельность кандидатов в контрагенты;
 Быть участником конкурентных процедур или входить в одну группу лиц с
участниками конкурентных процедур;

Предоставлять
информацию,
раскрытие
которой
противоречит
осуществлению добросовестной конкуренции.
6.1.4 Подразделение-исполнитель, не менее чем за три дня до заседания
тендерной комиссии направляет все необходимые документы секретарю Комиссии.
6.1.5 Работники подразделения-исполнителя за разглашение информации,
допущение сговора с участниками конкурентных процедур, а также за другие
действия, нарушающие настоящее Положение, несут дисциплинарную,
административную, материальную ответственность в порядке, установленном
действующим законодательством Российской Федерации.
6.2 Основание тендера.
6.2.1 Основанием проведения тендера является наличие двух и более
конкурирующих производителей товаров выразивших желание участвовать в
конкретном тендере и допущенных к участию.
6.2.2 На основании решения председателя тендерной комиссии допускается
проведение внеплановых тендеров.
6.3 Порядок проведения заседания Комиссии закрепляется в Регламенте
работы тендерной комиссии.
6.3.1 Очерёдность и количество тендеров на одном заседании определяет
председатель Комиссии. В случае большой повестки дня и наличия значительного
количества приглашённых, председатель Комиссии оповещает указанных лиц через
Секретаря, готовящего материалы, о времени явки.
6.3.2 Организацию заседания Комиссии осуществляет председатель
тендерной комиссии.
6.3.3 В отсутствии председателя (заместителя) заседания Комиссии не
проводятся.
6.3.4 Очередной тендер начинается с объявления о нем председателя
Комиссии и проверки явки всех приглашенных лиц.
6.3.5 Представитель подразделения-исполнителя делает краткое устное
сообщение о тендере, при необходимости, заслушиваются мнения приглашенных
специалистов. При явке представителей поставщиков заслушиваются их
сообщения.
6.3.6 Председатель и члены Комиссии имеют право в любой момент задавать
вопросы по существу тендера представителям подразделений, представителям
фирм и специалистам и высказывать свое мнение относительно конкретного
тендера. Председатель Комиссии вправе снимать вопросы и прекращать
обсуждение.
6.3.7 После обсуждения председатель в произвольной очередности
опрашивает членов Комиссии о том, какое решение, по их мнению, надлежит
принять.
6.4 Решения Комиссии.
6.4.1 Комиссия при принятии решения руководствуется следующими
критериями:
 цена товара (работ, услуг);
 условия оплаты товара (работ, услуг);
 качество товара (работ, услуг);
 экономическая безопасность контрагента;
 обеспеченность контрагента техническими средствами;
 а также иными критериями, способными оказать существенное влияние на
ход выполнения контрагентом обязательств перед предприятием.
6.4.2 Решения Комиссии принимаются открытым голосованием, простым
большинством голосов от кворума, который составляет не меньше двух третей
членов тендерной комиссии, присутствующих на заседании. В случае равенства
голосов «за» и «против» принимается решение, за которое голосовал председатель
Комиссии.
6.4.3 Комиссия принимает одно из следующих решений:
 отложить вопрос до выяснения конкретных обстоятельств или снять с
рассмотрения. В этом случае составляется краткое предписание соответствующими
подразделениями об осуществлении тех или иных конкретных действий
(подготовить проект договора с конкретным поставщиком на определённых
условиях, обеспечить согласование и подписание, внести изменения в
соответствующий договор и т.п.);
 считать тендер состоявшимся. В этом случае секретарём Комиссии
оформляется протокол решения тендерной комиссии с указанием организации
победителя, условий поставки, цены, распределения объёмов и сроков действия
решения. Тендерной комиссией может быть также указан альтернативный
поставщик МПЗ, закупка у которого разрешается при отсутствии продукции в
наличии у «победившего» поставщика в определенный момент времени, когда
имеется срочная необходимость в закупаемых МПЗ.
6.4.4 По результатам проведения тендера оформляется «Протокол тендерной
комиссии».
6.4.5 Помимо протокола Комиссии по каждому состоявшемуся тендеру
оформляется тендерная таблица на поставку МПЗ.
6.4.6 Подписание протокола и тендерной таблицы членами Комиссии,
утверждение Председателем тендерной комиссии и прочее делопроизводство
обеспечивает секретарь тендерной комиссии.
6.4.7 Контроль исполнения решений тендерной комиссии:
 В части распределения объёмов закупок между поставщиками возлагается на
руководителя подразделения-исполнителя, занимающегося в силу возложенных на
него должностных и функциональных обязанностей обеспечением потребности в
МПЗ;
 В части соответствия цены закупки, цене согласованной на тендерной
комиссии возлагается на финансово-экономическую службу предприятия.
6.4.8 В случае срыва поставок или нарушения выбранным поставщиком
положений договора, а также при изменении цен на изделия, условий поставки,
условий оплаты, в случае поставок значительной доли дефектной продукции,
руководитель подразделения (начальник отдела или управления) на имя
председателя тендерной комиссии готовит письмо о проведении повторного
тендера.
6.4.9 В случае невыполнения «победителем» тендера зафиксированных в
протоколе обязательств (касательно сроков поставки, цены и пр.), Комиссией могут
быть применены по отношению к нему следующие санкции: предварительное
предупреждение, исключение из проводимых тендеров, иные меры в рамках
тендерных процедур.
6.4.10 В случае уклонения «победившего» поставщика от заключения
договора, предприятие вправе обратиться в суд с требованием о возмещении
убытков.
Раздел II. Экспертная комиссия
1. На ОАО «Барнаутрансмаш» создаются следующие экспертные комиссии:
1.1. Экспертная комиссия по закупке основных средств, запчастей на РЭН и
проведения подрядных работ;
1.2. Экспертная комиссия по закупкам технологического оборудования.
2. На Экспертную комиссию по закупкам основных средств (кроме
технологического оборудования), запчастей на РЭН и выполнению подрядных
работ подразделение-заказчик должно предварительно представить следующую
информацию:
– целесообразность закупки основных средств (кроме технологического
оборудования либо выполнения работ (услуг) силами подрядной организации);
– наличие не менее трех альтернативных поставщиков;
– ксерокопии предложений поставщикам о поставке товара либо выполнения работ
(услуг);
– коммерческие предложения поставщиков либо отказ в поставке товара;
– справка, заверенная бухгалтерией предприятия, о наличии закупаемой продукции
на складе, ее количество;
– наименование организации и дата последней закупки продукции, результат ее
эксплуатации в производственных условиях;
– анализ предложений поставщиков (услуг) с технической точки зрения.
Экспертная
комиссия
по
закупкам
основных
средств
(кроме
технологического оборудования), запчастей на РЭН и выполнению подрядных
работ, исследовав техническую сторону предмета договора, осуществляет
предварительный выбор контрагента и вырабатывает предложения и направляет
предложения тендерной комиссии.
3. Помимо информации, предоставляемой на экспертную комиссию по
закупкам основных средств, на Экспертную комиссию по закупкам
технологического оборудования должна быть предварительно представлена
следующая информация:
– обоснование необходимости покупки нового оборудования;
– проект внедрения оборудования в производство с приложением подробного
расчета стоимости проведения пуско-наладочных работ (в виде смет);
4. Заседание экспертной комиссии назначается ее председателем на
основании служебной записки подразделения-исполнителя о необходимости
заключения экспертной комиссии, но в любом случае не позднее 3 рабочих дней с
даты получения служебной записки председателем комиссии.
4. В каждой экспертной комиссии Председатель Экспертной комиссии
обеспечивает ведение протокола заседания комиссии и оформление заключения
комиссии, отражающего принятое по результатам заседания решение.