Инструкция начальника коммерческого отдела

«УТВЕРЖДАЮ»
Директор
________________
_________________
«___» __________
Должностная инструкция
Начальник (инженер) коммерческого отдела.
1. Общие положения.
Начальником (инженером) коммерческого отдела __________________
является лицо. на которого возложены основные функции по снабжению д/о
производства сырьем и другими компонентами, необходимыми для его работы,
а также вопросы. связанные с реализацией готовой
продукции ООО
___________________ на рынке Украины и других стран.
Начальником (инженером) коммерческого отдела может быть лицо, хорошо
разбирающееся в сырьевых вопросах деревообработки (качество древесины,
применяемый в программах ООО __________ ее цены, источники приобретения
сырья и др. вопросы), а также хорошо ориентирующееся в вопросах, связанных
с изучением рынка изделий, в которых позиционируется ООО _______________
продвижением этих товаров на рынок Украины.
Лицо, могущее занять эту должность, должно иметь высокую степень
коммуникабельности, хорошо ориентироваться в общих вопросах маркетинга
и сбыта, уметь должным образом вести переговоры с покупателями
(заказчиками) продукции фирмы, знать основы бухгалтерского и юридического
оформления контрактов и заказов покупателей.
На эту должность может быть назначено лицо, имеющее среднее
специальное или высшее техническое, экономическое или юридическое
образование (в виде исключения – незаконченное).
В своих действиях начальник (инженер) коммерческого отдела
руководствуется настоящей инструкцией, а также иными документами,
регламентирующими его деятельность, а именно:
1. Приказами и распоряжениями директора (зам. директора).
2. принципами взаимоотношений между отдельными подразделениями ООО
_______________ разработанных в документе «Структура ООО
____________
3. ГОСТами, действующими в различных отраслях деревообработки.
4. Законами
Украины,
юридическими
нормами
и
стандартами
регулирующими взаимоотношения юридических лиц при заключении ими
контрактов и договоров на поставку продукции.
2. Подчиненность.
В своей
текущей деятельности он административно подчиняется
непосредственно директору (зам. директора) и назначается на должность его
приказом.
В вопросах бухгалтерского отражения операций и сделок купли – продажи
сырья и готовой продукции он подотчетен главному бухгалтеру предприятия.
3. Основные
функции
и
коммерческого отдела.
обязанности
начальника
(инженера)
1. Поставки сырья для нужд производства.
а). Сбор информации
Начальник (инженер) коммерческого отдела обязан обеспечивать поставку
сырья для д/о производства ______________ В рамках поставок сырья он обязан
составить картотеку на всех потенциальных поставщиков круглого леса, н/о
доски, ЧМЗ (лесхозы, частные поставщики пиленых изделий и т.д.) с указанием
их реквизитов и реквизитов их руководителей или ведущих специалистов)
адреса, телефоны и другую нужную информацию), объемов переработки леса
или их возможности по поставке сырья для нужд ________________
Эту информацию он обязан постоянно обновлять, чтобы руководство
предприятия могло объективно оценивать текущее состояние рынка сырья
региона и Украины.
б). Получение сырбя у поставщика. доставка его на предприятие.
Начальник (инженер) коммерческого отдела организовывает получение
сырья и его доставку на склад ООО __________________
В этом случае он или сам участвует в получении и доставке сырья или
организовывает экспедирование груза другими исполнителями экспедиторами.
 Самоличное экспедирование:
В случае самоличного экспедирования груза он обязан лично участвовать в
получении сырья от его поставщика. принять товар по количеству, правильно
документально его оформить в бухгалтерии поставщика.
При транспортировке его автомобилем, совместно с
водителем
автотранспортного средства он отвечает за правильную его укладку и
крепление груза в кузове автомобиля, следит и отвечает за его сохранность в
дороге.
В случае возникновения непредвиденных ситуаций при транспортировке, он
обязан немедленно сообщить об этом руководству предприятия, приняв при
этом меры, препятствующие порче или гибели сырья предприятия.
При использовании для целей транспортировки грузов предприятия
наемного автотранспорта он подписывает водителю первичные документы
(путевой лист, товаротранспортную накладную и др.) и отвечает при этом за
достоверность объемов работ, предъявляемых ООО __________________ к
оплате (пробег, вес перевезенного груза, отработанные часы и т.д.) и им
подписанных.
На основании его виз руководитель предприятия подписывает
бухгалтерские документы, подлежащие к оплате (счета, акты выполненных
работ и т.д.).
После доставки сырья на базу ООО __________________ начальник
(инженер) коммерческого отдела обязан доставленный груз сдать кладовщику
центрального склада по объему и сортам, изложенных в приходных
документах.
При этом он отвечает за соответствие данных, изложенных в приходных
документах на лес, и фактических параметров привезенной древесины. В
случае недостачи или пересортицы в товаре, привезенном им лично на
предприятие он персонально отвечает за эту недостачу или пересортицу.
степень его ответственности определяется директором или зам. директора
предприятия после выяснения объективных причин, приведших к таким
результатам.
Кроме сдачи привезенной партии леса или иного товара зав. складу
начальник (инженер) коммерческого отдела обязан сделать бухгалтерский
отчет в бухгалтерии предприятия (сдать товарные и налоговые накладные,
сделать авансовый отчет за полученные командировочные или выданные в
подотчет деньги на приобретение товара и т.д.).
После выполнения всех процедур по сдаче привезенного товара (сырья)
службам предприятия, начальник коммерческого отдела делает в устной или
письменной форме отчет директору (зам. директора) предприятия о
коммерческих результатах поездки, т.е. делает общую оценку и анализ
конкретной коммерческой сделки или поездки и после этого коммерческая
поездка или сделка считается завершенной.
Вышеуказанная последовательность действий начальника (инженера )_
коммерческого отдела является общей при закупке и доставке на предприятие
любого товара (сырье, комплектующие, расходные материалы), необходимого
для нужд д/о производства, но в каждом конкретном случае могут быть свои
нюансы, учитывающие конкретную обстановку и производственные
обстоятельства, которые должны в своих действиях учитываться этим
должностным лицом.
 Доставка грузов другими экспедиторами:
В случае доставки леса (грузов) другими экспедиторами начальник (инженер)
коммерческого отдела обязан организовать весь процесс получения грузов
иными экспедиторами без своего личного участия в процессе получения товара
и его экспедирования на предприятие.
В этом случае он производит следующие действия:
а). Организовывает отправку транспорта за получением груза у поставщика.
б). Уточняет всю информацию, необходимую экспедитору для получения груза
у поставщика и передает ее экспедитору.
в). Контролирует с помощью средств связи весь процесс получения грузов
экспедитором и его транспортировки на предприятие.
г). Проверяет у экспедитора соответствие полученного товара приходным
документам, а также параметрам товара, за который он договорился с
поставщиком.
д). Принимает отчет о привезенном товаре у экспедитора груза и уже сам
докладывает директору о коммерческих результатах поездки или сделки.
2. Реализация готовой продукции.
Вопрос реализации готовой продукции является основным вопросом,
который ставится перед начальником (инженером) коммерческого отдела в
его деятельности в ООО ____________-Она состоит, в свою очередь из следующих вопросов:
1. Изучение рынка щитовой продукции, совпадающей по содержанию с
продукцией, выпускаемой ООО ____________ или близкой по содержанию к
ней.
2. Поиск потенциальных покупателей готовой продукции предприятия в
Украине и за ее пределами.
3. Реклама продукции ООО _____________ на Украине и за ее пределами.
4. Заключение договоров (контрактов) на поставку готовой продукции с
покупателями продукции ООО __________
5. Планирование с производственными отделами предприятия выпуск
продукции, на которую заключены заказы на ее поставку.
6. Организация отпуска продукции, изготовленной согласно заключенных
коммерческим отделом контрактов.
7. Контроль расчетов за отпущенную предприятием продукцию.
1. Изучение рынка щитовой продукции начальником коммерческого отдела
начинается со сбора информации о потенциальных и реальных
производителях, работающих в сфере производства щитовой продукции
на рынке Украины. Он обязан собрать максимально полную информацию в
этой сфере, упорядочить ее в виде картотеки и постоянно пополнять
ее свежей информацией о появляющихся на рынке новых товарных
марках и производителях, фирмах. торгующих схожей импортной
продукцией и продукцией отечественных производителей. Для этих
целей он обязан использовать различные источники информации, а
именно:
 Рекламные буклеты торговых компаний;
 Информацию с прессы, радио, телевидения;
 Информацию со специализированных выставок, проводящихся на
территории Украины и других источников.
В картотеке на производителей должна быть собрана следующая информация:
 Точное название фирмы, ее реквизиты (место нахождения,
телефоны, юридический адрес);
 По
возможности
фамилии,
имена,
отчества
основных
руководителей предприятия, их должности, служебные телефоны.
 Номенклатура изделий, которые выпускает данная компания,
отпускные цены на интересующую нас продукцию (прайс - листы)
 По возможности: в каком регионе
фирма – конкурент
распространяет свою продукцию, какой объем реализации ее
продукции, какие отзывы покупателей на их продукцию, и другие
вопросы, дающие ответ на потенциальных возможностях
конкурентов фирмы
______________ в вопросах реализации
щитовой продукции.
 По возможности, для более полного изучения конкурентных
свойств продукции других производителей приобретается
продукция фирм конкурентов и создается коллекция их товаров в
качестве пособия для практичного изучения технологом и
мастерами ООО ______________ достоинств и недостатков
технологии фирм – конкурентов.
Собранная таким образом информация дает возможность
руководству предприятия понять свое место на рынке щитовой
продукции, сориентироваться в среде ее производителей и
принимать правильные стратегические решения в целях развития
предприятия и увеличение ее конкурентной способности.
2. Поиск потенциальных покупателей готовой продукции фирмы начальник
(инженер) коммерческого отдела производит посредством прямой
работы с региональными оптовыми компаниями, а также крупными
розничными сетями, которые торгуют аналогичной продукцией. Для
этих целей производится сбор информации об этих торговых компаниях
и сетях. Такой сбор информации начальник отдела должен производить
через:
 Специализированные
рекламные
издания
национального
и
регионального характера (например: приложения к газете
«Бизнес» и т.п.).
 Посещение региональных и общеукраинских выставок, в которых
участвуют торговые компании.
 Прямые контакты с торговыми компаниями, проявившие интерес
к продукции предприятия вследствие ее появления на рынке
Украины.

Другие источники получения такой информации (радио,
телевидение, рекламные буклеты торговых компаний, их прайс –
листы и т.д.).
Весь массив собранной информации начальник коммерческого отдела
обязан упорядочить и постоянно обновлять, чтобы не его основании
руководство предприятия могло иметь реальную картину, сложившуюся на
потребительском рынке и адекватно реагировать на изменение спроса на
продукцию предприятия.
3. Вопрос рекламы продукции фирмы
_____________________ тесно
переплетается с предыдущим вопросом поиска покупателей на нее. Для
продвижения
продукции предприятия используются те же каналы,
которые используются коммерческим отделом для поиска покупателей
на продукцию предприятия:
 Рекламные издания;
 Специализированные выставки по тематике продукции предприятия.
 Составление рекламных буклетов и прямая их рассылка в торговые
компании и сети.
 Использование иных источников рекламы.
При выдаче на рынок любой информации о предприятии и его продукции,
ее характер и объем должен быть очень взвешен и согласован с
руководством предприятия, чтобы через коммерческий отдел не произошла
утечка информации, имеющую характер закрытой или конфиденциальной.
(К ней относится все вопросы технологии, общих объемов производства,
его рентабельности, зарплаты сотрудников и другие вопросы, круг
которых определят директор и зам. директора предприятия).
Для обеспечения рекламной компании в распоряжение начальника
(инженера) коммерческого отдела руководством предприятия выделяется
годовой бюджет, который является источником финансирования всех
расходов, имеющих рекламный характер. Годовой бюджет составляется на
основании заявки и, соответственно, расчета стоимости рекламных
мероприятий, которые коммерческий отдел планирует произвести в
будущем году (участие в выставках, рекламирование в прессе, издание
рекламных буклетов и т.д.).
После рассмотрения и утверждения заявки коммерческого отдела,
годовой рекламный бюджет делится на месячные, и с него финансируются
все текущие расходы коммерческого отдела на рекламу продукции
предприятия.
4. Результатом работы коммерческого отдела является заключение
договоров (контрактов) на поставку продукции предприятия конкретным
заказчиком (покупателем).
По количеству и качеству заключенных договоров руководство
предприятия оценивает работу коммерческого отдела и устанавливает
уровень премиальных доплат его инженерам.
При заключении договоров на поставку продукции предприятия начальник
отдела должен руководствоваться следующим:
 Договора на поставку должны иметь стандартную форму. Не
допускается составление договора произвольной формы.
 Содержание договора должно быть четко проработано с юридической и
бухгалтерской точки зрения, чтобы в нем учитывались все варианты
ситуаций, которые могут сложиться у фирмы
______________ с
покупателями ее продукции в процессе их сотрудничества. Во всех





5.
случаях интересы предприятия должны быть положениями договора
надежно защищены.
Договора заключаются со всеми покупателями продукции предприятия.
Положения договора, предусматривающие эксклюзивные скидки или
оговаривающие
отдельные
особые
стороны
взаимоотношений
партнеров по бизнесу, условия оплаты, их формы, отсрочки платежей и
т.д., обсуждаются с руководством предприятия и решаются
исключительно только им (директор или зам. директора).
Договора, заключенные с покупателями, регистрируются в книге
регистрации договоров и хранятся в сейфе директора, копии договоров
для текущей работы выдаются только четырем лицам:
1. начальнику коммерческого отдела;
2. Гл. бухгалтеру предприятия;
3. Директору;
4. Замдиректора.
Приложения к договору – прайс – листы на отпускаемую продукцию, для
различных покупателей могут быть разными. Поэтому ценовая
политика предприятия, изложенная в приложениях к договорам,
разрабатывается начальником коммерческого отдела с учетом общей
стратегии реализации продукции по регионам, утвержденной
руководителем предприятия.
Договорные цены, изложенные в договорах, являются эксклюзивной
информацией и не должны быть доступны для иных покупателей. режим
использования
этой
информации
устанавливает
руководитель
предприятия.
Все копии договоров, должны быть подшиты начальником коммерческого
отдела, в отдельную папку и храниться в месте, недоступном для
свободного к нему доступу.
На основании договоров (контрактов) на поставку продукции начальник
коммерческого отдела выносит на техсовет предприятия общий
(суммарный) заказ на изготовление продукции на будущий плановый
период (обычно месяц или квартал).
Суммарный заказ должен быть сформулирован в стоимостном и
номенклатурном выражении. Технический совет, в состав которого
входят:
1. Директор (Зам. директора);
2. Начальник производства
3. Главный инженер;
4. Технолог предприятия;
5. Мастера – бригадиры;
на своем совещании по формированию производственного плана,
уточняет с начальником коммерческого отдела детали месячного (или
квартального) заказа на изготовление продукции и принимает его
полностью или частично. В случае невозможности выполнения заказа
коммерческого отдела в полном объеме по техническим или
технологическим причинам начальник коммерческого отдела сообщает
об этом покупателям и вносит коррективы в их контракт на поставку
продукции фирмы
___________. План производства принятый на
техсовете предприятия, становится на следующий плановый период
планом продаж продукции для коммерческого отдела. Начальник
(инженер) коммерческого отдела следит за
соблюдением графика
отпуска продукции предприятием и, в случае каких либо изменений в
требованиях покупателей или возможностях выполнения утвержденного
графика производства сообщает об этом обе стороны, контролируя,
таким образом, выполнение обеими сторонами своих обязательств.
6. Начальник коммерческого отдела организовывает отпуск готовой
продукции, изготовленной согласно заключенным контрактам и
утвержденных графиков отгрузки.
В этом случае он обязан:
- Произвести заказ на автотранспорт, который будет выполнять
перевозки готовой продукции покупателем;
- Вместе с завскладом организовывать загрузку отпускаемой
продукции;
- Совместно с бухгалтерией предприятия правильно оформить
отпускаемый груз (оформление товарно-транспортных, налоговых и
товарных бухгалтерских накладных);
- Сообщить заказчику поставляемой партии продукции об отгруженной
предприятием в адрес заказчика продукции;
- В случае личного сопровождения груза, принимать в дороге все меры
для его сохранения, а в случае его сопровождения другими
экспедиторами, с помощью средств связи отслеживать его движения
в пути, и немедленно сообщать руководителей предприятия о
проблемах, возникающих при его транспортировке заказчику.
7. Контроль расчетов за отпущенную продукцию.
Весь процесс производства и отпуска готовой продукции
оканчивается расчетом покупателей за отпущенный им товар.
Начальник коммерческого отдела, совместно с главным бухгалтером
предприятия, обязан лично контролировать этот процесс и
отслеживать все проблемы связанные с вопросами расчета и
документального оформления за поставленную фирмой продукцию.
В случае задержки покупателя с оплатой за пропущенную продукцию
более чем на 5 дней по сравнению со сроками, изложенными в контракте,
начальник отдела может лишиться части надбавки (премии) за
реализацию продукции, а в случае задержки более чем на 15 календарных
дней – лишиться надбавки полностью.
При возникновении таких случаев он обязан немедленно
информировать об этом руководителей предприятия и начать
переговоры с заказчиком по этому вопросу.
В случае отсутствия реакции у заказчика - начать производство
претензионной процедуры (привлекается директор, главный бухгалтер,
юрист предприятия).