Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как возместить расходы на проезд в
командировку транспортом общего
пользования
С.В. Разгулин
заместитель директора
департамента налоговой и
таможенно-тарифной
политики Минфина России
Организация (учреждение) обязана возместить сотруднику:


расходы на проезд до места командировки и обратно;
расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован
в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).
В состав этих расходов входят:





стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от
места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где
сотрудник работает;
взносы на обязательное государственное страхование пассажиров на транспорте.
Об этом сказано в пунктах 11, 12, и 22 Положения, утвержденного постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются
расходы:





на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
на оформление обязательной медицинской страховки;
по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
по уплате иных обязательных платежей и сборов.
Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от
13 октября 2008 г. № 749.
Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство
организации (учреждения) вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например,
чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а
не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в
законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В государственных (муниципальных) учреждениях
Для некоторых государственных (муниципальных) учреждений законодательством установлены
ограничения по возмещению расходов на проезд в командировку. Например, для учреждений,
финансируемых из федерального бюджета, они установлены постановлением Правительства РФ
от 2 октября 2002 г. № 729.
Так, за счет бюджетных средств при наличии подтверждающих документов можно возместить
фактические расходы сотрудника на проезд к месту командировки и обратно, но не выше
стоимости проезда:




железнодорожным транспортом в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и
линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна
всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом в салоне экономического класса;
автомобильным транспортом в автотранспортном средстве общего пользования (кроме
такси).
Если сотрудник не представит документы, подтверждающие его расходы, за счет бюджетных
средств возместите минимальную стоимость проезда:



железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
водным транспортом в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и
линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна
всех линий сообщения;
автомобильным транспортом в автобусе общего типа.
В состав расходов на проезд входят:



страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
оплата услуг по оформлению проездных документов;
затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями.
Такой порядок установлен в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от
2 октября 2002 г. № 729.
На региональном (местном) уровне нормы выплаты компенсаций определяются нормативноправовыми актами соответствующего бюджета (п. 3, 4 ст. 152 Бюджетного кодекса РФ).
Если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, подтверждающие его
расходы на проезд, руководитель организации (учреждения) может принять одно из двух
решений:
1) не возмещать расходы на проезд (в государственных (муниципальных) учреждениях, например,
если сотрудник был направлен в командировку в рамках деятельности, приносящей доход);
2) возместить расходы на проезд в определенной сумме.
Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного
постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в
произвольной форме. В заявлении следует указать:




дату и время выезда в командировку;
вид транспортного средства;
стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их
стоимость);
причину утраты документов и т. п.
На заявлении руководитель организации (учреждения) должен указать сумму компенсации (или
сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к
авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.
Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник
по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме
В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в
соответствии с требованиями статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно
подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов
может подтвердить любой документ, который:


оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового
оборота государства, где они были произведены;
косвенно подтверждает произведенные расходы.
Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:


оплату билета;
факт поездки.
Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:




чек контрольно-кассовой техники;
слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием
банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном
бланке строгой отчетности.
При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим
покупку билета, относятся:


маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, в отношении
подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от
8 ноября 2006 г. № 134);
контрольный купон электронного проездного документа (билета), который является
бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд

железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 31 августа 2011 г.
№ 228, письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719);
квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой
отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского
транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).
Факт поездки подтверждает распечатка электронного документа на бумажном носителе с
одновременным представлением посадочного талона.
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 сентября 2011 г. № 03-03-07/34, от
4 июля 2011 г. № 03-03-07/24, от 18 января 2010 г. № 03-03-07/2, от 16 августа 2010 г. № 03-0307/27. В частности, в письме от 23 сентября 2011 г. № 03-03-07/34 указано, что при приобретении
электронного авиабилета подтверждающими документами являются маршрут/квитанция (бланк
строгой отчетности) и посадочный талон.
Вместе с тем, при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в
командировку, достаточно иметь только распечатку электронного билета или посадочный талон.
Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня
2010 г. № 03-03-06/1/384, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-0306/1/649.
Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при
налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:


документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например,
приказ руководителя);
документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например,
счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки,
акты).
При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны
реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности,
инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или
проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация
(письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).
Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны
сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной агентством
по продаже билетов и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые
данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника,
маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой
порядок установлен в письмах Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября
2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.
Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения
расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом
в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты
авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов
отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из
соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на
официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация).
Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с
наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях
признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные
разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля
2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного
авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод
основных реквизитов на русский язык.
О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно
оформить при возвращении сотрудника из командировки.
Внимание!
Для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного
купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа),
оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога),
является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).
Ситуация: может ли государственное (муниципальное) учреждение оплатить командированному
сотруднику стоимость проезда на общественном транспорте во время командировки (ежедневный
проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно)
Да, может, но только с разрешения или ведома руководителя учреждения (п. 11 Положения,
утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, ст. 168 ТК РФ).
При этом расходы должны быть подтверждены документально (п. 12 Положения, утвержденного
постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, подп. «в» п. 1 постановления
Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Разрешение руководителя на оплату расходов на проезд во время командировки оформите
приказом. Размер возмещения данных расходов может быть закреплен в коллективном договоре
или другом локальном нормативном акте (п. 11 Положения, утвержденного постановлением
Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
При этом учреждения, финансируемые за счет федерального бюджета, могут оплатить расходы на
ежедневный проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно за счет экономии
бюджетных средств. Объясняется это тем, что бюджетные средства (в пределах утвержденных
лимитов) можно направлять только на оплату фактических расходов сотрудника на проезд к месту
командировки и обратно. Такой вывод следует из пунктов 11, 12, 22 Положения, утвержденного
постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подпункта «в» пункта 1,
пункта 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.
На региональном (местном) уровне порядок и размер возмещения расходов на ежедневный проезд
в общественном транспорте во время командировки определяется нормативно-правовыми актами
соответствующего бюджета (п. 3, 4 ст. 152 Бюджетного кодекса РФ).
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»