Коллективная работа с документом

1 Коллективная работа с документом
Большое внимание следует уделить возможности коллективной
обработки документов.
Текстовый редактор Word имеет средства, позволяющие редактировать
документы нескольким пользователям и затем объединять сделанные
исправления в исходном документе. К таким средствам относятся
примечания, исправления и рассылка документов.
Примечания – это обозначенные
инициалами
и
пронумерованные
комментарии, которые записываются и
отображаются
в
специальном
окне
примечаний и не затрагивают текст
документа. Перед тем как вставить
примечание, имеет смысл выделить фрагмент текста, который следует
прокомментировать. В этом случае, при просмотре примечания текст, к
которому оно относится, будет подсвечен.
Для вставки примечаний в текст документа нужно выполнить команды
Вставка/Примечание; для просмотра примечаний Вид/Примечания (рис.
17).
Для отслеживания собственных исправлений, а также чтобы
рецензенты могли вносить изменения в документ, текстовый редактор
предлагает использовать маркеры исправлений. Пометка исправлений
включается последовательностью команд Сервис/Исправления/Выделить
исправления. Затем установить маркер в поле Записывать исправления.
Маркеры исправлений помогают увидеть, какие изменения были внесены в
документ по сравнению с его последней версией. Для изображения
редактируемого текста используется специальный формат, например,
подчеркивание. С помощью маркеров исправлений можно сохранить запись
о каждом сделанном исправлении и в дальнейшем либо принять его, либо
отказаться. Исправление помечается полным именем его автора, датой и
временем создания.
Если во время редактирования документа маркер исправлений не был
включен, то внесенные изменения можно найти, сравнив новую и старую
версии документа. Два сравниваемых документа должны иметь различные
имена файлов или различные местоположения. Для сравнения версий
документа применяются команды Сервис/Исправления/Сравнить версии.
На экране отображается отредактированный документ и вставленный,
удаленный и исправленный текст с маркерами исправлений.
Для того чтобы разрешить пользователям комментировать текст без
внесения изменений в документ, его нужно защитить с правом ввода
примечаний. Возможность вносить изменения в документ позволит защита с
правом ввода исправлений. Для максимальной эффективности защиты
используется пароль.
Для установки защиты документа нужно выполнить команды
Сервис/Установить защиту с указанием режима (запретить вставку
примечаний, запись исправлений, ввод данных в поля форм). Защиту можно
снять командами Сервис/Снять защиту, при необходимости задав пароль.
Если в редактировании документа принимают участие несколько
пользователей, то имеется возможность объединить все исправления и
примечания в исходный документ, для просмотра сразу всех изменений. В
качестве исходного файла задается документ, в котором предполагается
объединить исправления. Исправления, сделанные в документе, не могут
быть объединены, если они не были помечены.
Чтобы слить исправления и примечания выполняются команды
Сервис/Исправления/Объединить исправления.
Пользователь имеет возможность принять или отклонить сделанные
исправления,
выполнив
команды
Сервис/Исправления/Принять/Отклонить исправления.
При работе в текстовом редакторе с документами большого объема
возникают определенные трудности, связанные с перемещением по
документу, поиском информации, различной структурой разделов и др. По
мере создания многостраничного документа следует определить его
структуру - разбивку на главы, параграфы. Для общего представления о
документе, быстрого перехода к нужному месту, организации и
реорганизации заголовков и текста следует переключиться в режим
просмотра структуры (Вид/Структура документа), где можно повысить или
понизить уровень выделенных заголовков, поменять местами, изменить
стили. Перечисленные действия выполняются с помощью панели
инструментов, которая появляется при просмотре структуры.