Всегда в плюсе

Всегда в плюсе
Мария Мысова, Биржа
Всех денег, возможно, и не заработать, а вот не все потратить - задача реальная, хотя и
трудновыполнимая. Перевести ее в разряд более простых позволяет метод финансового
планирования по фондам, которым на специализированном семинаре поделилась владелец
нескольких бизнесов и президент консалтинговой компании BusinessForward (СанктПетербург) Галина Смолякова.
По словам Галины Смоляковой, если полученные доходы распределяются без
предварительного финансового планирования, то у компании всегда будут денежные
трудности. Поскольку любая организация, независимо от того, прибыльна она или нет,
стремится потратить в ходе своей деятельности все доступные средства, а иногда и больше.
При этом расходы выглядят нужными, а большинство из них — жизненно необходимыми. И
каждый владелец бизнеса, хоть раз попытавшийся проверить их обоснованность, знает —
доказательства важности каждого пункта затрат будут приведены с таким мастерством и
силой убеждения, которые “сделали бы честь” любому асу из отдела продаж.
Исправить подобную ситуацию (или изначально не допустить ее появления) можно при
помощи финансового планирования (ФП). Галина Смолякова определяет ФП как метод
использования фондов компании для того, чтобы дела шли хорошо, а доход увеличивался
(все доходы распределяются по фондам и вводятся правила их использования). Метод
достаточно прост и хорош тем, что позволяет выбраться из “долговой ямы” и никогда больше
в нее не попадать. Технически подобное планирование не принесет дополнительных
материальных затрат. Все, что потребуется руководителю, — это составить несколько
электронных таблиц (например в Excel) и издать несколько распоряжений.
Наладка ФП по фондам происходит в несколько этапов, которые реализуются
непосредственно владельцем/учредителем бизнеса.
1) Собрать все неоплаченные счета компании и свести их в единую таблицу. По пяти
колонкам (“Статьи расходов”, “Общая сумма счетов к оплате”, “Сумма просроченных
счетов”, “Дата оплаты”, “Примечание”) расписываются все расходы — зарплата, аренда,
налоги, связь, электроэнергия и т.д. Статьи обычно формируются за месяц (например,
“Аренда магазина за январь”), а даты — по срокам, в которые должна состояться оплата (даже
если она и просрочена). Внизу стоит ввести еще одну результирующую строчку — “ВСЕГО”.
Это позволит оценить возможные риски/“масштаб бедствия” и спланировать последующие
шаги.
2) Посмотреть, существует ли возможность погасить образовавшиеся долги. Если есть —
погасить их обязательно! Как отмечает Смолякова, бесполезно говорить себе, что деньги мне
нужнее для того-то и того-то. Это путь “в никуда”, так как дальнейшее развитие останется под
вопросом. Похоже на мистику, но факт — доходы не увеличатся, пока не погашены долги.
Они должны уйти, чтобы “освободить место” для новых денег.
3) Создать фонды компании и разделить расходы по фондам. Какой бы ни была компания,
и какой бы деятельностью она ни занималась, все ее расходы можно сгруппировать и под
каждую группу сформировать фонд. Так фонды, как “Налоги”, “Обучение сотрудников”,
“Заработная плата”, “Реклама”, “Основные расходы” говорят сами за себя. Фонд “Проценты
от продаж” аккумулирует ту долю от сделок, которая выплачивается как вознаграждение
-------------------------------------------------
Дайджест деловой прессы "Оптимальный Бизнес"
www.bizoptimum.ru
продавцам, а в “Строительный” откладываются средства на приобретение собственности.
Например, в таком длительном “мероприятии”, как ипотека, основное тело кредита
возвращается за счет строительного фонда, а проценты гасят в составе прочих расходов или
из специального фонда “Долги”. “Фонд учредителей” предназначен для накоплений, за счет
которых будет обеспечиваться сама возможность ведения бизнеса (обновление материальнотехнической базы, транспорта и т.п.), а “Компенсации потерь” — на случай предъявления
каких-либо исков, покрытие расходов, вызванных подрывом репутации, отсутствием
страховки, стихийными бедствиями и реорганизацией. В принципе, каждая организация сама
определяет, какие у нее будут фонды. Чем точнее описаны фонды — тем лучше.
4) Определить процент по отчислениям в фонды. Все они формируются за счет
поступающих доходов, которые “распиливаются” в соответствующих пропорциях. Последние
определяются анализом деятельности компании за предыдущие периоды. Из этого делается
вывод, сколько, например, делать отчислений в фонд оплаты труда. Галина Смолякова
предлагает следующий вариант, который апробирован в ряде российских компаний и за
рубежом. Фонды и размер отчислений по ним сводятся в новую таблицу.
Сначала из всего валового дохода (100%) вычитается себестоимость товара, проценты на
налоги (например 6% при УСН), процент от продаж продавцам (5% или около того) и налоги
по ним. Если есть долги (в том числе кредиты, кроме ипотеки) — то и в соответствующий
фонд. Оставшийся доход вновь принимается за 100%. И уже от скорректированного дохода по
10% идут в фонды учредителей и “Строительный”, 30% — на зарплату, 5% — на потери, 1,5%
— на обучение, 8,5% — на рекламу и 35% — на основные расходы. Если есть какие-то другие
фонды, основной состав можно подправить. Так, на компенсацию потерь можно отчислять и
1-3%, на несколько процентов (рассчитывается индивидуально) снижается и доля основных
расходов.
5) Сравнить получаемый доход с тем, который необходим. Для этого в предыдущей
таблице к колонкам “Наименование фондов” и “Процент отчислений по фондам” добавляется
“Фактический доход за месяц”, “Необходимый доход за месяц” и “Отклонения”. При их
заполнении по истечении месяца сразу видны “узкие места”, плюсы и минусы. А значит,
можно оперативно скорректировать планы и задачи сотрудникам. Правда, при этом нужно
создать сотрудникам все необходимые условия, включая размер вознаграждения и
привлечение потенциальных клиентов (рекламой, продвижением, дополнительными услугами
— у кого что эффективнее). Поскольку гораздо важнее поддерживать рост дохода, нежели
экономить деньги за счет ограничений при ФП.
6) Провести само ФП и разработать финансовую оргполитику. Это этап “внедрения в
жизнь” всех основных принципов и правил, которые появились по итогам первых пяти
пунктов. Руководитель и/или владелец бизнеса выбирает период, за который он будет
отслеживать данные по доходам, расходам и наполнению фондов. Например ежемесячно
(наиболее часто встречающаяся практика), но лучше — еженедельно (позволяет оперативно
влиять на ситуацию). Выбирается день в неделю, когда оплачиваются все счета и расходы,
одобренные руководством. Для чего всем сотрудникам сообщают информацию о фондах и о
формировании затрат. Они должны знать, что теперь расходы надо “заказывать”, и как это
делать (обосновать, согласовать с вышестоящим начальством, указать фонд, из которого
производится и.т.п). Это позволит руководству рассматривать и подписывать счета в один
день, а не тратить на это почти все рабочее время, принимая череду посетителей “со своей
бумажкой”.
При рассмотрении счетов одобряются лишь самые необходимые и наиболее ранние по дате
оплаты. Руководитель ни в коем случае не должен “вестись” на уговоры оплатить какой-то
другой счет “так как такое-то подразделение ну очень просит” (стоит сделать так хотя бы
-------------------------------------------------
Дайджест деловой прессы "Оптимальный Бизнес"
www.bizoptimum.ru
один раз — и о ФП можно забыть).
7) Отложить резервы. Если фонд заработной платы тратится каждый месяц, то из таких
фондов, как “Строительный”, “Компенсации потерь”, средства могут быть извлечены,
например, раз в год. И если их не отложить, то, как уже было сказано, организация их
потратит. Единственный способ создать резервы в организации — сделать их недоступными,
“замаскировав” под другие расходы. Собственно говоря, именно для этого и создавались
фонды, средства которых надо хранить на отдельных счетах в разных банках. Снять со счета
эти деньги может только учредитель. В принципе, в его праве направить их и на другие цели,
но обязательно — только на развитие бизнеса. Например, компании нужно срочно взять
кредит, а это “удовольствие” дорого стоит. И тогда учредители ссужают деньги из своего
фонда, раз до очередных трат из него пока еще далеко. Средства эти также должны быть
возвращены (порой и с процентами, но с банковскими их не сравнить). Так с помощью
фондов формируются резервы, “подушки безопасности” и платежная дисциплина.
Как отмечает Галина Смолякова, такое финансовое планирование дает представление, какой
доход должна получать организация, и какие расходы должны быть сделаны, чтобы
обеспечить ее рост и увеличить жизнеспособность.
-------------------------------------------------
Дайджест деловой прессы "Оптимальный Бизнес"
www.bizoptimum.ru