Как сдать налоговую отчетность по почте

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как сдать налоговую отчетность по почте
Е.Ю. Попова
государственный советник
налоговой службы РФ I ранга
Одним из способов подачи налоговых деклараций является их пересылка по почте. При
использовании этого способа датой представления отчетности в налоговую инспекцию считается
дата ее отправки. Почтовое отправление, в котором организация пересылает налоговую
отчетность, должно содержать опись вложения. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80
Налогового кодекса РФ.
Дату подачи отчетности определяйте по почтовому штемпелю. Отчетность признается сданной
своевременно, если она отправлена до 24 часов последнего дня, установленного для ее
представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).
По просьбе организации налоговая инспекция обязана проставить на копии налоговой декларации
отметку о ее получении, если оригинал отправлен почтой. Отказ от проставления такой отметки
неправомерен независимо от способа подачи декларации. Это следует из положений пункта 4
статьи 80 Налогового кодекса РФ. Такую позицию подтверждает ВАС РФ в решении от 14 июля
2011 г. № ВАС-5591/11.
«Главбух» советует
Основным предметом судебных разбирательств при пересылке налоговой отчетности по почте
является дата отправки деклараций. Чтобы доказать, что декларация отправлена вовремя,
выберите оптимальный вид почтового отправления и храните все документы, подтверждающие
отправку и доставку отчетности в инспекцию.
Налоговое законодательство предъявляет единственное требование к почтовому отправлению, в
котором организация пересылает налоговую отчетность. Оно должно содержать опись вложения
(абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ). Вид почтового отправления каждая организация вправе выбрать
самостоятельно. В зависимости от выбранного способа подтвердить своевременность отправки
отчетности можно с помощью разных документов.
Налоговую отчетность отправляйте заказным или ценным письмом. Заказные и ценные письма
являются регистрируемыми почтовыми отправлениями. Это значит, что их отправителю почта
выдает квитанцию, а с адресата берет расписку в получении письма.
Заказные и ценные письма могут пересылаться с описью вложения и с уведомлением о вручении
адресату. Конкретный перечень регистрируемых отправлений, пересылаемых с описью вложения
и с уведомлением, вправе определять оператор почтовой связи.
Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 12 Правил, утвержденных постановлением
Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221.
Как правило, при отправке заказных писем опись вложения почтовая служба не составляет.
Поэтому этот документ бухгалтеру придется оформить самостоятельно. За дополнительную плату
можно отправить заказное письмо с уведомлением о его вручении получателю. В этом
уведомлении будет указана дата, когда представитель налоговой инспекции получил отчетность.
Два экземпляра описи подпишите у руководителя и главного бухгалтера и заверьте печатью. Один
экземпляр вложите в конверт с отчетностью. Второй сохраните у себя и прикрепите к нему
квитанцию об отправке и уведомление (если оно есть) со штампом почты.
Опись вложения для заказного письма с налоговой отчетностью можно составить в произвольной
форме. Желательно, чтобы почтовая служба заверила опись вложения (поставила на нем свой
штамп). Но на практике сотрудники почты обычно отказываются это делать, ссылаясь на то, что
они не могут отвечать за содержимое конверта. В этом случае ничем, кроме подписей
руководителя и главного бухгалтера, подтвердить, какие документы были отправлены в
налоговую инспекцию, организации не удастся.
Эту проблему можно решить, если отправить отчетность ценным письмом. Преимущество такого
почтового отправления состоит в том, что опись вложения составляется на специальном почтовом
бланке. Поскольку за доставку ценного письма почтовая служба несет дополнительную
ответственность, такой бланк она заверяет в обязательном порядке.
Опись для ценного письма заполните, перечислив вложенные в него декларации. От имени
организации подписать опись вложения должен уполномоченный представитель, имеющий
доверенность на представление отчетности в налоговую инспекцию. О порядке оформления таких
доверенностей см. Как сдать налоговую отчетность лично инспектору.
Внутренние документы налоговой службы предусматривают единственный вид почтового
отправления, с помощью которого можно переслать налоговую декларацию: заказное письмо с
описью вложений (абз. 24 п. 1 регламента, утвержденного приказом ФНС России от 16 марта
2010 г. № ММ-7-6/120). Однако арбитражная практика признает правомерной отправку налоговых
деклараций не только заказными, но и ценными письмами и ценными бандеролями (см., например,
постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 марта 2008 г. № А56-5297/2007, СевероКавказского округа от 8 августа 2007 г. № Ф08-4979/2007-1910А, Восточно-Сибирского округа от
10 июня 2008 г. № А19-17988/07-18-Ф02-2081/08 и Поволжского округа от 6 мая 2008 г. № А1215036/07).
Чтобы избежать лишних проблем, при отправке письма проверьте четкость почтовых штампов на
квитанции и описи. На оттиске должна быть отчетливо видна дата отравления.
Некоторые налоговые инспекции считают, что датой представления декларации по почте является
тот день, когда она была получена. В таких случаях они могут попытаться привлечь организацию
к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ.
Отстаивать свою позицию налогоплательщику придется в арбитраже. Судьи подтверждают
неправомерность подобного подхода (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского
округа от 18 августа 2008 г. № А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08, Уральского округа от
2 июня 2005 г. № Ф09-2371/05-С1, Северо-Западного округа от 5 июля 2005 г. № А05-2558/05-12 и
Северо-Кавказского округа от 11 апреля 2006 г. № Ф08-1294/2006-561А).
Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за несвоевременное
представление отчетности из-за отсутствия описи вложения. Налоговая декларация отправлена по
почте
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Но на практике некоторые инспекции полагают, что в этом случае организация нарушила порядок,
предусмотренный абзацем 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Формально отчетность
должна быть отправлена с описью вложения (п. 128 Административного регламента,
утвержденного приказом Минфина России от 18 января 2008 г. № 9н). Если такого документа нет,
декларацию считают непредставленной, и это служит основанием для привлечения организации к
ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ.
Процедура приема налоговых деклараций по почте описана в разделе 20 Административного
регламента, утвержденного приказом Минфина России от 18 января 2008 г. № 9н. Однако никаких
ограничений в отношении отчетности, поступившей без описи вложения, в этом документе нет.
Арбитражная практика по данному вопросу неоднородна. Некоторые суды указывают, что по
законодательству опись вложения при направлении отчетности по почте должна быть. Если опись
отсутствует, определить, что именно находится во вложении, невозможно. При отсутствии у
организации других доказательств своевременной отправки отчетности у налоговой инспекции
могут быть основания для применения штрафа по статье 119 Налогового кодекса РФ (см.,
например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 декабря 2005 г. № Ф048073/2005(16771-А27-15)). Вместе с тем, есть примеры судебных решений, в которых говорится,
что отсутствие во вложении отчетности, отправленной организацией, должна доказать налоговая
инспекция. Само по себе отсутствие описи вложения не может быть основанием для применения
статьи 119 Налогового кодекса РФ (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского
округа от 15 октября 2008 г. № Ф04-6289/2008(13558-А70-14), Северо-Кавказского округа от
16 июля 2008 г. № Ф08-3986/2008, Поволжского округа от 24 ноября 2005 г. № А55-5453/2005-44 и
Московского округа от 15 апреля 2005 г. № КА-А40/2572-05).
Ситуация: может ли налоговая инспекция приостановить операции по расчетному счету, если
посчитает, что декларация, отправленная по почте, не представлена
Да, может.
Законодательство позволяет налоговым инспекциям приостанавливать операции по расчетным
счетам в тех случаях, когда организация не представляет налоговую отчетность. Счет может быть
заблокирован в течение 10 рабочих дней после того, как истек последний срок подачи декларации
по тому или иному налогу. Это следует из положений пункта 6 статьи 6.1 и пункта 3 статьи 76
Налогового кодекса РФ.
О приостановке расчетных операций налоговая инспекция обязана сообщить организации, выслав
ей копию решения по форме, утвержденной приказом ФНС России от 1 декабря 2006 г. № САЭ-319/825. Копия решения должна быть вручена представителю организации под расписку или
отправлена по почте с уведомлением о вручении. Такой порядок предусмотрен в абзаце 5 пункта 4
статьи 76 Налогового кодекса РФ.
Если декларация была отправлена своевременно, но организация получила копию решения о
приостановке расчетных операций, предъявите в инспекцию:
– копию декларации;
– опись вложения;
– почтовую квитанцию (уведомление о вручении).
Проследите, чтобы в каждом из этих документов была указана дата составления. После того как
документы, подтверждающие своевременность отправки декларации, предъявлены, инспекция
обязана разблокировать расчетный счет в течение одного операционного дня (абз. 2 п. 3 ст. 76
НК РФ).
«Главбух» советует
Если налоговая инспекция приостановила операции по расчетному счету, сдайте еще один
экземпляр декларации. Даже если отчетность была отправлена своевременно. Такое решение
позволит быстро разблокировать расчетный счет. После этого можно будет заняться выяснением
причин, по которым инспекция не получила отчетность.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»