Регламент взаимодействия Корпоративного секретаря с

Утвержден
решением Совета директоров
АО «KEGOC»
от 24 июля 2008 года
протокол № 6
РЕГЛАМЕНТ
взаимодействия Корпоративного секретаря
с Правлением
акционерного общества «Казахстанская компания по управлению
электрическими сетями» «KEGOC»
1. Общие положения
1. Корпоративный секретарь обеспечивает четкое взаимодействие
между органами акционерного общества «Казахстанская компания по
управлению электрическими сетями» «KEGOC» (- далее Общество) в
соответствии с положениями законодательства Республики Казахстан,
Устава Общества и Кодекса корпоративного управления Общества, а также
информирует должностных лиц Общества о новых тенденциях в развитии
корпоративного управления.
2. Регламент взаимодействия Корпоративного секретаря с Правлением
Общества – это документ, регулирующий порядок взаимодействия
Корпоративного секретаря с Правлением Общества, а также порядок
подготовки материалов структурными подразделениями к заседанию Совета
директоров Общества (-далее Регламент Общества).
3. Регламент Общества разработан в соответствии с законодательством
Республики Казахстан, Уставом Общества (далее - Устав), Положением о
Совете директоров и Кодексом корпоративного управления Общества (далее
- Кодекс).
2. Порядок взаимодействия
Корпоративного секретаря с Правлением
4. В целях эффективного корпоративного управления и открытого
диалога между Советом директоров и Правлением, Корпоративный секретарь
обеспечивает предоставление Совету директоров Правлением:
годовых отчетов об управлении зависимыми организациями, а также о
влиянии результатов финансово-хозяйственной деятельности зависимых
организаций на показатели деятельности Общества;
ежегодного отчета Совету директоров Общества о реализации Плана
развития (среднесрочного Бизнес-плана) Общества;
в составе Годового отчета Общества – отчета Правления о проделанной
работе за год, предшествующий отчетному;
1
иных отчетов по требованию Совета директоров Общества.
5. Правлением Общества могут предоставляться дополнительные
сведения о планах, достижениях и проблемах деятельности Общества, а
также аналитические исследования и материалы других организаций о
деятельности Общества.
6. Подготовленная, согласованная курирующими вице-президентами
периодическая отчетность Правления Совету директоров ответственным
структурным подразделением направляется Корпоративному секретарю, в
обязанности которого входит обеспечение нормального потока информации
в пределах Совета директоров, его Комитетов, между Правлением и Советом
директоров.
7. Особую роль Корпоративный секретарь играет при подготовке и
проведении заседаний Совета директоров и при подготовке информации и
материалов для Единственного акционера, в обеспечении раскрытия и
предоставления информации об Обществе.
8. Подготовка материалов к заседанию Совета директоров по
вопросам, инициированным Правлением Общества осуществляется
соответствующими структурными подразделениями Общества в следующем
порядке:
1) Проект решения Совета директоров, пояснительная записка к нему
и материалы по вопросу, выносимому на рассмотрение Совета директоров,
подготавливаются
инициирующим
данный
вопрос
структурным
подразделением по поручению Председателя Правления;
2) Проект решения Совета директоров и пояснительная записка к нему
не должна превышать пяти страниц текста;
3) Проект решения Совета директоров и пояснительная записка к нему
должны содержать ссылку на нормы действующего законодательства либо
внутренних документов Общества, согласно которым выносится
предлагаемый вопрос и относится к исключительной компетенции Совета
директоров;
4) Материалы по вопросу повестки дня должны содержать
информацию в объеме, необходимом для принятия обоснованных решений
по данному вопросу;
5) Материалы, выносимые на рассмотрение Совета директоров
должны быть полистно парафированы исполнителем инициирующего
структурного подразделения Общества;
6) Проект решения Совета директоров и пояснительная записка к
нему, а также необходимые материалы должны быть согласованы
руководителем структурного подразделения, инициирующего рассмотрение
вопроса со Службой внутреннего аудита, курирующим вице-президентом,
юридическим департаментом, управлением корпоративного развития, а
также структурных подразделений, компетенцию которых затрагивает
данный вопрос, после чего передаются инициатором Корпоративному
секретарю за 15 (пятнадцать) рабочих дней до дня заседания Совета
директоров;
2
7) После процедуры согласования материалов, выносимых на
рассмотрение Совета директоров, Корпоративный секретарь подготавливает
проект письма - требования о созыве заседания на имя Председателя Совета
директоров с указанием предлагаемой повестки дня заседания за подписью
Председателя Правления и передает на рассмотрение Председателю
Правления;
8) В случае своего согласия, Председатель Правления подписывает
требование о созыве заседания Совета директоров и пояснительные записки
по инициируемым вопросам, визирует проекты решений, после чего все
материалы в установленном порядке направляются в адрес Председателя
Совета директоров;
9) Корпоративный секретарь, на основе резолюции Председателя
Совета директоров о созыве заседания Совета директоров, направляет
членам Совета директоров уведомление о проведении заседания Совета
директоров с приложением соответствующих материалов не позднее чем за
3 (три) рабочих дня.
9. Ответственность за своевременное предоставление членам Совета
директоров материалов по вопросам повестки дня возлагается на
Корпоративного секретаря.
10. Материалы по вопросам повестки дня заседания Совета
директоров должны предоставляться структурными подразделениями
Общества на электронном и бумажном носителях, за исключением
информации, содержащей коммерческую тайну Общества, а также
информации, отнесенной к государственным секретам, в количестве
экземпляров, определяемым Корпоративным секретарем.
11. Окончательную подготовку и рассылку материалов по повестке
дня, явку и регистрацию участников заседаний Совета директоров,
подготовку конференц-зала, обеспечение письменными принадлежностями
и другие организационные мероприятия осуществляет Корпоративный
секретарь, при выездном заседании совместно с отдельными структурными
подразделениями Общества.
12. Статус, функции и обязанности Корпоративного секретаря
определяются Положением о Корпоративном секретаре Общества. В целях
обеспечения четкого взаимодействия с Правлением, Корпоративный
секретарь имеет право:
1) запрашивать и получать у должностных лиц Общества, руководителей
Службы внутреннего аудита,
структурных подразделений Общества
материалы (информацию), в случае необходимости разъяснения, необходимые
для осуществления Корпоративным секретарем своих функций;
2) проверять полноту представленного пакета материалов по вопросам,
включенным в повестку дня заседания Совета директоров, с правом выдачи
замечаний и предложений;
3)подписывать протокол, выписки из протокола, утвержденную
редакцию внутренних документов Общества и удостоверять печатью
Корпоративного секретаря (при необходимости парафировать полистно
3
удостоверяемую документацию);
4) запрашивать и получать у Председателя Правления отчет о ходе
выполнения решений Единственного акционера, Совета директоров, и, в случае
невыполнения или нарушения сроков выполнения, запрашивать письменные
объяснения причин неисполнения или несвоевременного исполнения решений;
5) запрашивать у Председателя Правления информацию и разъяснения
в связи с нарушением прав Единственного акционера или ситуацией,
приводящей к возникновению корпоративных конфликтов и конфликтов
интересов.
13. При обеспечении взаимодействия с Правлением, Корпоративный
секретарь обязан:
1) соблюдать в своей деятельности нормы и требования
Законодательства, Устава, Кодекса корпоративного управления, Положения о
Совете директоров, настоящего Регламента и иных внутренних документов
Общества;
2) исполнять поручения Совета директоров;
3) отчитываться о своей деятельности перед Советом директоров;
4) соблюдать конфиденциальность информации об Обществе и его
аффилиированных лицах, инсайдерской информации, ставшей известной в
период осуществления функций Корпоративного секретаря и в течение не менее
чем трех лет после прекращения полномочий в качестве Корпоративного
секретаря.
3. Информирование о решениях,
принятых на заседаниях Совета директоров
14. Доведение принятых решений на заседаниях Совета директоров и
соответствующих им поручений до сведения Правления, должностных и
заинтересованных лиц Общества обеспечивает Корпоративный секретарь
(путем выписок) по официальному (письменному) запросу.
4. Заключительные положения
15. Утверждение Регламента, а также внесение изменений и
дополнений является компетенцией Совета директоров.
16. Если в результате изменения законодательства Республики
Казахстан или Устава Общества отдельные нормы Регламента вступят с
ними в противоречие, данные нормы Регламента утрачивают силу и до
момента внесения изменений в Регламент должностные лица Общества
руководствуется действующими правовыми актами Республики Казахстан и
Уставом.
4