3. Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих
реклама
Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Губарев В.В., аспирант МГТА ЗАО «КРОК инкорпорейтед», менеджер проектов Анализ и совершенствование существующих методик расчёта совокупного экономического эффекта от информационной системы управления Аннотация. Проведенный анализ методики расчета совокупного экономического эффекта (Total Economic Impact™) информационной системы, разработанной компанией Forrester Research, Inc. позволил выявить некоторые ее недостатки. Предложенная в работе модификация методики расчета совокупного экономического эффекта позволяет устранить эти недостатки. Ключевые слова. информационные системы, совокупный экономический эффект, расходы, выгоды, гибкость, риск, методика расчета, стоимость простоя информационной системы Основными критериями успеха в бизнесе являются профессиональное управление, умение обеспечить эффективную работу персонала, правильно идентифицировать, проектировать, реализовывать и совершенствовать бизнеспроцессы, эффективно вести организационно-административную и хозяйственную деятельность. В этих условиях современные информационные технологии (ИТ) и создаваемые на их основе информационные системы (ИС) становятся незаменимым инструментом в обеспечении достижения стратегических целей и устойчивого развития компаний и организаций. Одновременно с увеличением зависимости от ИТ, возрастают и инвестиции в данную область хозяйственной деятельности и возникает задача исследования эффективности ИС – оценки адекватности вложенного в ИТ капитала, а также качественное и количественное измерение отдачи от ИТ. Изначально ИТ относились в основном к компетенции специально выделенной на предприятии ИТ–службы, роль которой заключалась в организации закупок и обеспечении функционирования оборудования и ПО (расходах), поэтому повышение эффективности ИТ было связано, в основном, с задачей снижения этих расходов. Основной инструмент оценки эффективности ИТ на этом этапе — вычисление совокупной стоимости владения (ТСО). Со временем ИТ начали все шире использоваться для повышения эффективности бизнеса за счет внедрения решений по автоматизации документооборота и бухгалтерии, ERP-систем и др. На данном этапе к оценке расходов на ИТ добавляются определение и количественная оценка тех выгод, которые Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта совокупного Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» получают бизнес-подразделения от использования ИТ. В настоящий момент уже разработано большое количество методик и показателей для оценки экономической эффективности ИС. Одной из методик оценки экономической эффективности ИС является методика оценки совокупного экономического эффекта (Total Economic Impact™), разработанная компанией Forrester Research, Inc. [1]. Методология TEI предполагает использование для оценки инвестиционной ценности проекта внедрения ИС четырех компонент: выгоды, расходы, риски и гибкость. Влияние гибкости не всегда выражается в количественной форме. Выгоды Риск Расходы TEI Гибкость Расходы — это инвестиции, необходимые для получения ценностей или выгоды от предлагаемого проекта. Расходами считаются все инвестиции и затраты, необходимые для реализации предложенной ценности. Кроме того, в категории расходов в пределах модели TEI учитываются любые дополнительные издержки по сравнению с существующей средой для текущих расходов, связанных с разработкой. Все расходы должны быть привязаны к создаваемым выгодам. Для учёта расходов модель TEI предлагает выделять следующие виды расходов: расходы на оборудование, программные лицензии, установку и настройку, администрирование, обслуживание, а также обучение персонала ИТ-отдела и службы поддержки. При этом расходы на оборудование, программное обеспечение и работы подрядчиков рассчитываются исходя из плановых сумм, а расходы на обслуживание системы рассчитываются исходя из средней ставки сотрудника и часов, необходимых на выполнение рассчитываемых работ. Часто обоснование выбора продукта или проекта сосредоточено только на ИТ-расходах и их сокращении, а анализ влияния технологии на организацию в целом не проводится. В рамках методологии TEI и результирующей финансовой модели выгоды и расходы учитываются одинаково, что позволяет полностью оценить влияние технологии на организацию в целом. Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта совокупного Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Выгоды это польза, которую получает организация-пользователь (ИТотдел или бизнес-подразделения) от предложенного продукта или проекта. Для определения выгод проводится тесный диалог с компанией-пользователем, позволяющий осознать создаваемую ценность. Кроме того, компания Forrester устанавливает обязательное требование, согласно которому после окончания проекта между фактическими данными и обоснованием оценок выгоды должна существовать четкая взаимосвязь. Это помогает связать оценки выгоды с итоговыми результатами. Таким образом, для расчёта получаемых выгод используются оценки компании-производителя продукта, результаты интервью с предприятиями, использующими данный продукт, экспертные оценки. Для каждого из типов получаемой выгоды должна быть разработана методика её учёта. Например: 1) сокращение себестоимости за счёт снижения времени, необходимого на реализацию сделки = (количество продавцов) (затрачиваемые часы на сделку) (средняя часовая ставка) (процент улучшения); 2) сокращение расходов на хранение может быть оценено как выгода за счёт использования меньшего количества оборудования и освобождение штатных сотрудников, задействованных при администрировании; 3) сокращение числа обращений в службу поддержки – стоимость времени высвободившихся сотрудников; 4) упрощение обеспечения соответствия нормативным требованиям – на основании количества юридических запросов и времени на их обработку. Риск является третьим важным компонентом в модели TEI. Он используется для определения погрешности полученных оценок расходов и выгод. Если коэффициент рентабельности инвестиций с учетом рисков покажет неоспоримое экономическое преимущество выбранного проекта, то повышается уверенность в том, что инвестиция будет успешной, поскольку риски, грозящие проекту, были учтены. При учете рисков расходы обычно увеличиваются, а выгода по сравнению с исходными оценками уменьшается. Но именно значения оценки, полученные с учетом рисков должны рассматриваться как «реалистичные» ожидания, поскольку с поправкой на риски они являются ожидаемыми величинами. В модели TEI для расчетов значений оценок с учетом рисков используется метод «треугольного распределения». Чтобы построить такое распределение, сначала необходимо оценить наиболее вероятное, минимальное и максимальное значения оцениваемой величины. Значение с учетом рисков — это среднее арифметическое этих трех значений. Согласно методологии TEI прямые выгоды представляют только одну часть ценности инвестиции. Хотя прямые выгоды обычно служат основным Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта совокупного Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» критерием обоснования проекта, компания Forrester полагает, что организации также должны иметь возможность определить стратегическую ценность инвестиции. Гибкость (адаптируемость) это ценность, которая может быть получена в будущем при условии дополнительной инвестиции, сделанной после первоначальной. Например, инвестиция в обновление корпоративного пакета рабочих приложений может повысить уровень стандартизации (для повышения эффективности работы) и сократить расходы на лицензирование. При этом начало использования встроенной функциональности для совместной работы позволит дополнительно повысить производительность работы сотрудников. Функцию совместной работы можно использовать только благодаря дополнительной инвестиции в обучение в будущем. Тем не менее, возможность реализовать эту выгоду имеет текущую величину, которую можно оценить. Сделать это позволяет компонент гибкости TEI. Таким образом, для оценки экономической эффективности внедрения ИС рассчитываются следующие показатели: рентабельность инвестиций, срок окупаемости (мес.), общие расходы (текущая величина), общая выгода (текущая величина), итог (чистая текущая величина), IRR (внутренняя норма доходности). Все величины вычисляются без учёта рисков и с их учётом. Рентабельность инвестиций (ROI – Return on Investment) - величина ожидаемой рентабельности проекта в процентах. Коэффициент рентабельности инвестиций рассчитывается путем деления чистой прибыли (выгоды минус расходы) на расходы: ROI Выгоды( текущая величина ) Расходы(текущая величина) . Расходы(текущая величина ) Срок окупаемости - точка самоокупаемости инвестиции. Это точка во времени, когда чистая прибыль (выгоды минус расходы) равна первоначальной инвестиции или расходам. Для расчета срока окупаемости инвестиций используется следующая общая формула: TOK n , при котором n CF t 1 t I0 , где TOK срок окупаемости инвестиций; n число периодов; CFt приток денежных средств в период t ; I 0 величина исходных инвестиций в нулевой период времени. Алгоритм расчета срока окупаемости зависит от равномерности распределения прогнозируемых доходов. Если доход распределен по годам Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта совокупного Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» равномерно, то срок окупаемости рассчитывается делением единовременных затрат на годовой доход, обусловленный ими, то есть: TOK I0 CFt , где TOK срок окупаемости инвестиций; CFt приток денежных средств в период t ; I 0 – величина исходных инвестиций в нулевой период времени. Если прибыль распределена неравномерно, то срок окупаемости рассчитывается прямым подсчетом числа лет, в течение которых инвестиция будет погашена. Учетная ставка (ставка дисконтирования) – это процентная ставка, которая используется в анализе движения денежной наличности для учета временной стоимости денег. Хотя учетная ставка устанавливается Федеральным резервным банком, отдельные компании зачастую задают учетную ставку, исходя из условий собственной среды ведения бизнеса и инвестиций. Для этого анализа допускается учетная ставка в размере 10 %. В организациях обычно применяется учетная ставка в размере от 8 % до 16 % – это зависит от текущих условий. Можно рекомендовать провести консультации внутри организации, чтобы определить наиболее соответствующую учетную ставку для использования в конкретных условиях. Данный показатель в других методиках, как правило, называется ставка дисконтирования (стоимость капитала инвестированного в проект). Текущая величина (Net Present Value) расходов и выгод (чистая приведённая стоимость). Рассматривается величина оценок расходов и выгод с учетом ставки дисконтирования (учетной ставки). Текущие величины расходов и выгод формируют общую чистую текущую величину денежных потоков, которая является текущей величиной будущего чистого денежного потока с учетом ставки дисконтирования (учетной ставки). Положительная чистая текущая величина денежных потоков для проекта обычно указывает на то, что инвестиция оправдана, если у других проектов аналогичные значения ниже. При расчётах инвестиции указываются по годам: нулевое время (начало первого года) – капитальные затраты, с первого по последующие годы – эксплуатационные затраты. Первоначальная инвестиция это расходы, понесенные в «нулевое время», то есть в начале первого года. Эти расходы не дисконтируются. Все прочие денежные потоки с первого по третий год Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта совокупного Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» дисконтируются в конце года с использованием учетной ставки. Расчеты текущих величин проводятся для каждой оценки общих выгод и расходов. Расчет чистой приведённой стоимости производится по формуле: NPV Bi I, i ( 1 r ) i 1... M где I – затраты на внедрение предлагаемого решения; Bi – экономический эффект полученный на i-том годе эксплуатации; r – ставка дисконтирования (стоимость капитала инвестированного в проект); M – период эксплуатации. Внутренняя норма доходности (IRR) – это процентная ставка, при которой чистая приведенная стоимость ( NPV ) равна 0. Иначе говоря, для потока платежей CFt , где CFt – платёж через t лет ( t 1,...N ) и начальной инвестиции в размере IC CF0 внутренняя норма доходности IRR находится из уравнения: N NPV IC t 1 CFt 0. (1 IRR)t Методика TEI является комплексной и на выходе имеет целый ряд показателей, позволяющих оценить экономическую эффективность от внедрения ИС. Однако следует обратить внимание на некоторые ее существенные недостатки. Одним из недостатков методики является отсутствие какой-либо стандартизации, что мешает проводить анализ экономической эффективности проектов самостоятельно без привлечения внешних консультантов. Например, для оценки выгод могли бы быть выделены наиболее показательные характеристики для ключевых типов ИС, а для оценки затрат должен быть перечень стандартных статей затрат, который в зависимости от ИС может использоваться весь или нет. Для оценки затрат, например, могут быть использованы методики, которые применяются для оценки TCO (например, методика Gartner Group [2]). Кроме того методика TIE не учитывает качество спроектированной ИС, в частности её надёжность. Стоимость простоев плохо спроектированной ИС может привести к существенным корректировкам финансовых показателей. Кроме того, для более точного определения экономического эффекта от внедрения той или иной ИС должен рассматриваться информационный сервис целиком. Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта совокупного Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» Для устранения перечисленных недостатков предлагается: На первом этапе применения методики проводить анализ компонентов информационного сервиса с целью проведения всех дальнейших расчётов для выделенного сервиса. Это обеспечит корректный учёт выгод и затрат по их влиянию на бизнес-процесс, кроме того это обеспечит корректный учёт надёжности информационного сервиса и корректный расчёт стоимости простоя. Использовать рекомендации по расчёту затрат, связанных с эксплуатацией ИС, предложенные компанией Gartner (методику совокупной стоимости владения), то есть при учёте затрат, как минимум, должны быть учтены все категории прямых затрат, связанных с внедрением ИС: Капитальные затраты: o Капитальные расходы: покупка необходимого оборудования, приобретение программного обеспечения, расходы на их доставку и установку; o Расходы на управление внедряемой системой: расходы на проектирование (разработка схем устройств, политики функционирования системы), на администрирование или сопровождение (изменение локальных политик функционирования системы, обновление аппаратных платформ и т. д.), на расширение системы; o Расходы на обучение обслуживающего персонала; o Командировочные и прочие расходы, совершаемые для запуска проекта; Ежегодные расходы (операционные затраты): o Расходы на техническую поддержку и сопровождение программного и аппаратного обеспечения; o Расходы на оплату труда обслуживающего проект персонала; o Расходы на услуги связи; o Прочие расходы, совершаемые ежегодно для поддержания проекта в рабочем состоянии. Добавить в качестве статьи затрат «Стоимость простоя ИС», рассчитываемую как сумму стоимости простоя пользователей системы, величины недополученной прибыли и стоимости восстановления системы. Таким образом, анализ экономической эффективности от внедрения ИС должен включать четыре ключевых шага: 1. Анализ компонентов информационного сервиса и определение границ (бизнес-процессов, на которые оказывает влияние ИС). Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта совокупного Эл е кт р онн о е н а уч н о е и з д ан ие «Т р уд ы М ГТ А: э ле к тр он ны й ж ур н а л» 2. Расчёт составляющих, влияющих на показатели экономической эффективности (затраты, выгоды, риски, гибкость) для нескольких вариантов реализации ИС. 3. Расчёт показателей экономической эффективности (ROI, Payback Period, NPV, IRR) с учётом и без учёта рисков. 4. Выбор оптимального варианта реализации ИС на основе показателей экономической эффективности. Литература 1. Forrester Research, Total Economic Impact http://www.forrester.com/TEI 2. Официальный сайт Gartner Group: www.gartner.com Губарев В.В. Анализ и совершенствование существующих методик экономического эффекта от информационной системы управления. расчёта (TEI), совокупного
