Oracle Beehive - платформа для автоматизации коллективной

Oracle Beehive - платформа для
автоматизации коллективной
деятельности организации
Oracle Beehive – это интегрированная платформа для обеспечения коллективной
деятельности.
Oracle Beehive в едином пакете интегрирует средства электронного общения:







Oracle
документы
электронную почту
мгновенный обмен сообщениями
факс
web-конференции
общекорпоративный календарь
голосовую почту
Beehive
обеспечивает
сквозной
поиск
информации.
На основе Oracle Beehive легко организовать обмен информацией между
различными программными продуктами, используемыми в организации.
Полноценный и защищенный доступ к информации легко получить, находясь вне
офиса компании с любого компьютера или мобильного устройства, что позволяет
наладить
эффективную
совместную
работу.
Oracle Beehive является надежной платформой для развития бизнеса и наращивания
возможностей
его
информационного
обеспечения.
Oracle Beehive предлагает новую парадигму (образец) для организации совместной
работы на корпоративном уровне (внутри всей организации), которая строится на
унифицированной платформе, состоящей из полного и достаточного набора
интегрированных
между
собой
служб
и
сервисов.
Oracle Beehive объединяет в одно целое, как правило разрозненные услуги и службы по
коллективной работе, такие как электронная почта, управление временем, обмен
мгновенными сообщениями, управление контентом, коллективные рабочие
пространства и online-конференции, и поставляет их через стандартные клиентские
протоколы, интегрированные веб-службы, и привычные инструменты рабочего стола,
такие
как
Microsoft
Outlook
или
Microsoft
Explorer.
Предлагаемый подход позволяет командам, лицам и организациям существенно упростить
совместную работу, что в конечном счете позволит своевременно, оперативно и
качественно принимать управленческие, организационные и бизнес решения.
Oracle Beehive позволяет ИТ-отделам консолидировать все сервисы коллективной работы
в единую инфраструктуру, которая обеспечит совместное функционирование человеко-
ориентированных, а не инструменто-ориентированных, приложений в централизованноуправляемой
и
безопасной
среде.
Платформа Oracle Beehive построена на проверенных и экономически эффективных
технологиях ORACLE , таких как Oracle Database и Oracle Application Server, которые
обеспечивают надежность, управляемость, масштабируемость и производительность.
Сервисы, предоставляемые Oracle Beehive, охватывают
коммуникации и сотрудничества на предприятии:
три
основные области

обмен сообщениями – электронная почта, календарь, управление задачами и
адресная книга;

сотрудничество в режиме реального времени
сообщениями, наличие аудио и веб-конференций;

совместная работа – рабочие пространства с библиотеками документов, wikiстраницами, дискуссионные форумы, коллективные календари и контекстный
поиск.
–
обмен
мгновенными
В Oracle Beehive сервисы предварительно интегрированы между собой, что позволяет
обеспечить информационное взаимодействие между ними при развертывании их вместе.
Oracle Beehive интегрируется с системой управления бизнес-процессами, которая полезна
при реализации концепции Oracle Enterprise 2.0, предполагающей самое широкое
неформальное общение сотрудников при выполнении ими деловых операций.
Продукт включает в себя поддержку таких сервисов коллективной работы, как:

Управление контентом (Content and document management)
Сервис обеспечивает централизованное хранение документов в единой Базе данных,
поддержку всех аспектов управления жизненным циклом документов, включая их
создание, редактирование и удаление.
Кроме того, Сервис обеспечит каталогизацию и поддержку версий документов, в том
числе мультимедийные форматы.

Управление задачами (Task management) – управление бизнес-процессами,
интегрированное с продуктом Oracle BPEL.

Мгновенные сообщения (Instant messaging)
Служба мгновенных сообщений обеспечивает поддержку всех аспектов обмена
мгновенными сообщениями в реальном масштабе времени, аналог ICQ.
Служба предоставляет пользователям возможность прикреплять к сообщениям файлы и
направлять сообщения сразу нескольким получателям – группе пользователей.
Кроме того, Служба обеспечивает возможность архивирования сообщений в Базе Данных.

Электронная почта и факсимильная служба (E-mail and Fax Service)
Cервер электронной почты с интегрированным web-доступом и средствами интеграции с
такими клиентами, как Microsoft Outlook. Поддерживаются все протоколы работы с
электронной
почтой.
Служба позволяет пользователям организовывать и управлять сообщениями в контексте
Рабочих Пространств, включая создание, отправку, чтение, копирование, удаление,
перемещение,
а
так
же
сохранение
проектов
(drafts)
сообщений.
Кроме того, в состав продукта входят средства работы с факсами – прием и отправка.

Online – конференции (Meeting Service)
Служба online-конференций обеспечивает проведение оперативных совещаний, включая
поддержку всех аспектов по проведению голосовых конференций – запись и
воспроизведение
сообщений.
Служба поддерживает обычные совещания и совещания с ограниченным доступом.

Дискуссионные форумы (Discussion forums and Online presence)
Дискуссионные форумы обеспечивают online-обсуждение различных вопросов,
касающихся деятельности организации. Пользователям предоставляется возможность
просматривать темы обсуждения, открывать новые темы, участвовать в обсуждениях.
В состав Beehive входит средство разработки корпоративного портала и уже готовый
портал для коллективной работы, включающий средства быстрого создания и управления
форумами и обсуждениями.

Планировщик
рабочего
времени
(Time
Management
Service)
Служба обеспечит поддержку группового планирования рабочего времени и
ресурсов, включая пользовательский доступ к самому ближайшему
запланированному мероприятию внутри организации.

Служба подписки и извещения (Subscription and Notification Services)
Служба обеспечивает поддержку и управление пользовательскими подписками на
интересующие
пользователей
события
во
время
коллективной
работы.
Служба позволит пользователям подписываться на специфичные бизнес-события, такие
как внесение изменений в текст документов, и получать извещения через выбранные
каналы оповещения (e-mail, Службу мгновенных сообщений или SMS).

Управление контактами
позволяющий

Рабочие Пространства (Workspace Service)
(Contact management)
управлять
–
удобный
органайзер,
контактами.
Рабочие Пространства – это иерархическая структура папок (folders), через которые будет
обеспечиваться пользовательский доступ к обрабатываемой и хранящейся разнородной
информации.
Рабочие Пространства аккумулируют (консолидируют) всю пользовательскую
информацию, которая обрабатывается всеми представленными выше Службами и
Сервисами.
Каждый пользователь будет обладать своим Личным Рабочим Пространством,
обеспечивающим
доступ
к
персональному
набору
данных
и
Служб.
Для организации коллективной работы над одним и тем же вопросом (проектом)
используются Разделяемые Рабочие Пространства, через которые и будет осуществляться
обмен
и
разделение
общей
информации
между
пользователями.
Рабочие Пространства поддерживают следующий набор базовых
пользовательского доступа: Администратор, Участник, Наблюдатель.

Поиск
информации
(Search
Сервис обеспечивает автоматическую
сообщения и документа.
индексацию
уровней
Service)
любого
электронного
Сервис предоставит пользователям возможность осуществлять поиск
интересующей его информации, включая полнотекстовый поиск по содержимому
документов
и/или
сообщений.

Мобильные устройства (Mobile device support) – поддержка беспроводных
устройств и работы с порталом с мобильных устройств
Проблемы сотрудничества
Существует много проблем, препятствующих достижению согласованной и эффективной
совместной работы на предприятии. Некоторые из наиболее распространенных проблем,
решаемых Oracle Beehive, включают в себя следующие:

Разрозненные
средства
совместной

Чрезмерный

Сотрудничество

Соответствие нормативным требованиям.
рост
между
территориально
работы;
информации;
распределенными
командами;
Разрозненные средства совместной работы
Для совместной работы пользователями, как правило, используется набор отдельных и
совершенно различных средств, таких как электронная почта, управление временем,
управление контентом и телекоммуникация. Хотя каждое из этих средств имеет свои
сильные стороны и преимущества для своего прямого назначения, между ними
отсутствует согласованность, что важно при совместной работе по реализации проекта
или в рамках команды, отдела, департамента, линии бизнеса. Например, сотрудник может
читать окончательную рекомендацию по проекту из электронной почты, но связанная с
ней совместная информация, использованная для прихода к данному заключению,
недоступна через электронную почту. В результате пользователи тратят время впустую и
теряют связи между результатами их совместных усилий при переключении между
различными
приложениями.
Командные рабочие пространства Oracle Beehive предоставляют единый набор
возможностей, включая поддержку голосовой почты и возможность удаленного доступа
через
мобильные
устройства,
позволяя
участникам
команды
эффективно
взаимодействовать, выбирая для использования наиболее удобные для них средства
совместной работы. Используя командные рабочие пространства для выполнения своей
работы, пользователи могут создавать централизованное хранилище данных, которое
будет содержать не только конечный результат их работы, но и всю промежуточную
информацию,
которая
вошла
в
процесс.
Все сервисы Oracle Beehive интегрированы между собой:

Единый набор папок – Oracle Beehive предоставляет единый набор папок,
доступный
во
всех
приложениях.

Общие теги – возможность использовать созданные теги для пометки различных
типов объектов (папки, документы, электронные сообщения, wiki-страницы,
форумы, задачи и т.д.) в различных приложениях. Например, теги созданные в
командных рабочих пространствах доступны также через почтовое приложение.

Встречи, назначенные в командных рабочих пространствах, отображаются в
личных календарях участников. Это также касается командных задач, электронных
сообщений и уведомлений - хотя они были созданы в командных рабочих
пространствах, пользователи имеют доступ к данной информации из своего
почтового приложения. Используя расширение для Outlook, пользователи также
имеют доступ к электронным сообщениям и документам командных рабочих
пространств
через
Microsoft
Outlook.

Сервисы конференции, календаря и фиксации присутствия сотрудника также
автоматически интегрированы, Это позволяет пользователям назначать онлайнконференции напрямую через календарь и, в момент начала конференции, статус
присутствия пользователя автоматически устанавливается как «Занят». Используя
расширение для Outlook, пользователи могут также запускать онлайнконференции напрямую через интерфейс Microsoft Outlook для быстрого доступа
к конференции.
Единство, предоставляемое Oracle Beehive, централизует и упрощает многие аспекты
системного администрирования, включая администрирование аппаратного и
программного обеспечения. Системные администраторы больше не нуждаются в
отдельном управлении каждым приложением и связанным с ним аппаратным
обеспечением, а могут управлять всеми службами Oracle Beehive из одного
централизованного местоположения. Кроме того, существующие и ранее несовместимые
компоненты сторонних производителей для совместной работы теперь могут быть легко
интегрированы за счет использования открытого характера платформы Oracle Beehive для
по-настоящему унифицированного, экономически выгодного и эффективного
взаимодействия.
Чрезмерный рост информации
С развитием Интернета и коммуникационных технологий, предприятия испытали
значительный рост объемов информации, что привело к информационной перегрузке. При
таком количестве создаваемой и распространяемой информации, часто бывает трудно
организовать ее интуитивно, а затем быстро найти в случае необходимости.
Кроме того, несмотря на повсеместность и легкость, с которыми сервисы электронной
почты и обмена мгновенными сообщениями используются для общения и обмена идеями,
они часто предоставляют недостаточно информации о сообщениях и контенте. То есть,
хотя они охватывают базовую информацию, как Ф.И.О. отправителя и тема отдельного
сообщения, не охватываются другие важные аспекты, такие как первоначальный
создатель контента, данные о других участниках создания контента, или наименование
проекта или структурного подразделения, с которым он связан. В результате участники
команды тратят время на поиск поддерживаемой информации и людей, которые
обеспечивают целостность их совместных усилий, включая текущие задачи и возможные
перспективы. В конечном счете, это приводит к потере производительности и
эффективности.
Oracle Beehive решает эти проблемы, предоставляя платформу, которая охватывает
информацию по всему организационному контенту и сообщениям, и которая позволяет
пользователям организовать ее интуитивно для будущего поиска. Oracle Beehive также
предоставляет мощные возможности поиска, которые позволяют пользователям быстро
находить контент различных типов данных, включая электронную почту, документы и
записи календаря с единой точки входа.
Сотрудничество между территориально распределенными командами
Несмотря на последние достижения в области коммуникаций, по-прежнему существует
разъединение между географически распределенными командами предприятий.
Фактически, несмотря на попытки соединить людей, многие средства и решения для
совместной работы являются недостаточными для решения проблем географически
распределенных команд. Такие факторы, как участники команды, работающие в
различных временных зонах и странах, интегрирование разнородных приложений и
ресурсов системного администрирования, необходимых для поддержки распределенных
команд, решений и инфраструктуры, подрывают эффективность технологий для
совместной
работы.
Oracle Beehive решает данные проблемы, предлагая новую парадигму открытой,
унифицированной платформы для совместной работы. С Oracle Beehive участники
команды могут работать в любом месте и в любое время, не теряя связи с их проектами и
коллегами при использовании любого из интегрированных сервисов для совместной
работы Oracle Beehive, включая электронную почту, обмен мгновенными сообщениями,
голосовую почту, управление временем и задачами, управление контентом.
С Oracle Beehive участники команды, распределенные между различными
подразделениями, могут легко разделять свои документы. Кроме того, они также могут
подписаться на автоматическое получение извещений при внесении изменений в
документы. Возможность генерирования системой извещений исключает необходимость
создания электронных сообщений вручную другими участникам команды, а также
исключает
риск
неполучения
уведомления
о
важных
изменениях.
В конечном счете, так как Oracle Beehive является унифицированной платформой,
системные администраторы могут централизованно управлять территориально
распределенными пользователями и всеми аспектами системы, включая сервисы, серверы,
интегрированные компоненты сторонних производителей и аппаратное обеспечение.
Соответствие нормативным требованиям
Обеспечение соблюдения корпоративной политики и контроля над контентом является
крайне важным для организаций не только в целях защиты интеллектуальной
собственности, но также в целях соответствия нормативным требованиям. В случаях,
когда разрозненные средства совместной работы являются нормой, а деловые процессы в
высшей степени неорганизованны, может быть крайне трудно достичь данной цели. Это
особенно актуально при проведении аудита записей, а также при соблюдении норм
хранения
и
уничтожения
информации.
Oracle Beehive предоставляет мощные основные сервисы и гибкие возможности
интеграции для поддержания соблюдения обязательных и рекомендательных норм.
С Oracle Beehive предприятия могут использовать систему для управления контентом и
коммуникациями, включая электронную почту, документы, мгновенные сообщения и
голосовую
почту.
Для дополнительного выполнения нормативных требований и обеспечения контроля над
деловыми процессами, предприятия могут использовать открытость платформы Oracle
Beehive для интегрирования процессов Oracle Business Process Execution Language (BPEL)
и других решений.