1 Утверждено приказом комитета записи актов гражданского

Утверждено приказом
комитета записи актов
гражданского состояния
Новгородской области
29 декабря 2009г.
№ 149 -ОД
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе архивного дела и программного обеспечения
комитета ЗАГС Новгородской области.
1. Общие положения.
1.1. Отдел архивного дела и программного обеспечения комитета ЗАГС
Новгородской области является структурным подразделением комитета записи
актов гражданского состояния Новгородской области и осуществляет свою
деятельность на основании настоящего Положения.
1.2. Отдел подчиняется непосредственно председателю комитета;
координирует работу отдела заместитель председателя комитета, начальник
отдела.
1.3. Штатная численность и структура отдела утверждаются в
установленном порядке комитетом ЗАГС Новгородской области.
1.3. Отдел руководствуется в своей деятельности:
1.3.1. Конституцией Российской Федерации;
1.3.2. Семейным кодексом;
1.3.3. Гражданским кодексом Российской Федерации;
1.3.4. Федеральным законом «Об актах гражданского состояния»,
1.3.5. Федеральным законом «О государственной гражданской службе
Российской Федерации»;
1.3.6. Федеральным законом
«Об информации,
информационных
технологиях и о защите информации»;
1.3.7. Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи»;
1.3.8. Другими
федеральными
законами,
Указами
Президента
Российской
Федерации,
постановлениями
и
распоряжениями
Правительства
Российской
Федерации
и
иными
нормативными
правовыми актами применительно к исполнению своих должностных
обязанностей;
1.3.9. Уставом Новгородской области, областными законами и иными
нормативными правовыми актами Новгородской области;
1.3.10. Положением о комитете записи актов гражданского состояния
Новгородской
области;
приказами,
указаниями
и
методическими
рекомендациями комитета;
2
1.4. Отдел архивного дела и программного обеспечения имеет печать с
изображением государственного герба Российской Федерации и своим
наименованием на русском языке, бланки установленного образца,
утверждённые
Министерством
юстиции
Российской
Федерации,
комитетом ЗАГС Новгородской области, бланк отдела архивного дела и
программного обеспечения, штампы.
1.5. Место нахождения отдела архивного дела и программного
обеспечения комитета ЗАГС Новгородской области: ул.Псковская, д. 16,
Великий Новгород, Россия, 173015.
2. Цели и задачи отдела. 2.1. Деятельность отдела
направлена на достижение следующих целей:
2.1.1. обеспечение прав и законных интересов граждан и государства в
сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.1.2. обеспечение сохранности и учёта архивного фонда.
2.1.3.проведение единой политики, при создании и внедрении
информационных технологий;
2.1.4. осуществление программно-технического обеспечения органов ЗАГС
Новгородской области;
2.2.0сновными задачами отдела являются:
2.2.1. формирование книг государственной регистрации актов
гражданского состояния (актовых книг), архивного фонда записей актов
гражданского состояния области и обеспечение условий для его хранения;
2.2.2.
составление
информационно-справочной
документации;
обеспечение
актуализации
архивного
фонда,
выдача
повторных
свидетельств и иных документов, подтверждающих факт государственной
регистрации актов гражданского состояния.
2.2.3.
формирование,
актуализация
электронной
базы
данных
регистрации актов гражданского состояния;
2.2.4.
организация
внедрения
информационных
технологий,
обеспечивающих сбор, обработку, передачу, хранение и защиту
информации на электронных носителях данных;
2.2.5. проведение анализа состояния и возможностей вычислительной
техники и внесение предложений руководству по её рациональному
использованию, модернизации или замене;
2.2.6. организация
выполнения
работ
по
системно-техническому
обслуживанию компьютерной техники;
3. Функции и полномочия отдела.
3.1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет
следующие функции:
3.1.1. комплектует архивный фонд из вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния, составленных отделами ЗАГС и органами местного
самоуправления,
наделёнными
полномочиями
на государственную
3
регистрацию актов гражданского состояния на территории области;
обеспечивает надлежащие условия хранения книг записей актов гражданского
состояния:
формирует книги государственной регистрации актов гражданского
состояния, обеспечивает их своевременный переплёт;
осуществляет по истечении 100 лет передачу в ГОУ Государственный архив
Новгородской области собранных из первых экземпляров записей актов
гражданского состояния актовых и метрических книг в установленном порядке;
обеспечивает содержание документов в соответствии с требованиями к
технологии хранения: наличие металлических стеллажей, светозащитных штор,
закрытых осветительных приборов;
обеспечивает санитарно-гигиенические условия хранения книг регистрации
актов гражданского состояния и метрических книг, (ведение журнала учёта
температурно-влажностного режима, обеспечение защиты помещения
архивохранилища от затопления, обеспечение эвакуации архива в случае
чрезвычайных происшествий по плану эвакуации);
обеспечивает наличие в архивохранилище средств пожаротушения и охраннопожарной сигнализации;
обеспечивает систематичность проверок состояния документов и их
сохранность;
обеспечивает ограниченный доступ посторонних лиц в архивохранилище;
3.1.2. выдаёт (высылает) гражданам в установленном порядке
повторные
свидетельства
и
иные
документы,
подтверждающие
государственную регистрацию актов гражданского состояния;
3.1.3. организует работу с архивным фондом по созданию и ведению
информационно- справочной системы:
ведёт журнал учёта архивного фонда;
обеспечивает своевременное поступление информационно-справочной
картотеки из отделов ЗАГС комитета ЗАГС области и вливание алфавитных
карточек в общую картотеку по строгому лексикону;
обеспечивает своевременную актуализацию информационно-справочной
картотеки, составленной на актовые записи о рождении, заключении брака,
расторжении брака, смерти;
ведёт
справочный
журнал
учёта
изменений
административнотерриториального устройства области.
3.1.4. вносит исправления и изменения в записи актов гражданского
состояния на основании извещений о расторжении брака, извещений о
дополнении актовых записей о расторжении брака, извещений о
перемене,
установлении
отцовства,
усыновлении,
сообщений
по
решениям судов, сообщений отделов ЗАГС, аннулирование записей актов
гражданского состояния на основании решений судов в установленном
порядке;
3.1.5.
обеспечивает
в
пределах
своих
полномочий
защиту
конфиденциальной информации и сведений;
4
3.1.6. обеспечивает
объективное,
всестороннее
и
своевременное
рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам выдачи
повторных документов;
3.1.7. взаимодействует с органами юстиции, судами, органами внутренних
дел, Федеральной службой безопасности, Государственным архивом
Новгородской области;
3.1.8. обеспечивает надлежащее хранение и учёт бланков гербовых
свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
3.1.9. координирует деятельность и оказывает методическую помощь
отделам ЗАГС комитета ЗАГС области в рамках своих полномочий по
организации хранения первых экземпляров книг регистрации актов
гражданского состояния;
3.1.10.
анализирует
состояние
архивного
фонда
области
и
территориальных
отделов
ЗАГС.
Разрабатывает
мероприятия
по
совершенствованию архивной работы.
3.1.11. ежеквартально пополняет областную базу данных «ЗАГС» на
основании сведений территориальных отделов ЗАГС Новгородской области;
3.1.12. проверяет полноту сведений базы данных «ЗАГС», ведёт журнал
контроля состояния областной базы данных «ЗАГС»;
3.1.13. архивирует, производит резервное копирование базы данных «ЗАГС»;
3.1.14. анализирует информационное состояние справочников базы данных
«ЗАГС» и производит изменения в справочниках;
3.1.15. вносит изменения в программное обеспечение АРМ «ЗАГС» в связи с
изменениями в законодательстве;
3.1.16. разрабатывает отчёты, запросы в АРМ «ЗАГС»;
3.1.17. производит изменения в программном обеспечении в отделах ЗАГС;
3.1.18. проводит установку и настройку системного и стандартного
программного обеспечения;
3.1.19. проводит
установку
специализированного
программного
обеспечения;
3.1.20. устраняет неисправности, последствия сбоев в работе оборудования;
3.1.21. анализирует техническое состояние, закупает и устанавливает
компьютерную технику;
3.1.22. модернизирует, ремонтирует и проводит профилактическое
обслуживание компьютерной техники и оргтехники комитета, территориальных
отделов ЗАГС комитета, поддерживает их в работоспособном состоянии;
3.1.23. оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам
комитета ЗАГС Новгородской области по внедрению и эксплуатации
программного обеспечения;
3.1.24. обеспечивает защиту персональных данных от неправомерного
использования и утраты;
3.2. Отдел архивного дела и программного обеспечения вправе исполнять
следующие полномочия:
3.2.1. консультировать граждан по вопросам выдачи повторных документов;
5
методические
3.2.2. разрабатывать
рекомендации в рамках своих
полномочий;
3.2.3. принимать участие в организации семинаров, смотров-конкурсов,
производственной практики и иных мероприятий;
3.2.4.
вносить
в
установленном
порядке
предложения
по
совершенствованию деятельности отдела.
4. Организация деятельности отдела.
4.1. Отдел архивного дела и программного обеспечения возглавляет начальник
отдела, назначаемый председателем комитета ЗАГС.
4.1.1. Начальник отдела:
4.1.2. осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несёт
ответственность за организацию его работы, за сохранность книг регистрации
актов гражданского состояния, находящихся на хранении, за соблюдение
порядка выдачи повторных свидетельств и копий актовых записей; за
своевременность и правильность внесения исправлений и изменений;
4.1.3. определяет порядок работы отдела, разрабатывает должностные
регламенты специалистов отдела, вносит предложения о назначении и
освобождении от должности специалистов отдела, о применении к
специалистам отдела мер поощрения или взыскания в соответствии с
действующим законодательством;
4.1.4. организует и обеспечивает выполнение в установленные сроки
указаний председателя комитета и его заместителей по вопросам, относящимся
к компетенции отдела;
4.1.5.
планирует работу отдела, распределяет обязанности между
сотрудниками отдела в соответствии с должностными регламентами и
проверяет их исполнение;
4.1.6. осуществляет контроль за соблюдением работниками отдела
законодательства Российской Федерации и организует работу по выполнению
нормативных правовых актов Министерства юстиции Российской Федерации,
комитета ЗАГС Новгородской области, Постановлений Администрации
области, настоящего Положения.
4.1.7. принимает меры к обеспечению соблюдения условий хранения книг
регистрации актов гражданского состояния в соответствии с установленными
требованиями;
4.1.8. организует учёт, хранение и расходование бланков свидетельств о
регистрации актов гражданского состояния, несёт личную ответственность за
сохранность этих бланков. Организует надлежащее хранение гербовой печати с
воспроизведением
Государственного
герба
Российской
Федерации,
соответствующих штампов, документации, связанной с регистрацией актов
гражданского состояния, в течение установленных сроков;
4.1.9. организует и проводит личный приём граждан, рассматривает
заявления, предложения и принимает по ним необходимые меры;
4.1.10. ведёт работу с документами, имеющими ограничительную отметку
«Секретно»;
6
4.1.11. несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее
исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
Отдел отчитывается о своей работе перед председателем комитета ЗАГС
Новгородской области.
5. Ответственность.
Начальник отдела архивного дела и программного обеспечения несёт
персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел, с
учётом прав, предусмотренных настоящим Положением.
6. Показатели эффективности и результативности деятельности отдела
архивного дела и программного обеспечения комитета ЗАГС
Новгородской области
Эффективность и результативность деятельности отдела архивного дела и
программного обеспечения комитета ЗАГС определяется на основании
достижения следующих показателей:
6.1. Количество всех юридически значимых действий в расчёте на одного
государственного служащего;
6.2. Количество произведённых юридически значимых действий, в том числе
количество внесённых изменений в записи актов гражданского состояния;
6.3. Количество испорченных гербовых свидетельств во время
заполнения;
6.4. Количество и качество принятого населения;
6.5. Количество жалоб;
6.6. Количество благодарностей;
6.7. Количество обработанных документов, ответов на запросы граждан и
организаций;
6.8. Количество внесённых изменений в программное обеспечение АРМ
ЗАГС (программа, запросы, отчеты);
6.9. Количество новых отчетов, запросов, модулей программного
обеспечения АРМ ЗАГС;
6.10. Количество внедренных новых информационных технологий и
специализированного программного обеспечения общего применения;
6.11. Количество закупленной, установленной, отремонтированной техники;
6.12. Количество
заключенных
соглашений
и
договоров
об
информационном обмене с органами государственной власти.
6.13. Количество
отчетов
и
информационных
писем
органам
государственной власти.
6.14. Количество методических указаний и инструкций для пользователей
ПК;
6.15. Количество выездов в территориальные отделы ЗАГС.
6.16. Количество запросов от организаций на проверку наличия
сведений в электронной базе данных «ЗАГС».
7
6.17. Количество запросов на выборку сведений из электронной базы
данных «ЗАГС»;
6.18. Качество и своевременность выполнения своих служебных
обязанностей.