Техническая инструкция - Администрация Ярославской области

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Губернатора области
от___________№___
ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ
к Методическим рекомендациям по применению индивидуального
тайм-менеджмента в органах исполнительной власти Ярославской
области и аппарате Правительства области
1. Создание жестких и регулярных жестких встреч в разделе
«Календарь»
Выделите мышкой в нужном дне календаря время, назначенное для
встречи:
На получившемся темном прямоугольнике кликните правой кнопкой
мыши и выберите в меню команду «Создать встречу»:
В окне создания встречи впишите в поле «Тема» ее название.
Нажав на кнопку «Выбрать категорию», выберите для жесткой встречи
синюю категорию (жестко привязанные ко времени), для плавающей зеленую (бюджетируемые):
2
Если встреча повторяющаяся, нажмите кнопку «Повторение» и в
появившемся меню задайте нужную регулярность. Например, «каждую
среду»:
2. Создание многодневных событий в разделе «Календарь»
Чтобы создать многодневное событие, выделите мышкой время не на
календаре, а на голубой полосе над ним. Кликните на выделенной полосе
правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду «Создать
встречу».
3
3. Создание задач на панели «Задачи»
На панели задач, в подразделе «Список дел», находящемся справа от
календаря, поставьте курсор на строчку с серой надписью. Щелчок добавит
элемент «Задача». Впишите в эту строчку название любой вашей задачи,
например: «Руководитель: подписать заявление на отпуск»:
Если у задачи есть точный срок исполнения, установите его в поле
«Срок». Оповещение по умолчанию установится на 09.00 соответствующего
дня. Если вы хотите, чтобы программа напомнила вам о задаче раньше,
установите в поле «Напоминание» соответствующие дату и время:
4
4. Выбор категории
Нажмите кнопку «Выбрать категорию» в верхней части окна задачи.
Выберите список «Все категории:
В окне «Цветовые категории» нажмите «Создать» и назовите
категорию «1-День». Аналогично добавьте категорию «1-Неделя». Затем
добавьте все категории, которые вы определили для себя ранее:
5
Чтобы отнести задачу к какой-либо категории, поставьте галочку в
квадрате слева от нужной категории (например, на рисунке задача отнесена
к категории «1-Неделя»):
5. Группировка задач
Кликните правой кнопкой мыши на свободном поле под списком
задач либо на строке с серой надписью панели «Список дел» и выберите в
контекстном меню пункт «Настройка текущего представления»:
В окне «Настройка представления» нажмите кнопку «Группировка»:
6
Появится окно «Группировка». В подменю «Группировать элементы
по полю» выберите «Категории»:
Выберите в подменю «Развернуть/свернуть группы» пункт «Как при
последнем просмотре»:
7
Нажмите «OK» в окне «Группировка» и затем «ОК» в окне
«Настройка представления».
6. Настройка календаря
В области переходов в левой части экрана нажмите кнопку
«Календарь».
На панели задач выберите пункт «Неделя». Календарь приобретет
такой вид: по горизонтали - дни, по вертикали - часы.
В меню «Сервис / Параметры» на вкладке «Настройки» снимите
галочку у слов «Напоминание: 15 минут», чтобы отключить напоминания о
всех существующих встречах.
8
7. Выделение главного
Правой кнопкой мыши щелкните на панели «Список дел», в
контекстном меню выберите пункт «Настройка текущего представления»:
Нажмите в появившемся окне «Настройка представления» кнопку
«Автоформат»:
9
Появляется окно «Автоматическое форматирование», в котором
находится список правил, которые сообщают, какие задачи каким цветом
выделять. Нажмите «Добавить»:
В появившейся строке «Свойства выбранного правила» впишите
название: «Важное-красным».
10
Нажмите кнопку «Шрифт». Установите красный полужирный.
Нажмите «ОК».
Снова оказавшись в окне автоматического форматирования, нажмите
кнопку «Условие»:
В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Другие условия».
Установите параметр «Важность элементов - высокая». Нажмите «ОК» в
этом окне, затем в окне «Автоформатирование»:
11
Вы снова в меню «Настройка представления». Нажмите кнопку
«Сортировка»:
В появившемся окне «Сортировка» выберите «Важность - по
убыванию», затем «Тема - по возрастанию». Нажмите «ОК». На
появившийся вопрос «Поле «Важность» отсутствует в представлении,
добавить его?» ответьте «Да»:
12
Откройте одну из ваших задач в панели задач и установите параметр
«Важность - высокая». Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть». Задача
выделится красным полужирным шрифтом и переместится в начало списка.
Кроме того, на панели задач слева или справа появляется колонка с
восклицательным знаком: это поле «Важность», добавленное на панель
задач:
13
Чтобы изменить важность задачи, зайдите в области переходов в
папку «Задачи» или «Список дел», кликните левой кнопкой мыши на этом
поле, и выпадет меню: «низкая – обычная – высокая». В выпавшем меню
выберите необходимый статус задачи:
8. Определение длительности задачи
Откройте одну из ваших задач. На панели инструментов нажмите
кнопку «Подробно». В открывшемся окне заполните поле «Объем работ»:
14
9. Перемещение задач в календарь
Откройте окно задачи. Нажмите вверху слева над панелью
инструментов кнопку «Office»:
Выберите в выпадающем меню пункт «Переместить»:
Откроется окно «Перемещение элемента в папку». Выберите папку
«Календарь» и нажмите кнопку «ОК»:
15
Появится окно жесткой задачи/встречи раздела «Календарь», в
комментариях которого будет представлена вся информация относительно
данной задачи. В появившемся окне заполните поля «Начало», «Конец» и
проставьте время исполнения задачи. При необходимости присвойте
дополнительную категорию. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».
Задача появится на сетке раздела «Календарь».
10. Отметка о завершении задачи
Откройте задачу, в подменю «Состояние»
«Завершена». Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть»:
выберите
пункт
Другой вариант: поставить галочку щелчком мыши в небольшом
квадрате, расположенном слева от названия каждой задачи на панели задач
(там, где нарисован флажок):
16
11. Настройка автоматического перемещения выполненных задач
Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой
кнопкой мыши щелкните на панели «Список дел» под списком задач, в
контекстном меню выберите пункт «Настройка текущего представления»):
Нажмите в появившемся окне кнопку «Отбор». В появившемся окне
«Отбор» выберите вкладку «Дополнительно». Нажмите кнопку «Поле»,
выберите в выпадающем меню «Все поля задачи», в подменю «Завершена»:
17
Установите в поле «Условие» - «не равно», в поле «Значение» - «да».
Нажмите «ОК» во всех меню до их полного закрытия:
12. Настройка группировки выполненных задач по дате завершения в
хронологическом порядке
В области переходов щелкните элемент «Задачи», далее чуть ниже
выберите пункт «Список дел» либо «Задачи». В области переходов среди
элементов текущего представления выберите пункт «Завершенные задачи».
Вы увидите список всех завершенных задач.
18
В области переходов
представление»:
выберите пункт «Настроить текущее
Нажмите в появившемся окне «Настройка представления» кнопку
«Группировка»:
Выберите из списка «Группировать по» - «Дата завершения», «по
убыванию»:
19
Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.
13.
Группировка выполненных задач по различным признакам
В области переходов щелкните элемент «Задачи», далее чуть ниже
выберите пункт «Список дел» либо «Задачи». В области переходов среди
элементов текущего представления выберите пункт «Завершенные задачи».
Вы увидите список всех завершенных задач.
Для группировки по нужному признаку выберите одноименный
столбец и щелкните по нему.
Если нужно произвести группировку по нескольким признакам
одновременно, перетащите поочередно заголовки нужных столбцов на
панель сверху списка задач:
20
14.
Поиск по ключевому слову
Для того чтобы в папках «Список дел», «Задачи» или «Календарь» по
ключевому слову найти завершенные или активные задачи, введите нужное
слово в соответствующее поле и нажмите Enter:
Результаты поиска:
15.
Определение приоритетов
Откройте одну из задач в «Списке дел», в поле «Тема» перед
формулировкой темы поставьте букву, обозначающую приоритет. Нажмите
кнопку «Сохранить и закрыть»:
16.
Настройка частоты проверки почты
Зайдите в меню «Сервис / Параметры». В появившемся окне выберите
вкладку «Настройка почты». Нажмите кнопку «Отправить и получить»:
21
В появившемся окне «Группы отправки и получения» задайте
требуемую частоту автоматической проверки почты:
17.
Автоматическая фильтрация
В панели переходов выберите пункт «Список папок». В открывшемся
списке кликните правой кнопкой мыши на папке «Входящие» и выберите в
контекстном меню пункт «Создать папку»:
22
В появившемся окне «Новая папка» введите в поле «Имя папки»
ее название (например, «Рассылки»), нажмите «ОК»:
Зайдите в меню «Сервис / Правила и оповещения». В открывшемся
окне щелкните на кнопку «Новое» в левом верхнем углу:
23
В появившемся окне «Мастер правил» выберите пункт «Перемещение
в папку всех сообщений от определенного адресата» и нажмите кнопку
«Далее» в нижней части окна:
В появившемся внизу списке кликните гиперссылку «от отправители
или список рассылки»:
24
Появилось окно «Адрес для правила». В поле «От» напишите e-mail
рассылки. Щелкните «ОК»:
Вы вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите на гиперссылку
«Переместить их в папку <имя>».
В появившемся окне «Правила и оповещения» выберите папку
«Рассылки» и нажмите «ОК». Вы снова вернулись в окно «Мастер правил».
Нажмите «Готово»:
25
На вкладке «Правила для электронной почты» появилось только что
созданное правило:
18.
Настройка автоформатирования писем
В папке «Входящие» кликните правой кнопкой мыши на сером поле
«Тема» над письмами и выберите в контекстном меню пункт «Настройка
текущего представления». В появившемся окне нажмите кнопку
«Автоформат»:
26
Появляется окно «Автоматическое форматирование». Нажмите
кнопку «Добавить», назовите добавленное правило «Проект А». Затем
нажмите кнопку «Условие»:
В появившемся окне «Отбор» набрать в поле «Искать текст»: «Проект
А». В поле «Место поиска» выбрать «только поле темы»:
27
Нажмите
«ОК».
Открывается
окно
«Автоматическое
форматирование». Выберите ссылку «Шрифт»; в ней выберите «Красный
цвет» и нажмите «ОК».
Также нажмите «ОК» в окне «Автоматическое форматирование» и в
окне «Настройка представления»:
28
Результат: письма по проекту «А» выделены красным цветом
и по проекту «С17» - зеленым.
19.
Вставка в письма готовых блоков текста
Зайдите в меню «Сервис / Параметры». В открывшемся окне
щелкните вкладку «Сообщение», а на ней – кнопку «Подписи»:
29
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» и введите в верхнем
поле название вашего стандартного сообщения, а в нижнем - его текст:
При ответе на письмо, в котором требуется этот текст, нажмите на
вкладке «Вставка» кнопку «Подпись» и выберите подпись с нужным
текстом: